收费管理审计报告样本.docx

收费管理审计报告样本.docx

《收费管理审计报告样本.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《收费管理审计报告样本.docx（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

收费管理审计报告样本

关于物业公司四项目管理部

收费管理的审计报告

审报字（）第02号

按照集团公司年度审计计划,并经主管领导批准,由监察审计部组成审计小组,对物业公司下属四项目部的收费内部控制管理制度、流程等进行审计。

本次审计重点是对现有的各项收费内部控制的完整性、严谨性;以及、前三月的收费情况进行了审计。

我们采取了对收费岗位人员的访谈了解、收费流程的实地察看、抽查原始凭据、财务账与收费台账核对等我们认为必要的审计方法及审计程序。

本次审计的范围包括:

客服部门、工程部门、安全部门收费台账、收费流程,以及财务部门的会计账簿、凭证、经济合同等资料,本次审计的数据除特别提示外的截止日是3月31日。

下面分别将四项目的审计结果及审计建议汇报如下:

第一部分##物业管理部收费情况

一、##项目收费项目的基本情况

##项目收费可分四类:

自营收费、分成收费、代收代支款、暂收押金,详细项目如下表:

分类

项目

自营收费

物业费、车位管理费、加密费、小时工费、装修管理费、垃圾消纳费、异型卡、绿卡、计时卡、成人计次票、儿童计次票、游泳卡、中水费、底商物业费、底商空调运营费、底商中水、资源回收、停车场临停、消防泄水费、消防点位增容费、消防违约金、有偿入户维修费、暖气泄水费、电气增容费、装修违约金、游泳培训费、健康信息咨询、工本费

分成收费

供暖费、底商供暖费、底商热水费、热水费、直饮水、一期洗车、二期洗车、聚众传媒广告费、框架广告、车位租金

代收代支款

自来水费、底商水费、底商电费

暂收押金

直饮水水扣押金、装修押金、有缘卡押金、底装修押金出入证押金、场地押金、灭火器押金

下图为现有收费的基本流程图,其中红色部分为本次审计建议修正和增加部分,兰色线条为现金流方向,黑线条为票据和记录的方向,虚线条为核对工作:

二、本次审计发现的问题

1．收费单据无连续编号

现行用于直接收费的单据,如入户工程维修单、游泳计时卡收费通知单等直接收费的凭单,均无事先连续编号,不能控制收费单据和所收钱款完整地交到收款处。

各入户维修工人均可领用整本入户维修单空白单据,如接到维修指令后,入户后根据现场情况填写维修单,与客户确认收费金额后,开始维修工作,完成后,由维修工人收款,客户签字。

然后维修工人将维修单和钱款上缴给收款处。

由于此维修单无连续编号,因此上缴票据时不能检查出该票据是否与上次连续,不能控制其完整性。

经检查3月的工程维修日报记录和财务维修费明细账,3月15日工程部记录是收费70元,而财务收费是40元,少工程记录的5-1002的维修费30元;3月18日工程记录是40元,财务记录是35元,少工程记录的10-4-101的维修费5元。

与工程入户维修单相同道理,会所前台售计时卡时,使用的收费通知单无连续编号。

抽查3月财务会计记录与会所卡使用台账,会所售出卡收费均缴纳至收款处,但缴纳未做到及时。

如27日、28日、31日的售卡收入未在本月上缴。

2．发生数量较大的同类交易,未使用专用收据。

发生数量较大的同类交易,为了保证记录清晰,易查询核对,应使用专用收据。

如物业费、供暖费。

物业费和供暖费属于频繁大量发生的业务,但无专用收据,与其它业务混合使用。

在台账不健全、收费系统不完善的情况下,如出现数据错误,难以查清原始数据。

3．重要不相容职务岗位人员未分离

客服收款员（行政隶属于客服部,专业上隶属于财务部）负责现金收款的同时,又记录收付日记账、录入收费台账（收费系统账）。

每日以收付日记账进行交接,报财务部门。

财务部门只是被动接受收款员的记账信息,不能定期检查其交接的完整性。

经我们对供暖费台账（收费系统账）与会计明细账核对后,发现有相互不一致的记录,这表明每日日记帐与台账（收费系统账）有不一致之处。

即会出现实际缴款额与台账（收费系统账）记录有不一致之处（详细见报告第四部分）。

4．岗位间相互稽核无过程记录,导致错误发生。

部门中各岗位之间、各部门之间,应建立对关键控制点的稽核流程,并保留复核记录,如工程维修费的收取记录和台账记录的复核、临停收费收取记录和台账记录的复核、会计凭证的复核等。

