行政管理经验谈.docx

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行政管理经验谈

行政管理怎样做更好  

    行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。

      企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。

但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。

概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。

究而言之，行政管理的实质就是服务。

行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。

       从“管理“方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。

这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。

很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好、再上一个档次。

       从“协调“方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。

行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。

没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

      从“服务“上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。

因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。

行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心“。

不但不可能，而且不应该。

因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。

      行政管理的理想境界应该是“润物细无声“。

行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。

行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。

要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办“的官府衙门。

管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。

特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。

行政工作要做得有人情味。

各企业行政部定位不同，工作内容也不相同

例如：

一家外企集团中国区行政部，下属有二十多家子公司，工作内容主要包括以下：

1.中国区总部办公室管理

2.中国区总部与集团总部信息沟通

3.办公文具\设备的采购和管理

4.车辆的管理

5.电话的管理

6.指导和督促子公司安全生产管理

7.对子公司行政部门进行考核

8.企业文化管理（公司月刊）

9.各子公司行政费用监控（宿舍\食堂\文具\水电费等行政报表）

10.统筹各子公司财产保险和意外伤害保险等商业保险办理

11.固定资产的管理

12.公文管理（公司及行政发文的拟稿和发行工作）

13.各子公司印章及证照使用的监督（每季度报表）

14.预订机票\酒店的管理

15.新成立注册公司（注销）的办理

16.名片的管理

17.保安的管理

18.公司大型会议及活动的筹划

19.到各子公司进行督导和检查工作

20.负责对子公司行政经理（主管）进行培训及工作指导

21.及时解决各职能部门或子公司的行政问题

22.各子公司工作汇报的收集和整理

23.对外相关单位的公关和关系维护

24.写字楼租金\水电费\管理费\宿舍的管理

再来谈行政助理又是做些什么呢

      行政助理主要是协助行政经理开展工作。

行政助理的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。

1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理

3、各项规章制度监督与执行

4、参与公司绩效管理、考勤等工作

5、奖惩办法的执行

6、协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务

7、会务安排：

做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

8、负责公司快件及传真的收发及传递

9、参与公司行政、采购事务管理

10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作

11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作

12、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作

13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等

14、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作

行政管理体系职责和任职条件

制造\行政管理\文秘的职责和任职条件

1、文件及通讯管理：

按照部门经理的安排，负责部门经理的文件、信函、邮件、传真和批件的收、发、转、呈、复印、传阅和归档等，负责收集和整理部门经理的通讯录，负责电话接听、转接、记录、反馈等，保证内、外部信息的准确传递；

2、档案、文件资料管理：

根据公司资料管理制度，严格管理本部门涉及的各项文件、档案、凭证等资料，办理相关的交接、存档、保管等手续，随时为本部门员工提供资料查询服务，确保资料的安全性、完整性和条理性；

3、访客接待：

根据公司接待制度、上级要求和公司领导指示，负责部门经理安排约见的客人的日常接待、迎送、会客及会谈安排（包括制定接待计划、联络客人、安排食宿、调度车辆等工作），以优质服务树立公司良好印象；

4、会议安排：

负责部门经理召集的会务安排（包括会议通知、会场准备等工作），为部门经理撰写文稿，做好会议记录（必要时编写会议纪要）以及会议服务（如会议资料的发放、收集、整理和归档工作），保证会议顺利召开；

5、公文起草：

依照部门经理的指示起草对内、对外行文、通知、函件及其他相关文件，并经过相应审核流程后负责发布、传递等工作，保证部门行政信息的及时传达；

6、部门行政后勤工作：

根据本部门的管理需要和公司内部管理制度，为本部门员工办理考勤统计、资料收发、办公用品领用、费用报销、考核资料汇总以及文件的送审、报批等工作，进行各项内部行政事务处理和服务，为本部门的管理工作提供服务和便利。

任职条件：

1、教育背景：

文秘、行政管理相关专业，中专以上学历。

2、工作经验：

一年以上的文秘或行政管理工作经验。

3、知识/技能：

 熟悉文秘、行政管理等相关知识，了解文秘工作流程和规范，了解公司其他职能部门的工作，具备基本的英语日常听说能力，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件，打字速度60字/分钟以上，具备较强的书面和口头表达能力。

4、素质要求：

1）客户服务导向：

遇到问题时能作出快速反应，坦诚地承认问题的存在并诚恳地帮助客户解决问题，且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；

