商务沟通方法与技能复习.docx

商务沟通方法与技能复习.docx

《商务沟通方法与技能复习.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务沟通方法与技能复习.docx（28页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

商务沟通方法与技能复习

商务沟通方法与技能知识点汇总

第一章学生成长档案

⏹建立任务优先顺序

有效的时间管理：

要把所有可利用的时间尽可能得投放到最需要的地方，其关键在于制定合适的时间计划和设置事情的先后顺序

有效的时间管理需要以下的步骤来实现：

（1）列出所需要完成任务的清单

（2）为确定任务的优先顺序做准备

（3）对各项任务的优先顺序进行排序

有效时间管理的第一步是列出所需要完成任务的清单。

1．任务的简要描述

2．任务下达方

3．任务完成时间

4．任务完成方式

5．与任务有关的其他人员

6．各任务之间是否相互依赖

7．预期完成各任务所需要的时间

这份任务清单为时间管理的第二步，确定优先顺序做准备。

这取决于各项任务相对于其他相关任务的紧急程度和重要程度

具有高度重要性的任务具备以下特点：

1）没有按期完成任务可能会带来严重后果。

2）其他重要任务取决于该任务的完成

3）其他人的活动受到该任务的印象

如果你有一项紧急任务，但同时还有很多重要任务需要完成，那么以下两种技巧可能对你有帮助：

1　把紧急任务委托给他人，这样你就能有限处理重要任务

2　请求延期完成紧急但不重要的任务

一旦优先顺序确定以后，就应对各任务的优先顺序进行排序。

这表明:

a.把重要且紧急的任务定位最高优先级

b.将紧急且可在有效时间内完成而不会影响重要任务的任务定位次高优先级

c.将重要但不紧急的任务定位再一次级的优先级

⏹优先顺序的ABC分类法

每一类别分别有自己占总体事物的比例，依据这一分类，以进行不同的管理策略，从而有效地提高工作效率和经济效益

ABC分类法是根据某些重要性度量标准将事物划分为A、B、C三类，然后据此进行不同的管理策略，从而有效地提高工作效率和经济效益。

其中，A类事物非常重要，B类事物次之，C类事物最不重要。

A类事物是管理重点，需要对其实行严格控制

C类事物不是管理重点，只需进行宽松控制

B类事物得到的控制水平介于二者之间

（除了在企业进行重大事项决策时可以对事项进行优先顺序进行一个系统排序外，ABC分类法还可以用于对居民收入进行分析，也可应用于库存管理、企业生产的产品类型决策、物流管理、产品成本等多个领域中）

