总帐系统.docx
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总帐系统
总帐系统
一.总帐系统
综述
财务组织机构定义:
公司代码:
为每个帐务实体定义一个公司代码,各个公司有自己法定报表。
业务范围:
将一个产品或一类产品定义为一个业务范围,各个业务范围可以产生自己的利润表,以供管理层使用。
财务基础数据:
会计年度:
国际集团采用日历年度。
会计期间:
国际集团会计期间为12,从1月份到12月份。
传票类型:
未来的系统按照业务性质详细划分传票类型。
传票编号:
按年、传票类型及传票录入日期进行自动编号。
国际集团要求传票按月、传票类型进行编号。
按照我们的经验,SAP的编号方式对外部审计,内部管理都不存在任何问题。
SAPR/3的中国用户已有10多家通过财政部的评审,所以对外部审计而言,不存在任何问题,对内部管理而言,SAPR/3提供了多种分类方法,用户可以方便地查找传票,对传票进行归档处理。
为了最大程度地满足国际集团的要求,SAP中国的郑锐先生已向SAP总部发出二个修改申请:
à系统提供传票按月、传票类型进行编号的功能,修改申请号为762357。
á预制传票、正式传票采用不同的编号,修改申请号为762416。
币种及汇率:
由集团总部负责币种代码定义和汇率表的维护,各分公司使用总部维护的汇率。
权限控制:
在原型测试阶段,将按照国际集团要求定义各种权限。
未来的总帐系统包括会计科目定义,传票录入,外币评估,暂估处理,科目余额重组,科目余额结转,报表处理。
未来的总帐系统与其他子系统是紧密集成的,许多数据由业务发生子系统写入总帐系统,无需手工重复录入数据,无需会计做审核(除供应商发票),提高帐务处理速度。
未来的总帐系统有一系列功能加速期末结帐,如外币自动评估,暂估自动处理等。
外币评估将采用期末评估,期初冲回方式。
自动收付款,汇票管理在现金管理中处理。
关系企业往来走应收、应付流程,所以,关系企业往来的帐务处理在应收、应付中描述。
与其它模块的集成
总帐子系统与应收,应付,固定资产,库存,采购,销售,成本会计,资金管理有实时数据交换。
主要业务流程
会计科目表建立
现状及需求综述
顶新集团采用自己的会计科目表。
目前集团公司下各公司采用各自科目表,集团公司有计划--将来实现统一的科目表。
现有会计科目编码是不等长的,会给传票录入带来不便。
客户、供应商、员工编码作为会计科目的一部分,造成科目极其庞大。
解决方案
建议国际集团采用统一会计科目表,由总部会计部确定会计科目表编制原则,协调各分公司要求,负责会计科目编号确定,解释各会计科目的性质。
各分公司根据需要,选择有关科目使用。
通过会计科目表统一,有利于数据确认、合并、内部审计,总帐、分类帐余额统一,分类帐控制。
建议国际集团采用等长会计科目编码,以方便帐务处理。
建议国际集团将客户、供应商、员工管理放在应收/应付子系统中管理,客户、供应商、员工的编号不再作为会计科目一部分。
集团总部会计负责维护会计科目集团级数据,各分公司按照需要,维护会计科目公司级数据。
建议国际集团总部成立专门职能小组负责这项工作,各分公司建立相应职能小组。
建立新科目流程
功能说明
“决定是否建立新科目”:
由集团总部会计小组依据会计科目表编制原则,已有科目表,决定是否建立新的会计科目。
“维护新会计科目集团级数据”:
由集团总部会计维护会计科目编号、名称、性质等数据。
“维护新会计科目公司级数据”:
由公司会计维护会计科目公司级数据,包括货币、明细项索引、自动过帐标志。
流程组织结构定义
公司:
法定财务实体
关键数据
公司代码
币种
传票录入及入帐处理
现状及需求
在现有系统内,由于各应用部分缺乏集成,传票由接口系统或手工导入总帐。
大量手工收付款处理,导致工作量大。
解决方案
