操作手册写法Word格式.docx

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颜色

说明

备注

黄色

重点内容，没有时间看完整的就看这部分内容

红色

待定需要修改的地方

1：

选中要插入图片的单元格，右键--》自动调整--》固定列宽

2：

选中要插入图片的单元格，右键--》表格属性--》行--》指定高度（自己设）--》行高值设成固定值

1.操作手册编写模块介绍

名词解释

模块

操作手册需要包含的内容组成部分。

编写文档时候需要将所列模块写入文档。

编辑内容

模块中需要书写的内容范围，编写文档模块时候需要写的内容范围

模块书写内容的具体样例

内容形式

模块内容表现形式，可取素材。

表现形式主要是文字和图片，可取素材是内容的来源，主要是历史项目文档资料和根据自己的理解进行描述

1.1操作手册标题页面模块

图片1

图片2

1

编写文档主标题内容（虚线红框1）：

项目名称

比如三项工作项目

样例：

浙江中烟三项工作项目

内容形式：

文字

来源1：

项目组提供需求文档

2

编写文档副标题（虚线红框2）：

如果客户要求将所有流程操作手册写成一份，建议按照以下形式填写副标题：

副标题内容：

用户培训-操作手册

自己编写

来源2：

直接复制本步骤中的内容

如果客户要求按照业务模块进行编写，建议按照以下形式填写副标题：

操作手册-XXXX（业务模块名称）

比如：

操作手册-物资采购流程

如果客户要求按照业务流程（业务模块-业务流程）进行编写，建议按照以下形式填写副标题：

操作手册—XXXX流程（业务流程名称）

物资采购业务模块下有业务流程

操作手册—省公司年度采购计划填报审（编号）

3

编写文档编辑作者（虚线红框3）：

由于操作手册文档往往不是一个人编写完成，建议以项目组的名称或者部门名称作为文档编辑作者

样例1：

浙江中烟三项工作项目组

样例2：

杭州新世纪烟草事业部OA运维组

公司组织机构文档

来源3：

4

编写版本号（虚线红框4）：

版本号的制定规则，当文档发生内容上的变化，就需要保留老版本，建立新版本进行修改。

版本号的编写建议按照以下方式进行编写：

（数字编号）

自己填写

5

公司的标志图标（虚线红框5）：

复制到文档中

图片

公司提供

6

公司名称信息（虚线红框6）：

7

文档编辑时间（虚线红框7）：

文档编辑时间

8

更换到第二页，进行“文档控制”和“版本信息”设计

9

编写文档控制内容（虚线红框8）：

文档名称：

文档名称信息，需要步骤2中的意思保持一致

文档编号：

填写文档统一编号

文档描述：

本次文档需编写的目的

浙江中烟三项工作省公司物资采购操作手册

浙江中烟三项工作省公司物资采购操作说明

10

编写版本信息（虚线红框9）：

日期：

编写文档/修改文档日期信息

版本：

版本信息，最新的版本信息需要与步骤4中的版本进行对应

1.2正文内容—系统操作模块

编写图标说明（虚线红框1）：

系统中出现的图标（icon），需要进行截取图片加以说明。

说明内容建议按照以下字段进行解释：

功能：

图标所代表的功能说明信息

图标：

图标图片（icon）

说明：

对图标的说明信息

如果开发提供ICON图标，可以利用

密码修改

此按钮可修改登陆用户的当前密码

内容形式1：

数据库表，详细设计，概要设计文档

根据页面进行记录

内容形式2：

页面截图

开发人员提供

介绍系统功能模块：

将系统模块功能作用介绍一遍

开发人员提供详细设计，概要设计文档

编写系统共用部分功能操作方法（虚线红框3）：

系统中出现高频使用的功能，操作方法相似或者相同。

建议分成2快进行描述：

图片：

系统页面截图，需要在截图中进行必要的标记（如第二张图片中红色实现框1）

文字：

具体操作动作解释同时也要将标记的内容在文档中加以体现。

（比如第二张图片中步骤2登陆系统，就需要说明实线红框1中操作动作）

用户登陆功能

……

页面记录

概要设计，详细设计

详细设计

1.3正文内容—业务流程模块

1.3.1业务描述模块

总体结构图

编写业务流程标题（虚线红框1）：

业务流程标题是操作手册非常重要的部分，因此要求业务流程标题保持和项目组所描述的业务流程一致，建议书写的形式：

业务流程名称（业务流程编号）

省公司年度采购计划填报审（INV_WZ_001）

编写业务描述（虚线红框2）：

业务描述主要内容是描述该业务流程需要处理什么业务:

