政务接待工作浅谈Word文档下载推荐.docx
《政务接待工作浅谈Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《政务接待工作浅谈Word文档下载推荐.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
事实证明，一个地方接待工作做得好不好，效果会大不一样。
对于公务接待工作而言，做的虽然是普普通通迎来送往的服务性工作，但代表的是一个地区和地方党政机构的形象。
日常工作中，面对的接待对象有不同层次、不同身份之别，但接待的要求丝毫不能因此而降低，必须一视同仁。
决不能见重要的接待对象就笑脸相迎，热情有加，对一般的接待对象就冷漠相向，敷衍了事。
通过接待，可以向外界比较全面系统地展示当地三个文明建设的成就和人民群众的精神面貌。
接待工作人员要认真对待每一次接待活动、每一个接待对象，精心组织，周密安排，大到主要工作内容的确定，小到每个工作环节的衔接，都不可掉以轻心，力求全面真实地反映当地经济和社会发展的面貌，全面真实地反映当地各项工作的实际状况。
通过接待，还可以从一个特殊的角度比较直观地反映这个地方的经济和社会发展水平。
因此，有的地方把公务接待称为“第一窗口”。
实践证明，一个地方经济发展得快，具有特色，这个地方的接待工作就特别活跃，同时也反映出这个地方经济和社会发展的状况。
（二）公务接待的作用。
随着中国社会主义市场经济体制的建立和对外开放的扩大，公务接待工作对社会政治经济发展的促进作用越来越大，公务接待部门也必将更快地得到发展。
概括起来，公务接待有三个作用。
1.公关形象作用
（1）履行国际公关职能，代表国家形象
中国国家公务接待部门是直接为国家领导人出访、视察、外事活动等公务活动服务的，在国际间的政治、经济和文化交流活动中，中国国家公务接待人员经常会同有关部门出面安排领导的行程、活动、生活，其形象、气质、知识面、能力等方面代表着一个国家的形象。
如果个人素质不高，不仅工作质量不高，还会使国家的形象受到损害。
（2）履行地区公关职能，代表地区形象
中国地方党政机构的公务接待部门是地方公共管理机关的一部分，通过协调地区间的公务关系，为公共管理行为的实施服务。
公务接待人员的形象、作风及处理事务的效率，代表了一个地区党政管理机构的综合形象。
（3）履行部门公关职能，代表部门形象
一个部门、团体的公务接待工作直接代表本部门处理对外关系事务，其公务接待人员的素质如何，直接影响该部门的对外形象。
2.信息交流作用
（1）交流政治信息
无论哪一级的公务接待部门及相关人员在对外交往中，都要接触各种政治信息，注意收集这些政治信息，可以为领导和部门决策提供参考。
（2）交流经济信息
公务接待人员在对外交往中，注意收集经济信息，为领导和部门经济决策提供依据，可间接地获得经济效益。
（3）交流文化信息
公务接待人员在接待过程中，可介绍和获取文化信息，促进文化的交流与发展。
3.促进发展作用
（1）强化管理
公务接待工作的质量与公共管理工作密不可分。
公务接待可以通过高效、优质的服务和公关技巧的运用促成公共管理目标的实现。
（2）广交朋友
地区与地区之间、部门与部门之间、企业与企业之间的交往是一种互惠互利、优势互补、相互依存、相互促进、共同发展的关系。
在这方面，接待部门可以起很大的作用。
有人说接待部门就是一个关系网，这是有道理的。
接待部门长年累月地迎进送出、礼尚往来，结识了许许多多来自四面八方、各行各业的朋友，可以说接待部门的朋友遍天下。
事实上，这也是一种宝贵的关系资源。
（3）经济媒介
接待部门通过接待中热情、周到、细致的服务，体现当地风土人情、精神风貌、文明程度、工作姿态，可以产生情感效应，使对方产生信任感和回报感。
如果是国际间的交往，则可以促进国际合作，引进资金；
如果是城市间的交往，则可以促进联系，取得理解和支持；
如果是经济贸易洽谈活动，则可以促进区域间经济合作，增加经贸往来，扩大经贸合作。
总之，接待工作的窗口、桥梁、渠道和媒介作用产生的接待效应，可以直接或间接地出效益、出成果、出资金、出资源、因此，从这个意义上说，接待工作也是一种生产力。