为提高时间管理效率，你需要学会如何把时间合理地分配给这些不同类别的任务，同时应恰当运用质量时间。

当用于任务的时间具备以下特征时才被视为质量时间

1．以全神贯注的方式

2．所需信息和资源很容易弄到

3．无任何中断

4．与该任务有关的人员可随时参与任务的完成

优先顺序的ABC分类法和时间管理矩阵都可用于制定每日或每周时间计划表。

1）列出每日或每周需要完成的任务及要实现的目标

2）将每日或每周的工作时间以特定的时间段进行区别

3）判定每种任务的有限顺序

4）分析如何会做的更好

⏹分析时间

分析我们是否有效利用时间的方法很多。

这些方法包括

1.通过写时间日志或者估算完成各项主要任务所需时间来评估自己的工作绩效

2.从别人那里获得反馈和指导

3.从指定一个行动计划来预测当我们更有效地利用时间是，我们的行为将怎样变化

时间日志是对我们每天所做事情及花费时间的详细记录，任何时间日志都应当：

1）详细记录所有需要花费时间的任务，各项任务一经结束就要注销其优先顺序

2）记录所有无效的时间。

（无效的时间包括各种干扰，及那些不应该承担的任务。

不应承担的任务可能是因为不在你的工作范围之内，或者任务本身没有价值，做了也是白费功夫）

创造时间的办法包括以下几种：

v提高工作质量，避免犯错误，因为现在工作中出现的错误势必日后采取措施来纠正

v明确你在做什么，以避免出现需纠正的错误

v保持桌面整洁、文件档案拜访整齐和计算机文档有条理

v尽量将任务授权

v确保你只做自己分内的工作

v分批执行任务以减少任务转换的时间

⏹学生成长档案

学生成长档案旨在促进你的学习并帮助你获得技能。

学生成长档案是对学生在学习过程中取得进步的记录，主要集中在课堂学习方面，但也包括个人爱好和职业兴趣以及通过兼职或全职工作与参加志愿活动所获得的经验、知识和技能。

学生档案的作用：

1.学生成长档案为每个学生用于就业、未来教育和培训目的所承建的建立提供了一套证明文件

2.有助于学生明确其未来的职业方向

3.有助于提高学生的学历能力

4.有助于学生进一步发现自己的优缺点而识别进一步发展的机会

学生成长档案应涵盖所有可能会促使你学习的因素。

这一点很重要。

你不仅应考虑你的学习课程，还应顾及个人爱好、就业、已参加的俱乐部和社团、任何志愿者活动、以往获得的资格认证以及你的家庭责任和活动

⏹学生的角色

作为学生，你应在学习过程中建立自己的学生成长档案。

为此，你需要承担以下工作/责任:

✧通过你的学业学习和其他活动开发技能

✧通过你的学习日志进行自我反思

✧定期检查这些档案文件

✧年终检查这些档案文件

✧课程结束时检查这些档案文件

⏹学生成长档案的重要性:

你需要具备以下技能:

