北特科技《上线切换计划》08Word格式文档下载.docx

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2）原业务系统正常作业。

以上两套系统同时并行到十一月初，经检查核对，若新上线数据及业务动作满足需要，则停止原业务系统的作业。

切换示意图

2.切换准备

上线数据按其性质可大致分为两部分：

静态数据与动态数据。

静态数据是指：

相对稳定的数据（主要指物料、BOM、供应商等主数据）。

动态数据是指：

随时间而发生变化的数据（如期初库存，期初未完成的采购单，期初未完成的销售订单等）。

3.静态数据准备现状及检查

2014-9-1至2014-9-10完成数据的准备，目前情况如下：

检查内容（根据项目情况定义）

完成情况

最晚完成时间

一、操作员和用户权限设置情况：

1．操作员是否都已设置密码？

是

2．权限分配、主数据维护、参数配置的工作是否由唯一的用户负责？

3．系统期初单据和期初余额的录入权限是否已分配到相应用户？

二、静态数据导入情况

1.部门档案设置是否正确？

（重点检查编码）

是（未检查）

2.客商信息及档案是否正确？

3.仓库及货位是否设置正确？

4.业务信息是否设置正确？

5.库存管理基础设置是否正确？

6.存货编码是否正确

7.BOM是否正确

8.……

检查人：

检查日期：

4.动态数据准备计划

2014-9-1至2014-9-10完成数据准备。

动态数据是指各业务部门在系统切换之前，尚未结案的各项交易数据。

具体到本项目，内容包括：

未完成销售订单、未完成采购订单（含未下单的采购请请单）、未完成生产订单、以及财务的期初余额、库存数据等。

5.动态数据的收集方式

由项目实施小组制定静态数据编码，命名等规则，并制定出各静态资料收集整理准备要求和标准。

如：

料品资料，先由工程部和实施小组拟定料品编码及命名规范，提交给公司相关人员讨论，确定编码及命名规范后，项目组成员依据应用的具体要求，整理出标格式及各栏位资料收集要求和收集范围，并举例说明，再交给具体收集人员进行收集，并按项目组成员提供的格式要求整理成电子文档。

6.动态数据准备清单

动态数据清单如下：

序号

资料名称

准备方式及说明

收集整理

检查

责任部门

责任人

完成日期

001

科目期初

002

备查期初

003

期初应收

004

坏账准备期初

005

期初应付

006

资产卡片

007

期初出货

008

销售订单

009

销售合同

010

报价单

011

销售计划

012

期初收货

013

采购订单

014

请购单

015

采购合同

016

库存期初

017

生产订单

018

分配标准

019

料品成本

7.动态数据检查

动态数据检查由其使用人员或整理部门负责人负责检查校正。

方法有采用以下两种：

A、输入资料到系统中，在下游业务单据中使用验证。

B、参照项目组成员的标准格式和准备要求进行比对。

8.动态数据转换

动态数据转换包括三个步骤：

9.系统环境检查

待正式的生产系统生成后，首先进行生产系统的检查：

（1）系统配置是否正确

时间：

XXXX年XX月XX日

负责人：

XXX

（2）组织及组织是否创建

（3）用户及用户角色是否创建

（4）基础资料是否创建

10.资料检查和验证

资料检查和验证主要是指资料的收集人、转换人及使用人检查切换前后的资料是否一致及验证准备的资料是否完整及可用。

资料检查有以下三种方式：

A、原始资料对比。

将进入系统内的资料与准备好的资料进行对比，查找漏进，错进的资料。

B、修改资料，触发系统对资料的验证机制，测试资料的有效性。

C、下游业务资料引用资料，检查资料的可用性和有效性

11.资料修正

资料修正主要是指在检验和验证后，修正切换错误的资料和修补不完整的资料。

对漏进的资料，在发现后要即时补充；

对有误的资料，在发现时立即进行修正；

对多进的资料，在系统运行一段时间，确信此资料属于当初整理时多余的资料时，即时进行关闭和作废处理。

修改

建立

检查验证

修正说明

12.业务截止时间

2014-8-31，作为8月份业务及财务截止日。

之后所有发生的交易将作为9月份交易。

其中：

1）业务部门在2014-8-31晚上，将所有的交易录入或导入用友U8ERP系统中。

2）业务部门在2014-8-31后的交易，在系统维护时，将时间调整为9月份的日期。

3）业务部门在新系统上线后，2014-9-1至上线日之间发生的交易将补录入。

4）财务部门所有作业将在两套系统中同时进行。

包括库存、存货数据调整，结账，各种传票等。

13.仓库盘点

2014-8-28至2014-8-31。

盘点范围主要是各成品、半成品、材料仓库，盘点主要目的是为了保证进入系统的数据是正确的，若时间过紧，可以在系统上线后一个月进行。

也就说，仓库盘点不是上线切换的必要条件。

盘点工作主要针对材料仓库，特别是存在负库存数据的仓库。

14.数据备份

2014-8-31。

当日工作完成后，信息中心备份U8ERP中的数据。

15.正式切换

2014-9-10，各项业务正常开展。

切换之前，成立项目应急小组，依据《上线支持体系》，各小组成员分别负责对应业务部门作业时可能发生的问题，及时现场处理。

项目应急小组成员，应具备熟练的系统操作、熟悉各业务部门的工作。

16.切换步骤

17.上线支持体系

各准备阶段以及正式上线后，依据上线支持体系处理各项突然事件和上线后出现的问题。

上线支持体系中主要包括如下内容，具体操作及处理流程详见《上线支持体系》。

1）上线支持范围

2）问题受理与处理流程

3）系统备份及维护策略

4）系统安装及登录注意事项

18.注意事项及风险说明

18.1.1.系统并行原因

系统并行是因为项目组担心新系统上线后，某些业务不能很好衔接，影响各项业务进展。

18.1.2.工作量影响

开始切换时，8月31日截止8月份的业务交易，到9月10日系统上线，这之间的业务交易需要补录入新系统。

若上线时间拖后，则工作量相应的增加。

系统同时开始并行，每项业务在两套系统中录入两次，而且方式有所不同。

特别是新系统操作尚不熟练，具体作业人员的工作压力会增加一倍以上。

18.1.3.风险说明

工作量大，操作积极性不高，导致新系统应用处于被动应付状态，数据出错率高，新系统难以被正式认可。

两套系统在一些业务的处理上有所不同，两边数据在对账时，没有统一的口径，当出现数据对不上时，原因难以查找。

因原系统的部分存货档案在进入新系统后，需要发生变更（例如部分存货编码停用，建入新档案），其它系统若需要同步作业，则相应也要发生变更。

18.1.4.综合说明

系统并行是防止新系统上线时出现问题时有后退的余地，减少系统上线风险。

但系统并行，会产生大工作量的风险，需要各业务部门在人员安排上提前作好准备。

为将风险降低到最小，双方一致认为需要与企业原有的系统并行一段时间，选择了一个恰当的时机，实现全面切换。