试验室程序文件.docx

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试验室程序文件

XXX试验室

程序文件

生效日期：

XX年X月X日

XXXXXXX试验室

程序文件

编制：

审核：

批准：

生效日期：

XX年X月X0日

*说明：

《程序文件》中的试验室主任、技术负责人、质量负责人的岗位职责适用于中心试验室和工地试验室。

XX标段工程建设

程序文件管理纲要

第一章保护机密程序

一．目的

保护委托单位机密信息和所有权，维护本试验室的公正形象和委托单位的合法权益。

二．范围

适用于接触委托单位机密信息和所有权时的活动。

三．职责

1试验室全体人员负有保护委托单位机密信息和所有权的责任。

2质量负责人对各室试验人员执行规定进行监督管理。

3质量负责人负责违规调查判定。

4试验室主任批准违规处理。

四．工作程序

1委托单位机密信息和所有权的范围

除对造成工程质量严重事故和法律法规规定的信息外，委托单位声明需要保护的机密信息包括电子储存、传输结果和所有权均得到保护。

2保护委托单位机密和所有权规定

对于委托检测业务，委托单位可在兰新统一的《检测（试验）委托单》中注明保护机密的要求，本试验室按照委托方要求对检测相关资料进行保密。

保密等级分：

“一般”和“特殊”。

“特殊”涉及国家的安全，“一般”涉及有关单位、部门的利益。

3试验室全体人员应遵守下列规定。

4接触客委托单位机密信息的人员，不得向其他人泄露客户机密信息。

5与检测任务无关的人员，不得打听委托单位的机密信息；若因工作需要接触该检测机密信息时，需经质量负责人批准。

6样品管理员根据检测的性质和委托单位保密的要求，对样品进行不同程度的保护，有保密要求的样品一经登记接受后，就对其保密工作承担责任，发现问题应及时书面报告质量负责人。

