固定资产管理制定固定物资使用情况标准规则文档格式.docx

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固资验收各部门职责：

采购部：

固定资产到货后，要由采购部发起验收。

校验部：

通常是IT，需要对所有固定资产的参数、外观、以及性能进行验收。

这部分要求IT部根据公司的业务需求制定一套完整的校验标准。

财务部：

同样要去制定审核标准。

比如固定资产的采购价格、税率等。

资产部：

固定资产标签的制定粘贴、入库与信息登记。

这里要特别提醒大家注意的是，无论公司大小，采购人、校验人和资产管理人绝对不能是同一个人。

如果过程中间缺少了多部门的监督，则固定资产的管理风险会大大增加。

公司规模越大风险越高。

2、明确物资领用流程，坚守底线。

一般来说，标准的固定资产领用流程应该包括以下四步：

a.确认员工的固定资产申请提交并通过审批。

b.由固定资产管理人员找到员工申请的资产。

c.与员工完成实物交接，签字领用。

d.及时更新固定资产系统和台账数据。

领用流程里的每一个环节都不可省略，也是行政必须坚守的底线。

如遇员工着急领走，没有走流程的情况，资产管理者可以帮助员工推进流程，尽快审批完成。

但不要一味满足员工而枉顾资产管理的相关标准和规则。

罔顾规则，只会让资产的管理越来越混乱。

3、针对变更、带出、归还等情况，制定规则。

给行政人固资盘点造成麻烦的，通常就是物资的变更、带出、归还以及丢失行为。

因此，制定相应的规则并严格遵守很重要。

a.固定资产的变更

固定资产管理中，资产信息变更通常包括以下三步：

第一，作为转出人，首先发起变更申请，并跟进这个流程的结束。

第二，作为接收人，确认接收实物，检查固资核对无误后再做接收。

第三，由资产管理人员更新信息。

整个固定资产变更过程，看似是发生在员工与员工之间的行为，但固定资产管理人员的工作，也很重要。

制定整体流程、通过各种渠道告知员工，不仅体现了大家的专业能力，同时也是对员工切身利益的保障，让员工感受到关怀。

b.固定资产的带出

资产管理人要完善固定资产带出大楼的标准以及流程。

明确带出目的地、申请带出的资产编号、实际带出的资产编号等。

资产带出申请，不仅有助于明确办公楼内存在的固定资产数量。

同时，对于外场的固定资产的统计和盘点，也能提供一定的数据支持。

c.固定资产的归还入库

归还入库以员工发起归还入库的申请作为启动点。

在这个流程中，有以下注意点：

◎归还入库一定是归还到资产人员手中，还给同部门的同事并不能算做归还。

◎在归还过程中，资产人要验收质量，以确保资产再次出库的状态。

◎发起申请后，等到整个归还入库的流程结束，该固资才能从员工名下清除。

d.固定资产的清理

固定资产清理包含：

报废、拍卖，有些公司还会捐赠。

我们主要说其中的一种途径“固定资产报废”。

固定资产报废是固定资产由于参加生产或某种特殊原因，丧失其使用价值而发生的废弃。

流程如下：

首先，应先由固定资产管理部门提出申请，按报废清理对象填制“固定资产报废单”，详细说明固定资产的技术状况和报废原因。

员工只能发起资产归还，不能发起报废。

需要注意的是：

如果你管理的是多家子公司的固定资产，每家公司的报废资产需要单独提，因为固定资产是有公司属性的，报废款项需要对应进入公司的账户。

然后，由IT部门出具完整的检测评估单据并给出专业的处理意见，经领导或上级部门批准后作为固定资产清理业务的凭证，据以进行清理。

接着，由资产人员联系回收商，进行报废资产的报价，报价单必须加盖回收商的印章。

资产被回收时，为确保公司的信息安全，硬盘要全部拆卸，并进行物理损坏。

最后，及时交给财务人员一份回收商打款的记录、审查批准后的“固定资产报废单”，作为核算依据。

财务部门核算入账后，报废流程结束。

△固资报废流程示意图

e.固定资产的丢失赔偿

固资管理，制度先行。

为应对丢失情况的发生，资产管理者要提前制定相关制度，事先明确责任。

若出现固资丢失的情况，能够及时明确责任人。

如果是员工个人行为导致的丢失，则需要发起赔偿，让员工赔付。

这里涉及2个关键步骤，建立责任意识和赔偿通道。

建立责任意识，是让员工清楚个人行为导致的丢失，需要员工自行赔偿；

而建立员工赔偿通道，是保证员工的有效赔偿，具体需要明确赔偿方式和金额以及转入的银行账户信息等。

f.固定资产的维修保养

固定资产需要定期维修保养，在资产归还环节管理人员验收资产状况后，如果有损坏，则需判断原因，确定维修方式和费用。

涉及办公设备、电子仪器的资产，则需要IT部门协助判断。

在保修期内的产品，由资产管理部提供保修凭证；

非保修期，则按照公司的《财务结算制度》进行结算。

但无论在不在保修期，如果是人为损坏则需资产保管/使用人照价赔偿。