北京住房公积金管理中心Word文件下载.docx
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乙方应按照《企业档案工作规范》（国家行业标准DA/T42-2009）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《北京住房公积金管理中心业务档案管理暂行办法》等档案管理的相关规定，将甲方每年新增待入库的档案进行收集、分件、编档号、建立目录索引、导入电子档案管理系统、提供报表、编目、上架等，确保档案整理的合规性、完整性、可用性和保密性。
档案接收入库的检查标准、归档范围、归档办法按照甲方规定执行，应符合国家关于档案管理行业标准的要求及甲方档案管理的实际需求。
档案的检查、清点、验收、制作电子文件目录、交接工作在甲方全市各个网点进行，由乙方提供档案交接及信息录入的相关配套设备。
乙方装箱应根据档案箱容量和档案体积合理配置，箱体积容量100%充盈，避免人为因素导致箱体容积不能充分利用，剩余空间不得大于箱体容积的10%。
3.乙方负责甲方需要入库档案的物流运输。
档案的运输配送必须有专职人员全程押送，加强防护措施。
运送档案车辆为全封闭GPRS车辆，运输过程中押送人员不得擅自离开货车，运输车辆必须由两人同时监管，时刻保证运输途中档案的安全保密。
档案不得暴晒、雨淋或丢失，当天装箱交接完的所有档案，乙方需当天全部运输到库房。
4.乙方负责档案的入库工作。
乙方质检小组对物流车辆运回的档案进行质量检查；
数据挂接小组对质检后无问题的档案批量挂接到乙方的RFID档案管理系统中；
上架小组根据甲方的要求按照顺序依次上架，利用RFID手持读写器将档案箱与物理位置进行绑定，完成后由乙方质量检测人员进行质量检验，确保上架过程档案信息与逻辑位置的一致性。
入库上架档案的电子目录应于实体档案一致，档案入库上架信息在2个工作日内返回甲方。
5.乙方应在合同签订后6个月内，完成甲方档案库房项目存量档案的移交和入库。
其它新增业务档案按甲方要求按时入库。
（三）档案存储管理
1.乙方按照甲方档案存储管理要求，做好档案的日常安全管理工作。
2.乙方应提供全方位无死角的安全监控和监管服务，监控录像的数据保留不少于12个月。
3.乙方提供中央空调温湿度控制系统，使库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度范围在45%-60%。
4.乙方按照甲方要求，定期盘点入库档案，并接受甲方对新入库档案的抽查，按不低于5‰的比例抽查，发现问题应及时整改，抽查结果作为档案入库质量的考核依据。
抽查合格率低于97%的，扣减该批次接收档案箱数服务费用的10%。
抽查合格率低于95%的，扣减该批次接收档案箱数服务费用的20%。
5.合同服务期限为三年，合同期满，若甲方解除合同，乙方应提供不少于七个月的档案移库免租期，并保证移库前为管理中心提供正常调阅和送取服务。
（四）档案调阅利用和抽检验收
1.乙方根据甲方的要求及授权，以整箱或单卷档案形式送至甲方指定的调阅地点。
2.乙方应提供现场实物调阅、远程网络传输调阅、电子档案调阅等多种方式，满足甲方档案调阅利用需求，紧急调阅的确保当天送达。
3.档案调阅服务（含递送服务）均免费，每次调阅的档案数量不限。
4.确保调阅档案专人运送、安全、完整。
5.按中心要求接受抽检。
（五）提供甲方需要的其它档案管理服务
1.按甲方要求免费提供档案管理状况、入库量、调阅量、各类档案存储年限月报表、月结单等档案管理信息统计报表服务。
每季度进行档案整体盘库。
2.向甲方免费提供档案库房管理软件，可用于实现调阅、查询、统计等功能。
同时负责做好与甲方新系统中电子档案管理系统的数据对接工作，完成入库存储档案信息的导入工作。
3.提供档案箱、条码、锁扣、卷条码等专业档案用具。
4.提供历史入库档案的整理、著录和信息补录服务。
5.免费提供实体档案和电子档案管理的专家咨询服务。
6.免费提供不限次数的检查档案库房的车辆便利服务。
7.免费提供到期档案及废旧文件材料的销毁服务。
8.按甲方要求提供相应服务，含永久下架、清点、搬运等。
9.其他经双方协商确定的服务项目
第三条甲方的权利及义务
1.拥有对存储档案的所有权和完全控制权。
2.按本合同约定存储档案和调阅档案。