为了发挥好这一特殊生产力的作用，我们必须按照市场经济的需要，不断改进接待工作，挖掘其更大的潜力，使其创造更大的效益。
三、接待的“操作性”讲解。
即如何做好接待工作。
（一）几种类型接待的讲解分析。
1.简易型。
所谓简易型，即来宾不是重要人物，逗留时间短，接待内容少，环节少，也没有特别重要的领导参加接待。
一般诸如普通的客人来我市顺道经过，短暂落足，有的顺道参观几个点位，有的只需安排一次便餐。
例如2006年7月25日，河南省安阳市委办副主任成洪飞一行4人来我市考察现代装备制造业、招商引资方面情况，上午10:
00时左右抵达，午餐后赴常州。
本次接待活动来宾身份不是重要领导，人数少，时间短，主题很集中，所以整个接待安排环节比较简单，也不涉及到我市的领导，安排几个参观点和午餐即可。
这种接待操作起来不必拘谨，也不必牵涉太多的精力，作一般就可以了。
2.友好访问考察型。
党政主要领导带队对我市经济社会发展情况或某个方面情况进行考察，人数一般在30人至50人不等，有的甚至超过100人。
例如2006年7月23日至24日，山东省寿光市党政考察团来我市考察。
具体分析一下：
寿光虽然没有与我市结为友好市，但是两地交往比较多；
从组团情况来看，带队的是潍坊市委常委、寿光市委书记，另外还有人大主任、政协主席及副书记、常委、副市长等多人，随行人员都是各镇及部委办局一把手，说明寿光对这次考察活动十分重视，考察团规格较高、规模较大（40多人）；
寿光市已于当年7月中旬专门派市委副秘书长来我市联系相关事宜，而后又提前几天向我市发来考察函，可以看出，对方对此行相当慎重。
通过上述分析，我们也要慎重做好本次接待工作。
根据来宾的日程、目的等因素，我们拟了一份《接待安排意见》报市主要领导审批。
根据市委主要领导同意的接待安排意见，我们主要做要做以下几项工作：
一是迎接考察团，并协助做好房间安排工作。
二是安排好7月24日的早餐和午餐。
三是安排好参观活动。
四是安排好情况介绍会会场。
五是送行。
应该说虽然工作较多，但是只要有条不紊的开展应该不存在任何问题。
接待工作始终处在变化之中，本次接待也不例外。
寿光市考察团抵达我市后，主要领导联系到我市一名领导，我市该领导于当年上半年曾去寿光考察，对方热情接待。
由此，市领导考虑到23日晚寿光党政考察团抵达我市后没有其他活动，决定于23日晚宴请来宾（增加一次宴请），并邀请秦振华老书记一起参观，地点放在国贸酒店。
我们迅速反应，及时调配人员专门负责安排当天的晚宴。
晚宴进行得很顺利，气氛也很好。
在晚宴上，寿光市委书记邀请秦振华老书记给考察团作个报告，秦书记当即表示接受邀请，并约定于24日早餐后作报告。
这是本次接待中出现的最大变化。
因为23日晚是否增加一次宴请对于整个接待活动的安排没有影响，但是24日上午增加一个报告会就意味着24日的所有活动必须调整，其中涉及到我市市委主要领导情况介绍会。
事关重大，我们召集相关人员专门商议，建议方案改为：
一是早餐按计划进行。
我市领导陪同寿光市领导用套餐，寿光其他同志用自助餐；
二是秦书记的报告会放在度假村进行，时间是上午8:
30—10:
30；
三是上午10:
30—11:
40安排参观考察暨阳湖生态园、梁丰生态园、前溪社区；
四是上午11:
45，市委主要领导会见寿光市领导（市领导，不包括考察协和其他成员），原来安排的情况介绍会取消；
五是12:
00用午餐；
六是午餐后继续参观城西新区、沙钢集团，整个活动下午14:
30结束。
这个方案与第一个方案相比有了很大变化，牵涉面广，其中还涉及到市委主要领导的活动变化。
做好初步方案后，我们迅速向市委秘书长电话汇报（已经没有时间作书面汇报）。
其间的过程相当复杂，也话来回多次，多方面沟通衔接，终于在23日晚22:
00时左右，方案最终敲定，我们随即根据新的方案布置、实施。
在实施之前，我们对整个方案又进行了进一步审视，认为整个方案的重点是24日上午11:
45时市委主要领导的会见活动，要千方百计确保此项活动按时进行，根据24日上午的活动安排，最有可能对这项活动有影响的是报告会有可能会延长，一旦这样，会见活动有可能会没有时间举行，这个后果极其严重。
