ERP项目实施规章制度.docx

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ERP项目实施规章制度

某公司ERP项目

项目管理文档

--项目规章制度

作者:

某公司项目经理、咨询公司项目经理

创建日期:

2008-3-10

控制编码:

P1D003A-01-项目规章制度

当前版本:

1.0

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1.总则

1.1概述

本管理制度主要是明确公司ERP项目建设的政策、职责和权限，提出具体管理要求，公司各部门及参与项目建设的所有人员应遵循程序化、规范化及标准化的项目管理原则，保证项目建设的顺利进行。

1.2执行职责

ERP项目组（管理部）负责制定、修正和解释本管理制度，以及监督制度的执行情况。

各部门在ERP实施过程中制定的实施操作细则须报企业发展部批准，不得与本制度相抵触。

1.3适用范围

本制度适用于ERP项目实施阶段的某公司有限公司、软件公司（ORACLE）及实施商（咨询公司）。

2.会议制度

2.1会议形式

为确保项目进展情况的充分交流及有效控制项目进度，项目组应定期或不定期组织召开会议。

以下表格汇总了各标准会议形式。

类型

内容

负责人

参加者

要求

阶段性开始会议

明确即将开始阶段的工作计划，目标及可交付文档资料。

确定各小组成员的角色及相应责任。

项目总监/项目经理

咨询公司项目经理、咨询顾问、某公司小组负责人、关键用户

每一个阶段开始前必须召开。

阶段性结束会议

展示阶段内已完成的任务；交流阶段内已达到的关键性问题；展示阶段内已完成的可交付文档资料；统一下一阶段的具体工作方法；听取项目总监、方案评审小组对本阶段的工作意见

项目总监/项目经理

方案评审小组、咨询公司项目经理、咨询顾问、某公司小组负责人、关键用户

每一个阶段结束时必须召开。

项目协调会议

解决实施过程中碰到的问题。

项目总监/项目经理

各相关小组组长、项目实施小组成员、咨询公司项目经理、咨询顾问

根据项目进展情况不定期召开。

会议纪要应在会后1个工作日内发给相关人员。

每周一次的总结会议

回顾和检查每周项目实施情况；确认各项已解决或尚未解决的问题；咨询顾问汇报当前工作状况及计划；检查应交付文档资料的完成情况；安排今后两周的工作计划。

项目经理

项目实施小组成员；实施商项目经理、咨询顾问，关键用户。

每周四晚上19:

