公章及公文规范培训资料.doc

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项目公章使用流程及公文处理规定培训资料

主讲：

冯林

一、公章的内涵

是指公司行政公章、合同专用章、财务专用章、公司科室公章、

公司法人名章；所属各单位（含公司承建的其他工程项目）公章、合同专用章、财务专用章、负责人名章。

二、公章的启用

（一）公司行政公章、财务专用章、合同专用章的启用均由经理

办公室下发启用通知。

（二）各单位行政公章、财务专用章、合同专用章的启用，公章

启用前，各单位应向公司经理办公室报备各单位公章印模式样（在A4空白纸用印），公司将下发公章启用的通知。

三、用印范围

（一）公司行政公章、合同专用章、财务专用章的用印范围对外

签署合同、协议，对外行文，委托书、证明等等。

（二）所属各工程项目行政公章、合同专用章、财务专用章的用

印范围。

1、为履行公司与业主签订的工程承包合同，项目经理部可在对

内、对外签署的各类协议、合同上用印，包括但不限于下列各项：

内部承包合同、劳务合同、工程分包合同、买卖合同、运输合同、仓储合同、保险合同、贷款合同；

2、发往业主、总监办、驻地监理工程师、地方政府公函上的用印；

3、上报驻地监理工程师、总监办、业主结算资料上的用印；

4、与分包队伍签署结算协议上的用印；

5、发往公司（局）内各单位公文上的用印。

（三）持有法人营业执照的所属单位的公章使用范围签署各种合同、协议、对外行文。

四、禁用范围（项目公章）

1、不得在与业主签订的工程承包合同、补充协议上用印；

2、不得为分包单位刻制带有“路桥集团第一公路工程局第一工

程公司项目经理部分部或工区”字样的公章；

3、不得在公司以外的人、单位提供的担保文件、介绍信、委托

书、证明材料上用印；

4、不得将公章（包括盖有公章的空白介绍信、合同书、委托书、

证明材料及银行帐号）借给公司以外的人、单位使用；

5、其他违法、违纪行为。

五、日常管理

1、公司、各科室、各单位公章要由专人保管。

公司行政公章及合同专用章由经理办公室保管，财务专用章由财

务保管，各科室公章由科室负责人保管；各单位行政公章由综合办公室保管，财务专用章由财务部门保管，合同专用章由经营部门保管。

机关科室、各单位要将公章管理人员名单报公司经理办备案，人员变动时要及时通知经理办公室。

项目工程完工后，项目公章由负责收尾工作的负责人指定专人保管。

公章管理的第一责任人为单位行政负责人，各单位公章管理员负直接责任，公司经理办公室负责对公章管理员进行培训。

2、建立用印登记、审批制度

公司及所属各单位要建立专门用印登记簿，登记用印情况。

用印前，要经过项目主管领导的审批，不经项目主管领导签发的文件一律不得用印，对于第四条禁用范围内的事项，各单位负责人无权审批同意，公章管理人员也无权在这类文件上用印。

公司行政公章的使用，原则上不对个人。

个人如需使用公章，须由公司机关有关科室填写“公章使用审批单”，经主管领导同意后方可用印。

2、印章丢失、被盗的处理

发现公章丢失、被盗的，公章管理人员要及时汇报；公司（各单位）要及时办理公告、报案手续，并书面通知业主及有业务往来的第三人。

3、名义被盗用、公章被盗刻的处理

发现有人盗用公司（各单位）的名义或盗刻公司（各单位）的公章对外活动或签订合同的，各单位要及时向公司经理办公室汇报，并到当地公安部门报案，书面通知业主及有关业务往来的第三人。

六、处罚：

对公章管理中的违法、失职行为，将追究直接责任人员及主管领导的行政、经济直至刑事责任。

七、项目所有部门在使用项目公章前，必须带着自己需要盖章的文件内容，找项目主管领导审阅签字后，在盖公章。

公文管理办法、公文种类、公文格式

主讲：

冯林

一、为了公文处理工作规范化、制度化、科学化管理。

二、公司行政公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，

是依法行政和进行公务活动的重要工具。

三、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序

的工作。

四、项目报公司公文和业主监理单位行文。

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效

的原则，做到及时、准确、安全。

五、项目综合办公室负责项目公文处理工作，并配备符合岗位要求的专职或兼职人员

负责公文处理工作。

六、项目办公室要努力提高公文处理工作的效率和质量严格执行国家保密法律、法规

和其他有关规定，确保国家以及和企业有关的秘密的安全。

七、公文的种类主要有（决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪

要）等几种。

八、公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说

明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

项目发文标识为（路桥集团公路一局一公司）ⅩⅩ路ⅩⅩ合同经理部

九、发文字号包括机关代字、年份、序号。

联合行文只表明主办机关发文字号。

项目

发文字号为“路名、标段Ⅹ字〔〕Ⅹ”。

十、上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。

其中，“请示”应当在附注处

注明联系人的姓名和电话。

十一、公文标题应当准确简要地概括全文的主要内容并表明公文种类，一般不标明发文

机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

十二、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范经简称、统称。

除普发

性文件外，公文一般只能有一个主送单位。

应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位。

不要多头主送和越级主送。

十三、附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参

考。

公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。

被批转或转发的文件，也是公文的附件，应随同下发，但不必表明“附件”字样。

十四、公文应当加盖公章，（会议纪要）外。

联合上报的公文由主办机关加盖公章，联

合下发的公文，发文机关都应当加盖公章。

十五、成文日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准，联合行文，以最后签发单位

领导人的签发日期为准。

年月日要完整，不能省略。

十六、公文如有附件（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

公文应当标注主题词，

上行文按照上级单位的要求标注主题词。

文字从左至右横写、横排。

十七、项目的行文关系，应根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告。

项

目在工程管理期间，可向公司或业主监理单位行文。

十八、正文排版占满全页不能空下印章位置时，应采取调整行距，字距的措施加以解决，

务必使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。

十九、公文用纸，一般采用标准的A4纸（21０ｍｍ*２９７ｍｍ）公文缮印、用印应

规范化。

标题用２号宋体，正文用３号仿宋体字。

“主题词”３个字用３号黑体字，词目用３号小标宋体字，左侧装订。

公文打印完毕后，需要盖章时，要求上不压正文，下不骑年盖月。