上述第1种情况中,工程维修收费日报记录与会计记录有差异,均与未经内部复核、部门间未稽核有关。

如果能做到定期由不同岗位、不同部门的人员进行复核,数据应不会出现重大误差。

在核对临停收费记录中,发现计时卡收费需要人工计算,个别记录未按照规定标准计费,多计费。

说明部门内部未对计费进行复核,未及时发现错误、更正错误。

同时在交接班记录中,发现交接现金金额少于已使用发票金额的情况,亦说明没有进行及时复核,未及时发现问题。

另外在核对供暖费收费系统账与会计明细账时,发现少量相互不一致的记录,说明会计记录的内部复核、收费记录的内部复核、收费系统与会计系统的复核,均存在漏洞。

5．票证管理松散,无清晰完整的收发存记录,难以与实际收费核实。

现使用各种票证（如游泳票、游泳卡、门禁卡、临停发票、装修许可证等）的管理比较松散,无完整的收发存记录,不能经过其收发记录来核实收费金额的正确性、完整性。

票证的管理应等同于公司的有价实物资产管理,现使用各种票证的领用记录不完整,不能确认各部门已经领用的票、卡数量和号码。

同时,各种票卡亦未建立期末盘点制度、使用后核销制度,这样不能控制票卡的实际使用数量。

三、各收费部门、收费项目的实际情况

（一）会所

水健康会所承担游泳记时卡的直接收费,以及会所场地出租租金、底商各项费用、其它场地租金的到期通知、填制收费通知单等辅助收费功能。

记时卡的直接收费

Ø内控缺点:

计时卡出售收费,以收费通知单作为收费凭证,收费通知单无连续编号,可能产生款项截留、滞后上缴的漏洞。

Ø内控建议:

计时卡销售由收款处统一办理,并连续编号。

收款处建立计时卡领用存明细账,每月由其它岗位（客服主管）盘点实存卡数量,与明细账数量余额核对,保留盘点和核对记录。

由盘点岗位核实后,将本月已售卡的数量、金额报记账会计处,由记账会计核对本月的实收费情况。

会所前台负责卡的消费记录。

赠送卡与对外销售卡应分别管理,不得混合。

赠送卡使用行政部门流程。

Ø会所台账记录与财务明细账记录核对结果

抽查3月会所销售卡记录,与财务明细账记录核对,金额核对无误,但存在上缴款滞后多日的现象。

（二）安全部门

安全部负责对车库临停费的直接收费,对装修管理中的消防收费的辅助收费程序。

Ø车库临停费内控缺点:

计时卡收费需要人工计算,时有错误;

计时收费卡无连续编号,无领用数量记录,不能保证使用过的计时卡完整;

收费金额与使用发票无核对记录,出现个别错误。

如5#岗3月5日最后一班交接时,由发票使用情况看是实收21元,实际交接班时却交纳20元。

另外月末对当月的发票使用和实收费无核对记录,不能保证二者一致。

车辆出入卡进出时间与车辆出入库记录核对、上缴金额与实收金额核对过程无记录文件。

Ø内控建议:

