行政管理类Word下载.docx
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⏹中组部《干部档案整理工作细则》（1991.3.29）
⏹中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字【1991】13号，1990年修订）
⏹劳动部、国家档案局《企业职工档案管理工作规定》（劳力字【1992】33号，1992.6.9）
⏹组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996.12.2）
⏹河南省劳动和社会保障厅《关于加强企业职工档案管理工作的通知》（豫劳社【2000】57号，2000.10.30.）
⏹国家档案局、国家经贸委、国家计委《企业档案管理规定》（档发【2002】5号，2002.10.20）
⏹河南省劳动和社会保障厅关于启用《职工档案保管许可证》的通知（豫劳社办字【2002】24号，2002.10.21）
⏹郑州市劳动和社会保障局关于印发《郑州市市企业职工档案管理工作细则》的通知（市劳社【2003】25号，2003.3.24）
1.1.3档案的意义
⏹是对个人从上学到工作期间各种经历和表现的连续记录；
⏹是个人所受奖励和处分的客观记载；
⏹是用人单位考察和提拔人员的依据；
⏹是入党、入团、升学、提干、入伍、调动、进机关事业单位、出国政审等的考察依据；
⏹目前人事档案向记录考核业绩和记录诚信方向发展，个人工作业绩和诚信将体现在人事档案中；
⏹是目前享受养老、失业、医疗保险的依据和条件。
1.1.4企业档案管理部门的职责
⏹保管职工档案
⏹收集、鉴别和整理职工档案材料
⏹办理职工档案的查阅、借阅和转递手续
⏹登记职工工作岗位、工资变动情况
⏹为有关部门提供职工情况
⏹做好职工档案的安全、保密、保护工作
⏹定期向企业档案室移交档案
⏹办理其它有关事项
企业职工档案分类和内容
我们现在见到的档案分类有两种情况：
（1）分十类
（2）分六类
企业一般情况下分六类
1.2.1档案内容和分类（十类）
⏹第一类：
招用职工备案登记表（大、中、专和技校报到通知书或人事部门招干、聘干登记表，复员退伍、转业报到通知书）
⏹第二类：
与企业行政方签订的劳动合同书
⏹第三类：
转正、定级及升级工资表
⏹第四类：
履历、鉴定、考核、考察材料
⏹第五类：
评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩表和评定技能的考核成绩、审批等材料）
⏹第六类：
政审材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
⏹第七类：
奖励材料
⏹第八类：
处分材料
⏹第九类：
调动、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料
⏹第十类：
其他可供组织参考的材料
1.2.2档案内容和分类（六类）
就业调转、履历和劳动合同
1、招工通知单、职业介绍信和招工审批表
2、临时工转正审批表，工人转制审批表
3、入伍通知书，军人登记表和分配工作介绍信
4、各类学校毕业生分配（就业）工作通知书
5、职工商调审批表
6、履历表、登记表
7、劳动合同
档案内容和分类（六类）
⏹第二类工资、工龄
1、转正定级审批表
2、升级晋级审批表
3、工资变动审批表
4、劳保卡片及工龄审批表
⏹第三类文化、技术、考核
1、各类学校学籍表、成绩单
2、技术工种工考及等级评定表
3、各种培训及继续教育登记
4、考核表
5、职称评审表
⏹第四类政治历史
1、政治历史审查结论材料
2、本人自传
3、入党、入团志愿书、申请书
4、预备党员转正材料
5、整党、整团材料
6、党团员登记表
7、退党、退团材料
⏹第五类奖惩
1、年度各级组织授予的先进、光荣称号材料
2、受各种行政、党内的处分及本人检讨、检查材料
⏹第六类其它
以上五类没包括的而且又有使用和参考价值的材料：
1、知识青年上山下乡登记表及留城返城材料
2、计划生育、独生子女材料
3、医疗鉴定、病伤、工伤处理材料
4、工会材料
5、其他
档案保管及注意事项
⏹职工档案应由劳动保障行政部门批准的有劳动人事权限的企业劳资部门负责管理，没有职工档案保管权的各类企业可由县级以上劳动保障部门的行政机构或职业介绍机构代理保管
⏹承担企业职工档案代理管理的职业介绍机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，发给《职工档案保管许可证》
1.3.1档案保管及注意事项
⏹企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写
⏹档案卷皮、目录和档案袋的格式、规格实行统一的制作标准
⏹严禁任何人私拿个人档案，严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。
档案材料的鉴别