所以我们作出决定，要与寿光的主要领导、主要组织人员，我市秦振华老书记沟通一次，让各方都知道24日上午的总体安排，并再三提醒有关领导要按照总体时间安排开展活动，当然在沟通时要注意方式方法，注意措辞，言语当中万万不能让领导感到任何不舒服。
最后，整个接待接待终于顺利结束。
本次接待活动规模较大，规格较高，内容丰富，变化也较大，接待取得的效果也比较好，是友好访问考察型接待的一个典型案例。
3.领导调研检查型。
2006年2月9日，省委主要领导率队对我市小康社会建设情况进行调研，也是一次验收。
省委主要领导率省有关部门主要负责人，在苏州市主要领导陪同下来我市调研、验收，其重要性不言而喻，说的白一点，再怎么强调其重要性也不为过，相信大家都有同感。
接到任务我们先做以下几项工作：
一是做好领导参谋。
通知过查阅档案，把该领导曾来我市的情况整理出来，结合本次活动的主要目的，拟一份接待建议方案。
接待建议方案的内容有日程与礼遇、相关工作分工等。
在安排考察点位时，首先要避开曾经考察过的点位，根小康社区建设成果这一主题，在点位的组织上，既要有工业、也要有农业，既要有城镇，也要有农村，当然所的这些点位都必须是亮点，且具有一定的代表性。
我们经过删选，将骏马集团（钢帘线二期）、常阴沙常兴社区、沙钢集团宏昌钢板项目、大新阳光家园农民安置小区、前溪居民小区、金港中央广场这几个点位组合成了3套方案供市领导选择。
最后市领导决定采用第一个方案。
这是一个给领导做参谋的过程，为领导决策提供翔实资料、专业安排、有主见有余地的多套方案是我们接待部门应有职责。
二是向酒店预订客房、会场、餐厅。
要根据团队的规格、规模、各宾馆的实际情况预订客房、会场、餐厅。
省委领导来调研，随行人员约20人左右，苏州市陪同人员近30人，经过联系只有华芳金陵酒店能提供50多个房间及相应的会场、餐厅。
这也是一个重要的环节，不能一相情愿，不经查询就拍脑袋定下来。
在实际工作中我们也常遇到有些部门没有经过查询、核实，一相情愿把接待活动安排某个宾馆，但事实上这个宾馆当天已有其他接待任务，已没有接待条件了。
这需要我们在做方案之前就要摸清楚有关情况，避免工作被动。
三是做好个性化的服务。
要在以往的接待过程中总结领导的爱好,特点。
例如在房间安排、菜单搭配等多方面精心布置。
有的领导作风简朴，安排房间就不宜过大；
有的领导在开会的要做记录，那么准备的笔纸数量要多一点，省委主要领导在开会时常做记录，就要相对多准备些笔、纸；
还有的领导只睡硬板床，这也要安排好，比如在省委主要领导来我市调研时，随行的一名重要领导只睡硬板床，我们作了针对性的安排等等。
一些重要领导的习惯、爱好等要记录在案，在实际接待工作中都要根据这些情况做出针对性的安排。
四是认真衔接好每一个环节，确保接待活动顺利开展。
接待活动环环相扣，一环松动，影响全局。
在数学上100-1=99，但在接待工作中100-1有可能等于59（不及格），也有可能等于零。
所以在实施接待过程中要胸怀全局，每个环节谙熟于心，对于有可能出现的变化要有所预见，并做好应对预案，做到心中有数。
参与接待的工作人员要相互沟通，互相提醒，相互补台，只有这样重要的接待才会顺利完成，取得良好的效果。
比如在省委领导来我市调研时，抵达我市时间比预定的稍有提前，而苏州的领导还未抵达，正在赴我市的途中，为了确保苏州领导能比省领导先抵达酒店，我们对迎接省领导的线路作了修改，绕道城西新区，为苏州领导争取了宝贵的几分钟时间。
4.条线工作会议型。
这类接待涉及到的人数多，且分散，其中有时还有上级重要领导参加会议。
一般停留时间较长，会议内容丰富，议程复杂，所以会务准备工作量比较大。
例如武警张家港中队“基层建设标兵中队”荣誉称号命名大会，参加的会议代表共118人，分别来自省、苏州市、常熟市、昆山市、太仓市、吴江市，省武警总队、南京市、徐州市、连云港市、宿迁市、常州市、无锡市等全省各地。
会议于2006年2月24日报到，25日上午大会，25日下午省委常委、政法委书记林国祥还有其他活动。
本次会议工作量很大。
做好这类接待工作，要做好以下三个方面：
一是组建一支接待队伍。
根据实际需要，我们成立了材料组、宣传报道组、会务组、保障组，在实际工作中可以根据需要增设交通组、安全组等。
