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三、本管理制度适用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位和长沙市档案馆的相关要求进行归档和移交。

第二节资料管理的职责划分与要求

项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司总部、上级主管部门及长沙市档案主管部门的指导与监督。

1、资料员的职责：

在总监理工程师的领导下，负责本工程图纸资料保管及技术档案的管理，制订收发文件编号及存档办法，在工作上对总监理工程师负责。

1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理及登记工作。

1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。

1.3、负责项目监理部与业主、各承包人往来文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅管理及归档管理。

1.4、负责整理汇总监理信息并收发相关的监理文件。

1.5、参加工作例会和工程质量评定会，参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收，负责对本项目监理部所辖承包人的资料编制和整理进行监督检查。

1.6、完成总监理工程师交办的其它工作。

2、专业监理工程师的职责：

2.1、审查承包人的施工计划、施工组织、施工方案，提出审查意见，供驻地总监理工程师审批时参考，并对计划的执行情况进行检查与监督。

2.2、审查承包人提出的各项资料，检查施工质量及施工进度，督促并审查承包人上报各类报表，并将有关质量控制的文件及表格归档。

2.3、分项、分部、单位工程完工后及时整理监理抽检资料，并指导、检查、督促各标承包人的资料整理工作。

2.4、组织领导现场监理人员的工作，填写监理日记并检查现场监理人员的监理日志。

3、现场监理员的职责：

4.1、参与审查承包人的施工进度计划和施工方案，并督促检查其执行情况。

4.2、执行监理细则，作好监理日志和填好各种监理图表。

4.3、严格施工现场监理，检查每道工序的施工质量，特别是隐蔽工程和关键部位的施工质量，及时做好监理抽检资料和填写旁站记录。

1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。

分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。

2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。

各道工序完成后，即时报现场监理员和专业监理工程师请求质量检验，监理工程师在收到质量检验申请后,最迟不超过24小时应给予现场检查和书面签复。

监理工程师签字后，承包人文档管理人员及时存档。

3、过程资料保存要求：

3.1、自检资料由施工单位保存；

共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件；

监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。

3.2、施工单位工地试验室出具的试验报告应加盖工地试验室试验检测专用章，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工证书资料，工地试验室只保存复印件；

项目监理部中心试验室出具的试验报告应加盖监理中心试验室试验检测专用章，试验报告原件保存在分项工程监理抽检资料中，中心试验室只保存复印件。

3.3、各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。

4、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据。

对于承包人上报的分项工程完工证书资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。

签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。

与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。

对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。

5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，也是竣工文件编制的直接参加者，不但要完成责任范围内的监理文件材料编制工作，而且要监督和指导监理所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。

6、工程具备竣工验收条件后21天内，承包人应按工程竣工验收的有关规定和合同文件的约定向监理、业主申请竣工验收并提供竣工资料。

业主在收到该申请及符合相关要求的竣工资料后21天内，成立竣工验收委员会，并通知政府有关部门，组织竣工验收。

若工程验收通过，监理、业主应在验收工作完毕后7天内向承包人签发交接证书，同时办理工程的移交工作。

若工程质量达不到合同约定的标准，则项目监理部应根据竣工验收委员会的意见，在验收工作完毕后7天内向承包人发出不予验收的指令，要求承包人对达不到合同标准的工程返工或修复，承包人完成上述工作后，应重新提出验收申请。

