计算机电算化第十一章采购应付账款与存货.ppt

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湖南人民出版社第十一章第十一章采购、应付账款与存货子系统采购、应付账款与存货子系统第一节第一节采购、应付账款与存货子系统概述采购、应付账款与存货子系统概述第二节第二节采购、应付账款与存货子系统的处理流程采购、应付账款与存货子系统的处理流程第三节第三节数据代码和主要文件设计数据代码和主要文件设计第四节第四节采购与存货子系统功能模块设计采购与存货子系统功能模块设计第五节第五节案例案例湖南人民出版社第一节第一节采购、应付账款与存货子系统概述采购、应付账款与存货子系统概述一、特点与设计目标一、采购、应付账款与存货系统的特点

（一）数据存储量大

（二）数据变化频繁（三）核算内容广泛（四）核算方法复杂（五）与其他子系统有较多的数据传递关系（六）管理要求高一、采购、应付账款与存货系统的设计目标

（一）数据存储量大

（二）数据变化频繁（三）核算内容广泛（四）核算方法复杂（五）与其他子系统有较多的数据传递关系（六）管理要求高湖南人民出版社采购、应付账款、存货与其他子系统的关系采购、应付账款、存货与其他子系统的关系采购应付账款与存货子系统与其他子系统的关系说明采购子系统应付账款子系统存货子系统销售子系统应收账款子系统成本子系统总账子系统生产管理子系统1.采购子系统从采购计划、生产管理、销售等系统和本系统取得采购计划单，获得购货需求信息，与供应商和供货机构签订订单，采购货物。

2.采购货物到货，向存货子系统传递采购入库单凭证，采购发票等，同时追踪存货的出、入库情况，减少盲目采购。

3.存货子系统根据销售子系统输入的销售订单、发货通知单、退货通知单生成销售出库单。

4.采购系统录入的采购发票传入应付账款子系统进行应付账款的核算。

5.销售子系统录入的销售发票传入应付账款子系统进行应付账款的核算。

6.应收账款子系统录入的销售发票、其他应收单与应付账款子系统进行转账处理，完成应付冲收的核算。

7.存货子系统将材料出库核算结果传递给成本子系统，成本子系统将计算出的半成品、产品成品入库成本传递到存货子系统，进行半成品、产成品出库核算。

8.应付账款子系统按采购发票生成的往来凭证传递到总账子系统，并查询生成的凭证。

9.存货子系统生成的凭证传递到总账子系统。

湖南人民出版社第二节第二节采购、应付账款与存货子系统的处理流程采购、应付账款与存货子系统的处理流程一、手工采购、应付账款与存货子系统数据处理流程

（一）采购当企业需要采购存货时，请购者编制购买存货的请购单，并送到采购部门；采购部门收到请购单，由专职人员负责这项采购，选择供应商，编制采购单，并将采购单提供到财会部门、验收部门以及供货商等。

（二）验收

（二）验收当存货送到验收部门（仓库）时，承办人首先在采购单档案中找出采购单，进行核对，编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，根据入库单登记库存账，并将验收报告送到财会部门。

（三）处理采购发票当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与存货验收入库报告、采购单进行核对，计算存货成本（此过程又称之为采购结算）；编制记账凭证。

借：

材料或材料采购等应交税金应交增值税（进项税额）贷：

应付账款或银行存款登记账簿，更新应付账款、材料等账户。

（四）付款在付款到期时，财会部门签发支票付款，并编制记账凭证：

借：

应付账款贷：

银行存款某些供应商对于快速还款提供折扣。

例如，一般的折扣政策为210，n30，意思是购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2的折扣，如果不享受折扣须在30天之内支付全部款项。

当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证：

借：

应付账款贷：

银行存款购货折扣登记账簿，更新应付账款等账户（五）存货核算存货核算包括对原材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、产成品的核算。

企业存货可以按实际成本计价，也可按计划成本计价。

按实际成本计价时，存货成本可以按照加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出和个别计价等方法进行计算。