⏹档案材料的鉴别是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入档案的工作。
必须根据有关文件的精神，严肃认真地进行。
鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
鉴别归档材料的具体做法
⏹判断材料是否属于应归入档案的内容。
⏹审查材料是否齐全、完整。
⏹审查材料是否手续完备。
⏹查看是否涉及政治历史问题。
⏹审查档案中是否有缺失的材料。
1.3.2档案材料整理技术
⏹为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。
其主要方法：
⏹1、拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料；
⏹2、对已破损、卷角、折皱的材料，进行裱糊。
裱糊时注意不要损坏原件的字迹和印章；
⏹3、对小于16开规格或纸质次的档案材料，应粘在衬纸上，纸张过小而页数多的材料，应将每页摊开粘在衬纸上；
⏹4、对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可以酌情进行剪裁；
不能剪裁的材料，须进行折叠。
折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、坚折叠、横坚交叉或梯形折叠等办法。
折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读
⏹5、装订边过窄或装订眼过多、眼距不标准、破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。
打眼装订，不得压字和损伤材料内容；
⏹6、一份材料未装订在一起的。
要缝在一起并加装订边；
⏹7、一般不要把一类几份材料缝在一起；
⏹8、材料右上角原有的类号、顺序号、页码等要做处理。
铅笔写的要擦掉；
⏹9、裱糊用的衬纸，必须采用韧性较好的白纸，衬纸的大小要与档案目录纸相一致；
⏹10、裱糊可采取缝纫或化学胶水、浆糊粘贴的办法，胶水和浆糊必须能防虫蛀，、防腐蚀，裱糊时要防止折、皱，裱糊后的档案材料要压平晾干、不得在阳光下曝晒或使用高温烫烤；
⏹11、裱糊方法可采用单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。
1.3.3档案材料编目书写规定
⏹每卷档案必须有详细的档案材料目录，目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。
具体要求：
⏹1、按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写，每类（每项）目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
类号用汉字码，顺序号用阿拉伯数字（每类每项目录上的类号和顺序号要与材料上的类号、顺序号相一致）。
⏹2、根据材料题目填写“材料名称”。
无题目的材料，应拟定题目。
证明材料写明何人证明的材料。
材料的题目过长，不允许换行，可适当简化。
拟写或简化题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。
填写目录不得以点代字。
⏹3、材料形成时间。
材料形成时间。
材料形成时间要填清年、月、日，没有时间的要尽量查明。
一份材料有几个时间的，本人填写的材料以本人签字为准；
经组织审查或整理的材料以最后的批准时间为准；
复制的档案材料，采用原材料的形成时间。
⏹4、填写材料份数。
以每份完整的材料为一份（包括附件），除有原件附复制的材料填写两份外，其它一律填一份。
⏹5、填写材料页数。
材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印在页码的材料、表格，应如数填写；
无页码标记的材料，每单面为一页，封面封底不计算页数（需用铅笔在材料的下角注上页码），空白纸可剔除。
⏹6、书写目录工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录，也不准色抹、涂改、粘贴目录。
目录填写后，要检查核对，做到准确无误。
1.3.4档案装订入库规定
⏹每份档案材料，必须装订成卷。
装订后的档案，目录一律放在卷首（干部职务变动登记表、工资变动情况登记表放目录之后，此表不填写目录），材料排列顺序要与目录相符；
卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。
具体做法：
⏹1、与材料核对无误；
⏹2、把全卷材料齐。
材料条件好的应做到加边整齐，条件较差的左、右、下边也要整齐。
装订后，卷内材料不准超出卷皮；
不准用刀切边，以防切掉文字；
⏹3、材料一律正装。
即：
横写的材料名称在上；
坚写的材料名称在右；
⏹4、档案类材料过多的，可单独装订成卷。
每卷都要按类别内容填写目录，并在第一卷目录中注明“类另装成卷”；
