希波集团办公管理制度DOC 62页Word格式文档下载.docx

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（4）、总经办/人事行政部文员按《文件签发审批单》中注明的份数复印下发。

（5）、需要对外发文时，由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。

（6）、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确认，文件发送到各部门后，部门经理应组织本部门人员学习，并妥善保管，装订成册，便于查阅、执行。

（7）、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及保存情况，如有文件丢失或传达不到位，则报人力资源部作为绩效考核项目。

5、归档

（1）、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分公司自制文件）归档存查。

（2）、若执行部门必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。

（3）、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。

六、公文机密等级

1、秘密文件

是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的，可以在公开场合

学习讨论、并要求贯彻执行的文件，以及有关的规章制度等。

2、机密文件

是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供个别部门或

相关人员学习、贯彻执行的文件，如：

有关人事任免事项；

质量问题通报；

产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据；

供货厂家、销售客户资料等。

此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或复印，事后，当需要再次查阅时，需向总经办办理文件借阅手续，当场借阅当时还。

3、绝密文件

是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的，只供高层领导或

极小范围内人员了解、知悉的文件，如：

希波员工的工资体系和标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等，此类文件应严格控制印发数量和印发范围。

4、各级人员必须严守秘密，有泄密事件发生，按《保密制度》处理。

七、公文处理时限

1、特急件：

各会签单位需在半小时内回复，随到随办。

2、急件：

各会签单位需在1小时内回复，一天内处理完毕。

3、普通件：

各会签单位需在4小时内回复，三天内处理完毕。

4、超过处理时限的文件，由文件起草部门催办。

附件：

文件签发审批单

文件名称

编号

密级

主要内容

类别

拟制部门

拟制人

部门经理

主送单位

抄送单位

会签范围及会签意见

部门

经理

副总

总经理

注：

1、文件经总经理签批后，发放用印时不必使用用印审批单。

2、各部门、副总、总经理会签意见可另附纸。

公司统一公文处理的规定

一、公文的性质

公文是处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是指示、汇报和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具，各部门必须认真贯彻本规定，切实做好公文处理。

二、根据本公司实际情况，现对公文做如下分类：

（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定用于对重要事项做出决策和安排。

（三）意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知用于发布公司内部规章制度、人事任免、传达公司领导指示给相关部门具体执行或遵守的事项。

（五）通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（六）报告用于向公司领导汇报工作、反映情况、提出建议，答复领导的询问。

（七）规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（八）会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

三、公文格式

公司下发公文由版头、发文字号、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、主题词、主送部门、抄送部门、印制版记组成。

