KFC员工内部系列-文档管理.ppt

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文檔管理目目录录1、概论2.文档的制作与发放3.档案管理的方法1、概论一一.文件、档案的概念文件、档案的概念1.文件法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料2.档案是一个单位在公务活动中形成的具有查考利用价值的归档集中保存起来的文件材料（包括技术图形、影片、照片等）3.文檔的格式:

q文件格式:

标题、部门代号、年号和顺序号q正式格式:

除综合性的报告、总结外,一文一事q文尾格式:

发文机关（落款或署名）:

对此文件负责的机关、人发文时间:

最后发出时间上呈、抄报机关:

使领导有所了解、对本部门有规范、管理的部门富士康企业集团富士康企业集团连络单连络单页次受文单位发文单位会办单位发文编号副本呈送发文日期主旨说明核准审核承办二、档案管理的意义1.作为法令的依据档案管理有利于随时查阅相关法令或本公司的规章制度、会议决定,为公司业务运行找到可靠的依据2.处理业务的参考使业务人员在处理业务时准确、全面、客观地了解企业情况,避免发生差错3.保密企业档案中,有些文件数据是秘密的,如果不专门加以管理,就很容易造成商业机密泄露,造成意想不到的损失三.档案管理的原则1.集中管理原则企业档案为企业集体所有,任何人不得占为己有,因此应集中管理档案2.共同分享原则尽量减少档案的复印份数及保管场所,提高档案的保密系数和安全性,同时降低管理成本3.分类归档原则及时分类、整理、编辑与传递,科学归档保管,提高管理质量与效率四.档案管理的任务一言蔽之一言蔽之使档案管理标准化使档案管理标准化系统系统化化信息化信息化1.收集、整理、保管和统计与本公司有关的各种档案2.办理档案的借阅,做好档案利用和研究3.鉴定,对超出保管期限的档案提出存毁意见n要求要求1.维护档案的完整性/安全性与便于使用相结合2.对电子文件筛选打印摘要送阅存盘（同时保存电子文件）2.文档的制作与发放n遵守公司及部门公文管理、保密相关制度n负责对本部门发出文件的严肃性、规范性、严谨性进行监督、检查n有责任注意本部门发文内容与其他部门发文不发生冲突、矛盾,发现问题时,应告知主管并提供相关文件、数据等n文件编号应统一管理n文种选用应统一管理n应对所制作的文件做好磁盘处理,并在磁盘和计算器内建立文件目录,便于修改或查询n应在保证时效性和保密性前提下跟踪完成文件的会签和印刷.文件在签发当日即应发放到指定单位或人员手中n发文前应保存文件底稿、附件及磁盘文件原稿,发文后应将文件原稿附发文签收记录收存入檔n传真发出前应检查所发传真是否有错漏;发出后应向对方电话确认是否收到.密级传真,应确认发至对方亲收.传真完毕须在传真件上注明,并根据需要决定是否存档3.档案管理的方法一.管理的方法包括:

收集、整理、鉴定、保管、提供利用均需标准化均需标准化系统化系统化信息化信息化二.收集1.,整理组合成案卷2.注意事项A.归档范围（哪些要归档,哪些不需归档）B.归档时间（既便于工作,又保证重件不丢失）C.归档要求（对归档文件提供系统性、完整性,要保持文件材料之间的历史联系,区分保存价值,分类整理）3.立卷区分保存价值,分类整理,立卷归档A.立卷注意点?

要符合文件形成的特点和规律?

保持文件之间的历史联系?

要考虑文件的不同价值?

组成的案卷要便于管理和查找利用B.立卷的方法?

按主题立卷?

按作者立卷?

按时间立卷?

按文件名称立卷?

按地区立卷C.拟写案卷标题?

要求:

准确、扼要、标准D.卷内文件的系统整理和案卷的技术加工?

卷内文件材料的系统排列?

编写卷内文件页号（按页张编制顺序号）?

编制卷内文件目录?

编制备考表（注明卷内文件缺损/修改/移转/借阅及归还/销毁）?

案卷的装订三.整理将已归档的档案进行分类组合,排列和编目,使之进一步系统化,以便管理、利用1.区分全宗:

必须按全宗整理,一个立文件单位形成的全部档案构成一个全宗.2.档案的分类:

A.单式结构:

?

年度分类法?

组织结构分类法?

问题分类法B.复式结构:

年度-组织机构分类法年度-问题分类法组织结构-年度分类法问题-年度分类法3.案卷的系统排列-按照一定的方法,把已经装订成册的案卷加以排列,以保持案卷与案卷之间的联系A.方法:

一般以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列B.按顺序排列好后,即着手登记本单位（部门）案卷目录表（附后）4.建立分类案卷目录A.依各单位（部门）登记之目录表,分类编成若干本案卷目录案卷目录=目录表+封面+备考表备注备注保管保管期限期限表内文表内文件张数件张数起止起止日期日期案卷标题案卷标题序号序号案卷目录表四.鉴定1.依保管期限进行文档的清存、销毁2.保管期满后的签定和销毁五.档案的保管1.日常管理2.安全保护六.档案的利用1.编制检索工具2.建立借阅制度七.档案的统计1.卷内文件目录和案卷目录2.总登记簿n结语nThankyou!

n再见!