第三节资料管理措施

一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。

在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。

进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。

三、项目监理部应对承包人资料的编制和整理工作进行经常性监督检查，对检查中发现的不足项应要求其限期改正；

整改不符合要求的，对应的分部分项工程不得进行中间计量。

第四节资料管理制度

一、监理规划编制

1、监理规划应在签订委托监理合同及收到设计文件后编制。

2、由总监理工程师主持召开监理规划编制会议，确定项目监理机构；

布置编制任务和要求，明确编制工作职责，确定编制进度。

3、各专业监理工程师收集相关资料后按要求进行编制。

4、总监理工程师编审监理规划后，指定专人负责汇总、整理成册。

5、监理单位技术负责人审核监理规划。

6、监理规划应在召开第一次工地会议前报送建设单位。

7、必要时，总监理工程师组织专业监理工程师根据建设单位反馈意见对监理规划进行修改。

8、监理单位技术负责人审核批准修改后的监理规划。

9、随工程进展变化适时调整监理规划。

二、监理实施细则编制

1、监理规划编制完成后，总监理工程师列出各专业监理实施细则目录

并确定编写人。

2、各专业监理工程师按要求编写专业监理实施细则。

3、项目监理机构相关人员讨论、会审、修改监理实施细则。

4、总监理工程师审核批准。

5、随工程进展适时调整专业监理实施细则。

6、下列工程必须编制监理实施细则：

（1）采用新技术、新工艺、新材料、新设备的工程。

（2）专业性强、技术较复杂的工程。

（3）危险性较大的分项各部工程。

（4）政府监管部门和建设单位有要求的工程。

三、第一次工地会议

1、第一次工地会议应在开工之前召开，项目监理机构应在编制与提交监理规划的同时与建设单位沟通，提前其准时召开。

2、参加会议人员应包括建设单位、项目监理机构及承包单位的相关人员，必要时，可邀请与项目建设有关的其他单位人员参加。

3、总监理工程师对监理规划主要内容进行介绍。

4、总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。

5、与建设单位、承包单位共同确定工地例会周期、地点及主要议题，确定各方参加工地例会的主要人员、工作联系人。

6、专业监理工程师对建设单位、施工单位在本专业方面准备工作的缺陷应有记录。

7、项目监理机构负责起草会议纪要，并经与会各方代表会签。

8、会后已按约定时间将会议纪要发至建设单位、承包单位并签收，监理单位已存挡。

四、施工图会审与设计交底

1、图纸会审参加单位包括监理单位、施工单位、建设单位、材料和设备供货等相关单位。

2、施工单位和各参加建设的单位熟悉设计图纸，了解工程特点和设计意图，找出需要解决的技术难题，并制定解决方案。

3、项目监理机构组织承包单位、建设单位相关人员进行图纸会审，并整理成会审问题清单，由建设单位在设计交底前约定的时间内交设计单位。

4、图纸会审由施工单位整理会议纪要，与会各方会签。

5、工程开工前，参加建设单位组织并主持召开设计技术交底会，先由设计单位进行设计交底，后转入图纸会审问题解释，设计单位对会审问题清单拟定解答要点；

通过建设单位、设计单位、监理单位、施工单位及其他有关方研究协商，确定图纸存在的各种技术问题的解决方案。

6、设计交底由设计单位整理会议纪要，与会各方会签。

7、设计交底与图纸会审中涉及设计变更的应按程序办理设计变更手续。

8、设计交底会议纪要、图纸会审会议纪要一经各方签认，即成为施工和监理的依据。

五、施工组织设计（方案）审查

1、审查施工管理组织所确定的目标是否满足合同要求。

2、查验承包单位的企业资质、关键岗位人员和特殊工种人员的数量、资格证等级与所报施工组织设计资料、投标文件等是否相符。

3、施工组织设计的审查必须是在承包单位自审手续齐全（有编制人、承包单位技术负责人的签名和承包单位公章）的基础上，由承包单位填写“施工组织设计（方案）报审表”，对于重大危险源专项施工方案，承包单位应组织专家会审并按专家意见修改后，报送项目监理机构审批。