（一）版头

由公司全称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。

版头字体采用姚体60号字。

（二）发文编号

1、由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头、横隔线之间，横向居中，字体采用仿宋小四号字。

2、发文机关应使用规范化简称：

下发文件单位

统一字号

集团

希团字[×

×

]第×

号

销售公司

希销字[×

总经办

希行字[×

企划部

希策字[×

人力资源部

希人字[×

财审部

希审字[×

企管部

希企字[×

财务部

希财字[×

综合计划部

希综字[×

佳木斯分公司

希佳字[×

研发中心

希研字[×

天津分公司

希津字[×

举例

希团字[2003]第3号

3、发文年度用公元年全称。

用阿拉伯数字写，用中括号括起。

4、顺序号用阿拉伯数字书写，自每年第一件起按发出时间顺序编排。

（三）横隔线

隔开公文的版头部分与行文部分的横线。

由红色横线组成，位于

发文字号下方。

（四）标题

由公文的主题和文种组成，字体采用华文中宋二号字（加黑）。

（五）主送部门

主送部门是指公文的主要受理部门，规定、通报可以不写主送部

门（或在版记中体现），字体采用黑体三号字。

（六）正文

公文的主体，用来表述公文的内容，字体采用宋体四号字。

层次

结构正文分条标识方法为：

全文共一级的用“一、二、三、……”。

全文共二级的第一级用“一、二、三、……”第二级“1、2、3、……”。

全文共三级的第一级用“一、二、三、……”第二级用“

（一）、

（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”。

全文共四级的第一级用“一、二、三、……”第二级用“

（一）、

（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”第四级用“

（1）、

（2）、（3）、……”。

全文共五级的第一级用“一、二、三、……”第二级用“

（一）、

（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”第四级用“

（1）、

（2）、（3）、……”第五级用“A、B、C、……”。

全文共六级的第一级用“一、二、三、……”第二级用“

（一）、

（二）、（三）、……”第三级用“1、2、3、……”第四级用“

（1）、

（2）、（3）、……”第五级用“A、B、C、……”第六级用“a、b、c、……”。

公文首页应根据标题行数合理排列正文行数。

（七）附件

公文附件，应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文部门署名之前应注明附件的名称。

如附件较多，应用阿拉伯数字注明顺序，逐件写明附件的名称。

（八）部门署名

应当用全称或者规范化简称，发文部门署名应采用黑体三号字标

注于正文的右下方。

（九）成文日期

一般署会议通过或者领导签发日期；

特殊情况署印发日期。

领导签发后，因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定。

成文日期应当写明年、月、日，采用黑体三号标注于发文部门署名右下方。

成文日期年、月、日均用阿拉伯数字。

（十）印章

下发公文都应加盖集团印章。

用印位置做到上不压正文，下要压发文部门署名和成文日期。

（十一）主题词

“主题词”三字用黑体三号字标注于印制版记上方，具体条目用宋体三号字标注，主题词由公文主题词及公文种类词组成，也可根据公文内容自行标注。

（十二）抄送部门

是指除了主送部门之外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称。

（十三）印制版记

由公文印发部门名称和印发日期。

在公文末页下部印三条横线，上面两

线之间注明抄送部门，下面两线之间左侧注明拟制文件部门名称，右侧注明印发日期。

一般公文可以不采用抬头，由标题、正文、附件、部门署名、成文日期组成，但内容格式必须按本规定第四条执行。

四、公文的汉字从左至右横排。

主标题、副标题、正文之间的用字要有明显区别。

主标题应采用华文中宋二号字（加黑），副标题（或主送单位）应采用黑体三号字，正文应采用宋体四号字；

行间距采用单倍行距；

公文用纸幅面规格一律采用国际标准A4型（长279毫米，宽210毫米）；

公文印制纸面规格：

天高70毫米，地高30毫米，左宽25毫米，右宽20毫米，左侧装订。

附范本：

佳木斯希波集团有限公司文件

希团字［2003］第1号

关于集团***管理的规定

集团各部门：

为加强……

佳木斯希波集团有限公司

2003年1月5日

主题词：

集团***规定

主送单位：

集团各副总、各部门抄送单位：

集团总经理、分公司总经理

发文部门：

集团人力资源部发文日期：

2003年1月5日

档案管理办法

一、将资料按条款分类，分别存放，每年年末经检查齐全后，整理立卷归档。

二、档案分为证照档案、文件（制度）档案、人事档案、合同档案、设备档案、技术档案等类别。

三、档案管理归口部门

总经办负责集团总部的证照档案、系统内下发的文件（制度）档案、集团总部设备档案、技术档案的管理归档；

企管部负责集团系统所有合同档案的管理归档；

人力资源部负责集团总部所有人员及分公司部门副经理以上人员的人事档案的管理归档；

分公司人行部负责本公司所有证照档案、文件（制度）档案、部门副经理以下人员的人事档案、设备档案、技术档案的管理归档；

分公司财务部负责对本公司所有合同档案的管理归档。

四、证照档案的管理

1、集团系统所有证照，如：

税务登记证、卫生许可证、生产经营许可证、车辆各种牌照、各种荣誉证书、专利证、资格证等，均须以复印件及原件两种形式存档。

2、各类证照除列出名录外，均须登记其有效年限，以便及时更换证照，保证其有效性。

3、证照档案的保存期限为永久性保存。

五、文件（制度）档案的管理

1、所有签成正本文件均需由总经办及人行部（人行部只负责对接收文件和本分公司自制文件）归档存查。

2、若执行部门必须使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必须寄出或无法取回时，可存档复印件。

3、存档文件保存期限10年，届时列表报批后监督销毁。

六、人事档案的管理

1、集团系统所有管理人员，其应聘表、经济担保书、毕业证复印件、笔试题试卷存入个人档案，在试用期内建立临时档案，正式聘用后建立正式个人档案。

2、接收的大中专毕业生，考核时的一切资料及其毕业证复印件交人力资源部/人事行政部存入个人档案。

3、人事档案的保存期限为该同志辞职后一年，届时列表报批后监督销毁。

七、合同档案的管理

1、公司对合同原件，即合同书信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件）实行双层管理，即承办部门和合同归口管理部门。

各业务部订立的合同（协议）原件，由企管部负责管理，合同承办人使用复印件。

以便对合同的执行情况进行监督，但所有保管部门均须建档。

2、合同中含集团系统内部责任状、承包合同及对外签定的各种业务合同。

3、合同档案的保存期限为永久性保存。

八、设备档案的管理

1、各部门购买设备及物品，（如计算机、打印机、复印机、传真机、空调等）生产设备及生产辅助设备（如化验室设备、研发专用设备等）凡是带有图纸、说明书、保修卡、用户手册等资料应全部交总经办/人事行政部存入设备档案，建立永久性档案。

