财务管理制度编写全面文档格式.docx
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如需增资，应经公司董事会研究决定，依照法定程序报经工商行政管理部门办理注册资本变更登记手续。
（四）本公司的所有者权益除实收资本外，还包括资本公积、盈余公积、盈余公积和末分配利润。
其中资金公积和盈余公积经公司董事会研究决定，可以按照规定程序转增资本金。
（五）借入资金的管理。
即按最低资金需要量筹措原则。
筹资时，必须综合
考虑资金成本、筹资风险及投资收益等因素。
应合理确定资金来源结构。
（六）担保。
担保必须经过公司董事会批准通过。
禁止外单位、外来承包者、租恁者及私人的经济活动提供担保；
禁止为财务管理混乱、经营严重亏损
的控股企业提供担保。
（七）借款。
严格限制单位之间的借款。
母子公司之间的借款，原则上应签订借款协议，约定还款期限及违约责任和收取资金占用费。
未经院长通过，不得将公款借给外系统单位及私人使用。
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三、财务收支内部控制
（一）、实行财务收支预算控制
1、公司各部门要在财务部的指导下，编制月份和年度现金收支预算。
月份提前一周，年度提前一个月编报财务部。
2、财务部负责审核各部门的预算，并加以汇总，报院长批准后执行。
3、目标管理。
根据已批准的年度预算方案，实行目标成本费用控制及
目标利润管理，主要内容是将目标成本费用分解到部门及班组，层层确
保公司利润目标的实现。
4、“例外”处理。
根据“例外”原则，凡预算外的财务收支，需分析
差异原因，单列项目报院长批准后方可执行。
5、凡预算外的财务收支，需单列项目报告院长批准后办理。
（二）、对各部门使用现金实行限额开支的审核报销办法。
1、各部门单项支出在1000元以下的，可用现金开支。
将取得的合法
单据经由院长或副院长签批后，到财务部门办理审核报销手续。
2、财务部由会计填制“付款凭证”，凭此到出纳处领取现金。
3、各部门单项支出在1000元以上的，不可用现金开支。
应由用款部
门填制“请款单”，经规定的院长或副院长签批后，到财务部办理
领用支票或银行预付款手续。
4、用款部门在购置物品经验收或支付费用经审批等手续办妥后，应将
取得的合法单据（在发票背面清明用途、有经办人、验收人、主管
签字）附原请款单，经由院长或副院长签批后，到财务部门办理审
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核报销手续。
如预支款与实际支付不一致时，应在报销时办理多退
款（或少补款）手续。
5、各部门领用的支票或办理的银行预付款项，应在当月将取得的合
法单据在月末之前及时报销，原则上不得跨月报销。
（三）、执行按签批金额权限审批付款
1、招待费5000元以下的，由副院长审批后，财务总监审核。
2、招待费5000元以上的，由副院长初审，财务总监审后，报院长审批。
3、办公用品（费用）单价不超过3000元或一次性采购不超过30000
元的，由部门做计划报行政经理初审，报副院长审批。
4、超出30000以上的办公支出，报财务总监审核后（必须逐项单价列出）报院长审批。
5、专项用途资金支出，必须在合同基础上，由主管部门提交申请报告，
由副院长初审，财务总监审核后，报院长审批。
6、宣传广告及其他经营款项的支付，必须以合同（或其他付款依据）
为基础，由主管部门提交申请报告，财务总监审核后，由副院长审批。
7、已报院长审定的工资、福利等发放，由行政经理根据考核的绩效，
编制该月的工资单，由副院长初审，财务总监审核后，报院长审批。
8、已报院长审定的社保，由行政经理编制社保单，由副院长审批后，
提交财务部。
9、借用备用金（主要指借支差旅费），由经办人提交申请，副院长审
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批后，提交财务部领取现金。
10、差旅费报销，经办人填写报销单，由部门负责人初审，提交会计
审核后，报副院长审批。
11、市内交通费的报销，根据外勤单，经办人填写报销单，由部门负
责人初审，提交会计审核后，报副院长审批。
12、因经营需要代收代付款项，由财务部主管会计审核后，报副院长
审批。
但必须坚持先收后付，不改变原款形式用途的原则。
四、货币资金内部控制
（一）、建立会计与出纳职责分工制度
财务部门设置专职出纳员，负责办理货币资金（现金、银行存款）的收付业务。
会计不得兼任出纳，出纳除登记现金、银行目记帐外，不得保管凭证和会计帐册。
（二）、加强对现金的稽核管理
1、所有现金（或银行存款）的业务收支，出纳员应凭收入凭证和支出凭
证定期编制收支报表，并经内部稽核。
每日结出现金余额，保证帐款相符。
每周由会计对出纳的现金帐及库存现金进行核实，填写报告。
每月由公司负责人对出纳的现金帐及库存现金进行核实，填写报告。
2、控制现金的使用范围
①、单项支出在1000元（含1000元）以下的日常零星开支可用现金支付，
参照第三点
（二）、（三）条的审批手续，到财务部办理报销手续。
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②、单项支出在1000元以上的日常零星开支，原则上通过转帐结算（差旅、交通、电话、接待费、活动经费、工资、津贴、劳务报酬除外）。
特殊情况需要现金结算的，应事先向财务部提出计划，报副院长审批.
