会议室多媒体信息发布系统会议预约管理信息发布系统.docx

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会议室多媒体信息发布系统会议预约管理信息发布系统

会议室多媒体信息发布系统

系

统

方

案

书

www、mediadisp、cn

一、设计概述

一、项目描述

项目名称：

会议室多媒体信息发布系统

方案设计：

常州华夏杰诚信息科技有限公司

二、建设目标

本次会议中心会议预约信息发布系统方案，是把会议中心中会议室门口的液晶显示设备建设成网络化的会议安排通知信息发布管理平台。

通过会议预约信息发布系统，把各个显示设备连成一个多媒体信息网络，根据各个信息点的场地情况、及视觉效果要求22个会议室门口采用相同或不同尺寸的液晶电视，打造一流视觉体验，通过网络管理，简单操作，建立快捷的信息传送通道。

一般的由于会议房间较多，同时举行的会议较多，会议日程排布紧凑等等，如何将会议资源充分调度，以便能更加高效的为用户提供服务，成为会议服务商必须解决的问题。

其次，由于会议种类很多，与会人员常常需要引导，通常的工作方式在大厅设置引导牌，或者由服务人员口头告知，既影响了整个会议场地的整体形象，也非常不方便。

如何有效地展示会议日程及地点，有效的引导与会人员，是提升服务水平的重要内容之一。

另一方面，参加会议的人员因为具有流动性，因此累计人数是可观的。

同时，参加会议的人常常是各行业的决策者和领导者，如果能在会议中心展示一些相关的广告信息，将会取得良好的广告效益。

最后，会议中心因为人员集中，也非常需要主办方和管理方能够随时发布公告信息和紧急通知，以便在必要情况下对人群发挥引导和指挥作用。

设计本系统要求整套系统包括所有硬件设备和软件具有良好的稳定性，有较好的容错处理能力和监控能力。

能灵活的提供丰富多样的信息，还要求系统全面考虑到使用安全性以及系统的实用性和操作便捷等，使得本系统能为会议中心打造更通畅的信息平台，为商业推广、形象建设和公共信息等的发布服务提供最有力的支持。

具体应用场景：

会议室：

在每个会议室门口等位置设置液晶显示器或者大屏幕彩电，显示房间号、将要或者正在举行的会议议题、主办单位、会议时间等等，在信息发布系统中还可以将房间内的会议情况播放出来。

 其它办公区，在会议中心其它工作区域，也可根据需要放置显示终端。

注：

在系统里插播广告，有利于自身形象宣传也增加了广告收益。

使播放内容更加丰富，传达更多的信息。

三、遵循原则

我公司在整体设计与规划方面，充分考虑先进型、操作简单方便性、可以扩展性、兼容性、实用性等方面。

1、方便实用性

1、容易施工：

播放机与液晶间用VGA线连接，若需声音还需3.5音频线，播放机通过网线连入单位局域网，播放机和液晶都需安装电源接口，连入单位内网的管理员电脑安装Sqlserver数据库、信息发布系统主控端和会议预约系统。

2、容易维护：

整套系统的控制与管理均通过软件来进行，而软件界面设计须通俗易懂很容易操作。

硬件设备的维护要简单，即使出现严重问题也可以很快进行调试好。

3、简单安装：

软件安装使用简单，并且配有详细的操作手册。

2、技术先进性

1、通信技术方面，系统基于TCP/IP通信网络，除了紧急与实时信息是进行实时显示外其他信息都是存储在终端控制器内，然后按照节目表进行显示。

2、显示分辨率：

应用系统能集成不同的显示设备，充分考虑不同显示终端分辨率的问题。

3、控制系统先进性成熟性：

系统成熟稳定，可以解决实时视频、静态文字、动态图形等等多种格式文件，能够很好的解决高质量图像传输问题、图像分辩率问题。

3、安装、操作、维护升级的简便性原则

以提高系统的整体运行效率为出发点，根据简便性原则，针对系统内各子系统操作人员的实际情况和实际操作需要，全面系统操作链进行优化设计，使信号采集、传输和操作控制等各子系统的功能应用操作实现最优的效率状态水平。