4、总监理工程师应在约定时间内，组织各专业监理工程师进行审查，专业监理工程师在报审表上签署审查意见后，总监理工程师审定批准。

需要承包单位修改施工组织设计时，由总监理工程师在报审表上签署意见，发回承包单位修改；

承包单位修改后再报审，总监理工程师应重新组织审定。

5、经审查批准的施工组织设计，承包单位应认真贯彻实施，不得擅自任意改动；

若需做较大的调整、补充或变动，须报项目监理机构审查同意；

承包单位若擅自改动，项目监理机构应及时发出“监理工程师通知单”，要求按程序报审。

6、施工单位的施工组织设计文件连同“施工组织设计（方案）报审表”均作为项目监理机构正式技术资料归档文件。

六、承包单位资质与人员资格查验

1、工程开工前，项目总监理工程师应组织监理工程师对承包单位申报的资质、人员持证上岗情况进行严格审核并现场验证。

2、专业监理工程师对审核验收合格的证件签署以下意见：

原件已核、人证相符、证件有效。

3、承包单位资质等级、承包范围不符合该单位在本工程中所承接的工

程要求的，对缺少本工程必须的特殊施工/安装许可证的，对缺少单位安全生产许可证的，总监理工程师应以“监理工作联系单”向建设单位书面提出更换承包单位的建议。

1、监理人员应在监理日记中记录承包单位资质、持证上岗情况。

2、对承包单位发出整改的“监理工程师通知单”，应抄送建设单位并跟踪整改情况，承包单位整改后有“监理工程师通知回复单”。

七、分包单位资质审查

1、专业监理工程师应在约定时间内，对承包单位所报资料的完整性、真实性和合法性进行审查（审查证件的有效期及载明的经营范围和承包工程范围，并留存复印件，复印件上要加盖其单位公章（红色原印），法人代表要对施工现场负责人出具法人授权委托书）。

必要时会同建设单位对承包单位选定的分包单位的情况进行实地考察和调查，核实承包单位申报材料与实际情况是否相符。

2、受承包单位在合同约定的时间内向项目监理机构报送“分包单位资格报审表”。

3、审查分包单位的营业执照、企业资质等级证书、特殊行业施工许可证、国外（境外）企业在国内承包工程许可证，业绩；

分包工程的内容和范围；

关键岗位人员和特殊作业人员的资格证、上岗证。

4、专业监理工程师在报审表上写出审查意见。

5、总监理工程师对报审资料进行审核意见。

八、建筑机械核查

1、施工机械进场前，承包单位向监理机构报送“进场施工机械设备报验单”，列出进场机械设备的规格型号、用途、规格、数量、技术性能（技术参数）、设备状况、进场时间，并给项目监理机构留有充足的审核时间。

2、机械设备进场后，根据承包单位报送清单，监理工程师进行现场核对，核查是否和施工组织设计中所列内容或与承包单位投标书附表所列清单相符。

3、审查施工起重机械设备、整体提升脚手架、模板等自升架设设施的检验检测报告和进场验收手续。

参与施工起重机械设备、整体提升脚手架、模板等自升式架设设施的试运行和安装验收，督促承包单位及时办理相关设备设施的使用登记手续。

4、大型设备使用前，承包单位必须取得相应安全职能部门的审查批准，办好相关手续后，专业监理工程师方可批准投入使用。

九、施工质量与安全保证体系审查

1、收到承包单位提交的施工质量保证体系、安全生产保证体系报审资料后，项目总监理工程师组织专业监理工程师对施工质量保证体系、安全生产保证体系进行全面的审查，专业监理工程师按第9.1.2条和表9-1、表9-2（详见《建设工程监理服务指南》）项进行审查，确定是否满足工程施工质量保证体系、安全生产保证体系的要求。

2、施工质量与安全生产保证体系审查的有关结果报建设单位备案。

3、项目施工过程中，专业监理工程师应跟踪考核施工质量与安全生产保证体系运行情况，督促承包单位不断完善质量与安全生产保证体系。

十、工程设备与材料验收

1、凡由承包单位负责采购的原材料、（半）成品或构配件，在采购订货前应向项目监理机构申报；

对于重要的材料，还应提交样品，供试验与鉴定，有些材料则要求供货单位提交理化试验单（如预应力钢筋的硫、磷含量等），经专业监理工程师审查认可后，方可进行订货采购。

2、施工承包单位按规定要求进行检验试验并提交检验或试验报告。

3、总监理工程师组织专业监理工程师及监理人员进行检查验收。

4、凡是没有产品出厂合格证明及检验不合格者应拒绝签认，不得进场；

已进场的，拒绝使用，并限期退场。

5、如果专业监理工程师认为承包单位提交的有关产品（设备）合格证明的文件以及施工安装单位提交的检验和试验报告，仍不足以说明到场产品的质量是否符合要求时，专业监理工程师可以再行组织复检或见证取样试验，确认其质量合格后方可允许进场。

6、未经监理人员验收或验收不合格的工程设备、材料、构配件，监理人员应拒绝签认，并应签发“监理工程师通知单”，书面通知承包单位将不合格的工程设备、材料、构配件撤出现场。

