采购管理制度.docx

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采购管理制度

采购管理制度

第一章、总则

第一条目的

为了规范公司采购行为,防范采购风险，降低采购成本，优化库存，特制定本制度.

第二条定义

本制度将药品、食品生产型子公司、控股公司统称生产基地；非生产型各中心、分公司、直属一级部门统称直属部门。

第三条采购物资的范围

（一）成批采购的原料（含中药材及其饮片）、辅料、包装材料、广告画册、促销用品；

（二）单批总价或整件单价超过5000元以上的成批采购的生产设备、仪器、仪表、设备的备品备件、耗材等；低于5000元的走零星物质采购管理流程。

（三）公司指定需集中采购的其它物资（含办公用品、劳保用品、生活用品、办公家具、办公设备以及车辆等）。

第四条采购原则

（一）采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正评价、诚实守信、注重效益及维护公司利益的原则。

（二）采购实行回避制度，与供应商有利害关系的采购人员及相关人员，或者与其主要负责人有亲属关系的应当回避。

（三）生产基地或直属部门所属采购人员作为采购总部的驻地代表，业务上归采购总部管控，考核以及工资调整受采购总部与生产基地或直属部门双重管理,并接受生产基地或直属部门行政管理。

（四）采购总部必须按生产基地提供的原辅料、包材内控标准采购，生产基地必须及时提供全部符合公司整体发展策略和供应商生产技术能力范围内的完整的内控标准给采购总部备案（书面签字确认和电子版）;如果生产基地对内控标准有修改，则必须第一时间将生效的内控标准发给采购总部。

（五）采购总部和使用单位在供应商或物资验收等方面出现分歧，可委托公司内第三方同级单位或公司外第三方机构判定结果,并依据第三方的报告解决分歧。

（六）采购总部必须依据人力资源总部提供的生效的分权手册检查采购申请单或需求计划表是否经过相关受权领导在受权范围内审批。

第二章物资采购计划编制与实施管理

第五条各生产基地和直属部门在公司授权范围内，有提出物资月度需求计划和紧急物质采购申请权以及审批权，超出授权范围的月度需求计划或紧急采购申请应按《公司授权管理制度》规定的直属上级单位履行审批手续。

第六条原辅料、包材的计划及采购执行管理

（一）生产基地每月根据销售部门的月度订货计划、成品库存、原辅料库存、包装材料库存、在途物料、采购周期、物料检验周期、仓库的库位等情况，编制月度物资需求计划表，编制的物资需求计划应做到合理、安全储备（库存余量适宜，不造成积压），以不断货为原则，经生产基地受权人在受权范围内签字批准后，传真或扫描到采购总部,原件由各生产基地计划制定人存档；

（二）采购总部相关责任人根据批准后的物资需求计划,依据年度采购策略和市场供求状况、供应商供应现状编制采购计划分解表,同时将采购计划分解表中采购物资的名称、数量、到货时间、到货地点和运输方式、需要基地协助事项等内容传真至生产基地生产部确认，生产基地生产部及时确认,并回传采购总部，经采购总部受权人批准后对外实施采购；

（三）因销售部门订货计划的调整、变更或因生产基地临时增减的物资需求计划，按原流程编制采购计划分解表并审批后,依第九条“紧急物资采购管理”实施采购；

（四）因生产计划变更而取消的物资需求计划，计划部门应及时以电话和传真通知采购总部相关责任人，以便及时中止采购并妥善处理，采购总部负责将传真存档;

（五）因新增或改版后包装材料的采购，应依据公司有关包材设计、审批制度和流程由使用单位、营销中心、品牌管理部共同协商，三方共同确认电子稿件；包装规格、尺寸、材质、工艺、印刷方向以及其他相关参数等由使用单位与营销中心协商确定；并由使用单位质量部提供批准的标准样稿和JPG/CDR格式的电子稿件以及设计版本号；由采购总部负责协调供应商制作标准实样、提供颜色上下限样稿，经品牌管理部、使用单位质量部共同确认后由采购总部按需求计划采购；

（六）采购总部依据市场供求状况，结合原辅料使用情况，协调生产、仓库等部门意见之后，可提出战略储备采购申请，按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后方能实施采购。