这个会务组的组长很重要，要统筹安排好各项工作，同时也要做好对上的沟通衔接工作。
将整个会务接待工作科学分工，发挥好每个同志的作用，共同把会务工作做好。
二是编制一本《会务指南》。
这是一项十分重要的工作。
可以说《会指南》的质量好坏直接影响到整个会议接待的秩序。
我们将本次会议的有关事项编印成《会议手册》包括以下几个内容：
会议须知，即参加会议的要求，比如对着装、会场纪律的要求等等;
作息时间;
就餐安排;
会议议程;
会议代表名单;
房间安排;
会场座位安排等。
可以根据实际需要选择必要的内容编印成册，在报到时分发给与会代表。
三是突出一个重点。
这个重点就是出席会议的上级领导的接待。
普通会议代表一般会按照《会务指南》的安排参加相关活动，而上级领导不仅要出席会议，有时他们还会对会议的总体安排或某项活动、议程提出主观意见，有时他们在会议活动项目之外还有其他活动。
所以要跟踪好上级领导的动向，及时迅速作出反应，必要时要对原来的活动安排作出调整。
对上级领导的接待要专门安排骨干力量“盯人防守”，有什么情况及时沟通。
在会议接待过程中，做好上级领导的接待是重中之重，实际工作中要注意这一点。
在本次接待工作中我们紧紧围绕省委常委、政法委书记林国祥开展接待工作，精心安排好其他相关的各项活动，取得了良好的效果。
（二）接待工作的大体方法和思路。
从以上分析的几个接待来看，在实际接待工作中，我们一般采取以下几个步骤：
掌握客情、拟订方案、通知布置、接待实施、整理归档五个环节。
掌握客情就是对来宾的组团情况、主要领导身份，考察目的、时间及相关背景了解清楚，这是我们制订方案的基础。
拟订方案就是对某一批来宾的活动作一个全面整体的安排，并报领导审批，有时领导会提出修改意见。
在这过程中要对有些拟安排的接待场所、点位预先沟通，比如会场空否、房间是否够用、点位情况是否正常，掌握这些情况后做方案，可以避免补动。
通知布置。
这里有两层意思：
第一层意思是与参与接待室的领导作一个汇报，将整个活动安排告知领导，并征求他们的意见。
因为在很多时候参与接待的领导由于工作原因有可能没有时间参加接待，或没有足够的时间全程参与接待，也有可能需要对活动安排作些调整。
比如原来安排情况介绍在上午举行，但是由于上午领导有其他工作，所以领导会要求把这项活动调整到下午，诸如此类情况都非常重要，我们要根据领导的意见调整方案。
第二层意思是与相关部门、接待场所、点位沟通、布置，并下发接待通知，在通知中将来宾对象、陪同的我市领导，时间、要求等讲清楚。
发出通知后还要通知电话跟踪落实情况。
接待实施。
来宾抵达后，我们要根据方案逐步开展各项活动。
在这过程中要注意一点，就是有可能出现零时变化，比如来宾抵达的时间有变化，假如来宾比原计划迟到了很多，那么就必须删减后面的部分活动；
再如原计划要来的某个比较主要的领导因故不来了，这要向有关领导汇报一下，同时对会场、就餐的布置作出相应调整。
总之，在实际接待工作中一切按方案进行的少之又少，一般都在方案基础上都会有所变化，这也是接待工作的一个特点，我们要平心静气，及时反应，沉着应对。
整理归档。
接待实施结束并不标志着整个接待的完全结束，还有最后一项重要的工作要做，就是整理归档。
整理出本次接待最终采用的方案，以及与本次活动相关的资料，比如双方领导名单、接待场所、住房安排、参观线路及点位等，剔除那些原来的没有实施的方案。
这些资料在下一次接待同样的来宾时将发挥重要的作用。
（三）几个重要环节的基本知识。
1.点位安排。
接待工作包括吃、住、行三个方面。
吃、住指的是生活接待，做好生活接待很重要，但是，仅仅满足于做好生活接待还远远不够，因为它还没有涉及到我们接待工作的核心。
接待工作的核心就是“行”，这里的“行”指行为、行动，我们把它理解为工作。
不管是领导、学者、专家。
他们来的主要目的就是“行”，我们做接待工作就是要围绕来宾的主要目的安排相关活动，这和写文章要围绕主题是一个意思。
涉及到“行”的接待我们称为工作接待，做好工作接待才能正真发挥接待部门、接待工作者的作用。
“行”主要包括两个方面：
即考察点位安排及相关会议安排。
在安排点位时主抓主以下几点：
一是点位选择要围绕主题。