7检测人员一般情况下不与委托单位直接进行接触，常规检测中与委托单位联系工作由资料室统一负责。

8检测人员不得向无关人员泄漏有关的检测情况，非承担该项检测工作的人员不得查询。

9外单位人员进入检测工作区需经试验室主任同意，并须有本试验室人员陪同。

10检测技术资料（即检测委托单、原始记录、检测报告等）应及时交于资料员归档管理。

11制定并执行相关程序文件为工地单位的机密信息和所有权保密。

12执行《服务工地试验检测程序》，当允许委托单位到试验室现场见证为其所做的检测时，必须以保护其机密为前提。

13执行《记录控制程序》，所有检测原始记录包括电子存储记录均予安全保存和保密。

14执行《检测报告管理程序》，当委托单位要求用电子方式传送检测报告时，必须采取安全、保密措施。

15质量负责人对违规情况进行调查处理。

第二章文件控制程序

一、目的

对本试验室管理体系文件和与检测工作有关的技术文件、资料及外来法规文件进行控制，确保本试验室使用的文件为有效版本，确保质量工作依据可靠。

二、适用范围

适用于本试验室管理体系文件、检测工作有关的技术标准、技术规范、技术资料和外来法规文件的控制。

三、职责

1质量负责人负责有关的管理体系文件的编制、修改、维护及发放控制；

2资料员负责标准、规范、法规文件的收集、查新、保管，负责相关文件的发放控制及跟踪；

3质量负责人负责管理体系文件编制的组织工作；

4技术负责人审核与本试验室相关的程序文件和作业指导书；

5试验室主任批准程序文件，技术负责人批准作业指导书；

6管理体系文件持有人应熟悉并认真执行管理体系文件。

四、工作程序

1管理体系文件的构成

第一层次：

管理手册；

第二层次：

程序文件；

第三层次：

质量文件（作业指导书、管理制度、操作规程）。

2管理体系文件要求

①各层次管理体系文件间说明与其相关文件号和名称、上下层次之间相互衔接，下层次文件支持上层次文件。

②管理体系文件为受控版本和非受控版本。

3管理体系文件的编写、审核与批准。

①质量负责人制定管理体系文件的格式、编写办法和内容要求，编制文件编号。

②技术负责人督导检测人员在熟悉有关标准的基础上，编写检测实施细则、仪器设备操作规程、试验、设备运行中检查方法、技术校核方法、比对验证方法等作业指导书；

③技术负责人审核与本试验室相关的程序文件和作业指导书；

④试验室主任批准程序文件，技术负责人批准作业指导书。

4管理体系文件封面、刊头格式和文件编号格式

①封面：

试验室名称、文件名称、文件编号、编制、批准人及日期、受控状态

发放登记号。

②刊头：

试验室名称、文件类型、文件名称、文件编号、颁布日期、版次号、页码。

③管理体系文件及该文件所产生的质量记录编号、格式

／口—口口—口口

④管理体系文件分类号

文件类型

分类号

文件类型

分类号

管理手册

A

量值溯源图

F

程序文件

B

标准规范

G

行政管理制度

C

检测实施细则

H

试验作业指导书

D

自校方法

I

仪器操作规程

E

试验室三层次文件的编号格式，以试验作业指导书01号文的编号方法为例：

编号：

GGTJ/D-01，上表中的各类文件编号方法依此类推。

4.4.5质量计划编号格式

/口一口口

文件序号

文件分类号

5文件的发放和管理控制

①文件由资料负责人在规定范围内发放。

②文件的收、发要进行登记，修改或换版时应及时更换以维持其现行有效。

文件加盖“受控”印章并注分发号，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。

操作者和执行人员能方便地得到相关作业指导书、技术标准和法规性文件。

③在计算机内存储的，或以磁盘、照片或其它电子媒体形式的文件，均相应按文件类型进行控制，便于存储和取用，并双备份保存，及时更新。

用于存储文件的计算机应采取措施防止病毒入侵，且专人专管。

如有需要调阅，需经部门负责人授权。

6管理体系文件的修改

①作业指导书遇有下列情况时应进行修改；

a）该检测项目的规范、标准有改动，原作业指导书不适应时；

b）检测设备更新时；

c）关键设备出现变动需改变操作时。