第七条生产设备、仪器、仪表等采购管理

（一）生产设备、仪器、仪表的采购申请由使用单位提出。

单批总价或整件单价超过5000元的生产设备、仪器、仪表等物资，要填写大宗物资申购单，同时提供用户需求说明（URS）等文字说明（含设备性能、技术参数和验收标准），必要时应提供结构简图或实物照片。

允许申购单位建议二家以上备选供货商,并预估价格,经申购单位受权人在受权范围内签字审批，交公司设备总监审核；

（二）公司设备总监负责向申购单位核实采购项目实际需求情况，并调查公司其他单位同类物资使用情况，给出调拨、不予采购、暂缓采购或建议采购的决定;

（三）申购非标生产设备、仪器、仪表，原则上由使用单位生产、设备部门负责人与供应商进行技术标的交流,必要时进行现场考察,对设备、仪器、仪表的性能和质量及其它相关参数确认后，由采购总部负责商务标的洽谈；

（四）申购技术成熟型的生产设备、仪器、仪表，使用单位可推荐使用原生产厂家或代理商,在设备未进行技术升级和公司性质、管理模式未发生重大改变的情况下,原则上可不进行现场考察；但是单批总价或整件单价超过20万元的生产设备、仪器、仪表等物资采购需要进行现场联合考察确认后方可采购;

（五）预估总价超过10万元的采购申请必须附申请单位由受权领导、使用部门、设备部门、财务部门以及其它相关部门负责人参加的专题会议纪要；

第八条公司指定需集中采购的其它物资采购

（一）可成批采购的办公用品、生活用品、劳保用品、化学试剂等，由各生产基地、直属部门按年度进行预算,按月度或季度申报需求计划.按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后，由采购总部集中统筹，采购负责人根据采购计划分解表实施采购。

（二）招待用礼品、糖果、烟酒等,由使用部门提出需求计划，按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后，由采购总部统筹安排实施采购;

（三）申购单批总价或整件单价5000元以上的车辆、办公家具、办公设备等物资,由使用单位提供用户需求说明（URS）等文字说明（含设备性能、技术参数和验收标准）,必要时应提供结构简图或实物照片。

采购申请单必须经使用单位受权人在授权范围内审批后，交由总裁办主任负责审核采购项目实际需求情况，并调查公司其他单位同类物资使用情况,给出调拨、不予采购、暂缓采购或建议采购意见，由采购总部负责实施采购；预估总价超过10万元的采购申请必须附申请单位由受权领导、使用部门、设备部门、财务部门以及其它相关部门负责人参加的专题会议纪要;

第九条零星物资采购管理

零星物资由使用部门根据生产、生活、质量检验、机器设备检修、办公用品、劳保用品等需要制定月度或季度物资需求计划，每月或每季定期上报生产基地或直属部门受权人批准后，将计划传真到采购总部统一备案，同时给计划表到基地采购负责人实施采购，基地采购负责人每月向采购总部上报《月度零星物资采购台账明细表》，采购总部负责监控采购项目、采购进度、数量、价格以及供应商合理性；《月度零星物资采购台账明细表》将作为采购人员的月度考核重要依据。

第十条紧急采购管理

（一）紧急采购必须按照正常采购申请流程执行；

（二）预估采购金额超过5万元以上需紧急采购的物资,申购单位必须填写《紧急采购报告》并提供用户需求说明（URS）等文字说明（含设备性能、技术参数和验收标准），必要时应提供结构简图或实物照片，同时预估采购金额，需建议二家以上供货商，经申购单位按《公司授权管理制度》规定请示受权领导同意后（注意:

《紧急采购报告》必须注明已经请示受权领导同意执行），由申请单位、采购总部和财务总部配合，按要求缩短采购全过程时间实施采购，采购结束后必须按照正常采购流程完善后续相关审批手续；

（三）预估采购金额5万元以下需紧急采购的物资，申购单位填写《零星物资采购申请单》或《大宗物资采购申请单》，在申请单的顶端空白处注明“紧急采购”字样，并说明紧急采购的原因，经申请单位总经理批准后，由申请单位采购负责人立即实施采购，采购结束后必须按照正常采购流程完善后续相关审批手续.

