主管角色认识与时间管理.ppt

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主管領導力訓練一起思考n什麼是領導？

什麼是管理？

二者有何區別？

n管理就是通過他人做好工作n領導是給予追隨者以希望和價值，讓追隨者作領導人認為應該作的事n管理-被管理者只是作管理者要作的事n領導-追隨者是作追隨者自己要作的事領導uu角色認識角色認識uu時間管理時間管理uu壓力管理壓力管理uu情緒管理情緒管理uu意願強化意願強化uu成長管理成長管理uu人際關係人際關係uu長處管理長處管理uu衝突管理衝突管理uu溝通管理溝通管理uu工作激勵工作激勵目標管理績效管理人員管理自我管理團隊建設管理向上管理向下負責自我管理nn角色認識nn時間管理nn壓力管理角色認識角色認識n資訊溝通角色n人際關係角色n決策者角色u及時將上級指令傳達到下級，變為部屬的行動u迅速將外部訊息及部屬情況回饋到上級，以供決策u橫向部門之間及時交流資訊、進展情況以利協作u在上級面前是被領導者,完成上級指令,在下級面前是領導者,下達指令並對結果負責u在同級面前,協作者的角色u在客戶面前是公司形象的代表,代表公司履行各項職責u將上級下達任務轉化為部門目標,並有效解決目標實施中的問題u幫助解決部屬目標實施中遇到的問題u要善於發現將來的問題,並將問題轉化為機會,作為制定規劃的依據檢驗自己的領導行為l與人分憂l瞭解每個人的長處，辦公室的門雖設而常開，為人解決困難、提供意見，經常到現場幫員工加油l謀求讓員工更有生產力，更關注公司的目標，並公平地酬勞員工l與員工相處融洽l沒有特權l高高在上l看不見他的蹤影，只會發號施令，等待結果出現l只顧自己的利益、地位和自己的對外形象l與員工關係不和l有特權l走動式管理l早到遲退l平易隨和l虛心傾聽同事和下屬意見l公司單位所重視的價值簡單明瞭l在辦公室裏大呼小叫l遲到早退l看不起普通員工l只會自己滔滔不絕地說教l把公司單位的價值複雜化l隨時可以找到l公平l有作決定的魄力l謙虛謹慎l不屈不撓地面對困難l有助理擋駕，普通員工找不著他l對同事和地位相當的員工公平，對下層員工刻薄l愛用老闆作擋箭牌l傲慢自大l運用手段逃避困難l把確認的價值原則堅持到底l簡化問題l能容忍公開的反對意見l能叫出下屬員工的名字l有堅強的信念l只有在自己的利益受到危害時才堅持原則l把問題複雜化l不能容忍反對意見l不能叫出下屬員工的名字l見風轉舵l必要時拼命工作l信任員工l把重要的工作分配給別人做l不作與公司發展無關的社交l樹立公司單位形象l不願拼命工作，只強調客觀原因l只相信制度條文和紙上的資料l把工作往身上攬l對社交樂此不疲l只樹立自己形象l勇於承擔責任l把功勞歸於他人l資訊回饋及時l該處分人時，從不回避l去蕪存菁l遇事尋找替罪羊l把功勞歸於自己，並埋怨部屬無能l資訊流到他辦公室就出不來了l找人充當惡人l老想擴大自己的下屬隊伍l下屬遇到問題時，總是去幫忙l在求強的前提下求大l尊重所有員工l瞭解業務，知道業績的真正貢獻人l說話誠實不欺，敢負責任l無端打擾下屬工作，常把下屬叫到辦公室來開會和訓話l只求大l鄙視基層員工l不知幕後英雄為誰l表態空洞無物、模棱兩可l主動放棄不必要的控制權l喜歡面對面交談溝通l直截了當l言出必行，為下屬員工所信任l承認自己的錯誤，安慰承認錯誤的人l對控制權情有獨鐘l喜歡報告申、批旅行l喜歡轉彎摸角l脾氣變幻莫測，只說下屬員工愛聽的話，討好下屬l死不認錯，老是責怪別人l不用行政規章來壓人l公開行事l紙上作業少l從內部提升人才l信守承諾l老是裝作公事公辦的樣子l行動詭密l酷愛紙上作業l老是從外面挖牆腳l不守諾言l辦公室平實無華l認為在單位還有人與自己一樣有能力l特別重視公司的目標和價值l公司第一l認為錯誤是種學習機會，只是不允許犯同樣的錯誤l追求華麗的辦公大廳l貶低下屬中的能人，以免威脅自己的地位l只自己重視自己的目標和價值l個人利益第一l認為錯誤就是十惡不赦，應該大加責罰時間管理TimeManagementnn時間管理是什麼?

nn時間管理的架構nn每日行事安排的技巧nn時間管理的實務應用nn各階層主管的時間管理跳出時間的陷阱六大陷阱nn過多的電話nn不必要的會議nn不速之客nn無意義的檔案nn無能的部屬nn刁蠻的上司時間管理是什麼?