7、经专业监理工程师审查并确认其质量合格，堆场符合要求后，签署“工程材料/构配件/设备报审表”，准许进场。

8、在现场配制的材料，承包单位应进行级配设计与配合比试验，经试验合格后才能使用。

十一、施工试验考核

1、项目监理机构收到承包单位提交的“施工试验室报验申请表”及相关资料后，总监理工程师应组织专业监理工程师在约定的时间内进行考核，承包单位施工试验室、对外委托试验检测机构资质等级、试验范围、试验检测仪器与设备、试验人员应满足工程试验项目及要求。

2、专业监理工程师对施工试验室考核后，应对考核情况填写“施工试验室核查记录表”报总监理工程师审定签批考核审查意见。

3、施工实验室考查不合要求的，项目监理机构应限期整改，如整改仍不能达标，则要求承包单位选择对外委托施工实验室。

4、项目监理机构对施工实验室考核认可的有关结果应及时报建设单位备案。

十二、开工条件审查

1、项目监理机构收到承包单位提交的“工程开工/复工报审表”及相关资料后，由总监理工程师组织专业监理工程师进行核查，确认是否具备开工条件。

2、专业监理工程师核查“工程开工/复工报审表”及相关资料，并按照《建设工程监理服务指南》12.1.2的要求，签署审查意见后，报请总监理工程师审定。

3、对符合开工条件的项目，监理机构签署“工程开工/复工报审表”后，应报建设单位审批，经批准后方可下达工程开工令。

4、对不符合开工条件而开工的项目，项目监理机构应制止，制止不了的应按规定向建设主管部门及其职能部门书面报告。

一十三、安全监理

1、对所监理工程范围内的施工全过程（包括施工准备阶段、施工阶段和竣工验收阶段）的施工安全生产进行监督检查。

2、监理单位应当按照法律、法规和工程建设强制性标准及监理委托合同实施安全监理，主要的工作内容如下：

（1）施工阶段

1）编制包括安全监理内容的项目监理规划或专项安全监理规划，明确安全监理的范围、内容、工作程序和制度措施，以及人员配备计划和职责等。

2）对中型及以上项目或危险性较大的专项工程，编制专项安全监理实施细则，明确安全生产监理的方法、措施和控制要点，以及对施工单位安全技术措施的检查方案。

3）审查施工单位编制的施工组织设计（方案）中的安全技术措施和危险性较大的专项工程施工方案的安全技术措施是否符合工程建设强制性标准要求。

4）督促施工单位建立健全施工现场安全生产管理体系，检查施工单位工程项目的安全生产规章制度的建立以主专职安全生产管理人员工配备情况。

督促施工承包单位检查各分包单位（包括专业分包和劳务分包单位）的安全生产管理制度和安全管理体系及其专职安全生产管理人员的配备情况。

5）审查工程项目施工安全重大危险源目录、内容与工程项目实际情况是否相符，施工安全重大危险源防护保证措施是否符合工程建设强制性标准要求。

6）查验工程项目所有施工单位（包括专业分包和劳务分包单位）的资质和安全生产许可证，相关管理人员的安全生产考核合格证以及特种人员（包括电工、焊工、架子工、起重机械工、塔吊司机及指挥人员等）的特种作业证。