③、因工作需要临时借备用金的员工，必须填写借款单，注明用途、金额，由副院长审批后，到财务部办理借款手续。
备用金应按规定用途使用（主要
差旅、接待费用等方面），严禁转借和挪用，应在该工作完成后三天内办理报销手续。
④、出纳签发现金支票，提交申请（注明使用时间、金额、用途），由会计初审后，报副院长审批。
⑤、库存现金的帐面余额要由出纳同实际库存现金每日核对相符，不准以白条抵库存。
⑥、非工作需要，任何人不得在公司借款。
⑦、企业单位之间的经济往来，一般应通过银行进行转帐结算；
不准出借银
行帐户和套取现金。
⑧、现金的收支，都必须通过主管会计在审核原始凭证无误后填制收付款凭
证；
然后由出纳检查所属原始凭证是否完整后办理收付款，并在收付款凭证及报附原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记。
3、银行存款的管理
①、公司一切货币资金的收支，除按规定可以用现金结算外，其余一律通过
银行划拨转帐。
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②、所有付款应按审批金额权限和两人以上有关人员办理。
付款支票必须经
过两人的签章方为有效。
③、财务专用章和出纳图章，必须分别掌管，不得由一个人包办。
不准开出
空头支票和空白支票，开出支票要进行登记。
④、银行支票由出纳签发，经会计复核无误后方可发出。
签发支票必须采取
记名方式，写明收款人、金额、用途等。
特殊原因需签发限额支票，必须报
副院长批准。
严禁签发空头支票。
⑤、如支票不慎遗失，应立即通知财务部办理挂失手续。
如造成公司损失，
对遗失支票经受手予以处罚。
⑥、支票、划帐付款，由用款部门填制“请款单”，经部门负责人及相应审
批人签批后，由财务部直接办理相关手续，原则上不得跨月报帐。
⑦、如预付款与实际支付不一致时，应在报帐时办理多退款（或少补款）手
续。
实际支付超出预支款的，应向相应的审批人书面说明原因，并由相应权
限的审批人在合法的单据上签字后方可报帐。
⑧、银行存款的收支，都必须通过主管会计在审核原始凭证无误后填制收付
款凭证；
然后由出纳检查所属原始凭证是否完整后办理收付款，并在收付
款凭证及报附原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记。
⑨、银行日记帐要按帐号分别设置，每日要结出余额。
银行存款帐面余额要由会计每月与银行对帐单核对，调节余额。
4、应收帐项的管理
①、财务部对应收款项应及时追收。
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②、定期清理应收帐款、严格控制预付帐款。
行政部签订经济合同时应尽减少预付款的支出，并将定金控制在法定范围之内。
③、每半月编制“应收未收款项的明细表”，注明迟收款原因，提交副院长。
④、其他应收款项，财务部应每月列表分析原因，及时追收款项。
5、低值易耗品、固定资产的管理
①、低值易耗品、固定资产的管理
a、由各部门根据日常的实际需要向行政部提出，注明购置的品名、规格、价格等，由行政助理统一申请，报副院长审批。
b、签批后由行政部（或公司指定人员）负责购买。
②、低值易耗品、固定资产的管理
a、购置的低值易耗品、固定资产，必须经使用部门负责人验收合格后，方可凭发票到财务部办理报销。
。
b、由行政部门（或公司指定人员）对购买回来的低值易耗品、固定资产统一
保管。
领用人领用要到保管人处登记，用完后交还给保管人。
③、低值易耗品、固定资产的修理、清理、转出、报废
a、修理。
电脑、小车等价值较大的修理，使用部门（使用者）应提出损坏的
问题，由行政部门按照问题的轻重，提出修理计划，提交副院长审批后，委
托办理。
修理完后由使用部门（使用者）验收，根据合法的票据，附上对方
费用的帐单明细，财务部方可凭证报销。
小车的费用（油料、修理、停车等）
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每月集中报帐一次。
油料及修理等单据背后应附上发生的日期、原因、路程
和经办人。
b、清理。
对于临时设施，临时装修等设施，使用完后拆除清理时，由行政部
安排施工单位进修清理，清理完工后有价值的物品应由行政部清点验收，保
管。
严禁私自处理，否则，追究责任人的责任。
c、投资转让、出售、报废固定资产，应由使用部门或行政部填制有关单据，
详细说明该处理资产的状态，即使用年限、残余价值等。
经副院长审批后，据以进行清理和财务处理。
五、合同内部控制制度
（一）、合同签署程序
1、合同的洽谈
2、合同呈报
3、合同签署
4、合同执行
（二）、工程合同的洽谈
