制度规范准则章程 生产型企事业单位 采购管理办法Word文档格式.docx

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4.1.1依据采购计划下达的《采购申请》；

4.1.2由于计划变更或取消《采购申请》，应在变更或取消的同时通知相关人员；

4.2常规采购业务实施

4.2.1采购业务采用单次闭循环的作业方式（即每一笔采购业务均须按流程执行一次），采购业务按采购作业指导书要求执行，具体包括：

采购申请、采购询比价、采购订单（合同）、采购物料催收、采购送检、采购入库、采购发票勾稽、采购货款支付等业务环节；

4.2.2采购合同条款应等于或优于《供应资格协议》条款约定条件；

4.3非常规采购业务实施

若《采购申请》规定的物料在现有合格供应商名录及供货范围中未包含或采购价格远高于供应资格协议价按非常规采购业务实施；

4.3.1零星采购定义：

年采购次数大于3次，且单次采购金额5000元以内的材料采购。

4.4采购过程资料管理

4.4.1采购员应根据采购业务，建立和维护个人采购业务台账，对应台账进行每笔业务的过程文档资料（含采购询比价记录、采购合同、采购业务表单等）的归集整理；

4.4.2采购合同一般需采用公司采购合同标准模版签订，且必须经过评审，评审表格式按《采购合同签订审核表》执行。

5、货款支付与核销

5.1货款支付限定在经批准的由采购商务制定的月度《采购资金预算》范围内；

5.2货款支付采用银行结算方式；

金额较小（一般2000元以内）可用现金支付；

5.3货款支付由承办人以采购合同、入库单及购货发票作为附件，凭经过批准的申请付款单支付货款；

购货发票、入库单缺少的货款支付一律视同预付货款，该款项视同个人借款，凭购货发票及入库单方可核销。

5.4质保金支付规定

5.4.1采购金额为5万元以下的合同，不作要求；

5.4.2采购金额为5～100万元的合同，一般要求留10%质保金，质保期满后付清；

5.4.3采购金额为100万元以上的部分，一般要求留5～10%质保金，质保期满后付清；

6、物料分级及供应商分类

6.1物料分级为A\B\C三级，分级依据物料指标特性；

A类物料为影响机组安全性、关键指标的物料，一般为动机及相关配件、图纸识别的关重件；

B类物料为涉及机组专用物料、安装尺寸、外观显示等功能物料，一般为外协、外购的常规产品；

C类物料为涉及机组包装、装饰、备品备件、机物料消耗类别的物料，对机组影响小的物料，一般为辅料耗材、备品备件、包装材料等；

6.2供应商分级为Ⅰ\Ⅱ\Ⅲ三类，分级依据供应商的供货物料的最高等级进行分级，Ⅰ类供应商对应A类物料，Ⅱ类供应商对应B类物料，Ⅲ三类供应商对应C类物料。

7、其它事项

6.1附件：

6.1.1附件一、采购管理流程指导及附表

6.1.2附件二、合格供应商管理附表

附件一：

采购管理流程指导及附表

1.1采购业务流程

1.2下单业务流程

操作说明及要求：

①采购员每天最少两次从供应链系统中查看并接受采购计划（采购申请）；

②正常情况下在收到采购申请三个工作日内，完成采购询比价作业，并在完成审核采购订单的作业；

③通过供应链系统打印采购合同，传递给供方确认。

回传的合同应在半个工作日内交主管审核后，交采购商务编号存档；

④采购计划中采购信息描述不详，应在半个工作日内与计划员、项目经理或技术人员沟通，并向相关人员索要图纸或技术说明书；

1.3催货业务流程

操作说明及要求

①采购员根据审核后的采购合同及时登记采购合同台账；

②根据采购合同与生产或工程项目进度计划的要求及时与供应商保持联系，落实询问到货时间；

③如特殊原因不能按期交货，采购员应在收到信息半个工作日内以书面形式向采购主管以及相关部门报告，并及时采取补救措施；

