04档案管理检查评分表Word文件下载.docx

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制订档案人员岗位责任制，纳入工作职责和考核范围。

（有岗位说明书或工作职责等文字材料证明。

其中工作职责2分，考核2分）

4分

1.3

统一管理（共48分）

1.3.1

本企业档案室统一管理本企业全部档案（不含员工档案）或集中统一管理本企业文书（2分）、音像（2分）、实物档案（2分）和本企业专业档案目录（不含员工档案）（2分），并按规定向集团档案馆移交。

（按比例扣分）

10分

1.3.2

档案库房配有铁门（2分）、铁窗（1分）、铁柜（1分）或密集架（6分）、消防器材（1分）、去湿机（2分）、空调机（2分）、温湿度计（1分）等相关设备，并保持清洁（1分）。

16分

1.3.3

档案柜号、保存内容等标识规范（4分），档案按规范顺序排列（4分）。

1.3.4

档案统计、档案从业人员基础信息等及时、完整、准确（4分），并按时上报（2分）。

1.3.5

主动开发利用档案信息，做好查阅、借阅和利用效果登记。

（有档案查、借阅及利用效果登记表，1分；

有档案查借阅记录，4分；

有档案利用效果登记，3分）

2

档案具体管理（每一类档案管理均为100分）

2.1

文书档案（共100分）

2.1.1

归档文件收集（共35分）

2.1.1.1

归档文件齐全：

凡是具有保存和利用价值的文件材料全部归档。

（按类别比例扣分）

30分

2.1.1.2

文件归档范围准确：

不具有保存和利用价值的文件材料不归档。

（多1条扣1分，扣完为止）

2分

2.1.1.3

归档文件质量符合要求：

归档文件应为原件（1分），公司内部有落款的红头或绿头文件应为彩色文头并加盖相应的印章（1分）；

原件破损的要修裱，易褪变的要复印（1分）。

3分

2.1.2

归档文件装订（共3分）

3

2.1.2.1

归档文件装订规范:

每件中的排列顺序（1分）、装订位置（1分）等符合要求。

2.1.2.2

属于永久、长期保存的归档文件采用符合档案保护要求的用品装订。

1分

2.1.3

归档文件分类（共4分）

4

2.1.3.1

按“年度——保管期限”分类法进行分类。

2.1.3.2

归档文件划分年度准确。

2.1.3.3

归档文件划分保管期限准确。

2.1.4

归档文件排列（共3分）

归档文件按年度、保管期限、机构或问题排列。

排列顺序要相对稳定。

2.1.5

归档文件编号（共4分）

2.1.5.1

在归档文件首页右上角加盖归档章并工整标注（盖章或填写）相关内容。

2.1.5.2

标注总页数：

在每件归档文件的最后一页左上角或右上角标注该件归档文件的总页数（如归档章中有标识总页数的位置，则只标识在归档章中即可）。

2.1.6

制作目录（共4分）

2.1.6.1

全宗说明内容简明确切。

2.1.6.2

归档文件目录质量、数量符合要求。

（含总目录、永久保存目录1分，各要素齐全、质量等符合要求1分）

2.1.7

归档文件装盒（共8分）

2.1.7.1

档案盒规格（1分）、式样（1分）符合要求。

2.1.7.2

归档文件按保管期限（永久、30年、10年，1分）和室编件号顺序（从小到大，1分）装盒。

2.1.7.3

档案盒封面、盒脊填写完整、准确和美观。

2.1.7.4

填写备考表（备考表规范1分，填写1分）。

2.1.8

归档文件纸质、油墨（共1分）

归档文件纸质优良，无铅笔、纯蓝、红墨水字迹。

2.1.9

归档文件著录（共24分）

2.1.9.1

采用海航集团文档管理系统著录。

2.1.9.2

归档文件著录完整：

每年度均完整著录（6分），并把原文添加到档案管理系统中（4分）。

2.1.9.3

归档文件著录规范:

根据海航集团档案著录规则著录。

重点检查文件编号（2分）、文件形成日期（2分）、件号（2分）、题名（2分）、责任者（2分）等。

2.1.10

电子文件存档（14分）

2.1.10.1

电子文件收集齐全:

对本单位产生的具有保存价值的电子文件全部收集。

2.1.10.2

电子文件质量符合要求：

电子文件保存类型（1分）、公文格式（正式发文的要套绿色或红色文头）等符合有关要求（1分）。

2.1.10.3

电子文件管理规范：

文件夹分类（1分）、命名和电子文件命名方法（1分）符合要求。

2.1.10.4

电子文件安全备份。

2.2

员工档案（共100分）

2.2.1

员工档案材料收集与鉴别（共35分）

2.2.1.1

按照《海航集团员工档案管理办法》的收集范围及时收集员工档案材料。

（共九大类，其中第九类7分，其它每类2.5分）

27分

2.2.1.2

对收集归档的材料鉴别准确（3分），手续完备（2分）。

其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间、组织印章；

个人撰写的材料应有形成时间、本人签字。

5分

2.2.1.3

对不属于归档的材料，及时转递或按有关规定销毁。

2.2.2

员工档案材料归档和整理（共38分）

2.2.2.1

归档及时：

对收集的档案材料在半个月内归入档案袋（盒）内（3分，随机抽查上网文件，每发现1份未及时归档，扣1分，扣完为止），每年装订入卷归档一次（2分）。

2.2.2.2

分类准确：

按照《海航集团员工档案管理办法》

要求进行分类。

（随机抽查，按抽查差错比例扣分）

2.2.2.3

档案材料排列有序（3分），层次清楚（3分）。

2.2.2.4

加工合理：

拆除档案材料上的金属物（3分），对破损、卷角、折皱和档案封面的材料，应进行裱糊、压平、折叠和裁剪（2分）。

2.2.2.5

目录清楚，字迹工整，无粘贴涂改（2分），材料与目录相符（1分），材料形成时间填写无误（1分），材料份数和页码计算准确（2分）。

（可利用海航集团文档管理系统制作档案目录）

2.2.2.6

装订整齐：

档案材料装订后，表面平整（1分）、无脱页漏装（2分）、无损坏文字的材料（2分）。

2.2.2.7

档案装具（2分）、卷皮（2分）、目录纸（1分）等用品符合《干部档案工作条例》的要求。

2.2.3

员工档案保管与保护（共15分）

2.2.3.1

每管理1000人的档案，库房面积不少于20平方米（3分），档案库房、阅档室、办公室“三室”分开（2分）；

管理1000人以内档案，设专用库房（3分），阅档室和办公室合一，即“二室”分开（2分）。

2.2.3.2

配置铁质档案柜（2分）或密集架（4分）保管人事档案。

2.2.3.3

档案库房“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）设施基本得到落实，配有防盗门窗（1分）、灭火器（1分）、温湿度表（1分）、空调（1分）、防腐防虫物品（1分）。

