企业档案分类归档范围保管期限表文档格式.docx
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Y
二、公司档案分类架构图一
图一
三、公司档案类目表
保管期限：
永久（y）长期10年（c）；
短期，3年（d）；
档案
大类
类目及代码
文件归档范围
保管
期限
保存
一级类目
二级类目
代码
文书档案
a
党群
工作
类
a1
党务工作
1
1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议文件
永久
公
司
党
支
部
2、公司党支部会会议记录
3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等
4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料
10年
5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件
6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等
7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知等
8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请示、报告及上级党组织的批示、批复等
9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件
10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料
11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料等
12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告
13、其他材料
工会工作
2
1、工会工作年度计划、总结
长期
工
会
办
室
2、职代会、工代会材料。
3、有关女工及文体活动的材料。
短期
4、公益事业的记录。
5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知
6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等
7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知
8、表彰先进的决定及申报材料
9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件
10、企业文化建设有关材料。
11、其他材料
宣传工作
3
1、各类媒体宣传指导本企业的材料。
管
理
2、各种荣誉材料，上级领导的题词等。
（重要的）
3、对外宣传材料、领导的讲话稿等。
4、企业内部报刊。
5、上级有关来文。
6、重大活动方案材料。
7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、汇报材料
8、公司制作的各类宣传图册，公司简介
9、公司宣传的各项工作橱窗内容及照片
10、公司其它各种工作活动的宣传文件资料
纪检工作
4
2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。
3、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。
4、警告（不含）以上。
5、警告处分。
6、公司廉政建设的文件材。
7、向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知。
8、群众来信来访材料及调查处理结。
9、其他纪检材料。
协会工作
5
各专业学会、协会工作，各群众团体活动的材料
行政
管理
a2
行政事务
1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料
行
政
2、上级机关、领导来公司检查工作的题词、指示、讲话材料
3、上级机关及相关部门来公司视察的一般性材料
4、公司工作计划、总结
5、公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印章等文件
6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法
7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等
8、公司大事记、年鉴、简介
9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料
10、公司专题会议材料
11、公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复
12、公司群众来信来访和处理结果的文件材料
13、公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料
14、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料
安全保卫
1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件
2、公司安全保卫工作计划、总结、报告、报表等材料
3、对公司及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表
4、刑事案件的调查、审理和处置文件材料
5、人防工作及民事调解工作
6、其他相关材料。
外事事务
1、赴外考察、培训的邀请函、请示、批复等手段材料和有关参考材料。
各
单
位
2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。
3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明
4、公司出国人员涉外保密承诺书
5、外事活动的审批文件
6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件
3、其他外事事务材料。
法律事务
1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。
管理部
2、其他法律事务材料
后勤福利
1、员工生活福利的请示和批复。
行政管理部
2、签订的福利合同或其他合同。
3、公司关于后勤福利、信访等管理方面的规章、制度等文件材料
4、福利费使用的计划、报告、报表等材料
5、公司关于福利费提取的标准与相关文件