1按计划成本计价的核算方法。

计划成本计价核算方法一般设立“材料采购”、“材料成本差异”、“原材料”三个科目，分别反映材料采购的实际成本与在途情况、材料成本差异以及材料收发结存情况。

（1）入库核算。

材料验收入库后，按材料计划成本，从“材料采购”科目的贷方转出，记入“原材料”科目的借方。

月末根据“材料采购”和“原材料”科目计算材料采购的节约额或超支额，转入“材料成本差异”科目借方（表示材料实际成本大于计划成本的超支成本差异）或贷方（表示材料实际成本小于计划成本的节约成本差异）。

月末还要计算出材料成本差异率以便计算发出材料应负担的差异额。

结转后材料采购科目如有借方余额，表示在途材料占用的资金。

（2）出库核算。

当发生材料领用时，根据出库单、发料汇总表等按计划成本贷记“原材料”等科目，月末根据材料成本差异明细账的内容，计算发出材料应负担的材料成本差异额，将本月发出材料由计划成本调整为实际成本，并根据各部门、各产品的材料领用情况，编制材料费用分配表。

发出材料应负担的材料成本差异额发出材料计划成本材料成本差异率2按实际成本计价的核算方法。

按实际成本进行材料核算时，设“原材料”科目、“在途材料”科目。

如有在途材料，则通过“在途材料”科目进行反映。

（1）入库核算。

当材料入库时从“在途材料”科目的贷方转入“原材料”等科目的借方。

（2）出库核算。

对各类库存材料的领用按材料的实际成本借记“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“产品销售费用”等科目，贷记“原材料”等科目。

注意：

由于不同批别购入的材料，其价格有一定波动，这给领用材料实际成本的确定带来一定困难，一般可采用“先进先出法”、“后进先出法”、“加权平均法”、“移动加权平均法”、“个别计价法”等计价方法确定领用材料的实际成本。

湖南人民出版社二、计算机采购、应付账款与存货子系统处理流程

（一）采购子系统数据处理流程当企业需要采购存货时，通过采购模块实现从获取请购单到编制采购合同的全过程。

其数据流图如下请购单输入审核请购单供应商其他部门请购单文件存货采购文件供应商文件存货文件采购合同文件选择供应商编制采购合同查询存货系统生产控制系统1获取请购单。

方法有录入存货子系统自动传入生成控制子系统自动传入2审核请购单:

即将请购单与存货文件中的最高储量和最低储量进行比较，审核请购单是否合理。

若请购合理，则批准这项采购。

3选择供应商与编制采购合同:

根据请购单的请求，从供应商文件和存货价格文件中选择合适的供应商，编制采购合同，并存入采购合同文件。

4查询和管理采购合同:

通过查询模、块，获取采购合同和各种合同管理信息，并通过打印机输出。

5采购信息传递：

采购信息传递模块通过网络、EDI系统将采购信息传递给供应商以及其他部门。

湖南人民出版社二、计算机采购、应付账款与存货子系统处理流程

（2）

（二）应付账款子系统数据处理流程供应商发票输入采购合同采购结算发票文件入库单文件采购合同文件账务系统文件自动转账付款处理EDI系统帐务处理系统存货系统采购系统3付款处理。

当付款期限已满，财会人员便进行付款处理。

付款处理有两种方式：

（1）第一种方式：

企业财会人员通过应付账款子系统提供付款准备通知书签发支票付款，并通过账务处理子系统输入付款凭证：

借：

应付账款供应商贷：

银行存款

（2）第二种方式：

系统根据付款准备通知书自动开支票，通过自动转账模块生成付款凭证传入账务处理子系统。

账务处理子系统记账后，自动将付款数据登记到账务处理数据库文件中，同时更新供应商发票文件。

1输入供应商发票。

当财会部门收到供应商的发票时，通过输入模块将发票送入计算机，并保存在发票文件中。

如果企业使用了EDI网络系统，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在发票文件中。

2采购结算：

当采购发票录入后，系统根据采购合同编号自动从采购子系统和存货子系统中的采购合同文件和入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对，审核供应商发票上的数据是否符合采购合同的数据（订货数量和订货单价）及入库数据（收货数量）。