业务流程：

流程作用：

处理业务的目标

1.3.2流程环节模块

图片流程模块（虚线红框1图片流程）：

以图片的形式显示一条业务流程，用图片的好处是客户能够直观清晰的看到整条业务流程

文字流程模块（实线红框1文字流程）：

以文字的形式体现业务流程中的步骤，本模块中需要编写的内容包括以下两个方面：

1.业务流程步骤2.步骤对应的角色部门（建议最好能够对应到岗位）

详细设计，概要设计文档

1.3.3操作步骤模块

图片3

操作步骤标题（虚线红框1）：

操作步骤标题内容对应的就是中模块2文字流程模块中的业务流程步骤（图片页面中实线红框1），要求两者内容保持一致

采购项目立项图片页面中实线红框1中的流程名称与中虚线红框1中内容相同

项目组历史文档

系统指向模块（虚线红框2）：

业务流程对应系统中功能指向，以及该过程所对应的角色

按照系统中录入

操作步骤图片流程模块（虚线红框3）：

操作步骤页面截图主要目标就是让客户熟悉流程步骤对应的页面有一个形象的认识。

页面截图建议：

1.将系统页面进行截图2.在页面上用实线红色的方框对需要进行的操作动作的顺序进行标记

图片2中，实线红框是在图片中标明操作顺序

系统截图

开发人员提供页面

操作步骤文字流程模块（虚线红框4）：

流程中操作的动作说明，需要将模块3中的图片实线红框标记的步骤进行说明

实线红框5标记的是一张表单，意思是需要在这张表单中填写数据。

在图片3的文字流程表格中，步骤3对实线红框5需要填写的字段数据进行了解释和说明

项目组文档

按照系统进行录入

剩余的流程按照模块1-4的内容方法进行相同处理

2.操作手册准备工作项

了解操作手册的具体内容模块之后，接下来就要进行操作手册编写的准备工作，这里先描述需要的工作事项

2.1工作一，熟悉业务流程

步骤

过程

阅读需求文档，整理业务流程。

可以多人同时进行操作

按照业务流程操作，请将各个业务流程图截取放入各自的PPT中，为中模块1的内容做准备

阅读过程中，请将各个业务文字流程整理在一份WORD文档中，按照中模块2的表样和内容进行准备，将用户信息放入表样备注中，为后续工作提供方便

2.2工作二，按照业务流程进行截图操作

根据中步骤2整理的业务文字流程表单，对各个业务流程进行截图操作。

建议一个业务流程准备一份PPT文档用以存放截图。

为中模块3内容做准备。

在截图过程中，遇到出现频率高的页面，截图后存放在一个PPT中，为中模块3中图片做准备

在截图过程中，出现图标（ICON），截图后存放在WORD中，为中模块1中图片做准备

2.3工作三，截图处理

根据中步骤，将截图进行红色实线方框标记，要求通过标记的次序能够将业务步骤进行体现。

为模块3和模块3图片做准备

2.4工作四，文字内容准备

根据中步骤3整理的业务文字流程表单，对各个业务流程中的字段进行整理，将字段进行解释说明，为中模块4做准备。

所有的字段建议放入文本文件中

整理流程文字（名称，过程），直接将步骤3中的内容拷贝并放入文本文件中。

为模块1中文字部分做准备，为中模块2文字部分做准备

根据项目需求说明书，整理业务流程业务描述这块内容为中模块2文字部分做准备

根据系统页面，整理功能名称，为中模块2做准备，为中模块2文字部分做准备

根据项目组文档，为中为模块1-7进行准备

2.5工作五，文档排版

标题页面设计（字体大小，字体类型）

目录页面设计

正文内容多级项目编号设计，

编辑项目页眉页脚

文档插入页码

3.操作手册编写

根据排版完毕之后，进行页面内容编辑，根据中步骤5中整理的文档，进行标题页面的编辑和处理

根据中步骤2整理的文档进行标题的编辑，统一将所有的标题复制到编排好的文档中

根据中步骤2，3整理的文档将内容复制到对应的流程下。

删除备注中用户信息

根据步骤3和4整理的文档，将流程环节模块和操作步骤模块中的对应位置文字进行编辑（复制）

进行图片复制，根据处理过后的图片，按照业务流程步骤将对应的图片复制到文档中

编写中模块3中的文字部分内容，编写中文字部分内容