②执行人员对文件不合适的内容应及时反馈，但不得擅自涂改或增删，原则上应由原编写、审批人员负责编写和审批修改过的文件。

③文件修改后，资料室根据《受控文件发放记录（A）/（B）》名单，发放修改后的文件，同时全部回收作废文件。

现场使用的管理体系文件必须是有效版本。

7管理体系文件的换版和作废

①管理体系文件经多次更改或需进行大幅度修改后应进行换版，原版管理体系文件作废，换发新版本。

②资料室按收回作废的文件并作记录。

作废文件盖“作废”印章。

③资料室填写《受控文件处理记录》，报质量负责人批准后填写《文件和资料销毁记录》进行销毁。

④用于知识积累和延续历史的所保留的任何已作废的文件，报技术负责人批准后，对其加盖“历史资料”章进行标识，单独存放。

8文件的使用

①资料室应经常检查使用的文件是否为受控的有效版本。

②标准、规程、作业指导书应备一份由资料员保管，方便检测人员查阅使用。

③使用者认为管理体系文件有不当之处时，应及时向技术负责人反映，不得擅自在管理体系文件上涂改或增删。

④　当文件严重影响使用时，应到资料室办理更换手续，交回原文件，文件应妥善保管，管理体系文件如有损坏和遗失应及时补领。

使用人申请补领时，需填写《受控文件发放记录（A）/（B）》。

9文件的借阅

①管理体系文件不得借出和转赠他人。

②试验室有关人员需要查阅有关文件和记录时，必须办理借阅手续。

10外来文件的控制

①资料室必须及时查找新标准、规范和规程和及时从中国标准咨询网（网址：

②资料室应及时更换过期文件。

按《受控文件发放记录（A）/（B）》收回作废的文件并作记录。

作废文件加盖“作废”印章。

③检验工作中用到委托方提供的其它标准和技术资料，在检测工作结束后，应随同检测报告一起归档。

五、记录、报告和表格

1本程序产生质量管理记录保存3年，检测技术记录保存5年。

2各种法规、标准、规范方法保存至有效期过后一年。

第三章外委检测控制程序

一、目的

对试验室委外试验项目进行控制，确认委外检测机构的技术能力和管理水平能满足本试验室委外检测项目的要求，保证委外检测项目的质量，特制定本程序。

二、适用范围

本程序适用于试验室所有委外检测项目。

三、职责

1对需要委外的检测项目由相关检测室负责人提出，技术负责人审核批准。

2技术负责人对委外试验检测单位的工作能力进行评审。

3试验室主任批准委外检测单位评审报告，签订委外试验合同。

4资料室负责保存委外检测单位的资质调查资料、审核认可报告。

四、工作程序

1委外试验项目的提出

对需要委外的检测项目由各室试验负责人提出，并报技术负责人。

2委外单位能力评审

①技术负责人组织对委外单位能力进行调查，提交委外单位评审报告。

调查评估内容包括：

委外单位是否有相应的资质；其检测依据是否与试验室一致；委外单位是否有能力在规定时间内完成委外任务等。

3委外项目实施

①接受委托时，经办人应向委托单位说明检测工作中的委外项目。

委托单位和监理见证人应在委托单上签字认可。

②委外单位给出的检测报告或委外结果应在最终检测报告中明确标识。

4委外单位提供的资格证书、技术证明、委外合同、检测结果等资料由资料室存档，执行《文件控制程序》。

五、质量记录

1委外目录

2委外方能力调查表

3委外项目审批表

4委外合同

委外检测工作程序

第四章服务和供应品的采购控制程序

一、目的

对服务和供应品采购进行控制，确保所购的产品和服务符合规定的要求。

二、适用范围

适用于工地检测工作所需的外部服务和供应。

三、职责

1技术负责人负责审查、评定外部支持服务和供应方的质量保证能力。

保存供应方及外部支持服务的相关资料。

2试验室主任负责批准外部支持服务和采购申请。

3资料室负责设备档案的建立和设备的管理。

四、物资采购工作程序

1采购申请

试验室根据需要填写《物资设备申购单》递交试验室主任审核批准后，交由相关部门实施采购。

标准规范等技术文件的采购需填写《技术文件请购单》。

2供方的选定

①试验室各室负责人对影响检测质量的重要消耗品、供应品和服务的供应商进行评价，保存这些评价的记录和获批准的供应商名单，并根据采购物资的技术标准，通过对同类物资的质量、价格进行比较，选定供货质量优秀，价格适宜的合格供方。