3.有权对乙方存储档案的库房及档案安全防护措施进行现场检查或远程监督，并有要求乙方及时整改的权利。
4．甲方有权对乙方的档案管理服务进行考核。
5.按照档案整理和交接要求，配合乙方做好档案整理和移交入库工作。
6.按本合同约定支付乙方相关服务费用。
第四条乙方的权利及义务
1.按照合同要求，对完成的服务项目具有收取相应费用的权利。
2.乙方提供满足招标条件的库房，依法配备符合国家规定的安全消防设备及其他安防措施，对档案库房具有管理权。
3.依据本合同约定的服务内容及标准提供专业化的档案管理服务。
4.对甲方存储的档案履行保密义务。
5.积极配合甲方开展档案库房检查工作，出现问题及时整改。
第五条服务费用、计算标准及支付清算
（一）合同年度费用总额为人民币：
￥3,716,000.00元/年（大写：
叁佰柒拾壹万陆仟元整）,期限三年。
（二）费用计算及标准
费用计算采取固定单价，以入库存储档案箱为单位，打包进行费用计算，以实际成果核准量，按月出具费清单，按季度据实结算费用。
即结算费用＝中标单价×
成果核准量。
1.档案存储费
存储费以档案箱为单位，计费时间自甲方确认档案进入乙方仓库（双方签收凭证交接单）后开始按月计算。
不足整月的，按当月实际自然天数折算（每月按30天计算）。
甲方按实际入库保管的档案箱数量进行相关费用结算。
2.档案接收和整理费
已移库档案按照业务部门、档案类型、年份、档案号、逐卷清点核对,按中心要求对档案进行清理入库；
对符合销毁条件的档案提供档案销毁目录，经甲方审核后乙方按照档案销毁流程进行档案销毁；
每年新增档案，由乙方按照甲方接收标准派人驻场，对档案整理完整性、归档材料的合规性，进行检查、清点、验收、制作电子目录、装箱、运输、入库等；
档案整理和已著录档案的信息补录等工作。
上述费用不单独计算，折入存储费，按实际入库时间计费。
3.计量标准及配套物品费
箱、件的计量标准。
箱以乙方提供的不同规格的档案箱为标准。
件是以甲方的文件盒、卷或册为标准。
标准档案箱、大档案箱、条码、锁扣等配套物品、耗材以单价和实际使用量计价。
具体收费标准参见附件一。
4.费用封顶原则，超出371.6万元的原则不再支付，由乙方承担，如有特殊情况，双方协商另行申报预算。
5.因甲方工作需要提供的其他服务，费用标准另行商议。
（三）费用支付
在本合同签订后，为保证项目的顺利实施，甲方根据财政预算拨付情况，具体按以下方式支付。
1.合同签订后十五个工作日内，甲方首次支付，即人民币￥：
1,574,200.00元（大写：
壹佰伍拾柒万肆仟贰佰元整）项目启动预付款。
2.2017年起，应付金额超过预付款的，按季支付前一季度产生的费用。
甲方确认费用清单后，10个工作日内付款。
3.乙方应当在甲方支付相应价款前三日内，根据甲方要求开具符合国家规定的该款项发票并交付甲方。
（四）费用的确认
1.乙方在每月初5日之前向甲方提供上月档案服务中文确认清单，甲方应当在收到乙方提交清单的五个工作日内进行确认（如遇法定节假日自动顺延）。
如甲方未在约定时间内进行确认并且无合理理由，视为甲方认可乙方该月的结算清单。
（五）支付账户信息
甲方应按照合同约定，支付到乙方提供的以下账户。
账户名称：
北京东港嘉华安全信息技术有限公司
开户行名称：
中国银行北京经济技术开发区支行
账户号码：
328556016479
第六条保密条款
根据有关规定，为了更好的明确甲乙双方保密职责，专门签订针对本合同的《北京住房公积金管理中心档案库房项目保密协议》（以下简称：
保密协议），参见见附件二。
保密协议是本合同不可分割的一部分，与本合同具有相同法律效力。
第七条违约责任、合同终止或解除
甲、乙双方应信守合约；
守约方有权要求违约方承担继续履行、支付违约金、赔偿损失等违约责任。
1.对于档案库房防盗、防火、防水、防有害生物、防有害气体等措施不符合国家相关标准的，自甲方发出书面通知后五个工作日内完成整改并达标。
整改后仍不达标并无合理的原因，每逾期一天，按甲方月存储费的5‰向甲方支付违约金。
2.
3.对于档案库房防光、防尘等措施不符合相关标准的，自甲方发出书面通知后十五个工作日内完成整改并达标。
4.
5.对于安全防范设施，24小时全方位监控、远红外报警系统运行正常，专职保安人员值守，保证中心档案的安全、完整，无丢失和毁损。
6.