00开始。

会议纪要由项目组成员负责。

会议目的是为使项目经理评估项目进展情况及安排工作内容。

会议纪要应在会后1个工作日内发给相关人员。

小组会

安排工作计划；分配任务；回顾进度；明确任务

小组长

小组成员、咨询顾问

至少每周一次。

以便小组长及时更新工作计划，生成进度报告。

时间应在周五之前。

会议纪要应在会后1个工作日内发给项目经理。

临时性会议

临时性会议是专为解决某一问题而设的会议。

项目总监/项目经理/小组组长

相关人员

根据需要进行。

会议纪要应在会后1个工作日内发给项目经理。

2.2会议要求

所有会议都应有相应的主持人，由主持人控制整个会议的进程。

在会议当中产生不同意见时，由会议主持人决定如何安排解决。

所有会议都按以下结构安排：

会议通知、介绍会议议题、介绍会议的议程安排、介绍新的概念及专用名词、演示准备好的可交付文档资料、按议题展开研讨、总结会议成果，如需要，安排随后会议日程和结束。

1.会议通知

会议通知应包括如下内容：

时间、地点、与会人员、会议主题及主题的简单介绍。

让与会者做到有备而来，同时会议通知也应考虑通知相关部门领导，让领导对会议的议程有所了解，并安排相关人员出席。

2.介绍会议议题

在此阶段，会议主持人介绍会议题。

3.会议的议程安排

一旦会议议题被确认，会议主持人将会议的时间安排拿出来确认。

时间安排由会议主持人最终确认。

会议主持人同时应告知与会者大致会议时间。

4.介绍新概念及专用名词

新的概念及专用名词应在会议讨论之前介绍给大家。

5.准备好的可交付文档资料

被演示的文档应包括文档资料结构及内容。

会议主持人应使与会者都理解文档资料的结构及内容。

6.按议题展开研讨

一旦上述步骤完成，会议将按既定的会议日程安排进行。

会议期间，会议主持人有权决定是否讨论与议题无关的问题。

如产生与议题无关的争论，会议主持人可将该事项暂时列在黑板上，待以后讨论。

每当某一议题讨论通过，会议主持人应予以声明。

7.总结会议成果

待会议各项议题讨论完毕，会议主持人应对会议结果进行总结，并强调各关键点。

当就某些方面尚未达成统一认识时，应对此事进行进一步讨论，直到在全体成员内达成统一认识。

8.安排随后会议日程

对未能达到会议目标的研讨会，会议主持人应列出下一次会议的时间及参加人员。

9.会议结束

会议主持人在确认如下事项后，宣布会议结束。

Ø重申已决定的下一步工作计划及相应负责人和到期时间。

Ø回顾待确认的各项议题，并明确相应措施。

Ø会议结束一个工作日内将完成会议纪要，会议纪要将按会议纪要模板完成。

10.会议内容的执行制度

各小组负责人将会议确认的与本小组相关的内容落实到具体人员，明确完成时间，并在下次会议中或任务完成后向会议主持人汇报。

11.所有会议都要有会议纪要，由会议负责人指定人员记录。

3.培训制度

对于整个实施过程来说，ERP实施培训也是必不可少的，有效的培训是ERP实施成功的主要因素之一。

培训的内容包括规章制度的宣导、ERP理念的学习和ERP操作的指导培训，可以说培训贯穿ERP实施的整个过程。

3.1培训纪律

Ø在项目培训期间，须将手机设为震动或关机。

Ø在培训室进行ERP培训时，保持安静，禁止喧哗；爱护培训室内相关设施，保持整洁，离开座位时请将个人物品带走并将座椅复位,下班时请管理员将电脑关闭。

Ø项目培训管理由“管理部和ERP项目培训组”统一负责，如有物品损坏和其他需要，请与其联络。

Ø任何人不得在培训中途无故离开。

Ø培训过程由项目组成员负责动态考核。

3.2培训计划及考核

Ø培训计划。

项目培训要有详细的计划，计划需要从全局考虑问题，内容包括：

培训的目的、如何培训，达到何种效果，需要通过哪些步骤。

计划通过项目小组讨论，并经过项目经理审查批准。

Ø培训教材（文字性的说明）。

项目实施过程的培训教材必须解释培训中遇到的概念性的问题，比如什么叫ERP、MRP、库存管理等等，简洁的文字描述能让用户有一个初步的了解，培训教材中也应该包括图形化的流程说明（即流程图），简要介绍整个操作过程和步骤。