②对于大型、贵重或精密的仪器设备，供方应提供充分的书面材料，并通过试验室的考察试用，对其做出合格评估后，方可把其列入供方名单。

③对试验室提供服务的机构，应提供计量机构、培训机构、情报机构、标准所等机构的资料，其中计量检定单位必须是市级以上单位，并能追溯到国家级的计量基准。

④所有外部供应应在供方名单中选择，如需选择新的供方时应重新评定。

3采购实施

①依据物资设备申购要求进行采购。

②重要仪器需与供方签订采购合同，明确质量要求、技术标准、验收条件及责任等内容。

4采购物资的验收

①试验室会同相关申购人员依据申购单的内容对一般的消耗性物资进行验收，验收合格后直接投入使用。

②试验室组织仪器使用部门人员按既定的或合同规定的要求对仪器设备进行验收，验收合格后方可建档、校准及投入使用。

③所采购的物资验收不合格的由原采购人员负责重新更换或购买。

④物资领用人员必须在采购人员处进行领用登记，采购人员保存《物资领用记录》表备查。

5剧毒药品及危险品的采购与验收：

除履行上述手续外，应在审批过程中严格控制数量，限定使用范围，采购单上要有购买者、请购人员、试验室主任审核签字。

在产品的验收中，要对照请购单逐条核对，在数量、质量上严格把关，并严格按照所购物品的保存条件及有关规定入库保存，确保万无一失。

6采购物资的建档

资料室对验收合格的仪器设备进行分类、编号及登记，并对其建立档案。

第五章服务工地试验检测程序

一、目的

加强与委托单位合作，为委托单位提供可能的咨询和优质服务。

二、范围

适应于与工地检测工作相关的合作及服务工作。

三、职责

1试验室主任负责委托单位试验检测方面的协调以及委托单位对本室工作满意度调查，必要时与技术负责人一同陪同委托单位见证与其工作有关的实验操作过程。

四、工作程序

1公开办事程序

以宣传小册子的形式公开检测工作程序，为工地检测提供方便，接受委托单位的监督。

2见证试验操作

①委托单位要求到本试验室观看为其进行的检测工作时，在确保其他单位机密的前提下，由技术负责人陪同委托单位人进入相关试验室观看操作，与委托单位人员一同离开试验室。

②工地单位所陪人员和试验操作人员不得泄露其他单位的机密。

3联系和沟通

①技术负责人负责保持与委托单位的联系，并将检测过程中的任何延误和主要偏离及时通知委托单位。

②当委托单位有要求时，技术负责人对检测结果进行解释和评价，并与委托单位保持技术方面的沟通，向委托单位提出建议和指导。

③资料室每年向委托单位发放“委托单位满意度调查表”，并收集委托单位的意见和建议，写出调查报告上交室主任审阅后存档。

第六章申诉/投诉处理程序

一、目的

对来自各方的申诉/投诉进行合理处理，确保最大程度满足对方的要求；发现问题，纠正偏差，不断提高检测工作质量和管理水平。

二、范围

适用于与检测工作有关的申诉/投诉的处理。

三、职责

1质量负责人负责申诉/投诉受理、处理协调和结果回交，并提出处理的结论意见。

2申诉/投诉涉及的责任人负责改进有关工作，质量负责人负责监督改进。

3质量负责人批准申诉/投诉处理和组织申诉/投诉处理。

4对对方造成重大损失或严重影响本试验室信誉的重要申诉/投诉，由试验室主任批准申诉/投诉处理。

四、工作程序

1申诉/投诉受理：

所有申诉/投诉均由资料室负责受理、登记，并在一个工作日内向质量负责人报告。

2问题查实、处理：

任务主要承担者根据对方申诉/投诉的内容，着重核查出问题的环节，对有关检测过程记录、数据及报告进行复查或验证；由试验室相关室的负责人写出质量问题评估报告，提出建议，报送质量负责人审核并签发处理文件。

①对经核查无误的申诉/投诉，由资料室负责将处理意见通知对方。

②质量申诉/投诉问题经核实确属自身问题，且能更改时，由有关检测、试验负责人填写更改结果报告，经质量负责人批准后由资料室发给委托单位，同时收回错误报告，并与对方协商处理。