④根据到货时间，及时通知仓库或工程项目收货。

1.4结算业务流程

①采购员在收到采购发票的一个工作日内完成与采购合同的核对，要求及时在供应链系统中完成发票与入库单的勾稽；

②采购部每月最后一个工作日按采购合同约定或下月采购计划编制月度采购资金预算表，；

③采购员依据提交的月度采购资金预算表，填写申请付款单，并与采购合同一起交财务部办理付款；

④采购员每月月底统计本月采购业务执行情况。

1.5附件及附表

附表1.5.1

采购询价单

询价单编号：

物料编码

物料名称

规格型号

计量单位

数量

报价（含税）

合计（人民币，大写）：

1．报价须知：

交货期限：

订购后交清；

交货地点：

交货方式：

付款方式：

2．报价期限：

此报价于年月日前有效。

注：

报价有效期间务请保留至上列日期算起十天以上。

询价单位：

（请签字/盖章）

联系人：

地址：

电话（TEL）：

传真（FAX）：

报价单位：

询价人：

日期：

附表1.5.2

采购物料询比价表

单据编号：

一、待采购物料信息（采购员填写）

序号

物料代码

物料名称

单位

采购数量

1

2

3

二、待采购业务类别（采购员填写）

□竞争性采购

□非竞争性采购（□独家生产经营□单一渠道□专利产品□指定采购）

若为指定

采购：

1、指定方为：

□客户指定□供应商品牌方指定□其他（详细说明）

2、指定原因：

3、是否适合询比价：

□是□否，原因：

三、询价信息（采购员填写）

是否曾采购过

□是□否

若是：

（单价/元）近一年内最低价：

最近采购价：

供应商名称

供货询价/应标报价

（单价/元）

付款方式

交货期限

技术/质量标准

售后服务

网上查询备注

询价1

询价2

询价3

供应资格协议价

/

指定供应商报价

四、比价意见（采购商务填写）

（写明选定依据，供审批意见参考）

签名/日期：

审核/审批意见：

采购商务负责人签字/日期：

常规采购：

核算单位责任人签字/日期：

非常规采购：

采购商务负责人/分管负责人签字/日期：

说明：

（1）指定采购业务，采购员均应按制度要求执行询比价作业（确无法执行的，写明详细原因）。

（2）多种物料可在采购询价单后另附物料及报价清单，所有采购均需网上查询并备注查询信息。

（3）比价采购同等情况下首选招标定点供应商，如在比价时发现有价格和支付条件更优的供应商，首先征求招标定点供应商是否同意更优条件，如不同意，则引入新供应商。

（4）对非竞争性供应商填列此表时，请在其它栏中说明非竞争性采购执行价格与原确定供应商时的协议价格差异情况。

（5）常规采购（采购询价低于招标/协议价）由采购商务比价，采购商务负责人审核。

（6）非常规采购（无协议价或采购询价高于招标/协议价）由采购商务比价，采购商务负责人、分管负责人审核，核算单位责任人或授权人审批。

附表1.5.3

采购合同签订审核表

合同编号

供应商名称

合同

金额

采购员

评审日期

合同类型

□常规采购

□非常规采购

付款条件

支付

条件

付款方式

□现金

□电汇

□承兑（期限：

月）

信用额度万元，结算时间。

技术

协议

已签订：

□否□是技术协议编号

标的情况（可附页）

项目

型号规格

单位

单价

交货期

采购部门审核

1、供应资格与价格：

合格供方：

□是□否合格供方编号：

询比价记录：

□有□无诚信承诺函：

□有□无

供货协议价：

□符合□不符合供货协议号：

特批采购：

□是□否

采购商务：

2、采购部门负责人意见：

□同意□不同意说明:

采购商务负责人签字:

分管负责人审核

合同签订意见：

□同意□不同意□说明：

分管责任人签字：

核算单位责任人

审核

（非常规签字）

核算单位责任人签字：

备注

附表1.5.4

采购特批申请单

申请部门：

单据编号：

供方名称

生产厂家

申请采购数量

供方注册时效

年

月

日至

日止

申请原因：

□A、用户指定的采购物料或供方

□B、技术指定的采购物料或供方

□C、合格供方名录中无此产品或未曾采购过此产品

□D、合格供应商无法满足交期

□E、合格供应商价格及商务条件不具有优势

□F、合格供应商质量无法满足需求

□G、其它原因（请详细说明）

申请人/日期：

采购商务负责人（部门主管）/日期：

技术负责人意见：

□同意

□不同意

技术负责人/日期：

工程/质保负责人意见：

质保部负责人/日期：

分管领导意见：

分管领导/日期：

核算单位责任人：

批准/日期：

产业／事业群负责人：

附表1.5.6

采购合同

合同编号：

THC04060116

需方：

XXXX有限公司签订时间：

2016.07.21

供方：

签订地点：

济南高新区

一、

交货日期

实际含税单价

价税合计

批次号

合计

合计金额大写：

（含16%增值税）

二、质量要求、技术标准：

□甲方提供的图样或技术规范□国家标准□企业标准

三、交货地点、运输方式、费用：

1、交货地点：

XXXX有限公司仓库

2、运输方式：

□供方承担运费□需方承担运费

3、运输防护：

□专用箱防护□包装防护□专车配送□其他

四、结算方式及期限:

货到验收合格后，凭16%增值税发票月结（电汇或承兑）。

供方同意预留合同标的的总金额%的货款作为合同质保金，质保期个月。

五、质量保证售后服务：

供方负责对产品进行免费指导安装及设备调试。

质保期内,由供方对所供产品负责包修、包换、包退，一切费用由供方承担。

因供方产品质量瑕疵给需方造成损失的，需方有权拒付质保金，并要求供方补偿质保金不足弥补的损失。

质保期满后，供方仍应对其所供产品负责维修，由供方承担人工费用，需方承担零配件成本费用。

此外，如供方发现所出售的产品有质量问题而需方尚未发现，供方应及时告知需方并对所出的产品进行更换。

六、违约责任:

供方逾期交货，自逾期之日起，按其逾期未供货金额的0.1%/日向需方支付逾期供货违约金；

需方逾期付款，除供、需双方已建立长期合作关系约定的滚动付款方式外，应自违约之日起，承担逾期未付款金额的0.1%/日的违约金；

供、需双方因其他违约行为而给对方造成损失还应负赔偿责任，上述赔偿包括但不限于直接损失、可计量的间接损失以及追究违约责任发生的费用支出。

七、本合同除另有特殊约定外，非经双方协商一致并书面确认不得变更和解除;

当事人一方因不可抗力原因不能履行合同时，应当及时通知对方，并在合理期限内提供有关机构出具的证明，可以免除该方当事人的责任。

八、解决争议的方法:

本合同如发生争议,由双方协商解决。

协商不成,向合同签订地人民法院提起诉讼。

九、附则:

本合同壹式贰份，供需双方各执壹份,传真件经双方签字盖章后生效。

本合同未尽事宜由双方另签书面补充协议,作为本合同附件。

本合同附件:

_________,共________份

XXXX有限公司供方：

地址：

地址：

邮政编码：

250101邮政编码：

法定代表人：

法定代表人：

委托代理人：

委托代理人：

电话：

电话：

传真：

/传真：

开户银行：

开户银行：

帐号：

帐号：

税号：

税号：

附件二：

合格供应商管理附表

附表2.1

潜在供应商申请表

编号：

单位名称

（中文）

（英文）

电话

传真

单位地址及通信方式：

营业执照号码（附副件）

--经销商应附代理授权书副件

税号

开户行

账号

注册资金

企业类型

年营业额

法人代表

业务负责人

联络电话

厂房面积

员工人数

管理人员

技术人员

有何先进管理方法

主要设备

主要客户

主要产品

生产能力

我公司需要的产品规格型号

生产周期

产品依据的技术标准名称及编号

生产特点

□单件□小批量□成批量

其产品是否需要生产许可证

（如需要附证书复印件）

需要□不需要□

产品是否通过认证或鉴定

□ISO9001□GJB9001A

□OHSAS18001□ISO14001

其产品是否需要“3C”认证

其它认证或资质

填表人/日期：

审核/日期：

附表2.2.1

供应商样品测试评定表

编号：

联系人/电话

试用产品名称

/规格型号

物料类别

□A□B□C

样品测试结果：

（测试参数及范围）

测试负责人签名/日期：

评价意见：

（评价维度（内容）及评价标准）

采购部签名/日期：

技术部门签名/日期：

工程/质量部门签名/日期：

其他部门意见：

签名/日期：

评定结论：

□通过□不通过

供应商认证专项小组组长签名/日期：

（1）供应商认证专项小组应依据物料属性，制定样品测试参数及范围，以及各参评部门的评价维度（内容）及评价标准。

（2）可依据物料属性增加相关部门参与评价（如固定资产采购应增加使用相关方参与评价）。

（3）认证专项组根据物料属性确定是否需要进行样品测试，首次样品测试未通过的允许供应商整改，但不应超过三次。

（4）评定标准：

各参评人员全票赞成即视为本环节认证通过。

附表2.2.2

小批量试用评定表

联系人/电话:

试用产品名称/规格型号

工程/质量部门签名/日期：

签名/日期：

（1）供应商认证专项小组应依据物料属性，制定各参评部门的评价维度（内容）及评价标准。

（3）小批量试用次数≤3次。

各参评人员全票赞成即视为本环节认证通过

附表2.3

合格供应商资格审核表

供应商基础信息

供方地址

电话/传真

法定代表人/

联系人

供应范围

1、招标中标准入供应商□

2、集团公司其他部门合格供应商引入□

3、资质初评合格供应商（技术性能□质量性能□样品评价□用户指定□）

4、其他原因（请说明）：

供应商资质及供应能力情况：

（资质情况、供货周期、供货价格、服务、其他）

采购部负责人签名/日期：

供应商水平、设备状况及生产能力情况：

设计部负责人签名/日期：

供应商质量控制、检验标准、样品试用及产品质量情况：

质检部负责人签名/日期：

是否为招标准入□是□否（如非招标准入。

此栏不需要签字）

供应资格招标结果：

招标小组组长签名/日期：

分管负责人评价意见：

□同意□不同意说明：

签字/日期：

核算单位责任人评定结论：

工商注册信息查审表

注册号

供货范围

网上查询

营业执照基本信息与网上查询结果：

□相符□不相符说明：

质押抵押信息查询结果：

□无□有说明：

经营异常信息查询结果：

清算信息查询结果：

行政处罚信息查询结果：

严重违法信息查询结果：

法人代表：

股东单位：

采购商务

采购部负责人审批

1、列入供应商资格评选：

□同意□不同意

2、是否列入采购计划：

□同意□不同意

附表2.4

关于商请签订诚信承诺的意见函编号:

：

基于贵我双方建立的采购供应/工程承揽等业务合作关系，并希望此关系在正常合作的前提下能够继续，现商请贵单位书面承诺：

诚信经营，不行贿、不售假，并在今后的业务往来中保证承诺内容得到执行。

请在回执中选择填写同意承诺或不同意承诺，但如放弃承诺，我们将取消贵单位的供应商/合作方资格。

敬请理解和配合。

特此函告！

重要提示：

我公司在今后与贵方的合作过程中，可能会采取各种合法的商品/工程甄别鉴定和反行贿调查行动，贵方如有违反承诺行为将按承诺内容给予处罚！

附：

诚信承诺函回执

回执

诚信承诺函

编号：

供应商单位：

法定代表人/负责人：

联系人：

联系电话：

传真：

你单位《关于商请签订诚信承诺的意见函》收悉。

我方经研究：

□同意□不同意签订诚信承诺函。

为维系发展你我双方真诚合作关系，特做出以下郑重承诺：

1、在与贵公司的业务合作过程中，不对贵公司实施任何影响合作正当性的行为，不以任何方式贿赂贵公司采购/工程项目的业务经办人或相关人员。

2、我方向贵公司交付商品/工程没有任何掺