word高级使用技巧Word文件下载.docx

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视图－标尺

如何使用标尺来进行缩进

鼠标点定：

“正三角”或“倒三角”拖动

⏹制表位

什么是制表位

制表位使用技巧

✧格式－项目符号和编号

✧编号－自定义

⏹文件的修订

作用

✧显示每个人的修改痕迹（包括删除、插入的内容）、时间、修改人的信息…

✧用不同的颜色予以区别

如何调出

✧工具－修订

修订项目设定

✧工具－选项－修订

使用技巧

✧显示

显示标记的最终状态

最终状态

显示标记的原始状态

原始状态

✧显示修订位置

前一处

后一处

✧修订的接受或拒绝

接受所有显示修订

接受对文档所做的所有修订

✧修订的拒绝

拒绝修订/删除批注

拒绝所有显示的修订

拒绝对文档所做的所有修订

删除所有显示批注

删除文档中的所有批注

……

插入批注

⏹项目符号及编号

✧自动排列项目符号

✧自动排列编号

如何调出项目符号及编号

✧调出菜单（略）

包括的内容

✧项目符号

无

△◆▽☆※■

✧编号

123、abc、ABC、ⅠⅡⅢ、①②③、一二三……

✧多级符号

1.11.22.1.12.1.23.1.3.13.1.3.2

使用技巧（以多级符号为例）

✧格式－项目符号及编号

✧多级符号并点中其中的一个，同时选中“重新开始编号”如图：

✧自定义

级别——可以不考虑（我是这样做的）

编号格式

编号样式

起始编号

字体——（中文字体－黑色不加粗、西文字体－Arial）

编号位置

对齐位置

文字位置（制表位、缩进位置）

✧同时使用标尺、制表位

✧公司目前最多使用4级项目符号

关键点

✧起始编号必须自带有底纹

✧其他几位编号不能带有底纹（对于非熟练者）、不是绝对的

✧有时1次不能够完成、需要2次，这是Microsoftword设计的缺陷（我在使用中的发现，因为始终不能解决）

⏹页眉及页脚

什么是页眉、页脚

如何调出页眉和页脚

✧视图－页眉和页脚

✧鼠标右键连击页眉、页脚处

仅仅一个页眉、页脚的制作（单页）

✧视图－页眉和页脚或鼠标右键连击页眉、页脚处，如图：

分别在页眉、页脚输入你所要的内容即可

一篇文档中需要插入多个页眉、页脚，经常出现的问题

✧编辑前面的页眉、页脚，后面的跟着改变

✧编辑后面的页眉、页脚，前面的也跟着改变，烦！

烦！

如何使每一页的页眉、页脚不同

✧插入－分隔符－下一页－确定

✧视图－页眉和页脚或鼠标右键连击页眉、页脚处，会出现下图

注意——关键点

✧在第二节页眉页脚输入前，必须使“链接到前一个”关闭——即不处于“高亮”状态。

如图

✧此时，才可以输入。

✧页脚也是这样，依此类推。

⏹书签的制作

插入－书签－添加

✧给书签命名，如：

物资装备管理体系概述

⏹超链接

插入－超链接－书签

找到命名的书签，在所需要的地方进行“超链接”

出现一只“小手”进行跟踪，有时候会“Ctrl+小手”，极不方便，取消的方法是：

✧工具－选项－编辑－用“Ctrl+小手”单击进行跟踪

跟踪返回、前进

✧视图－工具栏－Web

⏹流程图及其绘制

什么是流程图

流程图的基本符号及其含义（按照GB/T15498-1995《企业标准体系管理标准工作标准体系的构成要素和要求》）

显示图画

✧工具－选项－图形打“√”

绘图基本符号的调出

✧视图－工具栏－绘图

✧千万注意――“画布”不能打“√”

工具－选项－常规

□插入“自选图形”时自动创建画布——千万记得不要“√”