培训教材尽可能用Powerpoint制作。

Ø培训记录。

每次培训必须有相应的记录，记录内容应包括：

教师名称、培训时间、培训教材及内容、培训对象，培训结束后由培训对象签字确认，由培训小组负责。

Ø考核和评估：

培训后要进行考试，考试由笔试和操作两种方式相结合。

考试分数低于70分（可在考核前进行该标准的调整）的需要补考。

每位最终用户有两次补考机会，两次都不合格者调离原工作岗位或建议人力资源部解除其劳动合同。

对于培训过程中态度恶劣的员工，经教育依然不悔过的，建议人力资源部解除其劳动合同。

4.问题反馈和决策

4.1实施过程中的问题

在实施过程当中（上线之前）所发生的各种项目问题，采用以下制度进行汇报和解决：

Ø小组总结：

各小组每日或不定期进行总结，实施顾问或关键用户在会上提出所负责的工作内容出现的问题并进行讨论。

由实施顾问或小组负责人监督将问题录入到“问题跟踪表”中；

Ø每周总结：

由项目经理、各小组负责人、实施顾问回顾上周的项目问题，对未有解决方案或有较大风险的问题进行讨论或在会上确定专项讨论会议日程。

由项目经理监控将问题录入到“问题跟踪表”中；

Ø每阶段总结：

向项目总监、方案评审小组汇报各阶段当中的项目问题，对于影响较大的问题应在会上讨论。

视问题严重程度决定是否提交风险报告；

Ø临时会议：

对于风险较大的项目问题，由项目总监/项目经理组织各相关人员进行讨论；

Ø决策的下达。

以邮件和项目文件方式下达，项目总监/项目经理在周会上解释和重申。

项目问题的控制通过《问题跟踪表》来进行，该表主要内容包括“重要程度（优先级）”、“报告人”、“报告时间”、“计划完成日期”、“状态”、“负责人”等。

详细内容请参考《问题跟踪表》模板

4.2上线后的问题

在项目上线以后所发生的各种项目问题，通过《ERP运行跟踪表》（该表由某公司ERP支持小组在上线前编写。

咨询公司提供建议）来进行控制，采用以下的流程进行汇报和解决：

5.文档资料管理

5.1应用软件

为保证格式统一，避免文件无法兼容问题，项目交付文档资料仅限使用以下工具编写：

·MicrosoftOffice2003（word、excel和PowerPoint）

·Visio2003

·MicrosoftProject2003

5.2交付文档资料标准

项目实施过程的文档编制和管理严格按照规定的标准，各文档交付标准参见文档模板，对于不符合标准的文档，将不予接受。

以下标准将被用来判定可交付文档资料是否可被接受。

格式：

所有可交付文档资料必须符合标准的文档格式。

各可交付文档资料标准格式都放置于指定的文件夹内。

内容：

可交付文档资料的内容必须反映相应的目的与范围。

可交付文档资料的内容是否被接受，应由审阅者根据内容完整性及相关性来判定。

5.3可交付文档资料审阅步骤

每一个可交付文档资料在最终确认之前，都要经过逐步审阅的过程。

审阅者应该对文档资料处理过程的完整性进行审核，确认信息的收集和处理是否涉及到各个相关领域。

同时，审阅者也应对收集，处理信息的方法有效性及信息源进行检查。

可交付文档资料的审阅步骤如下：

1、关键用户或实施顾问审阅

某一文档资料的作者应在初稿完成后，首先要求对应的关键用户或实施顾问对初稿进行审阅。

关键用户和实施顾问的文档互相审阅。

审阅者对初稿审阅后，应提出意见。

如需要对文档资料进行修改，文档作者应对文档资料进行修改，并将新版提交对方进行二次审阅。

此过程可重复至双方对文档资料达成共识。

（2）小组长审阅

当同事审阅结束后，文档资料提交给作者所属小组长进行审阅。

小组长对初稿进行审阅，并同项目组其他成员交换意见。

如文档资料需进一步修改，小组长应提出改进意见，文档作者对文档资料进行相应修改。

并将新版提交给小组长进行二次审阅。

此过程可重复至双方对文档资料达成共识。

（3）项目经理审阅

当小组长审阅结束后，文档资料应提交给双方项目经理进行最终审阅。

项目经理对文档资料进行审阅。

如文档资料需进一步修改，项目经理应提出改进意见。

由小组长将文档返回给作者，由作者对文档资料进行相应修改。

并重新启动文档资料审阅过程，直至对文档资料达成共识。

5.4项目资料保管

项目实施过程中涉及到的各种资料由项目组的资料管理员统一管理，所有项目资料未经许可不得打印和私自保存，严禁外传所有项目资料。

项目成员在实施商调研和实施过程中，必须做好记录，纸面文档整理后交资料管理员统一管理，电子文档统一存放在文档服务器上，通过FTP或其他文档管理工具进行安全性、存取权限的管理。

5.5文档名称规则

文档