2.2.3.4

配有切纸打孔机等用具。

2.2.4

员工档案利用与转递（共12分）

2.2.4.1

员工档案利用范围符合规定，审批手续齐全，借阅档案时间一般不超过15天。

（检查借阅登记表）

2.2.4.2

将员工信息翔实、准确录入计算机。

（按抽查差错比例扣分）

2.2.4.3

管理人员职务、工资变动时，及时续填职务变动和工资变动登记表，或将变动的信息及时录入系统。

2.2.4.4

转递员工档案须填写员工档案转递通知单，并通过机要交通转递或派人送取。

（检查是否有长时间滞留员工档案，如有，则扣除）

2.2.4.5

转出的员工档案，材料齐全，符合整理要求，无零散材料。

2.2.4.6

员工调动、职务变动或改变主管单位需转递档案的，其档案一般在15天内转出。

2.2.4.7

及时退回接收档案回执。

2.3

会计档案（共100分）

2.3.1

会计档案收集（共35分）

2.3.1.1

会计档案收集齐全。

如会计凭证（17分）、会计账簿（5分）、会计报告（报表）（6分）、其它类（2分）。

2.3.1.2

会计档案质量符合要求：

会计凭证、报告（报表）应为原件（4分，如有1件为复印件，扣1分，扣完为止），破损的要修裱（1分）。

2.3.2

会计档案立卷（组卷）（共57分）

2.3.2.1

会计凭证按规定进行立卷（共33分）

2.3.2.1.1

会计凭证卷内排序（2分）、装订（2分）规范。

2.3.2.1.2

会计凭证封面、封底用纸及各要素设置符合要求（4分），各要素（记账凭证起止日期及编号、保管期限、案卷号、会计主管、立卷人）标识完整（6分）、规范和美观（2分）。

12分

2.3.2.1.3

会计凭证使用装具盒，装具盒各要素设置符合要求（2分），各要素（记账凭证起止日期及编号、保管期限、案卷号、会计主管、立卷人）标识完整（6分）、规范和美观（2分）。

2.3.2.1.4

利用海航集团文档管理系统编制会计凭证案卷目录。

2.3.2.2

会计账簿按规定进行立卷（共10分）

2.3.2.2.1

会计账簿封面设置和填写（2分）、卷内排序、页号标识（1分）、装订规范（1分）。

2.3.2.2.2

会计账簿使用装具盒（1分），装具盒封面、脊背各要素（年度、全宗号、案卷号、目录号、保管期限等2分）设置、标识规范和美观（1分）。

2.3.2.2.3

利用海航集团文档管理系统制作会计账簿案卷目录。

2.3.2.3

会计报告（报表）按规定进行立卷（共10分）

2.3.2.3.1

会计报告（报表）封面设置和填写（2分）、卷内排序、页号标识（1分）、装订规范（1分）。

2.3.2.3.2

会计报告（报表）使用装具盒（1分），装具盒封面、脊背各要素（年度、全宗号、案卷号、目录号、保管期限等）标识完整（2分）、规范和美观（1分）。

2.3.2.3.3

利用海航集团文档管理系统制作会计报告（报表）案卷目录（1分）和卷内文件目录（1分）。

2.3.2.4

其他类会计档案按规定进行立卷（共4分）

2.3.2.4.1

其他类会计档案卷封面、卷内文件排序、页号标识、装订规范。

其他类会计档案使用装具盒，装具盒封面、脊背各要素（年度、全宗号、案卷号、目录号、保管期限等）标识完整、规范和美观。

利用海航集团文档管理系统制作其他类会计档案目录（1分）。

2.3.3

会计档案案卷排列与编号（5分）

2.3.3.1

会计档案案卷的排列方法应与会计档案分类相一致。

即一般采用“形式（名称）—年度—保管期限”排列。

即先按会计凭证、会计账簿、会计报告（报表）等排列（1分），然后再按年度和保管期限排列（1分）。

2.3.3.2

在一个年度内，在每类会计档案排列次序确定之后，将每个案卷均从1起依次编制案卷号，每类会计档案编一个流水号。

若会计档案数量较少，一个年度内也可排一个顺序号。

2.3.4

会计档案总目录编制（3分）

制作会计档案总目录规范、美观；

会计档案封面设置：

会计档案目录、全称名称、全宗号、形成年度等符合要求。

2.4

基建档案（共100分）

2.4.1

项目文件收集（共38分）

2.4.1.1

项目文件收集齐全。

项目文件可按建设程序划分为项目准备阶段文件（6分）、监理文件（6分）、施工文件（6分）、竣工图（6分）和竣工验收文件（6分）5部分。

2.4.1.2

项目文件质量符合要求：

项目文件为原件（2分），内容、书写材料（1分）、字迹（1分）、纸张（1分）、幅面尺寸规格（1分）、竣工图章（2分）等符合有关要求。

2.4.2

项目文件立卷（组卷）（共50分）

2.4.2.1

项目文件按单位项目、建设程序立卷。

15分

2.4.2.2

项目文件保管期限划分准确。

2.4.2.3

卷内文件排列符合要求。

2.4.2.4

案卷内封面（2分）、卷内文件目录（2分）、页号（1分）或是否加盖档号章并填写档号和序号（2分）、备考表（2分）等符合要求。

2.4.2.5

项目文件案卷或卷内文件装订符合要求。

2.4.2.6

案卷装具符合要求（2分），案卷封面和脊背内容标识（档号、案卷题名、编制单位、起止日期等）规范（4分）、美观（2分）。

2.4.2.7

案卷号编号符合要求。

2.4.2.8

编制基建档案总目录。

2.4.3

项目文件著录（共12分）

2.4.3.1

2.4.3.2

归档文件著录完整。

2.4.3.3

重点检查序号（1分）、文件题名（1分）、责任者（1分）、文件编号（1分）、日期（1分）、页号（1分）等规范程度。

2.5

音像档案（共100分）

2.5.1

音像档案收集（共35分）

2.5.1.1

音像档案收集齐全。

重点检查照片（共21分，抽查工作简报等，每发现少存1组，扣3分，扣完为止）、光盘（6分）、录像带（3分）齐全程度。

2.5.1.2

音像档案质量符合要求：

为原版、原件（1分），图像清晰、声音清楚（1分），文字说明（包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者或录制者）完整（3分）。