什麼是時間管理？

一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。

時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。

二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。

時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。

時間管理不是什麼?

nn時間本身不是問題。

因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多nn所以時間管理的問題本身不在於時間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什麼?

nn時間管理就是自我管理nn自我管理即是改變習慣，以令自己更富績效，更富效能把事情很快地做完把事情很快地做完，叫做效率叫做效率把事情很快又很對地做完把事情很快又很對地做完，叫做效能叫做效能nn時間管理就是事前的規劃或長期的計劃你的時間管理出了什麼問題？

自我檢查11、我是否難以說清一天裏做了些什麼我是否難以說清一天裏做了些什麼？

22、我是否碰到了一個無法再拖延的問題我是否碰到了一個無法再拖延的問題？

33、我是否做了實際上不需要做的事我是否做了實際上不需要做的事？

44、我是否常常越權處理我是否常常越權處理？

55、我是否往往對某些任務要花費更多的時間我是否往往對某些任務要花費更多的時間？

66、我是否難以按時赴約我是否難以按時赴約？

77、我是否經常會忘記接下去準備做的事我是否經常會忘記接下去準備做的事？

如何找到原因1、我做了什麼根本不需要做的事？

2、我做了什麼能夠由別人，並且應該由別人做的事？

3、我做了什麼耗時過長的事？

4、我做了什麼會浪費別人時間的事？

你的時間管理出了什麼問題？

一、無法管理外在的要求主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。

擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。

換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。

你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有空的時間再來。

你的時間管理出了什麼問題？

二、做事沒有方法我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。

完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否找出最快速的方法。

不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？

你的時間管理出了什麼問題？

三、過度溝通而沒有想法如果真要開會，要避免毫無結果的討論。

當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。

但是會議的核心目的在於做出決策，而非討論。

主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然後在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什麼想法。

這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當下做出決策，開完會後所有就能立即開始工作。

時間管理的架構艾森豪法則艾森豪法則-排出正確的優先順序排出正確的優先順序能量曲線原則能量曲線原則-提高工作效率提高工作效率帕雷托帕雷托ParetoPareto法則法則-展開你的計劃展開你的計劃時間如何取捨艾森豪法則艾森豪法則-排出正確的優先順序排出正確的優先順序緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1st1st急急2nd2nd重重不重要的事不重要的事3rd3rd輕輕4th4th緩緩請排出正確的行事優先順序?

ABCD緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1st1st急急2nd重重不重要的事不重要的事3rd3rd輕輕4th4th緩緩正確的行事優先順序象限法-排定Priority第一象限第一象限急迫又重要的事急迫又重要的事必須做第二象限第二象限重要但不急迫的事重要但不急迫的事應該做第三象限第三象限急迫但不重要的事急迫但不重要的事可以做（亦可分派）第四象限第四象限不急迫又不重要的事不急迫又不重要的事何必做時間的取捨技巧很重要很緊急立刻親自處理很重要不緊急計劃性處理不重要很緊急授權委任不重要不緊急當作沒看見緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事設備故障設備故障,生產停擺生產停擺重傷害急救重傷害急救員工產生肢體衝突員工產生肢體衝突顧客抱怨顧客抱怨停電停電計劃之研擬計劃之研擬技能之提升技能之提升公關之促進公關之促進問題之調查問題之調查健康檢查健康檢查不重要的事不重要的事有些電話有些電話有些不速之客到訪有些不速之客到訪有些會議之出列席有些會議之出列席有些無謂的請託有些無謂的請託有些臨時的邀約有些臨時的邀約有些交際應酬有些交際應酬聊天廢話聊天廢話處理屬下之工作處理屬下之工作自我干擾自我干擾個人嗜好的沈迷個人嗜好的沈迷陷阱一:

時間的配置不對nn消極回應vs積極掌握nn危機就是轉機nn規劃重於做事nn最好的控制是預防nn預防勝於處理不合理的時間配置I.I.45%45%處理危機處理危機IIII5%5%IVIV15%15%III.III.35%35%明智的時間配置IIIIII1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”合理的時間配置I.I.20%20%全力以赴IIII65%65%計畫，並有條不紊地進行做到未雨綢繆III.III.15%15%花一點時間做，請人代辦，集中處理IV1%IV也就是說80%的努力是與成果無關的80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物一日之計在昨天下班前一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一週之計在於週日一月之計在於月底一月之計在於月底每日行事安排的技巧每日行事安排的技巧事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它每日行事安排的技巧我今天如何可以讓我更接近我的目標？

以完成自己人生目標一小步為主，不是只為別人做事而已！

不輕易的答應，勇於拒絕說“”，輕諾者必寡信！

我今天可以做什麼，好讓今天有最多的喜悅？

事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它每日行事安排的技巧重要緊急性的設定，該延就延（重要指的是對自己的重要）艾森豪法則授權（委外代工）（什麼事誰合適他甘願做的動機他如何做他打算做的計畫實施表何時該完成督導時間獎勵辦法）相關任務，一併處理事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它每日行事安排的技巧事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它目標三原則-導向原則：

依據公司總體目標及上級目標設立部門或個人目標SMART原則：

即目標要符合五項標準具體的（Specific）可衡量的（Measurable）可達到的（Attainable）相關的（Relevant）基於時間的（Time-based）承諾原則：

上下級共同制定目標，並形成承諾計畫的20%彈性時間每日行事安排的技巧每件事要給完成的時間（時限化）及時段計畫的20%彈性時間事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它每日行事安排的技巧依重要性排出順序來。

依順序一件一件地往下做。

事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它每日行事安排的技巧時間大餅的分割控制法則每天只安排50%的時間，其它留給彈性時間、突發事件及休息時間休息時間（每小時有分鐘的休息大休息時間）事件取捨性質分析確立目標時間評估排定順序執行時段執行檢討其它每日行事安排的技巧人喜歡”快樂”的感覺，不要把自己當機器目標引起強烈的行動早上刷牙想一遍今日行事及促進心情的愉快與自我激勵決策系統化（加權）會議的管理與主持避開干擾（找話題上廁所手機叫）專心做事獨立時間分鐘的提早利用生理時鐘及黃金時間（9-11，16-18，20-21）固定時段採買集中聯絡及鎖事處理Post