6、公司职工住房、卫生防疫等方面的文件
7、办公用房及物业后勤管理的相关合同等材料
8、其他材料
医疗卫生
6
1、上级颁发的公司应贯彻执行的文件
2、职工医疗保险的方针政策
3、各类慢性病病种及名册
4、公司医改政策性文件资料
5、医疗事故、纠纷调查处理决定
6、计划生育工作的计划、报告、总结等材料
经营
a3
经营决策
1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策
总经办与各总部
2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件
3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报告等
4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、纪要等材料
5、公司年度经营情况分析会等会议材料
6、公司重要的股东大会文件
7、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等
生产经营计划
1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料
生
产
2、生产经营计划任务书
3、各项专业发展的年（季）度计划表
4、生产技术、经济指标完成情况分析
5、各部门的工作计划、总结。
6、其他材料
统计工作
1、统计工作制度、规定、办法、通知
门
2、公司的生产、技术、经济统计报表
3、公司综合性统计分析工作报告、报表
4、其他统计材料
财务管理
1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
财
务
2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等
7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等
资产管理
1、银行借款合同书、借款担保书等。
2、企业兼并、重组等资产运作材料。
3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复
4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等
5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等
6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料
7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料
8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等
9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等
10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料
11、其他资产管理材料。
董事会
1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。
董事办或总经办
2、年度历次董事会决议及会议记录等。
3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。
4、董事会公告、通知、决定。
5、上市公司季报、年报。
6、其他董事会有关材料。
监事会
1、监事会决议、报告。
2、监事会会议记录、公告。
6、其他监事会有关材料。
工商管理
7
1、历次工商登记变更材料。
2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报告、机构变更等材料。
3、各法人单位历史沿革记录。
4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。
5、商标材料、商标注册登记证等。
6、其他有关工商管理材料。
企业管理
8
1、各类经济责任制方案及考核实施办法材料。
2、签订的经营承包责任书。
3、对控股、参股子公司的管理性文件。
4、企业CI管理材料。
5、其他应企业管理材料。
物资管理
9
1、房屋资产的管理材料。
采购与财务部
2、固定资产卡片。
3、公司物资分配计划
4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料
5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、保险、事故等文件
6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表
7、其他物资管理材料
产品销售
10
1、产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等
销
售
2、产品销售合同、价格、协议等材料
3、市场分析及用户调查材料
4、售后服务材料
5、其他管理材料
合同管理
11
1、各类业务合同，包括商务合同、合同协议、销售合同、购销合同、外贸合同、及相关资质附件材料等。
2、其他材料。
信用管理
12
1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等
2、公司形象宣传、展览会文件
3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励
4、其他材料。
知识产权管理
13
1、公司企业标识和商标标识等方面的材料
2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明、审批及管理方面的材料
3、其他材料。
物业管理
14
1、房屋所有权证和财产保险合同。
2、办公用房租用合同。
3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。
4、商房屋物业管理的有关文件。
5、其它材料。
生产
技术
a4
生产管理
1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。
2、各类统计报表。
3、生产调度工作计划、总结、报告
4、生产调度会议纪要
5、生产调度的职责、制度、规程
6、生产活动综合分析材料。
7、其他材料。
质量管理
1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。
行政与品管部
2、ISO9000系列质量认证材料。
3、质量体系认证及质量控制形成的材料。
4、公司质量管理工作计划、措施、总结
5、质量管理制度、办法、规定