1、合同包括本公司开发项目所涉及的勘察、设计和工程施工合同，物资及设备材料合同和广告宣传合同，以及与合同具有同等法律效力的修改或补充协议。
2、合同必须符合国家及当地政府有关法律和法规，保证合同条款合法有效。
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3、合同中的工程范围、承包方式、合同条件及奖惩条款等内容须经公司确定。
4、勘察、设计合同由公司行政部牵头洽谈，并负责草拟合同条款，总经办负
责审核合同价款、付款方式等经济及法律有关的条款。
5、物资及设备材料采购合同由公司行政部牵头洽谈，并负责草拟合同条款，
总经办负责审核合同价款、付款方式等经济及法律有关的条款。
6、宣传广告合同由行政部牵头洽谈，并负责草拟合同条款，总经办负责审核
合同价款、付款方式等经济及法律有关的条款。
7、工程施工合同由合同预算部牵头洽谈，相关部门参加，合同条款由合同预
算部拟定，涉及到工期及工程技术方面的要求由工程部负责提供。
（三）、工程合同呈报
勘察设计合同、物资及设备材料采购合同、宣传广告合同、工程施工合同分别由行政部呈报院长，所有合同均由行政部部进行编号。
（四）、合同签署
1、经会签通过的合同由副院长或院长授权人签字并加盖公章后生效。
2、生效后的合同原件正本存档案室，副本存合同预算部和财务部。
（五）、合同执行
1、工程部（设计部、物资部、销售部）应根据合同条款及国家规范待
业标准对工程质量、进度进行严格检查控制，对质量及进度负责。
2、合同预算凭已完工程度工作量、预算书审核进度款；
凭工程竣工图、
设计变更及现场签证，根据合同条款办理决算。
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（六）合同项下的收款制度
1、工程款的收款应严格按照工程合同条款约定，认真审查把关，最大限
度地维护公司的利益和信誉；
2、设计费用款项的收取，应具备有效的工程设计合同
3、在合同生效后，预收款的收取应由财务部跟进，保证在项目开展前，
收回定金部分。
4、进度款的收取，应以文件处理单的形式，由行政部向设计部及总工程
师确认进度，根据合同的条款审核进度款，由行政部门提出收款申请，交
财务部执行。
5、结算款的收取，应以文件处理单的形式，由行政部向设计部及总工程
师确认工程情况，由档案室确认资料（图纸的提交等），由行政部提出收
款申请，交财务部执行。
6、每月财务部要出一份收款进度表。
（三）、宣传广告及其他经营款项的支付
1、宣传广告及其他经营项目必须由行政部有关业务部门先申报费用预
算；
交副院长批准，财务部执行；
七、管理费用的控制
（一）、室内交通费
1、本公司员工在市内办公的交通费用，实行实用，实报，实销制。
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2、交通费用中，原则上外出办事时，在时间紧迫、携带重要资料、接待
客人的情况下可使用出租车，其余办事均应尽量使用公共交通工具。
3、交通费的报销，必须在车票上注明日期、起止地点、事由，否则财务
部有权不报销。
4、车票的报销，符合使用出租车条件的。
按外出办公次数填列报销，报
销时必须注明办事日期、起止地点、事由、经办人、证明人等。
注明不清
楚或会计难以审核者，财务部有权退回重审。
其报销审批程序：
经办人填
写报销单，由证明人初审，提交副院长审批。
5、实行年薪制的高层管理人员，不予室内交通补贴，未实行年薪制的按
以上规定执行。
（二）出差外地差旅费
1、出差申请
本公司所有员工出差，必须事前办理申请手续（填写出差申请单），列明了差事由，注明为哪一合同（或项目）服务，费用归属到哪一部门，根据出差天数，预计暂借助旅费数额。
2、报审批
所有员工出差必须提前三天申请，并按规定程序上报审批。
审批程序：
申请人填写申请单，由项目负责人初审，提交院长审批。
3、董事会成员及随同出差的工作人员，出差费用不可分割的，一切费用按实
际发生报销；
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4、司职员到外地出差的住宿费、市内交通费、出差补助按以下附表的标准执
行。
差旅费标准（元/天）
项目
火车
轮船
飞机
其他
经济特区（国家规
一般城市
交通
定）
工具
住宿
市内
出
费
差
补
助
院长、
软席
一等
经济仓
按实
500
按实100
300
副院长
报销
项目负
普卧
三等
80
250
责人
50
180
职员
100
5、对末能出具发票的住宿费按标准的60%给予报销。
6、出差往广州市附近的县市，能在一天内往返者每天补助
50元。