✧画出一个椭圆

✧对椭圆进行处理，如：

剪切

复制

粘贴

添加文字

设置自选图形的格式

线条与颜色

大小

版式

图片

文本框

✧如果有多个图形

叠放秩序

组合

做法是：

使用“选中图形”按钮，选中多个图形，进行

组合取消组合重新组合。

⏹公司体系文件的基本格式及编辑要求

基本格式

✧文件表头

内部控制制度管理规定

COSL/A&

S101-2006

第A版第0次修改

起草部门

审核

批准

第1页共8页

审计监察部

钟华

袁光宇

2006年6月发布

✧1目的

✧2适用范围

✧3引用文件/相关文件

✧4定义、符号和缩略语

✧5职责和权限

✧6管理程序（办法、细则……）

✧7附则

✧8相关附件

段落——1.5倍

字号、字体及要求

文件名：

3号黑体

不加粗

一级标题：

4号黑体

二级标题：

正文

4号宋体

西文

4号Arial

页眉页脚

5号楷体GB2132

表格标题

表格内容

5号宋体

编号

制表位——1.9cm

缩进——1.9cm

页面设置

上：

2.6cm下：

2.2cm左：

3.2cm右：

2.3cm

板式

节的起始位置：

奇偶页不同

首页不同

页眉：

2.0cm

页脚：

1.5cm

表格定位

选中表格

表格－表格属性－定位

⏹将excel转换成为word文档

做法

建立一个空白word文档

打开excel表格，复制表格

粘贴到word

关键点

在word文档留出几行，便于编辑和调整

注意页面设置：

横向和纵向

注意使用单元格的分割、融合

单元格的横向、纵向居中

⏹作业

将以下这篇文档按照上述要求进行编辑和排版

WORD打开篇

　　1、用我最近的文档

　　首先单击“开始”按钮，指向“我最近的文档”项，然后在需要打开的文档名上单击，即可启动WORD并打开该文档。

　　2、用“文件”菜单

　　单击“文件”菜单，在文件菜单最下方会出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开对应的文档。

在Word中最多可保存9个最近编辑过的文件名，缺省设置为4个。

若要增加或减少文件名的个数，可单击“工具”菜单中“选项”命令项，然后对“常规”选项卡中的“列出最近使用的文件数”进行设置即可。

　　3、直接打开

在资源管理器中找到要打开的文件，在该文件名上双击，即可直接启动WORD并打开该文件。

4、用快捷方式

　　如果是要经常使用的文件，可以在桌面上新建一个该文件的快捷方式。

如果要打开该文件，可以直接双击这个快捷方式图标，就可以打开该文件。

　　5、一次打开多个文档

　　先单击“文件”菜单中“打开”命令项，或直接使用工具条上的打开按钮，弹出“打开”对话框；

然后选中要打开的文档，如果要选中连续的文档，可以先选中第一个文档后再按住Shift键，用鼠标单击最后一个文档；

也可以按住Ctrl键，用鼠标选择不连续的文档；

最后单击“打开”按钮即可

WORD输入篇

　　1、输入上下标

　　先单击“工具”菜单，选择“自定义”，在“类别”选项中选“格式”，在“命令”中将上标（X2）和下标（X2）按钮拖到任意一个打开的工具条中，在该工具条中会立即出现上下标按钮“X2”和“X2”。

　　如需输入上标，例如23，可以先输入23，然后选中3，再单击工具栏的上标按钮即可以。

输入下标的方法同输入上标。

　　2、输入特殊字符

　　利用“符号”窗口可以输入不常见的符号。

　　单击插入菜单中的符号命令项，打开“符号”窗口。

可以在“符号”选项卡中先选择一种字体（一种字体对应一批符号，也可以不选），然后从“子集”下拉列表框中选相应的符号子集，找到需要的符号后，可以单击[插入]按钮在WORD的编辑窗口的光标位置插入选中的符号，也可以在找到需要的符号后，直接在该符号上双击。

在“特殊字符”选项卡中还可以插入：

版权、注册、商标等非常特殊的符号。

　　3、输入当前日期和时间

　　先单击要插入日期或时间的位置，然后单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令项，打开“日期和时间”对话框，选择好“可用格式”框中的日期或时间格式，按一下“确定”按钮，就可以将当前系统时间以静态文本的方式插入到文档中。