6、产品质量检测、化验、实验报告、记录材料
7、产品质量达标、创优证书
8、质量事故分析、处理材料
9、其他材料。
能源管理
1、能源管理的规划、计划、请示、批复
各部门
2、节能工作检查、汇报、统计表、表彰材料。
3、能源管理规章制度。
4、能源消耗定额管理材料
5、节能降耗工作方案、措施、总结
环境管理
1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、处罚材料。
2、ISO1400系列环境认证材料。
3、三废排放、治理情况、措施及监测数据。
4、环保工作计划、规划、总结
5、环保制度及管理办法
6、环保检测、调查、分析材料
7、环境污染防、治及节能减排措施
8、其他材料。
安全管理
1、安全生产的制度、计划、总结、统计报表、安全责任书等材料。
2、ISO18000系列职业健康安全管理认证材料。
3、公司安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料
4、工伤事故报告、调查分析及处理材料
5、公司安全生产检查通知、简报、情况说明、整改措施等材料
6、公司职工安全教育活动的材料
7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料
计量与
标准
1、计量工作计划、总结
2、计量工作管理规定
3、计量设备、仪器等相关资料及检测、检查记录
4、公司标准化管理制度、规划、办法、规定
5、生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准
6、标准化管理工作计划、总结
7、其他计量与标准材料
科技
1、科技发展规划、计划及管理规定等
研发技术部
2、新产品开发、科技成果管理、技术引进
3、技术革新、引进新技术、技术改造等材料
4、学术论文、专题报告
5、技术革新评奖材料。
6、专利工作文件。
7、企业现代化和信息化建设、规划、计划、总结。
8、档案、图书、情报工作有关材料。
档案和信息管理
1、公司档案工作计划、总结
2、档案工作规划及规定等材料
3、公司档案管理规章制度
4、档案移交清单、销毁清册
5、档案利用成果材料
6、信息化建设发展规划
7、信息化管理的规章制度
8、信息化工作计划、总结
9、其他档案与信息材料
科技档案
b
产品
bc
锚
栓
m
一、计划阶段
与
相
关
1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料
2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告
3、技术建议书、协议书、委托书、合同
4、专题分析报告、会议纪要
5、其他材料
二、试制阶段
1、产品实验报告
2、试制计划、方案、报告
3、试制工艺的文件和工艺装备文件
4、工艺评审报告
5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件
6、试制质量分析报告
7、实验计划、方案、规程
8、实验仪器与设备
9、实验原始数据与材料、实验总结报告
10、实验分析报告、实验工程记录
11、实验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）
12、标准化审查报告
13、鉴定验收书
14、其他材料
三、生产阶段
1、产品研制完成报告
2、产品生产许可证、合格证
3、产品生产鉴定书
4、投产报告、批复、通知
5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范
6、公司技术标准
7、生产定型设计结构或配方
8、工艺文件、说明书
9、重大质量事故分析、处理结果
10、各流程操作记录、产品检验报告
四、评优
1、产品的鉴定、评优文件材料。
2、其他评优材料
五、认证
1、认证申请、审批
2、认证检测、检查报告
3、认证证书
4、其他认证材料
背
龙
骨
l
挂
件
g
锁
扣
s
业务工程
y
1、业务工程的研发与形成文件材料。
2、业务工程的经营文件材料。
3、业务工程的保障与监督文件材料。
4、业务工程反馈意见。
5、业务工程的鉴定与评优文件材料。
科
研
项
目
bk
按
课
题
设
置
代
号
科研准备阶段
1、工程的申请报告、批复、通知
发
技
术
2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料
3、科研经费申请报告及批复
4、科研计划、上级批示
5、实验、实验方案、考察方案、技术规程
6、其他材料。
实验开发
阶段
1、研究任务书
2、实验、实验记录、调整和撤销的报告
3、实验综合分析报告
4、实验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程
5、其他材料。
鉴定验收阶段
1、科研工作完成（或中断）总结
2、技术分析报告、标准化审查报告
3、鉴定证书、科技成果鉴定证书
成果申报阶段
1、科技成果申报表、登记表及附件
2、科技成果奖励申报及评审材料
3、获奖证书及批件
措
改
bjg
jg
每
一
程
1、技术改造工程的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征地动拆迁以及建设单位工程管理工作的文件材料。
2、技术改造工程的设计文件材料。
3、技术改造工程的施工文件材料。
4、技术改造工程的监理文件材料。
5、技术改造工程的竣工和验收文件材料。
6、技术改造工程的使用、维修、改建、扩建文件材料。
7、事故分析和处理文件材料。
8、其他技改类材料。
设备
仪器
bs
生产设备
按一台或一套
1、设备购置申请、审批、合同、协议、纪要及商检材料。
各单位
2、设备管理办法、规定。
3、设备规划、总结、设备运行管理文件。
4、设备仪器开箱验收记录、合格证、出厂保修单、说明书、图样等随机文字材料。
5、设备仪器安装调试、竣工图样、检测验收等材料。
6、设备仪器保养和大修计划记录。
至设备报废
7、重大事故分析处理报告。
8、设备仪器检查记录、设备改造记录和总结材料。
9、设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果。
10、设备仪器技术、质量异议的处理结果材料。
11、其他材料。
科研设备
归档范围同生产设备
办公设备
1、购置申请、审批、合同、协议等材料
2、属固定资产的设备说明书、维修、报废鉴定、申请、批复和处理结果
3、属低值易耗设备的相关资料
4其他办公设备。
交通设备
j
1、车辆管理办法
2、车辆采购申请、审批、批复
3、车辆产权、保险、使用、维修记录等材料
4、事故分析处理结果
基本建设类
jj
按工程工程设置
工程准备阶段
1、建设工程管理制度、标准、方案、办法、规定等
行政部与相关单位
2、
升级会员 