高校文件材料归档细则Word格式文档下载.docx

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（二）整理组卷

1.立卷原则

各文书处理部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，并便于查找利用为原则。

2.立卷分工

（1）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电材料，综合性的针对普通高校的指令性、指导性文件，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。

职能部门以党委和学校名义的发文，由各部门立卷归档。

（3）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。

职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（4）校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档；

请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

（5）两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷分类

（1）分年度：

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；

跨年度的请示与批复，归入批复年度；

跨年度规划、计划，归入开始年度；

跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；

跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；

跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度；

按学年处理的文件归入专门年度。

（2）分问题：

将文件按其内容所反应的问题、事物分开。

（3）分期限：

将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.立卷组合

（1）基本要求：

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

（2）问题单一、文件数量少者可组薄卷。

对同一问题文件数量多的，可组一卷或多卷。

每卷一般不超过200页。

（3）组合形式：

会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

简报按名称或期号组合；

其他文件材料可按照特殊的形式组合。

5.卷内文件材料的排列：

卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

（1）密不可分的文件材料排列顺序：

批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后（包括文件处理单）；

转发件在前，被转发件在后；

结论性材料在前，依据性材料在后。

（2）同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

（3）不同事由的归档文件，按不同事由形成时间先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，或者按事由具有的共同属性分别集中排列。

（4）会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

（5）上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，本级集中排在其后。

（6）对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中和案卷备考表中加以说明。

6.托裱、拆除金属物、编写页码

（1）对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；

对较大的表格，要适当地折叠；

拆除文件材料上的金属物。

（2）卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号（空白面不编号）；

页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角）。

以件立卷的则以件为单位编页号。

7.填写卷内目录

序号：

以卷内文件排列先后顺序填写；

文号：

填写文件制发机关的发文字号；

责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

题名：

即文件标题，一般应照实抄录。

没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号；

日期：

文件的形成时间。

填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用2位数字。

对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写；

页号：

卷内文件起止之页的编号。

以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数；

备注：

用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。

立卷者要按以上内容填写每卷文件材料卷内目录,一式两份，文件材料归档时，交接双方各一份。

8.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，填写项目包括卷内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。

卷内归档文件需要说明的情况：

包括该卷内归档文件的收集齐全、完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等其它需要特别说明的情况。

立卷人：

负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

检查人应是立卷部门负责人。

归档文件整理完毕的年、月、日。

9.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）等，文字简练、准确。

10．用纸规范

各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（三）归档验收

1．归档时间：

每年五月底以前完成上年度文件材料的归档。

2.文件材料归档时交接双方必须当面验收。

检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。

凡不符合规定者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3．文件材料归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均为一式两份，双方签字各执一份存查。

II湖南大学教学类（JX）文件材料归档细则

一、教学文件材料归档范围的确定

1.归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、教学研究、权益维护等具有参考价值和凭证作用。

2.必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的特点。

1.主要内容包括综合管理、教学计划、教学评估、招生、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、国内外校际交流等方面。

具体范围见《湖南大学教学类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是本校在教学工作的各个环节（特别是教学实践活动中）形成的有保存价值的不同载体（如：

各种文字、图表、声像等）的文件材料。

1.上级有关教学工作的未定稿文件；

2.本单位文件材料中的重份文件，未定稿、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

3.非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

4.校内其他单位发来的文件；

5.与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存。

二、立卷与归档流程

（一）形成与积累

1.坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由教学管理部门和教学院系的专（兼）职档案员负责教学文件材料的收集积累、立卷归档。

2.每年教务部门在部署新学年工作时，同时应向本部门的专（兼）职档案人员及各院、系（所）教学秘书布置相关文件、材料的归档工作，并将此任务纳入他们的职责范围和年底评先表彰的考核内容。

3.各专（兼）职档案员按教务部门发放的各种教学文件材料表格，学籍登记表（卡），积累材料专用袋等分门别类地进行积累,并定期整理。

4.归档的教学文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

格式统一，签字手续完备。

1.组卷原则：

根据教学文件材料的形成规律，原则上相同内容的文件材料视数量多少可组成一卷或若干卷，每卷不超过200页；

也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

2.排列方式。

卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

批复在前，请示在后的要求排列。

3.卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。

字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。

4.编写页码。

无论材料单面或双面只要有书写文字，均应按顺序一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

不装订的以件为单位者，应在文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5.填写每卷的卷内目录。

按规定的格式逐项填写卷内目录一式二份，移交归档时，交接双方各一份。

6.填写备考表。

在备考表内填写好立卷人、检查人和立卷时间，立卷人为本卷文件材料立卷归档人员，检查人为立卷单位负责人。

并将本卷需要特别说明的情况写在备考表内。

7．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

1.归档时间：

教学管理文件材料（学籍文件材料除外）要求在每年五月底前完成上年度文件材料的归档；

学籍档案归档时间为：

学生毕业后三个月内归档。

2.移交归档时交接双方必须当面验收。

检查文件材料是否正确、完整、齐全，排列、书写是否符合要求等。

3.移交归档时，立卷者要另外打印（或填写）移交案卷目录，并连同各案卷卷内目录，均要一式两份，双方签字后各执一份存查。

III湖南大学科研类（KY）文件材料归档细则

一、科研文件材料归档范围的确定

1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展、科学研究、权益维护等具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4.几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。