2）团队合作：

愿意与他人合作，主动与其他成员进行沟通交流，共同分享信息、知识、资源；

3）灵活性：

能够充分理解并灵活运用标准，必要时通过快速而适当地改变规则或正常程序来解决问题。

制造\行政管理\行政专员的职责和任职条件

1、公文起草及政令信息的传播：

根据公司发展与管理等需要，起草行政管理制度及各类公文信函等，并提交上级审核；通过电子邮件、公告栏等各种信息传播方式，传达公司日常政令，落实公司文件的拟、收、发、存等工作，组织公司内部信息发布内容的编排及传播、内部刊物的出版，保证公司各类信息及时、正确的传播；

2、会议及活动管理：

依据公司会议制度，协助上级进行公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备，负责一般人员的联系及协调工作，进行会议记录与整理，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行简单核查；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实；

3、办公物品管理：

依据公司的办公用品管理规定，根据公司人员对办公用品的申领记录及上级指令，负责对办公家具、设备、用品进行选购、统一调配、发放、保管和维护管理，并定期进行预算汇总，确保满足员工使用要求及有效控制费用；

4、文件、文档管理：

依据公司文件管理规定，通过辅助行政文件管理系统平台的建立与维护，负责公司级文件的编制、审批、发放；外部门文件的接收与存档；部门级文件的登记、分类、整理、编写、存档、保管等工作，确保及时、准确、完整地管理公司内部文件及文档；

5、重要证照及资料管理：

根据公司行政管理制度及保密制度，负责执行公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的常规使用与保管，及公司印章的刻制、常规使用、保管及注销；在例外使用情况下报上级审批，确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管；

6、后勤管理：

协助上级拟订和完善公司后勤管理规范，安排及落实上级要求的各项任务，代表公司与物业部门交涉，管理公司水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责监督安全保卫、消防、卫生的宣传与检查等日常管理；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；负责员工的门卡、餐卡、杂志、票务、订餐等工作，确保提供及时的服务和后勤保障，提高员工满意度；

7、员工出差支持：

依据公司出差管理规定及报销规定，协助落实员工出差的行程安排、交通工具安排及票务办理、酒店预定等工作，协助护照和签证办理资料的准备、联系、手续办理；审核员工出差预算、出差旅程记录、报销费用票据；确保为员工出差提供及时的行程及费用报销支持。

任职条件

1、教育背景：

行政管理等相关专业大专以上学历，受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训。

2、工作经验：

两年以上行政管理相关工作经验，其中至少有一年以上物料管理、后勤管理或资产管理经验。

3、知识/技能：

具有一定的时间管理能力、外联和公关能力、沟通协调能力、组织安排能力、灵活有序的物料控制能力；能熟练使用office办公软件及自动化设备，具备基本的网络知识，英语达到CET四级或PET三级水平。

4、素质要求：

1）客户服务导向：

按照相应规定或规范，友好地为客户提供服务，能对客户的问题作出快速反应，并且愿意付出大量额外的精力满足客户的需求；

2）主动性：

无需督促，自主地完成工作，自觉地在工作中付出更多的努力，主动帮助他人解决工作中的问题；

3）规范导向：

注重秩序，工作中严格按规范进行操作，并能及时检验自身工作及相关信息的精确度。

制造\行政管理\行政经理的职责和任职条件

1、行政制度、流程、工作计划的制定及执行：

负责建立并优化公司内部的管理体系、各项行政管理制度及相关的流程，并督促、检查及评估制度和流程的贯彻执行；制定行政部工作发展规划、年度及月度工作目标与工作计划，并监督其实施；以提高公司内部管理的规范性和有效性；

2、行政费用的预算与管理：

制定公司办公费用的预算方案和计划，并在实施过程中进行费用控制；制订行政部年度、季度费用预算，分解到各功能区块，监控其实施过程；以合理降低行政费用；

3、会议及活动管理：

依据公司会议制度，负责公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备、联系、协调工作，提供会议记录与整理服务，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行核查；负责定期组织全公司员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实；

4、文件信息的传播：

监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、收、发、存等工作流程，确保公司重要信息的有效传递；组织公司内部信息发布和内部刊物的出版，保证公司各类信息的正确、有效、及时传播；

5、固定资产管理：

在预算计划的范