无总经办/人行部在设备发票上确认收到该设备相关资料的签字，财务不予报销。

2、各项基建施工与工程有关图纸，一律把原稿移交总经办/人事行政部文员管理。

3、设备档案的保存期限为该设备报废后1年，届时列表报批后监督销毁。

九、技术档案的管理

1、各部门技术资料，如：

与集团业务相关的法规条文、国标、企标、工艺规程、质量标准等全部由总经办/人行部负责管理归档，如属绝密文件应由总经办/人行部登记其发行版本、发行日期、总页数，并将其名录归档，注明存放部门、发行使用部门。

2、技术档案的保存期限为永久性保存，但须将废止资料加印“作废保留”章，同时注明作废日期。

十、档案建立、整理办法

1、企业文件记录保存、归档办法按内容分类，并以时间先后顺序存档，必须在档案夹里清楚地标注归入的档案类目，方便查找。

2、每天都要进行清理归档，以免资料堆积，熟悉自己管理的档案，了解归档制度。

准确地做好文件索引，以便于查找。

3、归档要注意整洁，归档前先把资料进行分类，以便所有的材料随手可得，避免盲目查找。

4、立卷按年代、机构排列，永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。

5、文件档案除将文稿存档外，计算机中亦需存盘建档，建档按类别及时间顺序建立，便于查找。

6、注意做好保密工作，档案柜要坚固，做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

7、每年清理一次档案，对档案的数量、保管等情况进行检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案安全。

8、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。

9、销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

档案资料借阅管理制度

一、借阅档案（包括证照、文件（制度）、人事档案、合同、设备、技术等资料），必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅；

借阅涉密的档案须经相关业务部门经理级以上的领导批准方可借阅。

二、卷案不可借出，只提供在档案存放室查阅，未立案的文件及资料可借出。

三、借阅期限不得超过10天，到期必须归还如需再借应办理续借手续。

四、借阅档案人必须爱护档案，保护其安全及保密性，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、损坏，未经部门经理级以上领导允许，绝密资料未经副总经理级以上领导允许，不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借。

五、借阅的档案交还时，档案管理人员必须当面点清，如发现遗失或损坏，应立即报告上级主管领导。

主管领导与资料来源相关部门沟通备份，同时对借阅人采取批评教育或相应处罚。

六、外单位借阅档案，必须有单位介绍信，并经总经理批准后方可借阅，但不得带出档案室。

七、外单位摘抄卷内档案，必须经总经理对其摘抄完毕的内容进行审查、签章同意后，方可带出档案存放室。

第二章办公事务管理

打印、复印、传真管理制度

一、打印：

1、凡属以集团、分公司名义下发的文件、报表、工作计划、总结、报告、会议纪要、通知、通报、公函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰决定等均在打印范围内。

2、不得利用公司计算机打印私人材料。

3、各部门负责本部门所有材料的打印，需要下发的文件或规章制度、通知由各部门拟订打印、校稿，会签批准后拷盘，交由总经办/人事行政部归口下发、存档；

4、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病毒检查（有病毒的软盘应拒绝接收，并礼貌解释表示歉意）。

5、总经办/人事行政部文员接稿后，应认真检查文件签批手续是否齐全，

打印稿排版是否按公司行文规范，美观合理，对文字进行最终校对，发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。

6、文件存档规范，计算机内存储文件应遵照《制度汇编》办公管理制度中《档案管理办法》执行。

7、文件打印格式应统一，按《制度汇编》办公管理制度中《公司统一公文处理的规定》执行。

二、复印：

1、所有复印机均应建立使用记录，复印需求部门按《复印机使用登记表》中项目逐项、真实填写。

2、月末按各部门复印登记表由总经办/人行部汇总各部门耗用纸张、墨粉费用，查看费用是否超标，将结果报人力资源部考核；

3、凡需要复印的资料，必须经本部门经理同意，到人事行政部登记备查，数量超过10张的必须人事行政部经理批准后复印，分公司复印20份以上的应采用油印形式，由需求部门自行印刷。