采用SAPR/3集成系统,大部分传票由业务发生点传入总帐系统。
关于收付款处理,大部分通过应收、应付子系统自动收付款处理,仅仅小额零星现金收付款在总帐系统内处理。
传票录入及入帐流程
a)转帐处理
b)小额现金付款处理
c)小额现金收款处理
功能说明
“前置系统业务处理”:
是指与会计系统相关子系统进行业务处理时,自动产生会计传票并入帐,无需人工录入传票,入帐。
例如:
仓库发料时,仅须在库存管理系统录入发料数据,系统根据发料数据,材料价格,自动生成会计凭证,并入帐。
“输入传票”:
依据原始凭证,输入传票类型、公司代码、传票编制日期、入帐日期、借贷科目、借贷金额、后续帐务分配如输入成本中心,业务范围。
并且检查公司代码是否存在,记帐期间是否允许入帐,借贷科目是否存在,成本中心、业务范围是否存在。
“入帐”:
系统自动检查借贷金额是否平衡,传票检查通过后,系统将更改科目余额及其它文件,自动分配传票编号,存入传票文件。
“传票预制处理”:
是指输完传票后,传票存在系统内,但并不入帐。
这类传票称为预制传票。
“预制传票入帐”:
是指将预制传票记入帐册,预制传票转成正式传票。
关于凭证审核,目前系统仅提供一级审核功能,建议第一阶段打印出预制传票,在SAPR/3系统外审核,通过后,由专人将预制传票入帐,或者编制手工传票,多级审核后,将手工传票输入系统入帐。
第二阶段采用”Workflow”方法,在系统内进行多级审核。
作业功能组织示意
公司:
法定财务实体
业务范围:
将一个产品或一类产品定义为一个业务范围,各个业务范围可以产生自己的利润表,以供管理层使用。
成本中心:
收集费用的责任单元
关键数据
会计期间,会计科目,传票类型,币种,公司代码,业务范围,成本中心
期末处理
期末处理现状及需求综述
月末关帐在下月8号,年末关帐在来年二月底,在现有系统,期末有大量手工处理,工作量极大。
结帐比较迟,为了保证M2专案目标的实现,必须加快结帐速度。
解决方案
未来的系统改进现有的成本结算体系,减轻期末成本结转的工作量
未来的系统有自动的外币评估,自动的科目余额重组,自动的暂估处理等功能,加快期末结帐。
处理流程
功能说明
“资产负债类科目外币评估”:
评估已实现汇兑损益。
如银行外币存款,外币现金评估。
“未清项外币评估”:
评估未实现汇兑损益。
如应收,应付外币评估。
“余额重组”:
调整应收,应付统驭科目。
例如一个客户明细帐余额在贷方,期未结帐时,指定调整到负债方统驭科目,下个期初系统自动冲回。
报表需求
未来的总帐系统可以提供下列报表:
l资产负债表
l损益表
l财务费用明细表
l营业外收支明细表
l增值税申报表
l科目余额表
l传票明细汇总表
l每日日计表及每日传票编号
未来可能改进
B级功能
l工作流(Workflow)功能
第二阶段将引入工作流功能,以解决系统内传票多级审核的问题。
C级功能
l科目计划
二.应收帐
综述
未来的应收帐子系统将包括客户主数据建立,预收款请求,预收款处理,发票处理,手工收款,自动收款,预收款清发票,客户催款,收款通知,对帐单处理。
未来的应收帐处理将考虑与国际集团营管系统的集成,预收款处理,发票处理,缴款处理将通过批处理程序由营管系统录入SAPR/3系统。
在SAPR/3系统内进行销售处理,将按正常的应收帐处理流程进行。
在人力资源子系统未实施前,员工差旅费放在应收帐子系统处理,利用应收帐客户管理功能,帐龄分析,催款功能,清款功能对员工差旅费实施严格管理。
与之相对应,为员工建立编号及有关数据。
未来的系统中,其他应收款走应收帐流程,与之相对应,财务部门替其他应收款的欠款方建立编号及有关数据。
未来的系统将为客户、员工、其他应收款的欠款方建立不同的编号范围。
未来的系统中,通过SAPR/3的特别总帐处理来区别关系企业的应收货款、应收设备款、应收融资款。
