财务部门管理制度Word文档格式.docx
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（三）、财务预算制定时不可预见性的重大因素导致预算需要调整；
第五条预算外支出
一、无财务预算的开支原则上不作安排，开支由财务部负责控制。
二、未列入预算而因工作确需开支的，由相关职能部门进行预算外追加申请，并按相关程序报批后执行。
三、追加预算后各月预算累计超过年度总预算时，按年度审批程序报批后方可实施。
第二章工程、营销支出的财务管理制度
第一条目的
为了有效地控制工程项目成本支出，规范项目开发过程中，工程材料采购和材料款（为开发项目所购主材、辅材及各种设施设备）、工程款的支出（前期工程、建筑安装工程、基础设施工程、公共配套工程等项目）、营销费用支出等以降低开发项目成本，提高公司经济效益，特制定本制度。
第二条适用范围
一、工程预付款、进度款、结算款（质保金）的审批、支付。
二、材料、设备款的审批、支付。
三、设计、报建、营销、拓展等合同类付款。
第三条付款原则
一、必须依据合同，由各部门在每月25日前提交下月付款计划，严格按计划进行支付。
二、要严格执行公司审批的年度计划及年度计划修正方案和月度资金计划的规定。
三、对于超出公司月度资金计划的工程款项的支付须按公司财务管理制度的规定经特别的审批程序审批。
四、工程款在工程竣工后进行结算时，必须严格按照合同的要求和经指定的中介机构审计完毕的审计报告进行结算付款。
第四条付款计划的制定
各职能部门在每月25日前，按照合同的条款和合同的执行进度编制的由本部门主管副总审批的下月的付款计划，报送公司财务部，财务部报送给主管财务的副总和审批后，交由总经理审批确定完成。
第五条款项的支付流程
工程类付款审批之前必须完成《工程款支付申请表》的复核，再填报《付款申请表》非工程类付款直接由请款部门填报《付款申请表》，报相关部门及领导审批。
相关部门领导根据《款项支付与管理控制流程表》、《公司各类资金审批权限一览表》的要求及权限进行审批。
款项支付与管理控制流程表
阶段
流程
执行人
完成记录或输出文件
备注
申
报
阶
段
工程
类
请款单位提出《工程款支付申请表》
请款单位
施工单位签字盖章的《工程款支付申请表》
适应于工程类付款除设计、报建、营销、策划、行政、财务等部门付款外；
监理单位对《工程款支付申请表》进行认真复核，确保付款额度准确，工程量计算准确，并提供详细的计算式作为附件；
监理单位总监审核签字
监理单位
《工程款支付申请表》签字
并出具审核意见
工程部施工员审核
工程部门负责人
签字并出具审核意见
工程总监
根据监理公司、现场施工情况提出付款意见
审核阶段
部门提交《付款审批表》
部门办事人员
录入公司EAS系统申请付款
工程类付款请款部门根据《工程款支付申请表》中工程总监审核意见填写《付款审批表》；
非工程类付款像设计、报建、营销、策划、拓展等付款由请款部门根据履约情况直接填写《付款审批表》报相关领导审批（此审批事项须同时在公司EAS系统完成）
部门经理审批
部门经理
财务部审核
财务部经理
审核资金计划及合同执行及付款情况，并签署意见
主管财务副总审批
主管财务副总
对付款额度进行审批
总经理审批
总经理
拨付阶段
提交签署完成《工程款支付申请表》
《付款审批表》
出纳员
付款
付款审批表
合同编号：
工程名称
合同总价
（单位造价）
累计已付款
￥：
请额金额（大写）
币：
仟佰拾万仟佰拾元角分
请额金额（小写）
计划付款日期
请款部门
付款类型
预付款□进度款□结算款□质保金□
请款部门意见：
（注明付款原因根据合同何款支付何种款项、项目质量、工期履约情况、是否有违约行为，若有，注明对方应支付的违约金等）
请款部门人员：
部门主管审批
财务部
审核
财务主管
审批
注：
工程类必须附《工程款支付申请表》及相关资料
工程款支付申请表
请款金额
当期申请应付款：
扣除款：
实际应付款：
付
款
事
由
付款事由：
（注明付款原因根据合同何款支付何种款项）
施工单位（签字盖章）：
年月日
监理单位审核
预算人员审核
工程部主管审核
工程总监审批
财务主管审批
总经理签字
第六条款项的支付
一、财务根据签署的《付款申请表》意见和资金计划确定付款，确保严格按合同及时付款，如有特殊情况不能及时付款，应及时与主管领导沟通，做好供方单位的解释沟通工作。
各款项支付原则上采用银行转账方式结算，确需使用现金方式支付的，应书面说明情况并经公司总经理批准后方可采用现金支付方式。
财务部门在支付工程尾款时，确定无质保金、无维修费、无代扣款，无工程扣款、和全额发票（含工程尾款和质保金等）到齐等后才可支付。
支付工程款需付上工程结算单，写明工程进度数量，金额。
工程部复核，签字。
施工方代表确认、签字。
付款时施工方需写领条。
二、在款项支付时，存在以下情况之一的，财务管理部门有权拒绝付款：
1、无款项资金《付款申请表》的，或《付款申请表》上缺相关部门和公司领导签署同意付款意见的；
2、无工程进度表或与工程进度不符的；
3、申请单位、开出发票单位与收款单位名称不符的；
4、未按规定提供有效正式发票的（如属特殊情况，经公司领导批准后，财务应扣除相关税金后才可支付，待补回发票后退回税金）；