4、属证件、原始资料等特殊材料需要复印，不受份数限制，可根据需要复印，但必须经过请示、上级领导批准后方可复印。

5、公出人员在外地需要打印、复印材料时，应将打印原件留存，索要发票，另附纸标明打印/复印原因、打印/复印时间、材料收件人，以做报销依据，无以上材料公司不予报销。

6、不得利用公司复印机、传真机复印私人材料。

三、传真：

1、所有传真机均应建立传真记录，登记传真机使用情况，并填写《传真机使用登记表》，发传真须由部门经理在传真材料背面签批后方可发出。

2、由总经办/人行部文员统计月费用，月底统一汇总各部门耗用传真费用，（除总经办/人行部之外有传真机的，传真费用统一纳入办公费用）；

收传真由总经办/人行部文员登记，并通知接收部门领取、登记。

3、在外人员签合同及其它工作需发传真时，需请示副总经理同意才能进行，并且回公司报销时，上交原始材料及发票，写清原因、收件人、无以上材料公司不予报销。

4、不得利用公司传真机传真私人材料。

部门复印机使用登记表

复印时间

材料名称

纸型

总页数

复印人

部门经理签字

部门传真机使用登记表

传真时间

页数

收/发

经办人

第三章印章信证管理

印章使用管理办法

一、总则

1、目的

为加强集团公司印章管理，规范公司印章的制定、使用程序，使公司业务顺利运营，杜绝因印章管理、使用不善造成的不必要损失制定本办法。

2、定义

本办法所称之印章是指公司业务上必要的，通过其使用能对外表达公司意思的印鉴。

如法人章（公章），法定代表人章、合同专用章、财务专用章、销售公司章、品控部检验专用章等。

二、印章的管理

1、集团相关部门及各分公司须将其业务必需之印章图样、尺寸说明连同相应管理制度或办法报集团总经办备案。

2、集团各相关部门及分公司对印章的管理须设专人负责、并将该管理人员姓名报集团总经办备查。

三、印章的适用范围

1、公章

适用于公司介绍信、包裹领用单、汇款单、财务部报表、证明、委托书、协议、担保书等重要材料需要时的加盖。

2、合同专用章

适用于合同章用于公司与客户签订各种合同专用。

3、财务专用章

适用于财务专用章用于公司各种资金支付专用。

4、销售公司章

适用于以销售公司名义按公司规定程序签订的与经销商补充协议及销售公司内部发放的文件、制度、通知、通报类。

5、品控部专用章

适用于品控部在公司内部下发的通知及出口时商标机构提供的合格检验报告专用。

四、以上三种印章在使用时必须按规定办理，否则出现问题，由该印章保管人员负责一切经济责任和法律责任，并处以每次500元的罚款。

五、印章的使用

1、只有印章的保管责任者才能保管和加盖印章。

保管责任者因故不在时需托相关人员代行其职责，因委托不善造成失误或损失者，由委托人和受托人负连带责任。

2、公司各部门及员工申请加盖公司法人章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、销售公司章等按下列程序办理。

（1）申请人填写×

公司用印申请单（见附表）。

（2）经部门主管经理、副总、总经理审批同意。

（3）申请人按

（1）

（2）项要求签字后，须将相应用印申请单及需加盖印章之材料一并交印章保管责任人登记盖章。

3、品控部检验章，如质量检验合格章、化验室检验章经品控部经理、化验室主任确认无误后，即可盖章，所有盖章资料均须备份，以便查阅。

4、加盖印章审批权限划分

（1）经常性加印项目，如介绍信、包裹单、汇款单等项目需要加盖法人印章的由经办人所在部门主管经理签字，交经总经办主任/人行部经理审批。

（2）财务报表、证明、委托书、协议、担保书等需要加盖法人印章的或涉及公司重大利益的材料，须由法定代表人本人最终确认（财务票据正常业务按法定代表人批准之相关规定执行）。

（3）本款所称涉及公司重大利益资料系指：

A、与经营责任相关的资料

B、债务保证，特别贷款

C、所涉标的超过10万元以上的合同

D、诉讼裁判相关资料

E、可能给公司造成10万元以上损失的其他相关资料

（4）使用财务专用章必须经财务部经理、副董事长审核同意方可使用。

（5）以上项以外的其他资料的加印，相关副总经理或各分公司总经理有最终审批权。

（6）经会签批准的文件发放加盖印章时文件会签单可替代用印申请单。

5、加盖印章的复核

（1）公司法人章保管人，按《用印申请单》中资料名称、加盖印章份数、审核签批权限复核无误后，方可予以盖章；

如总经办主任/人行部经理、总经理不在，用章人电话请示同意后，印章保管人经核实，方可盖章。

（2）合同章使用部门填写《用印申请单》，部门经理签字，交财务部经理审核：

合同文本名称、加盖印章份数、部门经理审核签批权限、合同文本签署部门主管副总、企管部经理签字、总经理签批内容等。

（3）合同章保管人员必须对上述项目及申请单中加盖份数进行再次审核后方可给予加盖合同章，并做好《合同章使用记录》。

6、《用印申请单》的管理

（1）使用公司法人章填报后的《用印申请单》在总经办/人行部存档。

（2）使用财务专用章、法定代表人名章填报后的《用印申请单》与在财务部存档。

（3）使用合同章填报后的《用印申请单》与在财务部留存或备份合同文

本同时