自动收款,利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。
与其他模块的集成
应收帐子系统与销售,总帐,资金管理,盈利分析有数据交换。
主要业务流程
客户、员工、欠款方主数据建立
现状及需求
现阶段客户主数据在营管系统中管理,整个帐务系统没有客户数据管理,客户作为二级科目,编入会计科目。
员工编号作为二级科目,编入会计科目,整个帐务系统没有员工数据管理。
解决方案
在未来的系统中,建立集中客户、员工、欠款方主数据,由营管决定客户编号,营管,帐务输入各自数据,帐务部门仅输入帐务控制有关数据。
为了保证员工编号一致性,尽管人力资源现阶段未实施,建议人事部门负责员工编号,财务部门负责帐务有关数据。
财务部门负责决定其它应收款的欠款方的编号及帐务数据。
建议有关部门设置专门小组/专人负责客户、员工、欠款方主数据建立。
建立主数据流程
功能描述
“决定客户帐务控制数据”:
依据营管提供客户数据,决定客户组,统驭科目,付款条件,信贷限额等数据。
纳入营管系统管理的客户,付款条件,信贷限额在营管系统内输入。
“决定出差员工编号及有关数据”:
依据各部门出差员工表及人事部员工编号表,决定出差员工编号,以及员工组,统驭科目,借款限额等员工个人数据。
“建立主数据”:
利用应收帐子系统中建立主数据功能,建立客户,员工,欠款方帐务数据,以方便管理和控制。
作业功能组织示意图
关键数据
公司代码,统驭科目
员工差旅费预支
现状与需求综述
现有系统将员工定义为一个对冲会计科目,制作预支差旅费传票时,输入一个索引码,制做清款传票时,输入一个索引码,利用《冲销对照表》冲销了索引代码相同,借贷相反的会计交易,并且利用《冲销对照表》列印帐上有余额的会计科目。
解决方案
正如综述所言,采用SAPR/3先进应收帐子系统有效管理员工差旅费。
替每个员工在系统内建立一个编号,支取差旅费时,会计部门输入员工出差付款请求,审核通过后,批准出差付款请求。
运行自动付款程序,对员工支付预支差旅费。
预支差旅费处理流程
功能说明
“审核是否合法”:
按照预支差旅费规定,审核单据是否齐全,签名是否合法。
“输入付款请求”:
按照预支差旅费申请单输入付款请求,付款请求仅是一张请款单据,并不产生任何帐务处理。
“批准付款请求”:
同意付款。
作业功能组织示意图
关键数据
公司代码,员工编号,币种
员工差旅费报销
现状与需求综述
参见2.3.2.1
解决方案
用清帐功能,输入所有发生费用,费用与预支差旅费间的差额挂在帐上,由自动收付款程序进行收付款处理。
员工差旅费报销处理流程
功能说明
“审核报销清单”:
由会计部依据“差旅费报销原则”;决定原始凭证是否齐全,是否有效,报销金额是否正确。
“清帐处理”:
清员工差旅费预支金额,借记费用等科目,预制差旅费与费用的差额,挂在帐上。
作业功能组织示意图
关键数据
员工编号,币种,会计期间,公司代码
员工差旅费报销催单及冻结处理流程
现状与需求综述
没有电脑化的催单、冻结处理。
解决方案
未来的系统将利用SAPR/3应收帐子系统催款功能,设定报销期限,对超报销期限未报销的预支差旅费产生报销催单,通知员工前来报销,并冻结员工明细帐。
解除员工明细帐冻结标志由手工处理。
处理流程
功能说明
“运行催款程序”:
系统每天运行催款程序,以产生员工差旅费报销催单,并且自动冻结超过报销期未报销的员工明细帐。
作业功能结构示意图
关键数据
员工编号,报销期限,预支金额日期
员工明细帐帐龄分析处理流程
现状与需求综述
参见1.3.2.1
解决方案
未来的作业流程,通过帐龄分析列出未报销的预支差旅费的借款期。
处理流程
功能说明
“运行帐龄分析程序”:
定期运行帐龄分析程序,得到未报销的预支差旅费帐龄清单。
作业功能结构示意图
关键数据
员工编号,公司代码。
预收款处理
现状及需求分析
关系企业间销售,没有预收款要求,