4.因乙方原因造成逾期完成合同约定库存档案整理、存储服务工作，每逾期一天，应按未按时完成项目金额的1‰向甲方支付违约金。
5.档案库房在半小时内，温度差额不能大于10℃，相对湿度差额不能大于10%。
对于库房防高温，防潮等条件不符合相关标准的，自甲方发出书面通知后30个工作日内完成整改并达标。
6.档案调阅乙方未按时送达的，按照实际档案调阅数量每20元/册、15元/箱计算，向甲方支付违约金。
7．乙方公司及其工作人员在档案保管、运输过程中，造成甲方档案资料丢失、受损等情况，乙方须按以下方式承担赔偿责任：
7.1月会计报表、会计账簿、凭证、提取附件类档案等，乙方若发生丢失或损毁的赔偿费2000元/卷；
7.2会计年度报表，个人贷款业务单卷类档案，乙方若发生丢失或损毁赔偿费3000元/卷；
7.3其他类档案，如文书档案，保存期限为永久的档案，乙方若发生丢失或损毁赔偿费3000元/卷；
保存期限为定期的档案，乙方若发生丢失或损毁赔偿费2000元/卷；
若赔偿金额不足以弥补由此给甲方带来损失的，乙方还需承担由此引发一切不良后果及给甲方造成的实际损失。
8.任何一方违约，应承担违约责任，守约方有权要求违约方承担继续履行、采取补救措施、支付违约金、赔偿损失等违约责任。
如因违约方的违约行为导致他人要求守约方承担法律责任，在守约方承担法律责任后，有权向违约方追偿。
9.乙方发生以下情形，甲方有权单方面终止和解除合同
9.1乙方提供的服务未达到合同规定的质量及相关要求，甲方可通过书面方式发出整改通知书，乙方对甲方提出的整改通知应积极配合整改。
乙方在规定时间内未达标且无正当理由的。
9.2未经甲方同意的情况下，乙方不得将本合同约定服务交由第三方完成。
甲方解除合同的，乙方除退还甲方已支付的合同价款外，还需赔偿因解除合同给甲方造成的全部经济损失。
9.3乙方向甲方提供的所有产品、技术和服务，不得侵犯第三方的合法权益。
甲方解除合同的，乙方除退还甲方已支付的合同价款外，还需赔偿因合同解除给甲方造成的全部经济损失。
9.4如乙方发生任何违反中华人民共和国法律法规、中华人民共和国档案管理法律法规或档案管理行业通行规则的事项等。
第八条合同的补充
合同如有未尽事宜，须经合同双方共同协商达成书面补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。
第九条不可抗力
由于发生不可抗力事件而致使本合同不能继续履行的，双方应及时协商，并在提供相关证明文件后，本合同可提前终止，双方互不承担责任。
一方迟延履行后发生不可抗力的，不能免除责任。
乙方不承担因地震，海啸，台风，洪水，泥石流，疫情，战争，罢工，暴乱，恐怖主义行为，政府行为的原因导致的服务延迟履行或不能履行而产生的任何责任。
第十条授权调阅人及档案调阅时效
1.调阅采取《任务指令单》的形式，由甲方出具加盖单位印章的《任务指令单》见附件三，明确调阅人员、内容、方式、时间等，乙方按照《任务指令单》提供调阅服务。
甲方或其代表的《任务指令单》必须盖章、签字后（须与留存在乙方处的签字样本一致）以邮件、传真或书面的形式通知乙方。
2.档案调阅时效
指在甲方指定的时间内将其所指定的文件单位：
文件箱、档案盒或文件送到指定地点。
2.1常规递送：
当天9:
30前发出的调阅要求，在当日的16:
00前送达；
当天16:
00点前下达任务指令单，乙方在次日上午11点前送到。
2.2取货:
收到指令单后48小时内，按甲方指定地点取货。
2.3紧急调阅:
当天下午1点之前下达指令并且每次指令单调阅量不限,当天18:
00点之前送到,或节假日和工作时间外调阅。
2.4档案归还：
乙方应于档案调阅时间到期时，主动联系调阅人，并报告调阅任务指令单发出人。
配合做好档案调阅延期手续或重新办理调阅手续。
第十一条项目联系人
双方确定，在本合同有效期内，甲乙双方需指定项目联系人。
确定后，双方应以书面的形式通知对方，其内容包括：
联系人姓名、公司地址、通讯地址、电话、传真、邮箱。
项目联系人承担以下责任：
1.负责双方的联络工作。
3.负责完成合同所需条件的准备工作。
5.负责合同执行过程中双方相关事务的处理，并定期就执行过程中遇到的问题进行沟通，就沟通内容形成纪要。
7.负责合同审阅、验收、付款等工作。
8.
9.甲乙双方变更地址或项目联系人，应当及时以书面形式通知并电话确认另一方。
否则任何一方按照本合同约定的地址及项目联系人所发出的有关书面通知，均视为已送达。
10.
