采购合同档案管理规定文档格式.docx
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8、负责合同正本的归集上报，建立经济合同台帐。
第七条项目在实施过程中不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性；
如确需更换合同管理人员，则应将更换人员上报公司经理部审批、备案。
第八条从事合同管理人员须经过培训、考核后方可上岗。
第九条对合同文本的审查、合同纠纷的处理，可及时向集团公司法律事务室或公司法律顾问咨询，以便采取合理、合法的有效措施，切实维护公司利益。
第十条订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，均应采取书面形式。
合同的书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。
第十一条公司根据分级授权原则授权相关人员订立合同，合同订立人应在被授权范围内签订合同。
第十二条合同的内容应包括：
1、合同当事人的名称或者姓名、住所和联系方式；
2、标的、数量及质量；
3、价款或者报酬及支付方式；
4、履行期限、地点和方式；
5、违约责任；
6、解决争议的方法。
第十三条合同文本中所有文字应具有排它性解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词应在合同中予以解释。
第十四条一般情况下，合同订立人应采用公司（或集团公司）的合同范本订立合同。
第十五条采用合同范本订立合同时，如范本中有重要条款不适应项目实际情况需修改、删除，应报公司经理部审核批准。
第十六条不得与不具备相应资质条件和履约能力明显不相符或不能独立承担民事责任的组织签订合同；
订立合同前，应审查对方以下情况：
1、对方当事人主体资格审查，包括：
企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资本及依法应当办理的行政许可证；
2、对方当事人资信情况及履约能力审查，包括：
资产、负债、人员技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等；
3、对方合同订立人员资格审查，包括身份证明、授权委托证明和授权委托公证。
第十七条合同签章处应加盖合同专用章（或公司、项目行政公章），表明对合同的认可，其他各类公章不得用于合同订立行为。
第十八条合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管措施；
保管人员在核对无误并获得公司经理或项目经理的同意后，方能在合同上加盖合同专用章。
第十九条合同订立人应对合同加盖骑缝章，并在合同的每页小签其姓名。
第二十条除项目施工承包合同原件由集团公司保存外，公司或项目其他所有经济合同原件均由财务部门保存并建立合同台帐，各相关部室保存经济合同复印件。
项目完工后向公司经理部交帐时，项目应将经济合同原件及台帐一并移交公司财务部保存、归档。
第二十一条本细则所称合同正本是指合同的正文及附件，以及与该合同事宜有关的授权证明、授权委托公证、来往信函、传真、票据、图表、音像资料以及合同双方变更或解除合同的协议等。
第三章合同的履行、变更与解除
第二十二条签订合同后，双方应当全面履行合同。
如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。
如遇有不可抗力等影响合同正常履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存相关证据。
第二十三条合同订立人在申请履行合同支付义务时，财务部门在核对合同订立人的授权并经公司经理或项目经理同意后才能履行支付义务。
第二十四条合同订立人超越授权范围订立的合同，未被公司或项目负责人追认的，公司或项目财务部门不得履行支付义务；
该合同在获得公司或项目负责人的追认后，公司或项目财务部门方可履行支付义务。
第二十五条合同订立人对合同履行过程负有监督责任。
当发现对方有出现下列情形之一的可能时，应在第一时间通知公司或项目经理部，并协助经理部及时采取防范措施：
1、经营状况严重恶化；
篇二：
2-采购档案管理规定
1.目的
加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围
适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责
采购档案管人员：
负责采购部所有文件的整理及归档。
采购经理：
负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法
归档内容分类
采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
档案保存期限
公司内部往来文件需保存3年。
公司外部往来文件需保存5年。
归档要求
归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
采购部档案要有专人、专位的保管。
采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
档案调阅
需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件
时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
查阅档案应当日归还；
摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。
、档案销毁
采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。
办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。
采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。
篇三：
销售合同档案管理办法
销售部合同、合同章管理制度
公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。
二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。
三、合同档案管理原则
1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。
2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。
