海鼎系统对账操作方法文档格式.docx
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2.供应商来对账时到经销对账单(汇总)查询每家供应商货款总金额。
2.1、供应商总金额未对上时,到“经销对账查询”报表去查找哪家门店未对上或是哪张单据金额未对上,找出原因。
2.1.1、如果是单据金额未对上,那么先删除经销对账单,找到有错误的单据,修改正确后再重新生成经销对账单。
接下去按正常对账流程完成对账工作。
2.1.2、如果是单据张数未对上,第一种情况:
供应商单据张数比我们多,按照我们的金额对账,未对账的单据告知对方到下月对账;
第二种情况:
我们单据张数比对方多,那么找到相应的“经销对账单(明细)”把未对上的单据“勾选”去除,再保存审核经销对账单。
3、对账时总金额对上后直接在“经销对账单(明细)”中选择(已一审)再保存就完成审核状态。
三、对账流程操作步骤:
1、每月25日审核完单据后,在26日生成经销对账单:
帐务结算→供应商结算→批量生成经销对账单→起始发生日期空白(这里空白是因为可以把上月未对账的单据一起生成经销对账单),截止发生日期2012.08.25→
在跳出的“筛选条件设定―【供应商】”表中设为:
代码类似于1%(1%是杭州区域,如果是宁波区域可以填写2%)→再点击
按钮→确定。
再点击“批量生成经销对账单”对话框右边
按钮→点击左下角
即可完成批量生成经销对账单。
2、生成完经销对账单后,供应商来对账时:
帐务结算→供应商结算→经销对账单(汇总)→结转期选中,状态选未审核→刷新。
(这样刷新出来的是整个公司所有未对账供应商。
)
如果想筛选区域可以在“预设条件”下拉列表框处选择“自定义...”在弹出的“筛选条件设定-【经销对账单】”里修改。
如下图加红框处把1%修改成区域供应商代码的第一个数字(比如宁波区域是2%)。
某家供应商来对账可以直接从经销对账单(汇总)表中选中相应供应商对账单鼠标双击进入经销对账单(明细),再按快捷键“F2”直接可以按照门店排序单据,还可以在“单位名称”下拉列表框只选一家门店的单据。
2.1、供应商总金额未对上时,可以到“经销对账查询”报表查看每家门店小计金额(把经销对账单(明细)单号复制到“经销对账查询“报表),如下图:
如果某家门店小计金额对不上可以再点击“下一查询”,查到某家门店的每张单据金额。
如下图是蓝田店从中萃进货的明细单:
2.1.1、如果是单据金额未对上,那么先删除经销对账单:
帐务结算→供应商结算→经销对账单(汇总)→经销对账单(明细)→删除。
找到相应单据修改有错的商品价格:
1)、在删除完经销对帐单后,去“进货管理”里找到相应单据修改。
2)、可以在删除经销对账单之前先把对账单的勾选去除,然后双击进入单据明细直接修改,修改完后再删除经销对账单,再重新生成一张新的经销对账单。
上图是:
在修改单据价格前要先点击“修正”。
我们单据张数比对方多,那么找到相应的“经销对账单(明细)”把未对上的单据“勾选”去除,实际对账金额就是“已勾选金额”,再审核经销对账单。
在左上角“【空】”处选“已一审”→确定保存。
如下图:
▲特别提示:
如果在同一个月生成了两张同一供应商的对账单,为了方便对账可以在经销对账单汇总中找到这两张经销对账单,然后选中后可以直接按“删除”,把两笔对账单删除后再重新生成一张新的经销对账单。
★特殊情况操作:
因海鼎系统刚上线,系统里的贸易协议价格还尚未全部完善,本次有部分供应商对账时会存在一部分差价,如果我们的系统金额>对方金额,差价不大(100元之内),错误单据量多(比如面包类日配品),那么先统计出来开出“收费通知单”通知采购按照陈列费入账,如果我们的系统金额<对方金额,尽量让供应商按我们的金额付款,如果碰到很难沟通的供应商,统计出差价也开出负值“收费通知单”通知采购冲减陈列费。
如果差价大,修改的单据量少,那么要按上面2.1.1操作步骤把错误单据修正完再重新生成经销对账单完成对账。
财务部
2012年08月24日