✓计划和组织技能

✓信息处理技能（包括获取信息、分析信息、评估和解释信息。

信息包括书面材料和数字材料。

这将提高你识别、评估信息并从中修炼出所需信息以及做出相应的解释和介绍的能力，以便这些信息可以被需要的人阅读和理解）

✓沟通技能（包括书面表达能力和对一定范围的听众发表演讲的能力，包括写备忘录、报告以及口头沟通技能。

通过参加课外活动可以锻炼口头沟通技能）

✓合作技能（是团队成员必须具备的重要能力，可通过课堂模拟和像球类这样的户外运动来展现）

✓创造性技能（要求发挥你的想象力，可以通过承担课堂上的创新性任务以及个人生活中的活动来展现你的创造能力）

✓解决问题技能（包括理解和应用已有知识来识别和解决问题，可以通过课程作业和课外活动来展示你解决问题的能力）

✓技术技能（包括利用电子媒体来解释和展示工作，可以通过课堂练习和课外活动来展示）

无论是短期抑或长期的计划和组织都包括时间管理\项目管理和项目评估，这将有助于提高你编排工作任务时间表的能力

⏹记录学习的方法

1　你应该坚持做周时间计划、周任务的ABC分析和每日“要做的事”的列表。

2　你必须坚持写学习日志。

如果学习日志记述的是你在工作和社会生活中所遇到的事情，并谈及自己的感受，那么你就能由此得出结论，而这些结论有助于你更多地了解你自己和学习方式

3　你必须填写各种课程学习表。

这些表提供一个更正式的学习记录

4　你需要确保你采用了恰当的学习策略和方法。

应考虑正式的课程学习和非正式的课外学习，他们在学习策略和方法方面存在差异。

用学习日志来记录你的感受。

定期审阅这些学习日志来评估你的学习过程

5　当你开始写学习日志时，你应该审查日志的内容，并询问自己有没有出现新主题或者为达成目标你必须采取一些重要行动

⏹支撑材料

包括：

a.已完成的学习任务和学习日志

b.已完成的课内、课外练习和自我评估检测

c.相关课程作业、作业成绩和考试成绩

d.教材和学习笔记

e.简历

f.工作申请结果—信函、访谈、测试等

g.工作证明、工作评价

h.工作经验：

全职工作、兼职工作和假期工作

i.对所学课程的培训的概述

j.公司参观和客座演讲等

第二章商务沟通的重要性

沟通：

通过语言、符号和行为传递或者交换信息、想法和情感。

（1）在沟通中要减少不必要的沟通环节，做到及时，准确

（2）在沟通时要采用合理的沟通方法，如对一些数量较大的，内容

较多，容易混淆的信息，要采用文本形式，做好记录

（3）对于沟通过程中信息的变化要做及时跟进，确认，以免发生错

误

（4）在工作中一定要细心，认真，千万不可马虎

商务沟通主要包括：

1．与员工的沟通

2．与管理者的沟通

3．与公司的客户沟通

4．与供应商的沟通

5．与其他有联系的外部机构的沟通

准确的信息对于成功的商务沟通时很重要的

1　首先，员工需要被告知与工作相关的或者所谓的内部信息。

因此组织内部必须有沟通，并且它可以有很多种形式。

某种形式的培训可以有助于确保员工明确的确切要求

2　工作中的潜在规定需要被商务活动的参与者所了解，有助于整个商务活动的参与者所了解，有助于整个商务活动的正常进行

3　商务沟通方式随着科技的发展也发生着变化，应该利用计算机技术，加快信息的传递，准确的把握信息是信息时代商业活动的要求

沟通的重要性或用途：

1、作出有效的决策，需要获得最准确和最新的可用信息。

2、向员工发出指令，以便他们根据要求完成任务。

3、使组织内同一级别的同事能相互交流。

4、和外部联系。

5、通知员工正在发生的事。

6、提供给员工关于薪酬、养老金、休假、其他福利和总体工作条件等方面的必要信息。

⏹沟通对象和类型

v沟通的对象

●员工。

（没有员工，产品就不能生产和销售。

不能提供商品或服务就不可能有任何商业活动）

●股东。

（他们为公司提供资本，并且，他们对于红利的需求是公司活动最重要的驱动力）

●顾客。

（没有顾客，公司就没有销售额，也就无法生存）

●供应商。

（没有他们，公司就不能提供自己的商品和服务）

●当地社区。

（公司在当地社区的社区内经营，因此它的活动会影响社区居民。

所以，公司有责任确保他们行为不会过分地干扰社区）

●政府。

（政府立法对公司的经营有着很重要的影响，而且公司有责任按照政府指令行动）

⏹内部沟通

公司要能够和员工随时沟通，以确保他们知晓与之密切的相关的、最新的信息。

公司要能够告诉员工与工作相关的信息和社会实践。

如果工资谈判正在进行，员工们应该被告知进展情况。

介绍新得工资率的时候，应该告知每一位员工，以及涉及由此对每个人产生影响的详细信息。

员工应该被告知公司内可能的培训课程以及可能的新职位等。

这些信息和内容还可以继续得到完善，实际上，告诉每位员工公司中正在发生什么并特别指出这些时间将如何对员工产生影响是非常必要的。

另外，也应该告知员工公司里正在组织的社会活动，并鼓励他们参加。

通过利用能够快速传递信息的沟通渠道，员工应该能迅速的接收到工作中的任何变动信息。

但是，沟通不应该是单向的。

员工必须对管理层做出积极的回应。

管理层可能需要一些用于帮助决策的信息，员工应该能主动地提供重要时间的信息、

⏹外部沟通

公司也和那些组织之外的团体沟通，例如供应商和客户。

准确的沟通至关重要，否则就会导致严重的效果。

沟通障碍

发送者想要经接收和理解的形式发送信息，而这个沟通过程中却存在很多的阻碍因素。

叫沟通障碍。

造成沟通障碍的因素：

1、物理障碍：

物理障碍可能是由不够良好的工作环境导致的。

在这样的情况下，及时员工们有积极性且善于沟通，沟通系统可用而且完全合适，然而因为沟通过程变得困难，问题还是经常发生。

包括：

1.干扰

2.距离

3.不良设备

4.员工短缺

5.不良的工作环境。

2、内部系统：

这一障碍是由公司自身所造成的。

没有建立有效的工作条件，或者缺乏合适的培训、监督和沟通系统，员工对自己的职责不明，不知道谁对她们负责，他们对谁负责。

当发生错误时，他们不知道该怎么办。

因此，沟通系统受限于公司本身。

包括：

1.距离

2.无效的沟通系统

3.不清晰的组织结构

4.缺乏培训

5.监管不足

6.角色不明

7.缺乏积极性。

3、员工：

（当员工来自于不同的背景或者使用不同的语言时，就可能出现沟通问题。

在这里，沟通的过程因为难以理解的语言和文化而变得更加复杂。

另外，还有因为员工不知道该做什么而引起的问题。

这可能导致不良的沟通或者沟通过程的延误，如不愿意改变或者积极性不高。

）

包括：

1.个人背景（宗教、所接受的教育、家庭、法律系统、经济系统、政治系统、口头语言和非语言）

2.语言障碍（在同一