如果选中了“自动更新”复选框，那么就会将日期和时间作为域插入，则在下次打开或打印文档时会自动更新日期和时间。

　　4、输入分数

　　先单击“工具”菜单，选择“自定义”，在“类别”选项中选“插入”，在“命令”中将按钮拖到任意一个打开的工具条中，在该工具条中会立即出现公式编辑器按钮。

　　如需输入公式，先单击分工编辑器按钮，进入公式编辑状态，然后选择需要的公式符号，按照先后顺序输入相应的内容。

　　5、输入拼音

（1）使用注音功能

　　先输入汉字，然后选中输入的汉字或需要加注拼音的汉字。

下的中文版式子菜单中的拼音指南命令，在拼音指南对话框中，最好设置一下拼音的大小，要不然，出现的拼音可以无法看清。

（如果是为五号字加注音，可以选择拼音的字号为10.5）然后按一下“确定”按钮，就可以为选中的文字加注上相应的拼音。

（2）使用手工输入

　　使用注音功能有一个缺陷就是一般情况下它输入地都是正确的，如果在需要故意加注错误拼音时就不行了。

这时可以使用手工输入。

　　先输入不需要加声调的字母，然后将光标移动到需要输入带有声调字母处，单击插入菜单的特殊符号命令，在插入特殊符号对话框中，选择拼音选项卡，选择相应的带有声调字母，双击插入。

　　6、输入常见图形

　　要在WORD中输入常见的图形，可以打开绘图工具条。

然后在自选图形中，找到基本图形项，在基本图形项中选择需要的图形，如梯形，在插入的图形上单击，还可以对图形作简单的调整。

如白色的空心的小圆圈表示可以调整大小，黄色的菱形表示可以调整倾斜度，而绿色的小圆圈表示可以旋转该图形，以使它适合摆放的角度。

　　7、输入图片

（1）单击插入菜单中的图片下来自文件命令项，可打开“插入图片”对话框，在该对话框中选择好需要的图片后，按确定键即可。

（2）可以直接在图片的编辑软件中选中全部（或者部分）再复制（或剪切），将需要插入的内容放到剪贴板中，然后使用粘贴命令将剪贴板中的图片插入到打开的WORD文档中。

如果是全图插入，也可以直接选中该图片后，再再复制（或剪切），最后该图片插入到文档中。

　　8、输入视频文件

　　当你想把一段视频文件（以AVI格式的为例）输入到文档中时，最简单的办法先找到这个视频文件，然后选择并复制，最后将它粘贴到文件档中即可。

视频文件粘贴到文件档中后，一般只显示为一个静止的画面。

如果要播放这个，可以在这个画面上右击，在弹出的快捷菜单中单击“视频剪辑对象”下播放命令即可播放。

WORD格式篇

　　1、设置特殊大小的字体

　　在WORD中，设置的文字的大小，系统提供了最大为72磅，最小为5磅的选择范围，如果想设置超出这个范围的字也是可以的。

（1）定值设置法

　　先选中要设置特殊大小的文字，然后在字号框中单击，这时字号框中的当前值就会被选中，

　　这时，可以手输入需要的值，如800，但不能超过1638，也不能小于1。

（2）动态调整法

　　先选中要设置特殊大小的文字，然后按Ctrl+[减小字体大小或者Ctrl+]增大字体大小，连续按可以1磅为步进连续减小或增大字体的大小。

　　2、设置常用行距

　　如果你只是想把段落的行距设置为单倍、1.5倍、2倍，那么可以先选定要设置行距的段落，然后直接按Ctrl+1，设置为单倍行距；

Ctrl+5，设置为1.5倍行距；

Ctrl+2，设置为2倍行距。

　　3、精确设置段前段后距

　　有时需要增加一个前或者后行距，有人会用按回车的方法完成，但这种方面不够精确。

要想精确设置置段前段后间距，先单击格式菜单中的段落命令项，打开段落对话框，

　　单击“缩进和间距”，在“间距”栏中，通过微调按钮设置段前或者段后的间距，设置好后按确定即可。

（一般以行为单位，如果想以厘米、分米等作为单位，可以在组合框中单击，然后直接输入相应的数值即可。

）

　　4、应用模板

　　如果正常情况经常要编辑同一种类型的文档，除了可以直接修改以前的文档外，更有效的方法的使用模板。

通过使用模板可以大大缩短编辑的时间，提高编辑效率。

如果系统提供的模板不符合需要的话，即可以在原有模板基础上修改后保存为新的模板，也可以直接通过文件菜单的新建命令项打开新建对话框，在新建类型中选择“模板”项，然后按确定。

打开WORD编辑窗口后，将需要设置格式的地方都设置好，然后保存一下就可以了。

　　5、精确设置图片大小和位置

　　先在文档中插入图片，然后选中图片，右击，在快捷菜单中单击“设置图片格式”项，打开“设置图片格式”对话框，单击“大小”标签，在大小选项卡中的“尺寸和旋转”栏中会列出当前图片的高度和宽度，你可以直接在高度或宽度中输入需要的值，WORD会按原图比例进行调整。