四、合同章管理原则
1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。
2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。
若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。
四、合同文档的管理要求
1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编
号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。
3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。
五、附则
1、本制度自审批通过之日起实施。
2、本制度由销售部负责解释。
六、附件
《合同档案登记表》
篇四：
合同档案管理制度
合同档案管理制度
目录
第一条合同档案管理目的2第二条
合同档案管理范围2
第三条第四条第五条第六条附件一：
附件二：
附件三：
档案管理职责2合同档案的移交2合同档案的建立2附则3《合同编号》《合同台账统一模板》《合同台账汇报模板》
一、合同档案管理目的
为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
二、合同档案管理范围
本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在经营业务中形成的各种协议、合同文本等。
三、档案管理职责
1、成本控制部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
2、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。
3、成本控制部应定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。
4、成本控制部应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档。
四、合同档案的移交
1、各业务部门应在签署合同后的当日将合同原件、合同审批表原件及其他有关合同审批原件移交成本控制部；
如相关证件无法当日移交的，各经办部门最迟应在合同签署后的一个星期内移交。
2、合同移交完毕后，成本控制部应当建立合同台账并及时录入有关数据，跟踪合同的执行情况。
3、合同移交完毕后，原则上合同原件资产财务部保存。
五、合同档案建立
1、合同档案以年代并按部门进行分类编号。
（合同编号见附件一）
2、各部门应当指定专人按照公司统一格式建立合同台账，及时录入有关合同数据。
（合同台账统一模板见附件二）
3、各部门应指定专人每月10号之前向成本控制部汇报上月合同的执行情况及合同价款的支付情况。
（合同台账汇报模板见附件三）
4、成本控制部应当每月15号之前根据各部门汇报的合同的执行情况及合同价款的支付情况进行汇总，并报领导审阅及备案。
六、附则
1、本制度的解释权归成本控制部。
2、本制度中所涉及的“合同编号”、“合同台账统一模板”、“合同台账汇报模板”为本制度的附件。
3、本制度自年月日起实施，公司所有员工应予以遵守并严格执行。
附件一、合同编号
篇五：
关于公司合同档案的管理规定
关于公司合同档案的管理规定
目的：
为进一步加强合同档案的管理工作，提高合同档案管理水平，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
范围：
本制度的管辖范围包括但不限于公司与合作单位签订的技术合同、协议，大宗、高价值物资采购合同，固定资产采购合同，基建项目合同，租赁合同等，以及与上述合同签订相关的会议纪要、备忘录、传真、邮件等业务资料。
内容：
一、合同文本草拟：
重大商务合同应由公司草拟合同范本，并经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。
涉及我方欠缺的专业知识的合同或协议，可以由对方提供合同草案，由公司制定专人进行修改，再经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。
二、合同协议议定：
合同的议定，原则上至少由公司总经理或董事会授权2人以上参加。
持总经理签字或董事长签字的《合同签订授权书》的主议定人方可代表公司在合同上签字，并办理合同印鉴使用手续。
副议定人一般作为合同审核人，会签待签订的合同协议。
合同议定达成共识后，由主议定人填写《合同审批表》，附上合同或协议副本，有审核人会签，连同《合同签字授权书》一起，报合同章管理员盖公司合同专用章。
合同金额超过5万元人民币，或年度采购金额累计超过5万元人民币的，须报总经理批准后，方可签订。
重大的基建合同、合同标的100万元人民币以上的采购合同、技术协议，需报经董事会审批后，方可签订。
三、合同档案归档：
合同签订后一周内，议定人需要将全部合同协议正本、连同与合同议定相关的会议纪要、备忘、传真、邮件的原件或打印件整理完毕，一并交合同管理部门，并登记《合同档案登记管理台账》。
合同履行过程中合同双方之间对于所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等原则上也应由双方代表签字确认，并按照主合同编号为序，随时产生过、随时进行存档。
原则上，议定人可以保留上述文档的复印件备用。
当议定人（业务员）离职时，作为工作交接的要件，必须将个人保管的合同档案副本全部移交。
四、合同台账的登记、保存：
合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。
年代-项目性质-档案类型-序号。
20XX–（基建/采购/技术/人事/质量）–（合同/协议/会议纪要/备忘/传真/邮件）–01
五、合同档案保存年限：
如果仅涉及中国大陆地区的业务，从业务结束之日起至少保存三年。
如果涉及跨国业务，则保存期限应当延长至五到六七年。
六、合同档案的调阅：
合同档案已经存档，原则上不外借，只可以调阅或复印。
若需调阅合同，需按照公司文件管理制度，报经公司领导审批后，方可调阅。
已归档的合同档案属于公司AAA级保密信息，参照公司《保密规定》执行。
七、管理责任划分
合同档案交付存档前由主议定人负责管理，交付后，由管理人员负责管理。
八、其他：
本规定自下达之日起实施。
附件：
《合同签订授权书》
《合同审批单》
《合同档案登记管理台账》
篇六：
《招标采购合同管理》备考资料：
合同终止
合同终止指合同当事人双方在合同关系建立以后，因一定的法律事实的出现，使合同确立的权利义务关系消灭。
引起合同终止的原因有：