第十二条法律适用和合同争议的解决
本合同适用中华人民共和国的相关法律、法规。
双方因履行本合同而发生的争议，应友好协商解决。
协商不成的，任何一方可向甲方所在地的人民法院提起诉讼。
第十三条合同生效及期限
1.本合同有效期三年，自双方法定代表人或其授权代表签字并盖章后生效。
2.本合同一式六份，甲、乙双方各持三份，具有同等法律效力。
北京住房公积金管理中心乙方：
北京东港嘉华安全信息技术有限公司
甲方代表（签字盖章）：
乙方代表（签字盖章）：
合同签订日期：
年月日
附件一：
《收费参考标准》
供应商名称：
北京东港嘉华安全信息技术有限公司价格单位：
人民币元
序号
项目名称
价格
1
档案箱存储费
88元/箱/年
2
文件箱、条码、索条（套）
10元/套
3
检查、整理、验收、装箱、运输、建立索引、上架、下架
免费
4
调阅、查询、咨询、递送
5
销毁
6
历史入库档案二次整理、已著录档案的信息补录
附件二：
保密协议
北京住房公积金管理中心档案库房项目保密协议
鉴于：
甲、乙双方在2016年月日签署的《北京住房公积金管理中心档案库房项目合同》（以下简称：
本合同），甲方委托乙方为其提供档案库房及档案管理的相关服务，接触到甲方各类业务档案及文件材料。
甲、乙双方依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国保密法》及实施条例，根据甲方工作需要，现就保密事项达成以下协议：
第一条：
保密内容
1.与本合同有关的信息，包括合同条款、协商和谈判内容、商业计划等；
2.甲方委托乙方保管的档案中所记录的信息；
3.本合同约定服务过程中所产生的甲方客户信息、其他信息和数据；
4.其他有关甲方商业或其他方面的保密信息；
5.保密内容可以文本或电子等载体形式（包括但不限于文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、光盘、仪器、模型、口头、电子信息网络等）存在。
第二条：
保密期限
乙方承诺保护和维持以上所有保密内容的保密性。
本条所规定的保密责任，不受本合同履行期限的限制，直至该秘密被依法公开之日终止。
第三条：
保密义务人
1.乙方为本协议所称的保密义务人。
保密义务人是指为甲方提供相关服务而知悉甲方相关文件材料的本公司员工、关联方、第三方服务机构、服务人员等。
2.甲方不向乙方支付任何保密费用。
第四条：
乙方的保密义务
1.保密义务人对其知晓甲方的相关文件材料应严格保守，保证不被披露或使用，包括意外或过失。
即使这些信息甚至可能是全部由保密义务人因工作而构思或取得的。
2.保密义务人XX，不得以竞争为目的、出于私利、为第三人谋利、擅自披露、使用甲方相关文件材料等。
3.如果发现甲方的文件材料被泄露或者自己过失泄露，应当采取有效措施防止泄密进一步扩大，并及时向甲方报告。
4.服务关系结束后，乙方将甲方档案著录信息、利用调阅记录等，在协助导入甲方电子档案系统后，全部删除。
第五条：
保密义务的终止
1.甲方授权同意披露或使用相关文件资料。
2.有关的信息、技术等已进入公共领域。
第六条：
违约责任
1.乙方违反本“保密协议”约定，发生乙方或乙方员工原因导致的泄秘，按照严重程度乙方向甲方支付不低于一万元且不高于十万元人民币的违约金。
如果违约金不足以弥补甲方损失的，乙方应当提高违约金，直至赔偿甲方因乙方违约所遭受的损失。
2.如因乙方的违约行为导致他人要求甲方承担法律责任，在甲方承担法律责任后，有权向乙方追偿。
乙方同时还应当承担甲方为此支付的诉讼费、公告费、律师费、鉴定费、评估费等合理费用。
第七条：
争议的解决方法
因执行本协议而发生纠纷的，可以由双方协商解决或共同委托双方信任的第三方调解。
协商、调解不成，或者一方不愿意协商、调解的，任何一方可向甲方所在地人民法院提请诉讼解决。
第八条：
双方确认
在签署本协议前，双方已经详细审阅了协议的内容，并完全了解协议各条款的法律含义。
第九条：
协议的效力和变更
1.本协议自双方签字或盖章后生效。
2.本协议的任何修改必须签署补充协议。
3.本协议将作为2016年月日签署的《北京住房公积金管理中心档案库房项目合同》不可分割的一部分，具有同等法律效力。
本协议一式六份，甲、乙双方各执三份。
甲方（盖章）：
乙方（盖章）：
授权人签字：
授权人签字：
2016年月日2016年月日
附件三：
《任务指令单》示例
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