7、职员出外参加会议，并已并以交纳了会务费，只报销会务费及往返车费，
不再报销其他费用及伙食补助。
8、外出出差人员，因已享受伙食等补贴，除因业务需要陪客费用难以分割外，
其个人用餐费用一律自理，不得再报销。
9、因公赴境外公干，实行包干制，费用另议。
①、港澳地区。
中级以上领导据实报销，院长和副院长按在当地办事天数每
天包干1000元，项目负责人及中级以上管理人员800元，员工600元。
如
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遇国家规定的“黄金周”时间等特殊情况超标的，超标费用自理。
其他地区费用另议，由于境外公干费用较大，要求办事人精简高效，尽量缩短日程。
②、尽可能取得合法之票据，以合法减少公司之税负。
未能取得单据者，原则上按包干标准的60％报销，否则，应有副院长或院长特批后方予报销。
（三）接待（交际）费用
1、提出申请：
业务招待费的发生应事先口头或电话请示院长或副院长，说
明客人单位、接待人数、陪同人员、计划开支数额。
2、原则上实行对等接待。
一般只能直接业务接待，严控间接接待。
因业务
需要间接接待的，需要院长或副院长批准。
3、严控接待的数额：
应以节约为原则，严格控制接待（交际）费用的开支
数额，接待一般以就餐为主，不准娱乐性、健身性、旅游性的接待。
4、报销：
接待（交际）费用原则上在接待日后的第三个工作日内办理报销
手续，特殊情况延期需写明原因。
5、根据新《会计法》及税法要求，一切经济业务必须获得合法的单据。
对未能取得合法单据或遗失的，正常情况下，接待费用原则上按证明人提供数额的80％报批。
特殊情况，必须有院长、副院长同意后方可报销。
（四）电话费
1、各部门应本着节约的原则使用公司电话；
2、对外业务通话应长话断说，提高办事效率；
3、所有家庭电话、个人手机等费用，均不得在公司报销。
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（五）工资及福利
总体原则：
工资随公司经济效益的变化而变化。
工资及福利的增幅少于经济效益的增幅。
在经济效益增长的同时，力保每年做出适当的调整。
且适当高于同时国际公务员增资标准。
1、由行政部草拟员工薪金标准方案，院长和副院长确定方案并确认每位员
工的职位及工资额。
2、凡涉及聘请专兼职人员及顾问人员增减，职位升降、特殊加班等因素引起工资及福利的变动，必须经主管部门及人事部门考核后，公司法定代表人批准方可实施。
3、原则上实行整体增资，不允许部门分块增资。
公司整体增资需经院长或
副院长确定。
4、对确有突出贡献的公司职员和部门，经公司考核确认后，个人予以增资，
部门予以奖励，但在整体增资时该部门可适当提高增幅比例。
5、行政部于每月8日前制定上月员工工资表，财务部复核无误后，由财务
部于每月10日发放工资。
6、月薪制：
年终双薪作为年度奖金，特殊贡献者由公司的法定代表人以红
利的形式单列发放。
7、年薪制：
每月的工资总额占70％，其余30％按季度发放。
季度比率备注
第一季度（1月份）12％以转证后第6
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第二季度（4月份）
6％
个月开始实施
第三季度（7月份）
第四季度（10月份）
8、除工资外，其他福利补贴如下：
节日名称
元旦
春节
三八妇女节
五一劳动节
中秋节
国庆节
伙食补贴
补贴
600
200
120
备注
女员工
每月
（六）职教经费
1、公司鼓励员工自学及参与本公司急需的专业培训；
2、员工需购买专业工具书及对口专业书籍者，需向副院长提出申请，凭购书发票可报销。
但所购之书应先办理入库手续方能借阅。
八、财务报告及审计
（一）财务部应每月向副院长提供对外财务报表及财务情况说明书。
定期总结、分析公司财务状况及经营状况；
（二）财务部应根据对外报表数据，不定期编制内部管理会计报表给
公司领导做决策参考。
（三）公司每半年进行一次例行的内部财务审计，由副院长聘请上一
级财务专家进行审计。
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（四）公司每年聘请国内的会计师事务所进行年度审计，并出具有效
力的审计报告。
（五）如院长或副院长认为必要，可随时对本公司进行专项审计。
九、附则
（一）本制度经公司批准，于2005年月日起实施。
（二）本制度财务部负责解释和修订。
（三）本制度将依公司的情况变化及需要进行修订。
广州城际建筑设计院有限公司
二00五年七月二十七日
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