1.合同因当事人双方全面履行而消灭；
2.合同因情势发生变化，双方在不损害国家利益或社会公共利益的条件下达成协议，终止合同；
3.合同因当事人一方或双方死亡而消灭；
4.合同因提存而消灭；
5.合同因混同而消灭；
6.合同因法院判决或仲裁裁决而终止；
7.合同由于抵销而终止。
解除合同也是合同终止的一种方式。
可以通过以下两种途径：
1.双方当事人协商一致。
2.具备法定解除合同的条件。
具备以下条件，不必经对方当事人同意，只需向对方作出解除合同的意思表示，就可以解除合同：
1．当事人约定的解除合同的条件成就；
2．因不可抗力不能实现合同目的的；
3．在履行期限届满之前，另一方当事人明确表示或者以其行为表明不履行主要义务的；
4．另一方当事人迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；
5．另一方当事人迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的的；
6．法律规定的其他解除情形。
不具备上述条件，一方当事人不能解除合同。
当事人一方行使解除合同的权利，必然引起合同的权利义务的终止，为了防一方当事人因不知道对方已行使合同解除权而仍为履行的行为，从而遭受损害。
当事人根据约定解除权和法定解除权主张解除合同的，应当通知对方。
通知可以是口头的，也可以是书面的，合同自通知到达对方时解除。
所谓通知到达，因通知形式的不同而有所不同。
口头通知的，口头告知签订合同的对方当事人时即为到达；
书面通知的，通知送达对方当事人或其指定的人签收即为到达。
对方当事人接到解除合同的通知后，认为不符合约定的或者法律规定的解除合同的条件，不同意解除合同的，可以请求人民法院或者仲裁机构确认能否解除合同。
法律、行政法规规定解除合同应当办理批准、登记手续的，未办理有关手续，合同不能解除。
比如，根据中外合资经营企业法规定，合营如发生严重亏损，一方不履行合同和章程规定的义务，不可抗力等，经合营各方协商同意，报审查批准机关批准，并向国家工商行政管理部门登记，可终止合同。
如果没有履行法律规定的批准登记手续，中外合资经营合同不能解除。
篇七：
关于对物资采购合同签订的管理规定
关于对物资采购合同签订的管理规定
由于公司对外采购的业务量逐渐增加，为了避免资金、采购物资不能及时到货、发票不能索取到等各种风险，准确地掌握资金支出计划，原则对所有物资采购应签订相应的合同，对其管理规定如下：
1、对必须要预付货款的，采购时一定要清楚对方单位的资信情况；
2、质量标准、技术标准：
首先应该明确供方该产品的质量指标是否符合公司所需的原料标准，同时应清楚和注明供方产品所达到的质量指标是企业指标、行业标准，还是国家标准或约定标准；
3、产品质量检验时限的约定：
尽可能长一些，最少要约定15日以上，关于该期限的特殊情况应经公司经理批准；
4、运输方式、到达地点、到货时间、费用负担应该标明清晰发票形式，尽可能使对方承担运输费用；
本公司承担运费的应经公司经理同意。
5、合同履行地点应为尽可能为争取本公司所在地；
6、合同中应强调货物的单价为含17%增值税的价格，所开发票为增值税发票；
特殊情况需经公司经理批准同意；
7、对合同印鉴应鉴别清楚。
对委托代理或代理人签字的要有委托书或授权书，签订合同要注意说明签订时间；
8、合同签订完后需经公司主持工作经理签批，同意由专人保管。
同时，主持工作的经理根据合同执行情况，统筹安排付款计划。
此规定于二0XX年x月二十六日起执行。
XXXXX技术有限公司
二0XX年x月二十六日
篇八：
合同档案管理实施细则（试行）
1目的
为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性、系统性，便于利用，实现合同档案管理工作标准化、规范化和科学化，根据公司《档案管理制度》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本实施细则。
2范围
适用于全公司范围内文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。
3职责
总经办：
负责组织档案管理制度的制定和修订；
负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；
负责公司合同档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。
发生合同的各部门负责人：
对本部门合同档案的收集、整理、保管、移交工作负责，对本单位的合同档案工作进行监督、检查、指导和考核。
发生合同的各部门档案管理人员：
负责合同档案收集、整理档案资料按要求对合同档案进行移交；
对本单位合同档案完整性、归档质量负责。
要求合同签订后3个工作日内原件移交给总经办档案室，并随附合同会签审批单、附件、说明等（如有）。
4术语定义
收集：
指档案接收及征集档案的活动。
归档：
指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案保存的过程。
整理：
指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
编目：
指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
案卷：
由互有联系文件按相同类目（二级、三级类目）组合成的档案宗卷。
（详见案卷目录）
案卷目录：
指以全宗为单位登记案卷，按二级类目进行分类的，按类目次序编排而成的一种档案台账目录。
卷内文件目录：
指案卷内合同档案按排列次序的表格，排列在相同类目卷内文件之前。
备考表：
卷内合同状况的记录单，排列在卷内合同文件之后。
编件号：
是合同归档在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份合同编一个件号。
在合同档案中，为卷内目录的序号。
5细则内容
总则
合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同、销售类客户档案合同）。
归档主体、范围及保管期限
归档主体：
合同档案按全宗收集归档。
归档范围：
合同档案归档范围包括：
合同（包括附表）；
合同会签审批表（须从OA内打印）；
合同订立与履行过程中的所有书面材料。
详见《档案归档范围及分类编号表》。
保管期限：
合同类档案保管期限分别为：
永久、30年、10年。
收集
经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付
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