5、支付材料款时，须有材料《入库单》；
6、、不符合合同规定付款条件的；
7、其他不符合制度规定的。
第三章费用管理制度
第一条费用管理目的
加强公司财务管理，明确费用开支管理的流程以及各环节的职责与权限，严格控制费用支出。
第二条费用管理原则
公司费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督、按集团董事长的授权逐级报批，做到事前汇报，事后审批，各项开支事前没经审批的事后一律不予以报销。
第三条费用管理实施
严格执行公司的预算管理制度，所有费用均按公司要求编制年度预算并分解到月按月实施。
公司各中心须在每月28日前根据下月工作计划制定本单位费用开支计划，报财务部门后经公司月度工作会议通过，并总经理批准后，为公司当月的费用开支计划指标。
第四条计划外费用审批
计划外费用开支，根据实际情况一律报总经理审批后由财务部门进行调整下达。
第五条费用管理职能部门
公司财务部为公司费用管理的职能部门，即各级审批领导对各项开支的合理性、真实性负责，财务人员对开支的票据合法性、金额准确性、审批手续的完备性及资金流向负责，并在预算的范围内控制。
第六条费用支出的内容
本制度所称费用支出包括：
工资、福利费、社保费、应酬费、办公费、差旅费、汽车费、水电费、物业费、房租费、通讯费、文印费、折旧费、税费、培训费、办公维修费、利息支出、银行手续费、部分营销等费用。
第七条费用审批的一般原则
各职能部门领导按《费用报销流程图》、、《公司各类资金审批权限一览表》的职责权限进行审批各项费用。
第八条、费用报销的一般要求
一、各项费用发生时，原则必须取得合法票据，即应取得正规发票或非经营性统一收据，发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能做报销凭证。
二、发票内容要填制齐全，单位、日期、品名、单价、数量、金额要清楚，大、小写要一致，涂改无效。
三、印章要齐全，须有收款单位公章（或发票专用章）及收款人签字（章）。
事业单位的收据，须是税务部门统一印刷的收据，要有财务专用章。
四、各类费用原始单据应由经手人（或当事人）分类整理后，整齐地粘贴（一律统一使用原始凭证粘贴单以左上角对齐横向依次粘贴。
对粘贴不整齐、达不到装订凭证及档案管理要求的，财务有权要求重新粘贴在费用报销单或差旅费报销单后，并注明单据张数和各类费用金额，准确填列在报销单上。
五、如购置多种办公用品、礼品、材料物资等开具一张发票且未单项列示的，必须同时提供有销售方盖章的销售清单，清单列示金额与发票一致方可报销。
邮资报销应随发票提供寄往目的地的凭证。
六、购置的物品需有使用人及保管人签收或入库。
第九条各种费用的管理
一、差旅费管理
（一）出差员工的市内住宿费、伙食补贴费、目的地市内交通费，伙食补贴费按出差的日历天数减去实际住宿天数计算报销，市内交通费按在出差目的地天数减去实际住宿天数计算报销。
当天往返的不报销住宿费。
（二）出差审批权限及报销手续的规定：
员工出差均须经总经理批准，总监以上人员出差由总经理批准，出差人返回单位一周内凭批准后的《出差申请表》和发票办理报销手续。
（三）应根据工作需要确定出差人数、地点和时间，严格控制差旅费用，非本公司业务需要的会议、学习等，审批人不得批准出差。
二、业务招待费用管理
（一）报销业务招待费时所附发票必须是开有日期的正式发票，当月报销的发票不能为已过开票日期一个月以上的票据，并且原则上实行谁开支谁报销的原则。
（二）交际应酬客人发生的礼品费报销，500元以上必须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印明细清单，否则财务一律不予报销（特殊情况除外）。
（三）所有招待费用开支原则上必须两人以上（含两人）经手，出具发票和本次用餐菜单明细，否则不予报销。
（四）除公司业务送烟，其他中心及员工原则上不予配烟，否则不予报销。
（五）专程陪客旅游：
经总经理批准，经办人在总经理批准的定额内掌握使用。
（六）集团内部单位检查或汇报，除陪客外，严禁相互宴请，严禁住高档宾馆，伙食按工作餐标准执行。
三、工资薪酬管理
（一）、工资审批
1、员工个人工资标准由行政部逐级上报，最终报总经理审批；
2、工资实行严格的审批制度，月度工资的发放由公司总经理审批；
3、年终奖金的发放报董事长审批。
未经审批的工资、奖金财务部门不得发放。
（二）、工资复核
工资奖金发放前，财务部对编制的工资、奖金发放表进行复核。
（三）、所得税扣除
1、行政部编制工资、奖金发放表。
2、财务部应配合行政部计算个人所得税的扣除和员工往来款项的扣除。
（四）、员工离职
1、员工离职时，行政部应通知财务部，由财务部查明是否有借支款项等应扣款。
2、如有借支款项等应扣款项，由行政部在其离职时从应发工资中扣除。
（五）、工资、奖金的发放形式
工资、奖金的发放，采取银行代发工资形式，如采用现金发放的形式，如须报公司总经理批准。
（六）、工资奖金的发放
1、员工工资一般于每月10日前发放上个月工资，年终奖金于春节放假前发放。
2、行政部应于工资、奖金发放前1天应将审批的工资单、奖金发放明细表交由财务部门按表发放。
四、办公用品的购置管理