③如因备份样时间问题不能重新测试结果，由资料室通知委托单位重新采样分析。

④对方对处理意见仍有异议时，由质量负责人协调，委托双方都可接受的第三方权威机构进行仲裁，费用由责任方承担。

⑤如因对结果报告不明确而提出的申诉/投诉问题，则可增发一份结果详细说明书给对方。

3申诉/投诉处理材料由资料室负责归档保管。

4当申诉/投诉方对是否符合试验室工作质量及质量方针等重大问题提出疑问时，由质量负责人组织相关试验室人员纠正处理，并提出适当的预防措施，达到持续改进的目的。

若在审核过程中发现对分析结果的有效性和正确性有疑问时，应立即执行《纠正措施和预防措施程序》，并由资料室通知可能已受到影响的所有委托单位。

第七章不符合检测工作控制程序

一、目的

当检测的任何方面出现不符合工作时，应实施既定的政策和程序，对不符合工作的进行控制并加以消除，使质量得到改进。

二、范围

适用于对检测工作全过程的不符合进行处置、监督和控制。

三、定义

不符合：

没有满足管理体系文件明文规定的要求。

在管理体系建立和实施过程中，按照不符合的原因，一般可以分为三类：

a．体系性不符合：

体系文件制订不符合要求，是由于理解上的偏离而导致管理体系文件编制上偏差或错误；

b．实施性不符合：

指虽然体系文件制订符合要求，但实施上有问题，文件上有规定而不去执行实施，或执行不力，未能完全按规定去做；

c．效果性不符合：

体系文件规定符合认可准则或标准要求，也实施了，但最终效果不佳，仍未能满足要求。

四、职责

1质量负责人负责不符合工作的跟踪验证和纠正监督。

2不符合工作相关检测所负责对不符合工作处置与纠正。

五、工作程序

1不符合工作的判定及记录

①工作中发现的不符合工作由质量负责人确定并执行。

②平时工作中出现不符合工作由各检测室负责人负责判定。

③轻微不符合工作由具体责任人及时改正，不必记录。

不能及时改正的由质量负责人予以记录。

严重不符合工作由资料室填写《不符合工作报告》。

2不符合检测工作的控制措施

①当工作中出现不符合时，立即实施不符合工作控制措施：

a．由质量负责人对不符合工作的严重性进行评价和控制（包括必要时暂停工作，扣发检测报告）；

b．立即进行纠正，同时对不符合工作的可接受性做出决定；

c．必要时，由质量负责人委托资料室通知对方并取消工作；

d．确定批准恢复工作的时间。

②当评价表明不符合工作可能再度发生，应执行《纠正和预防措施程序》。

第八章纠正和预防措施程序

一、目的

确保试验室对潜在的或已经出现的不符合项和偏离管理体系或工作程序的行为进行有效的控制，以避免发生或再次发生。

二、范围

适用于检测工作中任何不符合项或偏离方针、程序的纠正和预防措施的管理。

三、职责

质量负责人负责组织纠正和预防措施工作，各相关人员具体实施。

四、工作程序

1纠正措施

①当发现检测工作中出现不符合项或偏离方针、程序的行为时，进行原因分析，分析结果表明可能再次发生时，必须采取纠正措施，以保证体系运行的有效性和持续改进。

②质量负责人组织对不符合项和偏离方针、程序的情况进行调查，核实后会同相关负责人一起进行原因分析，确定实施部门和实施要求（包括期限），并制定行之有效的纠正措施，责任人填写不符合工作报告，经质量负责人批准后实施。

③质量负责人对纠正措施进行跟踪、验证，确保其有效性。

④纠正措施应与不符合工作的严重程序和风险大小相适应，对于可能影响检测结果正确性和有效性的不符合工作的纠正措施，应包括立即通知受影响的工地单位，发出《检测结果正确性和有效性可疑情况通知单》。

2预防措施

①采取加强培训、监督等各种方法规范检测工作的各个环节，预防不符合项的发生。

②质量负责人每半年对各种检测工作的信息进行综合分析，如发现潜在不符合的因素，应在工作总结中部署预防措施，并指定具体人员执行，减少不符合情况发生。

③有关责任人应对潜在不符合原因针对性地提出实施预防措施的步骤，填写《预防措施报告》并按所确定的预防措施执行。

④质量负责人负责对预防措施进行跟踪、验证，并记录，确保有关措施执行有效。

3有关纠正和预防措施的记录由资料室归档、保存。

五、质量记录

1不符合工作报告

2检测结果正确性和有效性可疑情况通知单

3预防措施报告

第九章记录控制程序

一、目的

规定记录的格式设计、填写、标识、收集、编目、查阅（借阅）、归档、贮存、保管和处理，规范记录的管理，为满足法律、法规、标准、客户、法定机构、认可机构的要求提供客观的证据。

二、适用范围

适用于质量管理活动和检测工作的各种质量记录和技术记录的管理。

三、职责

1按兰新铁路统一格式，技术负责人负责审核。

2资料室负责记录的归档、编目、保管和处理。

3相关人员负责责任范围内记录的填写、标识。

四、工作程序

1记录的范围

凡证明检测工作符合规定要求的检测技术记录和保证管理体系有效运行的质量记录都属于控制的范围。

按记录的性质，可分为两大类：

质量管理记录和检测技术记录。

①质量管理记录，包括：

机构设置记录；管理体系活动；检测技术标准记录；规范记录；人员培训教育、考核记录；不符合工作控制记录；纠正措施和预防措施记录；采购、合格供应商评审记录；服务工地单位记录；试验室事故分析、处理记录；申诉/投诉处理记录等。