2.5.2

音像档案整理和保管（共50分）

2.5.2.1

音像档案分类（6分）、排列（4分）、编号（4分）和文字说明规范（8分）。

22分

2.5.2.2

音像档案保管期限划分准确。

2.5.2.3

音像档案装具（如照片册等符合国家规范）（4分）和保管符合要求，如底片、照片应恒温恒湿保存（4分），录音带、录像带要注意防磁、防火（2分），光盘要防光，避免灰尘和油污（2分）等。

2.5.2.4

音像档案录入海航集团文档管理系统（10分），并制作目录（3分）。

13分

2.5.3

电子照片存档（15分）

2.5.3.1

电子照片收集齐全:

对本单位产生的具有保存价值的电子照片全部收集。

（参照2.5.1.1评分细则）

2.5.3.2

电子照片质量符合要求：

电子照片保存类型等符合有关要求。

2.5.3.3

电子照片管理规范：

文件夹分类、命名和电子照片命名方法符合要求。

2.5.3.4

电子照片安全备份。

2.6

实物档案（共100分）

2.6.1

实物档案收集（35分）

2.6.1.1

实物档案收集齐全。

（主要含11大类，抽查工作简报等，每发现少存1件，扣5分，扣完为止）

28分

2.6.1.2

归档实物要保持整洁（1分）、无破损（2分）。

2.6.1.3

归档实物应当拍照归档。

（抽查，每发现少拍1件，扣1分，扣完为止）

2.6.2

实物档案整理（40分）

2.6.2.1

归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）（4分）；

可按物品种类分类，实物档案较少的单位，可不分类（4分）。

2.6.2.2

归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。

2.6.2.3

归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号（存档编号）（8分），并在不影响实物品像的合适位置粘贴档号标签（10分）。

18分

2.6.2.4

利用海航集团文档管理系统编制实物档案目录。

2.6.3

实物档案保管（10分）

实物档案应在档案库房或陈列室妥善保管（6分）。

未在档案库房存放的，应在海航集团文档管理系统中标明存放具体位置（如未存放也未标明的扣2分）。

实物档案按同类实物从上到下、从左到右排列（4分）。

2.6.4

电子实物档案存档（15分）

2.6.4.1

电子实物档案收集齐全:

对本单位产生的具有保存价值的电子实物档案全部收集。

（评分细则参照2.6.1.1）

2.6.4.2

电子实物档案质量符合要求：

电子实物档案保存类型（jpg格式）、图片质量、颜色（应为彩色）等符合有关要求。

2.6.4.3

电子实物档案管理规范：

文件夹分类、命名和电子实物命名方法符合要求。

2.6.4.4

电子实物档案安全备份。

2.7

工商档案（共100分）

2.7.1

工商档案收集（40分）

2.7.1.1

工商档案收集齐全：

向工商部门及有关行业的主管部门提交以及批复的所有文件资料，整套资料能够全面清晰地反映工商事务办理的全过程。

37分

2.7.1.2

执照类原件应复印后存档，公司内部有落款的红头或绿头文件应为彩色文头并加盖相应印章或将文书档案中保存的原件复印放至工商档案中保存。

2.7.2

工商档案整理和保管（45分）

2.7.2.1

工商档案以件为单位进行整理和装订（同文书档案）。

2.7.2.2

工商档案分类正确。

2.7.2.3

工商档案排列正确。

2.7.2.4

工商档案按件编号并在每件右上角编文件档号。

2.7.2.5

利用海航集团文档管理系统编制工商档案目录。

2.7.2.6

工商档案应在档案库房妥善保管。

2.7.3

电子工商档案存档（15分）

2.7.3.1

电子工商档案收集齐全:

对本单位产生的具有保存价值的电子工商档案全部收集。

2.7.3.2

电子工商档案质量符合要求：

电子工商档案保存类型（jpg或pdf格式）、颜色（应为彩色）等符合有关要求。

2.7.3.3

电子工商档案管理规范：

2.7.3.4

电子工商档案安全备份。

2.8

其他档案（每类档案100分）

设备仪器、教学等档案按有关规定进行整理。

注：

1.综合得分计算方法：

（档案综合管理得分＋每类档案检查总得分）÷

（1+检查档案类别总数）=综合得分。