（一）、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，本着节约、合理、适用的原则，所有办公用品的购买，都应由采购部统一负责。
（二）、 办公用品和办公用固定资产使用部门根据实际需要填写《办公用品购置申请表》，按资产使用权限审批后由采购部统一购置。
（三）、所购买办公用品，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，办公用品由政部门统一保管，并指定保管人。
（四）、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放。
五、其他费用其他管理及营销费用发生时，严格按费用报销的原则和要求进行开支。
部门提交费用报销单据
录入公司EAS系统申请付款说明事由
此审批事项须同时在公司EAS系统完成）
审核资金计划，并签署意见
财务主管审核
签署付款意见
财务部出纳付款
费用报销管理控制流
第四章会计档案管理制度
第一条制定目的和内容：
为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》，结合本公司实际及内部管理需要，制定本制度。
第二条本制度适用的范围，为会计档案管理部门。
会计档案包括书面档案和磁盘档案，内容是所有的会计文件和会计凭证、会计账簿、会计报表等书面形式的会计核算资料。
一、会计档案由以下几部分组成：
（一）会计凭证：
包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
（二）会计账簿：
包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿；
（三）会计报表：
包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书；
（四）会计预算执行表、成本控制表、销售明细表；
（五）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料；
（六）其它会计资料：
银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；
（七）、磁盘档案；
第三条会计档案的管理
公司财务会计人员负责本公司的会计档案工作，负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门的会计档案室，指定专人保管。
一、会计档案存档手续：
打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。
二、打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和管理办法管理。
三、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，操作人员在打印输出的账页上签字盖章，会计主管签字盖章认可。
四、任何人不得伪造、非法涂改变更、故意毁坏凭证、账册、报表等书。
第四条会计档案的整理
会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类，对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。
一、会计凭证的整理
（一）每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。
（二）每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，并统一将左上角订成三角形，每本凭证订牢不松。
（三）每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰，结绳并加贴封纸，并盖妥装订人员骑缝名单。
（四）装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。
二、会计账簿的整理
（一）在会计年度终了后的次年2个月内，应对各种账册进行整理、装订。
整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目的编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改对是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。
（二）账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏，账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订，多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。
（三）电脑账应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册，并加盖名章。
三、会计报表的整理、装订