比如在武警张家港中队基层建设标兵中队荣誉称号命名大会过程中，省委常委、省委政法委书记有一个视察活动，我们安排了调解中心、城北派出所、押运中心、公安指挥中心等点位，没有安排参观企业，因为这些点位是领导分管的工作范畴，如安排企业显然不合适。
二是参观时间要控制好，根据参观时间段合理安排点位。
三是合理安排参观线路。
首先是各点位的内部参观线路要合理，要让人感到很顺畅，感觉很自然。
有的点位要准备长、短线路两套方案，可以根据实际需要选取其中一套方案。
在点位内部布置上，欢迎标语、样品展示等要放在适当的位置。
其次是外部线路的安排，即点位与点位之间的串连上选择沿线环境比较好的道路，道路平整宽阔、绿化到位、环境整洁，这些都能给来宾直观的感受。
在点位串连过程中尽量避免走重复路线，但也不是绝对不能重复，这要实是求是。
总之，点位的安排上要紧扣主题，参观线路科学合理，衔接顺畅然。
2.会场布置。
要抓住以下五个环节：
规模、台型、会标、席卡、设备。
规模就是参加会议的人数，要根据会议人数安排大小适度的会场，在会场的选择上宜松不宜紧。
台型即采用什么样的形式开会。
下面讲解几种形式：
教学式。
上设主席台，下设会议席。
这种形式适合条线工作型接待采用。
“口”字形。
适用于人数较少的座谈会，情况介绍会等。
“口”字形的变形：
第1种形式：
第2种形式：
以上这些“口”字形会场布置在接待工作经常用，可以根据人数多少灵活采用某种形式。
U字形。
这是友好访问考察型接待采用比较多的一种形式。
我方领导坐U字一边，对方领导坐对面，人数多可以坐到U字的底边，开口处放置屏幕，用于播放电视宣传片或多媒体演示。
会标。
有时布置背景板，这个环节千万不能忽视。
一定要到现场认真校对，对于背景板要先审核小样，布置完毕后也必须到现场校对。
这个程序不能省，稍不小心有可能出大问题。
席卡摆放。
原则是右为尊。
即1号领导肯定在2号领导的右手。
以教学式为例：
53124
中线
如果主席台领导人数是双数，那么1号领导位置向右稍作移到即可。
531246
中线
设备。
包括话筒、音响、电脑、投影仪等，都要在会前试一下，确保能正常使用。
3、就餐安排。
就餐安排要抓住时间、地点、人物、桌型、形式、菜单六个要素。
人物。
这是六个因素中最主要的一个。
人物是我们决定就餐标准，人物的多少是我们安排就餐场所及分桌的依据。
这里先谈谈座次安排。
如果来宾人数较少，在10人左右，只需安排一桌即可。
如果人数较多，就要分1个主桌和若干个边桌。
哪些人上主桌，哪些人上边桌这要有个说法，要征求对方工作人员意见，边桌怎么分，也要征还应对方工作人员意见，不能自作主张，导致失误。
桌次分好后，重要的接待要将主桌名单打印成“掌中宝”，主桌领导人手一份，这样便于领导之间相互认识、交流。
时间。
一年四季春夏秋冬，一天之内早中晚都是我们在接待工作中要考虑的时间要素。
春夏秋科四季都有时令菜肴，就餐安排时，要根据季节特点把时令菜肴考虑进去。
早中晚三餐每一餐也有自已的要求：
早餐注重营养搭配，中餐要求简单快捷，晚餐讲究场面氛围，中餐一般以便餐为主，晚餐一般要安排酒水。
从小的时间概念来讲，早餐一般在7:
30—8:
30之间，午餐一般在11:
30—13:
30之间，晚餐一般在17:
30—20:
00之间，不宜太早或太迟。
地点。
根据实际需要安排就餐场所，这一点很好理解，我不再赘言。
我只提醒大家注意一点，如果来宾逗留时间较长，可以的话，换换就餐的场所，不要一连几次用餐都在一个餐厅或宾馆。
主桌一般要放席位卡，下面讲解一下席卡的摆放方法。
席卡的摆放有两种：
一种俗称军队型。
以主位为中心依次从右至左摆放（图略）
这种形式适用于主要来宾层次高，陪同领导多且层次多。
中央首长来视察我们一般采用这种形式。
另一种俗称地方型。
设主人位，副主人位，如果参接待的人较多，还增设第三主人位、第四主人位。
这是我们在一般接待中经常采用的一种形式（图略）。
这种形式给人感觉比较均衡，便于当地领导与来宾的沟通。
桌形。
一般多采用圆桌形，有时也采用长条形。
就圆桌来讲，有空心圆桌和实心圆桌的区别，两者没有实质上的差别，可以灵活采用。
有时也采用长条桌，这主要要根据来宾对象及就餐人数、场
升级会员 