系统的安装简单、升级容易，添加、更换设备不麻烦；控制界面简单明快、逻辑清楚，操作方便、快捷。

4、应用为先的原则

虽然，会议中心会议预约信息发布系统的建设提供了一个很好的信息平台，但更重要的是如何让这个系统服务是建设的核心目的，也是设计本方案的重要依据，如果本方案有最大的特点，那就是应用、应用，还是应用，这才是建设信息发布系统的价值体现，所以我们更关注用户应用。

5、可扩展性原则

系统设计和规划采用开放式模块化结构，选用当今主流先进技术，支持将来的扩容和平滑升级。

在保障满足用户现有需求的同时，更为系统将来的无缝扩展，平滑升级打下良好基础。

6、最低综合成本的原则

我们认为一套系统的综合成本不仅包含了建设成本，还包含了维护成本和管理成本，所以我们在考虑用最少的设备成本时，还要考虑维护成本和为之而付出的管理成本，一定采用稳定、可靠的设备，以降低系统的后期成本，在产品的选型上，尽量采用产品成熟、性能可靠的设备。

7、布线和电气安装标准

方案设计中靠近以下标准：

·中国电气设计规范

·工业电气设计规范

·GB/T50311－2000建筑与建筑群综合布线工程设计规范

·ANSIEIA/TIA607民用建筑通讯接地标准

·ANSIEIA/TIA-568A商务建筑布线标准

·ANSIEIA/TIA-569A商务建筑通道标准

·ANSIEIA/TIA-606商务建筑布线系统文档建立标准

·EIA/TIATSB-67商务建筑布线系统测试标准

8、专用产品标准

方案设计中涉及许多公司的专用产品，为保证这些专用产品的质量，制订了本公司的企业内部标准。

所有设计中采用的专用产品，其生产检验过程符合国家规定产品标准。

综上所述，要建立一个完整的会议中心会议预约信息发布系统，应充分考虑用户在使用过程中的问题，一方面既要考虑到用户的资金状况；另一方面要考虑到管理员的实际操作情况，简单、快捷、方便，要显著提高本系统使用效率，达到事半功倍的效果。

二、系统介绍

继报刊、广播、电视、互联网等四大媒体之后，以会议中心电视广告为代表的分散安装、区分不同受众、有针对性地播放广告和多媒体信息的新型媒体被称为“第五媒体”。

该系统基于网络平台，是专业的“第五媒体”播放系统。

它可以让用户轻松地构建多媒体信息联播网，提供功能强大的“第五媒体”编辑、传输、发布和管理的专业平台。

它将高质量的编码方式将视频、音频、动画，图片信息和滚动字幕通过网络传输到各播放端，然后由播放端播放输出，除了播放多媒体信息之外，还可以播放会议安排、天气预报、日历、公告通知等即时信息，在第一时间将最新鲜的资讯传递给受众人群。

随着现代科技不断发展，数字显示技术的应用将无处不在。

公司凭借其在网络、多媒体技术领域多年的技术积累，以及来自各方客户的反馈信息，历时4年研发出一套从节目制作、播放到发布、管理的系统。

这套系统解决了文本、图片、动画、音频、视频、数据库数据以及各种实时数据等在IP网络环境下从发布、管理到播放的一系列技术难题。

系统采用先进设计理念，开放式接口，可将多种应用集成进来。

系统可对多媒体内容的播放时间、播放次数及播放范围进行统计和记录，还可以在播放的同时实现更强大的交互功能，为打造新的传媒带来了机遇。

该系统是一种以信息输出播放为目的，以信息发布传递为主导的软件系统。

它通过将文本，图片，动画，视频，音频有机组合，实时的形成一段段连续的画面，并通过现有的各种显示设备，播放给人们观看，向人们传达各种宣传信息。

它采用了CS结构，主从式体系，借助于现有的通讯网络，将信息传送到网络内的任何地方并播放输出。

一、系统拓扑图

我们的系统是通过内部局域网管理分布在网络上的各个播放终端。

系统采用一台电脑控制多台播放终端机，每台终端机连接一个或多个液晶电视的工作方式。

二、系统组成

该系统由会议预约系统、发布端、网络平台、播放端和显示终端部分组成。

其中会议预约系统、发布端、播放端由我们的软件构成。

三、功能介绍

会议预约系统介绍

1、会议预约管理系统功能设计

1.1会议登陆权限分配

进入会议预约管理系统之前，根据登陆人员的操作目的不同，我们将操作权限分为管理员和游客二种，用户通过输入不同权限的用户名和密码，在登陆软件后实现不同的操作权限，以管理员身份进入系统，可以对系统内的数据进行增添修改，而以游客身份进入系统，只能进行观看和查询。