7）审核施工单位应急救援预案和安全文明施工措施费用使用计划。

8）审查工程项目及危险性较大的专项工程开工安全生产条件及各项手续。

（2）施工阶段

1）检查施工单位是否按照审查批准的施工组织设计、施工方案中的安全技术措施和危险性较大的专项工程施工方案组织施工；

审查施工安全重大危险源防护保证上措施是否得到落实。

2）督促施工单位对危险性较大的专项工程施工方案按照规定内容组织专家论证，并办理开工安全生产条件审查；

督促施工单位在危险性较大的专项工程施工过程中进行安全巡视检查，督促施工单位安全生产专职人员进行现场监控。

3）审查施工起重机械设备、整体提升脚手架、模板等自升式架设设施、钢管及扣件、漏电保护器、安全网等的检测检验报告和进场验收手续。

参加施工起重机械设备、整体提升脚手架、模板等自升式架设设施以及施工临时建设设施的安装验收，督促施工单位及时办理相关设备设施的使用登记手续。

4）检查施工现场各种安全警示标志设置是否齐全，是否符合强制性标准要求。

5）检查施工单位对施工安全重大危险源的台帐建立、检查记录、整改记录情况；

监督检查施工单位对施工现场安全重大危险源的动态管理情况。

6）核查安全防护文明施工措施费用专款使用情况，并按规定签署意见。

7）督促施工单位进行安全生产自查，对其自查情况进行抽查，检查自查记录。

参加建设单位组织的安全生产专项检查；

检查施工单位专职安全生产管理人员的工作职责落实情况，包括其工作日志；

检查施工临时用电、施工起重机械设备、整体提升脚下手架、模板等自升式架设设施的运行维护记录等。

8）建立工程项目安全生产隐患台帐，对安全生产违法违规行为和安全生产隐患，及时要求有关单位整改，并检查整改结果，签署整改验收意见。

一十四、签发停工与复工令

1、签发“工程暂停令”，发生下列情况之一时，总监理工程师可签发工程暂停令”：

（1）建设单位要求暂停施工，且工程需要暂停施工。

（2）为了保证工程质量而需要进行停工处理。

（3）施工出现了安全隐患，总监理工程师认为有必要停工以消除隐患。

（4）发生了必须暂时停止施工的紧急事件。

（5）承包单位未经许可擅自施工，或拒绝项目监理机构管理。

2、审核并签署工程复工报审表，在停工处理或承包单位停工整改后，由承包单位提交工程复工报审表，总监理载程师对其进行审核并签署、下达工程复工令。

一十五、工地例会组织

1、工地例会的形式、周期、参加人员及会议地点等在第一次工地会议上讨论决定。

工地例会一般一周召开一次。

总监理工程师可以在建设工程监理委托合同范围内组织召开专题工地会议，解决问题或专门事项。

2、工地例会由项目监理机构组织，总监理工程师主持；

因特殊情况总监理工程师不能参加会议时，应授权总监理工程师代表或专业监理工程师主持工地例会。

一十六、监理日记

1、关键岗位人员通过检查、检验、测量、巡视、旁站、对比、验收、通知、汇报、指示等监理活动过程获得工作信息，在监理日记中详细记录包括天气在内的当天施工正常情况和发生的不正常事件。

2、监理员在职责范围内把当天施工中发生的不正常事件报告专业监理工程师，专业监理工程师汇总本专业当天施工正常情况和发生的不正常事件，并在监理日记中详细记录。

专业监理工程师应把当天本专业施工中发生的不正常情件报告总监理工程师；

总监理工程师汇总项目当天施工正常情况和发生的不正常事件，并在监理日记中详细记录。

3、总监理工程师（或授权的监理人员）应整理当天发生的涉及建设工程监理委托合同范围内的工程施工大事件和监理工作重大事项，形成项目监理机构的监理日志。

4、安全监理日记的具体记录内容：

（1）天气记录应视工程建设的实际情况确定所记录的内容。

（2）施工单位在施工现场投入的人力、材料、机械设备的详细情况。

（3）当天施工现场安全状况、对危险性较大的分项工程所采取的安全措施的巡查记录。

（4）发现的安全隐患及处理措施（口头指令或书面指令情况）。

（5）危险性较大的分项工程的专项施工方案的审查记录。

（6）安全会议和安全检查的情况并跟踪其结果落实情况。

（7）各行政主管部门对工程项目现场的检查情况。

5、项目监理机构撤离现场时，监理日记应装订成册交回监理单位，项目监理机构监理日志应作为向建设单位移交的档案资料。

一十七、会议纪要

1、会议纪要的起草与会签：

第一次工地会议、工地例会、专题会议等的会议纪要均由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签。

2、会议纪要的签批：

会议纪要修改和会签完后，由会议主持方签批。

第一次工地会议的会议纪要由建设单位代表签批，工地例会、专题会议的会议纪要由总监理工程师签批。

3、会议纪要的分发：

会议纪要签批后，由项目监理机构分发与会各方。

4、会议纪要的跟踪：

总监理工程师（或总监理工程师代表）应派人跟踪会议精神的落实情况。

5、会议纪要的存档：

在工程实施过程中，由总监理工程师指定专人管理、存档于工地资料室。

项目竣工验收后，项目监理机构按城建档案馆管理规定作为竣工验收资料向建设单位移交或上交监理公司存档。

一十八、发放监理工程师通知单/监理工作联系单

1、“监理工程师通知单”主要针对施工单位的，属下行文；

而联系单可以对建设单位，也可对施工单位甚至对建设主管部门，属平行文或上行文。

2、问题比较严重（影响工程质量、