如果不想按原图大小比例进行设置，可以去掉这个选项下的“锁定纵横比”前面勾。

　　单击版式标签，打开版式这个选项，在这里

　　已经列出常用的环绕方式。

单击“高级”按钮。

　　在高级版式对话框中选定水平对齐和绝对对齐下的绝对位置，然后在参照对齐的下拉列表中选择一个相对参考点（这里选择是页边距），并在后面设置合适的值，然后单击确定即可。

　　6、用文本框实现特殊定位

　　在打印一些交流材料的时候，在文档左上角会有一个接近纸边的小方框，使用一般的方法是没有办法输入到那个位置的。

这时可以借助文本框来完成这个任务。

　　先在文档中插入一个文本框，并有在文本框中输入相应的内容。

然后选定文本框（在边框上单击），右击，在弹出的快捷菜单中单击“设置文本框格式”项，打开设置文本框格式对话框，在该对话框中的大小选项卡中设置好它的尺寸，除了手工将文本框拖动到合适的位置，还可以使用前面讲到定图片的方法，给文本框精确定位。

　　7、竖排文字

　　如果想把一页或者整篇文档的文字都可以设置为竖排的，那么可以选中需要排列的文字后，

（1）在更改文字方向按钮上单击一下；

（2）或者是打开格式菜单下的文字方向命令，在文字方向对话框中提供了更多的格式，在需要的格式上单击一下，然后按确定即可。

　　8、清除WORD的格式

　　如果想更改他人制作的WORD文档，可能经常会出现有的不需要的格式就是改不了，那么这个时候，重新设置一下格式反而会显得更迅速。

这时，可以先打开这个WORD文档，然后使用另存为命令，在保存类型中选择“纯文本”，再打开那个保存好的TXT文件，把里面的内容复制过来，你就会发现原来的文档中所有的文字格式都被清除了，当然后如果有图的话也就被清理掉。

　　9、使用格式刷复制格式

　　在一篇文档中，如果有一些文字需要使用同样的格式，那么没有必要一个个的去设置，可以先设置好一个，然后选中它，并在格式刷上双击（单击只能用一次），然后在需要设置同样格式的文字上拖动，拖到的地方，文字会被设置成相同的格式。

　　10、查看格式

　　有的时候，需要了解一个文档中的一个部分使用了什么样的格式，这时可以将插入点移动到需要查看的地方，然后按Shift+F1按键，在窗口的右侧会列出当前文本使用的格式。

　　如果想看其它的文本的格式，可以用鼠标在其它的位置单击。

WORD保存篇

　　1、保存嵌入字体

　　在文档打印的时候，经常会发现在自己机上设置好的字体到其他人的机人就无法正常显示并打印，其实这是因为在保存时没有嵌入TrueType字体。

只有将TrueType字体与文档一起存储，打开和使用该文档的其他用户，即使其计算机中没有安装这些字体，才都可以显示和打印。

　　单击工具菜单下的选项命令，打开选项对话框。

　　单击该对话框中保存选项卡，勾选保存选项栏下的嵌入TrueType字体项。

只要再勾选“只嵌入所用字符”项，就可以把在文档中实际使用到的TrueType字体嵌入到文档中。

比如说，如果使用了某个字体中的32个（或更少）字符，那么Word只会嵌入这些字符。

　　2、快速保存

　　最快的保存方法，可以用鼠标直接按工具条上的那个小磁盘图标（保存按钮），也可以直接Ctrl+S键。

快速保存可以节省保存的时间。

　　3、保存文档副本

　　如果你想以当前的文档作为蓝本，在此基本上作些修改，但又不希望破坏原来的文档，那么使用另存是再好不过了。

你可以直接打开原文档，然后使用文件菜单中的另存为命令，输入文件名后，按一下保存按钮即可，并自动打开新建立的文档，且处于编辑状态。

　　4、为WORD文档瘦身

（1）打开工具菜单，单击选项命令，在打列选项对话框中单击保存选项卡，取消“允许快速保存”选项前的勾。

（2）在编辑好后，使用另存为命令将当前文档另存一下，一般情况下可以有效的减少文档的体积。

　　5、设置自动保存时间间隔

　　在编辑文档的过程中，经常会出现有时因为大意，而导致丢失文档信息的情况。

其实在WORD中已经内置了自动保存的功能，不过一般情况自动保存时间间隔被设置为10分钟，对于电压不够稳定的用户，除了配置UPS之外，设置合适的自动保存时间间隔也是防止信息丢失的有效手段之一。