1.2人员添加及签到

一般情况下，企业开会都是内部工作人员参加，因此在会议计划做出之前，需要将企业所有员工及其工作卡添加到系统数据库中，以便在进行会议安排时，能很方便的把与会议相关的参会人员添加进来，以便与会人员登陆查看并准时参加会议，同时为了保证会议效率，我们要求所有参会人员都能准时出席，进行会前签到，因此会议预约管理系统要与公司原有的考勤系统融合，通过从考勤系统数据库中获取相关数据，通过考勤刷卡实现会议签到。

在与考勤系统的融合实现中，要求会议室门口的考勤读卡器与数据库服务器之间保持实时通讯，数据库服务器实时刷新相关读卡器的读取数据，我方通过一个实时数据获取软件，将刷卡情况与参会人员之间进行实时比对，并对其状态（出席、缺席）进行显示，如果参会人员在一场会议中重复刷卡，系统以最早一次刷卡时间为准。

对于非公司员工开会，如果有必要进行记录到会情况，可以手动添加人员姓名及卡号，进行刷卡签到或人工签到。

对于事先未安排会议的临时参会人员，在刷卡签到后，系统也会记录、显示，并标注为临时参会人员或旁听人员，以示区分。

1.3基本参数设置

在进行系统操作前，可以先把一些基本参数进行添加，在进行后续的操作时，可以方便进行选择。

●会议室的添加

我们预先把会议室的基本情况简单描述，在会议安排时，便可以在已经添加的数据中，安排合适的会议室开会。

●会议主题的添加

对于会议形式及主题，我们也可以提前录入，在会议安排时选择对应的主题形式，让参会人员心里有数。

●其他参数设置

预先安排的会议，由于某种原因需要延长开会时间，就可能会影响到后面的会议进行，我们设置一个报警提示，当会议预计结束时间快到或已经超过时，跳出对话框提示管理员，以便及时进行后续会议的调整。

1.4会议安排

待基本参数录入之后，我们便可以开始进行会议安排，接受会议发起人递交的会议审请计划，管理员根据时间优先、重要性优先等因素，合理进行安排，创建各个会议计划，创建会议需要选择会议室、主题、发起方及参会人员等信息，这些信息之前我们已经预先录入，只需要点击下拉菜单进行选择即可，再选择好会议日期和时间后，一条会议记录就已经创建了。

下图中，蓝底红字的会议记录就是在上图创建后生成的，所有会议创建完毕后就会在下图中显示出来。

1.5会议记录

管理员按照会议安排依次创建好会议，就可以在会议记录一栏看到所有创建好的会议记录，会议记录包括会议室、主题、日期和时间、发起方、会议状态等信息，在最下排有近段时间会议安排的时间标注图，便于快速察看会议时段安排情况。

如果想进一步了解会议安排详情，可以在该会议上双击左键，跳出‘查看会议’对话框，对于安排的会议详情做了全面说明，除了包括会议室、主题、日期和时间、发起方、会议状态等信息外，还有会议主讲、提纲、内容、参会人员等信息。

对于外聘专家到公司开会，如果需要在会议档案中记录，需要事先添加其姓名及卡号，在开会时请其刷卡签到，如果不方便由其本人刷卡，系统设置了人工代其刷卡功能，在会议记录右侧，点击会议情况，选择相应会议室，显示事先输入的相应专家名称和卡号，在模拟刷卡中输入卡号，即实现人工代其刷卡签到。

1.6会议结束、撤销会议、删除会议

如果会议创建后，与其他会议在地点和时间上有冲突，就需要对其中之一进行撤销，在会议记录对话框上选择需要撤销会议，然后点击撤销按钮即可。

对于误撤销的会议，可以在撤销会议界面，选择需要恢复的会议，点击恢复会议即可。

对于编辑错误的会议安排，可以进行删除，删除的会议不会留下记录。

删除会议都是由于误操作引