②检测技术记录，包括：

检测资料（采样记录、委托单、检测数据原始记录、检测报告等）；环境条件记录；样品管理记录；仪器设备校准记录、校准报告检定证书等设备档案资料记录；方法确认和非标准检验方法记录；人员（签字）记录；检测结果有效性评审记录等。

2记录的格式、内容和编号

①记录的格式按其规定格式执行；未有规定的，由有关执行人员设计，经技术负责人审核后执行。

②记录都应包含足够的信息即：

根据这些信息可以在接近原来的情况下复现检测活动并识别出产生不确定度的影响因素。

原始记录必须包含检测人员和复核人员的姓名。

③记录的编号按贵广铁路的统一规定执行。

3记录的填写

①记录由有关执行人员用钢笔或签字笔填写，要求项目完整，内容真实，字迹清晰，用词准确，签名齐全；在工作时及时记录，不得追记。

②当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则。

被更改的原记录仍必须清楚可见，不允许涂改（应采用“杠改法”），更改后的值应在被更改值附近，并有更改人签名或盖章。

电子存储记录的修改应有记录修改的次数和时间。

原始记录必须有检测人员和复核人员签名。

③记录应予标识以便识别。

标识包括记录的名称及其唯一性代码。

④原始记录中使用的计量单位必须符合国家法定计量单位要求，不得使用非法定计量单位，数字修约和有效数字表示必须符合《数据控制程序》的规定。

4记录的收集、编目、查阅（借阅）、归档、贮存、保管和处理

①记录的收集

检测室负责人负责收集整理本室责任范围内的记录，交资料室归档。

②记录的编目

由资料室按记录内容分类编目，必要时可以按其它方式编目，以满足不同的需要。

③记录的查阅（借阅）

由资料室明确可以查阅（借阅）的范围、人员和查阅（借阅）手续，防止不允许查阅的人员查阅，以确保工地单位机密和所有权。

④记录的归档

记录是档案资料的一种特殊形式，应将需要保存的记录由资料室归档管理，本试验室检测技术记录保存5年，质量管理记录保存3年。

⑤记录的贮存

由检测室产生的记录，资料室应当及时整理归档。

⑥记录的保管方式

应便于存取和检索，不应随意扎捆混放。

电子记录的存取应适合于电子媒体存取的特点。

⑦记录的处理

过了保存期的记录需要销毁时，必须经过审查和批准，以免造成无可挽回的损失。

第十章人员培训管理程序

一、目的

对人员培训和考核实施控制，使人员具备满足工作要求的能力。

二、范围

适用于与检测工作质量有关人员的培训和考核。

三、职责

1技术负责人根据培训需求编制人员培训计划，并组织实施。

2技术负责人和质量负责人负责有关人员的考核。

3资料室负责培训计划的实施和整理。

四、工作程序

1培训的管理

①保持和提高各岗位人员的技术能力和知识结构持续满足工作需要，是人员管理与培训的根本目的。

②人员岗位资格规定应纳入试验室管理计划，每年由试验室主任组织评比，以不断适应新的要求。

2人员业绩建档

①资料室负责建立并管理技术人员的业绩档案。

档案中应包括：

学历、资历证明及岗位资格证明的复印件，培训记录及考核记录等。

3人员培训

①每年年底本试验室技术负责人和各工地试验室负责人根据岗位规定和实际需要提出培训需求，填报人员培训需求表，及时上报本试验室主任。

②本试验室技术负责人根据上报的培训需求制订年度培训计划、月度培训计划，报本试验室主任批准后，组织实施。

③涉及对全体人员的集体培训，采用集中上课形式进行，按本试验室主任指令组织实施。

④新入职的员