4自动转账。

计算机根据采购结算表和付款准备通知书自动生成两类凭证并自动传入账务处理子系统。

5输出应付账款分析表。

通过输出分析表模块从屏幕上或打印机中快速得到各种应付账款分析报告，如应付账款明细表、账龄分析表现金需求表等，使管理人员及时了解和掌握应付账款的状况，决定哪些应支付给供应商的款项可以延迟，合理安排资金，为管理决策提供信息。

湖南人民出版社二、计算机采购、应付账款与存货子系统处理流程（3）（三）存货子系统数据处理流程入库单文件输出自动转账存货明细账超储积压一览表出库入库汇总表材料费用分配表仓库存货汇总表存货结存明细账成本系统账务处理系统仓库文件费用统计标准文件入库单出库单采购合同文件输入审核存货目录文件临时入库单文件临时出库单文件记账结账存货结存文件出库单文件采购系统1出入库单处理。

通过输入模块将各种入库单、出库单送入计算机，并保存在临时入库单、临时出库单文件中。

2审核。

通过审核模块对临时入库单、临时出库单文件中的单据进行审核，审核无误后签字。

3记账和结账。

通过记账模块用临时入库单、临时出库单文件更新存货结存文件、入库单文件、出库单文件。

月末进行结账，生成下月结存文件，并将本月结存数据作为下月期初数转移到下月结存文件中。

4输出账表。

通过输出账表模块从存货档案文件、存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件提取数据，进行加工生成并输出各种账表，如存货明细账、存货结存明细表、超储短缺一览表等。

5自动转账。

通过自动转账模块系统从存货结存文件、入库单文件、出库单文件等文件中提取数据，进行汇总自动生成入库、出库机制凭证传入账务处理系统，生成费用分配表传入成本子系统。

湖南人民出版社第三节第三节数据代码和主要文件设计数据代码和主要文件设计一、数据代码设计

（一）存货代码设计为了使计算机更好地对存货进行核算和管理，必须为每种存货统一编码。

一般而言,如果没有标准的存货编码方案可依，企业一般自行编制。

从实际情况看，企业多采用群码的编码方式。

这种编码方式既便于对存货的分类，又便于计算机处理。

例如，存货代码长度设计为10位，可以采用如下图编码方式：

存货大类XXXXX存货小类存货品种存货规格XXXXX

（二）存货类别代码设计为了满足按存货的类别进行统计、汇总等管理需要，可以设置存货类别，并设计相应的代码。

存货类别可以设置得“粗”一些，即只按大类设置，那么存货类别代码则采用一级科目代码，如123原材料、128包装物等，这样系统只能对所有存货按大类进行统计和汇总；存货类别也可以设置得“细”一些，即按大类和小类设置，如12301原材料黑色金属、12302原材料有色金属，这样系统就可以按照大类小类等多种方式对所有存货进行统计和汇总，满足不同管理需要。

（三）供应商代码设计为了使计算机更好地对供应商进行管理，必须为每个供应商编码。

供应商代码设计要求与应收账款子系统中的客户代码设计相似，通常采用群码方式。

由于每个企业供应商的数量不同，地区分布各异，因此，供应商代码的设计要根据具体情况而定。

例如，用12位代表供应商代码，其编码方案为：

第1位、第2位表示供应商所在的省或直辖市；第3位到第7位表示供应商所在的城市或地区的区号，可以采用国家统一规定的区号，如北京010，石家庄0311，长沙0731，广州020；第8位到12位表示供应商序号，可以用电话号码的其中几位数表示，也可以用邮政编码的其中几位数表示。

省编码XXXXXXX区号供应商序号XXXXX湖南人民出版社二、数据文件设计

（一）存货档案文件存货档案文件中企业每一种存货占一条记录，每条记录包括存货代码、存货名称、计量单位、规格型号、计划单价等数据项。

通过阅读该文件便可以掌握企业有什么存货，有多少种存货,每一种存货的规格型号等信息。

一般情况下，系统为用户提供一个存货档案数据库文件，在系统初始化时，用户可将本单位的存货名称、存货代码以及其他一些相关信息录入并保存在存货档案文件中供系统使用。

（二）仓库文件包括仓库代码、仓库名称、仓库定额、地址、电话、联系人等数据项。

（三）供应