（一）在办完年终决算的第二个月应对各种报表进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。
（二）各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。
（三）分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳对要加贴封纸，盖妥装订人员的骑缝名章。
四、其他会计资料的整理
平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表的装订要求进行整理、装订，并及时归档。
第五条会计档案的移交与保管
公司的当年会计档案在会计年度终了后，可暂由会计管理中心会计人员保管一年，期满之后，各种会计档案由会计管理中心编造清册在期满之后一个月内移交给公司会计档案室，不得自行封包保存。
会计管理中心将会计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物交档案室。
档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计核算部重新整理装订。
验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还移交部门保存。
采用电子计算机进行会计核算的公司，应当保存打印出的纸质会计档案，条件具备的还应采用磁带、磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案。
会计档案管理员对已存档的会计档案应根据档案管理的要求和档案密集（档案密集见附件）进行分类、编号、登记和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。
第六条会计档案保存要求：
一、防止档案的损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。
二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。
第七条会计档案的保管年限
会计档案的保管年限
会计档案名称
保管期限（年）
备注
一、会计凭证类
原始凭证
15
包括附件
其中：
涉及权证的会计凭证
永久
记账凭证
汇总凭证
工资表及签收条
3
二、会计账簿类
总分类账
明细分类账
其中往来账以结清为止
现金日记账
25
银行日记账
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
辅助账簿
三、会计报表类
年度会计决算报表
包括文字分析
月、季度报表
5
年度新旧科目对照表
成本控制表
销售明细表
预算执行表
四、其他会计资料
内部审计报告
10年
外部审计报告
15年
税务资料
银行对账单及余款调节表
各种经济合同
经济事项结束后保管5年
发票及收据存根联
会计档案移交清单
会计档案保管、销毁清册
第八条会计档案的查阅
由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定：
一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”，先由本部门负责人签字后，再由会计档案管理部门负责人签章同意后，方可调阅；
其中，机密级以上档案经会计总监或总经理签字同意后，方可调阅。
申请单一式两联，一联查阅结束归回档案后退还查档人；
一联由档案管理员编号后留存装订。
二、审计、财税部门因审计和查账事项需调阅会计档案时，应出具审计或查账公文，并由公司接待部门填写“会计档案查阅申请单”，申请单经公司会计档案管理部门负责人签章同意后，方可查阅；
其中，机密级以上档案的调阅，须经会计总监批准。
三、公安、检察、法院、工商等部门因对理相关案件需调阅会计档案时，应出具正式公文或介绍信，经公司法务部门审核认可后填写“会计档案查阅申请单”，经会计档案管理负责人签章同意后，方可查阅。
查阅取证时可以抄录、照相或复印，但不得将档案带走。
四、外单位人员调阅档案，需由会计部门人员陪同，查阅完毕，应立即归还档案室。
向外单位提供利用时，须经本单位主管领导及会计负责人签字批准，会计档案原则上不得借出。
五、查阅档案时，严禁拆散原卷并不得把档案原件抽走、涂改、勾划或损坏，查阅后，应由查阅人在档案封底备查栏内注明日期和原因。
六、档案管理员对查阅完毕归还的档案应检察其完整性。
七、会计档案保管部门应建立“查阅档案登记薄”，对内部和外部的查阅情况做好记录，以备查用。
第九条会计档案的鉴定和销毁
一、会计档案的鉴定。
每年年初应由会计档案主管部门和公司稽核部门对上年度会计档案共同进行一次综合鉴定。
对债权债务未结清的档案应抽出重新装订，直到债权债务了结后再作销毁。
如果保管期限不一致但装订在一起的会计档案应在上述两部门的见证下将要销毁的凭证抽出后重新装订。
二、会计档案的销毁。
经鉴定后需要销毁的会计档案应由会计档案管理员提交销毁申请报告，并造具“会计档案销毁清册”，经会计档案
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