如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属，但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5.与国外合作的研究课题，应事先在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

1.主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。

具体范围见《湖南大学科研类文件材料归档范围和保管期限规定》。

2.重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

4．各科研项目获奖证书归档原则：

集体获奖和发明专利交证书原件，个人获奖交证书的电子扫描件或复印件。

1.上级有关科研的未定稿的各种文件，未生效的合同、协议书；

2.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

3.本单位文件材料中的重份文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；

4.非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

5.校内其他单位发来的文件；

6.与校外单位交换来的材料。

二、科研文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成积累

1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

科研管理部门负责科研综合管理性文件材料的收集积累、归档，各课题组归档材料直接对科研管理职能部门负责。

课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。

兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，督促、指导科技人员按课题进展情况做好科技文件材料的积累工作

3.。

课题组长在制订和讨论工作计划安排的同时，应向课题组成员布置平时积累科研文件材料的归档任务和方法，并指定专人作兼职档案员。

4.归档的科研文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

格式统一，图样清晰，签字手续完备。

根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研业务文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷；

全面反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷。

2.排列方式：

内容不可分的科研文件材料按以下要求排列：

印件在前，原稿在后；

批复在前，请示在后。

3.卷内文件材料要去掉金属物，对破损和无装订线位置的文件要进行修复、贴边处理。

4.编写页码：

装订成卷的全部科研文件材料按顺序编写页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。

不装订卷的科研文件材料，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5.填写卷内目录：

按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，移交归档时一并提交。

6.填写备考表：

在备考表内填写立卷人、检查人及立卷日期，并对本卷文件材料的完整、准确程度，等需特别情况加以说明。

。

1.归档时间：

科研管理部门的管理性文件材料、科研综合材料于每年五月底前完成上年度的文件材料的归档；

科研课题业务材料在鉴定验收后两个月内归档；

暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

2.重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

对归档材料不完整、不齐全者，学校档案部门有权拒绝出具证明，科研管理部门不得申报成果。

3．移交归档时，立卷者要打印（或填写）案卷目录，并连同各案卷的卷内目录，均为一式两份，双方签字后各执一份存查。

IV湖南大学基建类（JJ）文件材料归档细则

一、基建文件材料归档范围的确定

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。

2.必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、真实、准确、系统。

3.必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

1.主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见《湖南大学基建类文件材料归档范围与保管期规定》。

2.重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

1.正式施工前的草图、未定型图纸；

2.重份文件和重份图纸，以及无查考价值的临时性、事务性文件；

3.校内各单位发来的文件；

4．校外单位交换发来的文件。

二、基建文件材料的部门立卷与归档流程

1.基建部门必须要有一位单位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的收集积累、归档工作。

2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成、积累基建文件材料的归档任务。

3.基建项目实行总承包的，由各分包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

5.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关，督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6.学校的基建部门应检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，且与它所反映的对象是否一致，并能揭示其性质与特征。

7.使用基建文件材料过程中不允许随便更改。

如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

8.归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

9.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

10.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

施工记录用笔为碳素笔、签字笔、毛笔。

11.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。

其它文件材料一般归档一份。

12.学校基建部门定期绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

13.归档的基建文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

14．以上材料需要报送地方政府城建档案馆时，则在形成、收集积累时均要一式两份。

1.基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.组卷原则：

根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或一项多卷。

管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.排列方式：

文字材料正件在前，附件在后；

图纸按图的类别序号排列（即：

地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

4.拆除卷内文件材料装订的金属物，对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。

蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成A4纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。

蓝图、底图可以不装订。

6.编写页码：

无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号。

每卷页号从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。

7.填写卷内目录：

按规定的格式逐项填写卷内目录一式两份，文件材料归档时一并提交。

8．填写备考表；

在备考表内填写立卷人、检查人和立卷日期，并写明本案卷文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少等特别情况。

9.工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

10．各种材料用纸大小一律采用国际标准A4型，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

基建综合管理材料在每年五月底前完成上年度文件材料的归档，基建项目验收后2个月内归档。

2．文件材料移交归档时，交接双方必须当面验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写等是否符合要求，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正后补交。

3.文件材料移交归档时，立卷者要打印（或填写）案卷移交目录，并连同每个案卷的卷内目录，均要一式两份，双方签字认可后各执一份存查。

V湖南大学仪器设备类（SB）文件材料归档细则

一、仪器设备文件材料归档范围的确定

1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到使用的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备的有关技术性、商务性文件材料均须归档。

1.主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《湖南大学仪器设备类文件材料归档范围与保管期限规定》。

2.重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

1.上级下发的未定稿文件材料；

2.未执行、未生效的合同、协议书；

3.本机关文件材料中的重份文件，未定稿、无查考价值的事务性、临时性文件；

4.校内单位发来的文件；

5.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

以上不归档材料如认为必要，形成单位可自行作资料暂存。

二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

（一）形成与积累

1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。

学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2.从申购设备到验收完毕