加强收费安全员的培训,做到计费准确。

加强收费金额与使用发票的核对,实收金额与上缴金额的核对,实收金额与记账金额的核对,增加核对过程记录。

如在车辆出入卡增加核对记录签名一栏,由收缴费用负责人收缴停车费时核对签名,证明核对过程正常。

该内控流程的关键点可改进为:

a.计时卡连续编号,统一由财务部保管,由安全负责任人统一按月领用,并登记领用号码。

并按照实际情况分发给收费岗,并登记各收费岗的使用卡号。

b.每日由安全负责任人收缴停车费,并核对出入库时间记录,保证应收必收。

核对各岗位交接班记录,确保钱款交接、票证交接准确无误。

c.每月更新启用新收费计时卡,月底将使用过的计时卡统一上缴,由财务部门稽核岗核对使用过的计时卡是否属于上月领用,并汇总计算上月所有计时卡收费金额,与已记入财务账的当月停车费核对,核对一致后统一注销,如不一致找出原因。

d.安全负责任人凭缴费收据,记录台账,每月将本月缴款数报送财务会计处,由会计与财务明细账数核对。

Ø临时停车收费金额记录:

1月到3月安全部收费金额记录,共计收取12113元;财务记录1月到3月是12278元;相差165元。

另外,由于已使用发票无记录,无法核对票面金额与上缴金额。

（三）工程部

工程部主要负责有偿入户维修费的直接收取,装修管理中对暖气泄水费、电气增容费、装修违约金等进行核定金额的辅助收费功能。

1．有偿入户维修费

Ø内控缺点

入户工程维修单无连续编号,每个维修工人都有无号码维修单。

因此不能保证所有使用过的维修单能够完整的汇总到工程部。

由于工程维修单入户后可作为收费凭据,因此同样不能保证收费后的维修单和维修款全部交到收款处。

对入户后额外要求维修的工作无控制。

业主在原报修工作内容外又增加的工作内容收费无控制。

Ø内控优点

由客服部门进行回访,调查客户满意度,可初步核实收费的满意度。

Ø内控建议

建立专用入户维修单（四联:

维修工人、财务记账、工程部留存、业主）,事先连续编号,由财务部门或行政部门统一保管,经工程部经理授权同意,由工程部领用并做登记,记录领用存辅助账。

工程部将入户维修单分发给维修工人,并做登记,做到每个维修工人的维修单都登记备案,不得随意使用,在使用过后,保证存根的完整性。

收款处将收费后工程维修单盖”收讫章”,留两联,一联作为记账联并转财务,一联亲自转工程部。

同时开据收据,一联转财务,一联转业主（该联可先转客服前台）,一联留存根。

每月底,维修工人以自己的维修单存根与工程部核对,核对一致后作为该项目本月绩效成绩。

工程部以收款处转来的维修单与财务部门核对,核对一致后作为部门的绩效。

维修工人将核对后的整本存根,交与工程部,经检查无缺单并在台账记录上核销后,重新领取新维修单。

客服前台在收到收款处转来业主的收据后,与业主回访,是否收费一致,是否需要收据联（该步骤可适当实施）。

Ø工程部入户维修收费金额记录

抽查1月到3月记录,工程部记录是,1月1834元,2月1595元,3月3035元。

会计明细账维修费记录是,1月5955元,2月1500元,3月5520元。

分析差异原因是:

1）会计记账口径与工程部不一致,包括了其它工程收入;3）工程部记录笔误;2）工程部记录的部分入户维修费在财务部无记录。

以3月份为例,会计扣除3000元空调增容费,实际收费2520元;工程部入户维修金额扣除笔误部分,记录应为2510元。

二者相差10元,原因是3月15日工程记录多30元,3月18日工程记录多5元,3月7日工程记录少45元。

从3月份记录核对能够看出:

1）可能存在部分工程维修人员未在收款处交费,却在工程部上报了维修记录。

2）工程部门的记录未经复核,即上报公司,数据不准确可致使绩效考核不准确。

（四）客户服务部

客服部承担了项目部绝大部分收费项目的直接收费责任,除个别项目经过财务部门收款外,其它项目均经过客服部门的收款员处收取,包括收取安全部、会所、工程部直接收取客户的款项。

1．物业管理费、供暖费

Ø内控缺点

物业费和供暖费属于频繁大量发生的业务,但无专用收据。

与其它业务混合使用收据。

在台账不健全、收