（四）临时应急招待用礼品、水果，以及其他需紧急采购的办公、生活等物资，申购单位填写《零星物资采购申请单》，在申请单的顶端空白处注明“紧急采购"字样，并说明紧急采购的原因，按《公司授权管理制度》规定履行审批手续后，由行政部人员负责采购。

第十一条超出公司授权范围而《公司授权管理制度》规定履行审批手续以及未按上述规定办理的需求计划和采购申请，采购部门不得对外实施采购工作。

第三章物资验收管理

第十二条验收依据

（一）原辅料、包材的验收依据:

采购计划分解表、U8系统订单、质量部内控标准及相关文件、供应商的送货单和批检报告书；

（二）设备、仪器、仪表的验收依据：

采购合同复印件、技术协议复印件、用户需求说明（URS）复印件、供应商送货明细表、送货单、使用说明书、合格证、安装图纸、售后服务说明书;

第十三条物资到库验收的时限（按工作日计算）

（一）生产设备和仪器仪表,在到货后三至十五个工作日内验开箱验收完毕，安装、运行和性能确认应在设备管理制度规定的时间内完成验收,未能在设备管理制度规定时间内完成验收工作须由使用部门提供书面说明；

（二）零星物资、办公家具及主要辅机、备品、配件在到货后四天内验收完毕；

（三）外包材、低值易耗品等材料到货后二天内验收完毕；

（四）进口物资的验收，应根据具体情况，一般不得超过采购合同规定验收周期；

（五）对于原辅料、内包材等需做理化检验、微生物检验的物资，使用单位仓储部门应在货到第二天提出检验申请,质检部门须在一个检验周期内完成检验,如需委托国家相关专业部门检验的物资,由使用单位质检部门负责提出并协调，须在一个检验周期内完成检验工作.

第十四条原辅料、包材的验收、退货和换货管理

（一）采购总部采购助理根据采购计划分解表负责U8系统订单入录，并将采购计划分解表发送到生产部和使用单位仓库，明确采购物资到货产品名称、数量、到货时间、到货地点和运输方式、需要基地协助事项等内容；生产部将采购计划分解表内容确认后及时传真到采购总部相关人员；

（二）使用单位仓库负责安排收货，并核对送货单上标明的供应商名称、物资品名、规格、数量、产品批号等是否与采购计划分解表相符，重点检查产品批号、清点数量、生产日期、批检报告单、外包装破损与污染等，如有异常应及时拍照取证并及时与采购总部联系；

（三）原辅料、包材验收工作应在规定的时间内完成，并将检验结果通知采购总部；同时将实际入库数量上传至公司U8系统中；

（四）采购总部负责关闭公司U8系统中已到货的订单（采购总部每月定时检查订单完成情况并关闭已完成订单或虽未完成但不执行的订单）；

（五）如果出现现场验收不合格物料由使用单位仓库负责电话通知采购总部并填写《退换货通知单》；内在质量检验或使用过程中发现不合格物料则由质量部负责通知采购总部，同时将《不合格品通知单》传真给采购总部负责人，由采购总部负责与供应商协调不合格物资的退货、换货或者就地销毁工作，使用单位采购负责人和仓库负责人配合采购总部完成不合格物料的退货、换货或就地销毁工作。

第十五条设备、仪器、仪表收货、验收和退换货管理

（一）采购总部负责通知使用部门到货时间，并提供采购合同复印件、《设备验收跟踪确认单》给使用部门，10万元以下的由使用部门和设备管理部负责人共同签字确认，10万元以上的必须经使用单位受权领导签字确认后方可生效;然后将《设备验收跟踪确认单》传真至采购总部;

（二）使用单位负责安排接收所购设备、仪器、仪表，并组织设备部门按设备管理制度的要求实施开箱验收、安装、运行和性能确认；

（三）采购总部负责与供应商协调验收不合格的设备、仪器和仪表的退换货工作,使用单位负责配合采购总部完成退货、换货工作;

（四）新设备验收后一年内的售后服务由采购总部负责与供应商协调，一年后交由使用单位协调;新设备验收超过一年，仍在合同规定质保期内的设备售后服务由