　　单击工具菜单下的选项命令项，打开选项对话框，单击保存选项卡。

把自动保存时间间隔设置为一个合适的值即可，如5（分钟），设置的时间过短也会引起系统频繁保存的情况，降低编辑效率。

　　6、一次保存/关闭所有打开的文档

　　有时因为编辑文档的需要会打开多个文档，在退出时如果一个个的关闭比较麻烦，这时可以先按住Shift键后，再单击文件菜单，这时在该菜单中会多出“全部关闭”和“全部保存”两个命令项，通过这两个命令项，就可以一次全部关闭或者全部保存所有打开的文档了。

　　7、改变文件保存位置

　　正常情况下，Word会把文件保存到C:

\MyDocuments文件夹中，因为C盘是系统盘，有时系统会因为故障而重新安装，那么C盘中的数据有流失的危险。

我们可以修改其默认保存路径，避免这个危险的发生。

　　单击工具菜单下的“选项”命令，单击在“选项”对话框中的切换到“文件位置”选项卡，在“文件类型”栏中选中“文档”项，然后单击“修改”按钮，在弹出的对话框中选择好要保存的路径即可。

　　8、改变默认保存文件类型

　　在Word默认情况下，会将文件存为Word默认的DOC格式。

但是有的人可能会经常需要将正在编辑的WORD文档保存为其它格式，那么可以单击工具菜单下的选项命令，

　　在选项窗口中，单击“保存”选项卡，单击“将Word文件保存为”下拉框右边的箭头，在弹出的列表中单击自己想要的格式即可。

WORD打印篇

　　1、逆序打印，正序排列

　　word中的打印的默认方式是从第一页打印到最后一页，有时需要装订，再手工排列比较麻烦。

在打印前只要先打开“工具”菜单下的“选项”，在选项对话框中的打印选项卡中勾选“逆页序打印”即可解决这个麻烦。

　　2、同一文档不同页面方向

　　如果要在同一篇文档中设置竖向和横向两种不同页面，可以先选下需要改变方向的文档，然后再打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置页面方向，并在“应用选项栏中勾选“所选文字”即可。

　　3、去除附加信息

　　在打印前，打开“工具”菜单下的“选项”，在选项对话框中的打印选项卡中的打印文档的附加信息栏中去掉不需要的附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。

　　3、 

不用WORD也打印

　　如果一台没有安装WORD的电脑上打印WORD文档，可在打印前，先打开“打印”对话框中并选中“打印到文档”选项，然后按确定键，在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，把这个文件传到其他电脑上，即使那台电脑上没有安装word也可以打印。

　　5、公文套打

　　在政府办公应用中，常常会涉及到带有公文眉头的套打，这时，可以根据带有眉头的公文，设置好纸张的空的距离，并以些建立一个文件或模板，以后在需要套打的时候，可以直接以该文件作为母版进行编辑、打印。

　　6、折页打印

　　打开文件菜单，单击页面设置命令项。

在页面设置对话框中的页码范围栏中选择书籍折页，然后按确定。

再打开打印对话框，在该对话框中勾选“手动双面打印”项，这样打印开始后，两个连续的页面就会被打印到同一张纸上，把这张纸对折起来，就可以像书一样的翻看。

　　7、按需打印

（1）打印选定文字、段

　　先在文档中选定需要打印的文字或段落，然后单击文件菜单下打印命令项，在打开的打印对话框中，页面范围栏中单选“打印选定内容”，然后按“确定”即可、

（2）打印选定页

　　在打印的过程，有时并不需要打印文档的全部页，这时可以有选择的打印文档的一页或者、几页。

　　单击文件菜单下打印命令项，在打开的打印对话框中，在如果要打印的就是当前正在浏览的页，那么可以单击页面范围栏中“当前页”项。

如果不是当前页，可以单选页码范围，然后在页码框中输入需要打印的页码即可。

　　8、打印到特殊大小纸张

　　如果需要打印到的打印纸超出了系统提供的范围，可以通过单击文件菜单下的页面设置命令项，在页面设置对话框中的纸张项里，选择自定义项，然后设置相应的长和宽即可。

1、转换为网页

　　打开需要转换的文档，然后单击文件菜单下的另存为网页命令项，设