⏹5、档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。
书写姓名不得用同音字或不规范的简化字代替；
⏹6、档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查、经验收合格后，方能入库；
⏹7、档案一般每两年整理一次。
1.3.5档案立档的要点
⏹档案卷皮（卷面、卷底）
长27.4厘米、宽20.5厘米;
左边设三个装订眼,眼距（自眼中心算起）8.3厘米;
线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上下线眼中心距上、下边沿均为5.4厘米
卷皮颜色：
应采用浅色，浅黄、乳黄色，卷面上的字一律用正红色。
卷面上应有：
企业职工档案楷体72磅字与上边沿7厘米
姓名大一号宋体字与下边沿5.5厘米
卷面里页印注意事项：
（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅
（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注
（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料
⏹档案袋
规格：
长30厘米宽23厘米厚2.5厘米
材料：
较好牛皮纸
袋面项目：
“企业职业档案袋”、“姓名”、“制作单位”。
字体和字的颜色与档案卷面同。
“单位”在“姓名”下边。
1.3.7档案室管理规定
⏹职工档案管理部门必须建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷不少于20-50平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备
⏹库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（温度14。
C--24。
C，相对湿度45-65%，库内不准存放无关物品）
⏹无关人员不得进入档案库，库房内严禁吸烟，不得明火进入库房
⏹职工档案管理部门，应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。
档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。
不得在库房中阅档或办公
⏹保管职工档案，应建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
如发生失火、被盗、霉变、虫蛀等问题，追究有关人员的责任
⏹研究和改进档案保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
档案室八项管理制度
⏹档案室必须建立健全八项制度，档案转递、库房管理、查借阅管理、安全保密管理、人员职责等制度，并需规范管理，制度上墙明示。
⏹以下是我单位档案室管理制度，贵公司可参考制定适合自己公司实际情况的管理制度
1.4.1档案转递制度
⏹职工工作调动后应及时将档案转给新的主管单位；
⏹职工档案应通过机要交通转递或派党员干部送取，不准邮寄或交本人自带；
⏹转出的档案必须完整齐全，由档案管理人员按规定对转出档案进行认真的整理装订，没有整理的档案或已整理但存有零散材料的档案不准转递，不得扣留材料或分批转出；
⏹职工在任免、奖惩、考核、工资调整等工作形成的职工档案材料，由承办部门及时转给档案管理部门，档案管理部门要及时存入档案；
⏹接收外单位调入人员的档案，由人力资源部门对档案材料核实无误后转入档案室，并由档案管理人员在回执上签名盖章将回执及时退回原单位；
⏹转递档案必须按统一的“职工档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封；
⏹严格执行档案转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”，应认真查转。
1.4.2安全保密管理制度
⏹档案工作人员在接受、保管、提供查阅、利用档案资料时，要按有关规定认真核对，做到签字、登记、注销等手续齐全，帐目清楚。
⏹档案工作人员要严格保守档案机密，不准随意摘抄、传播密级档案的内容，不准利用职权私自复印档案材料，未经批准，任何人不准将档案带出库房；
⏹依照国家《档案法》和《保密法》的有关规定，对必要的档案材料进行确定密级、变更密级和解除密级；
⏹查阅档案必须履行批准手续，在档案室内查阅；
复印只能由档案管理人员办理；
未经批准，不准将密级档案借出；
⏹经鉴定需要销毁的档案材料，要按有关规定写出鉴定报告、销毁清册，经主管领导批准后，由两人以上监销；
⏹在工作中形成的废纸，不得随意乱扔，经过复核确认无用的，应做碎化或焚烧处理。
1.4.3查（借）阅管理制度
⏹档案室办理查（借）阅等业务，须经本部门和人力资源部门负责人同意；
外单位人员查阅档案必须持组织介绍信，经工作人员核实签署意见后办理；
⏹对外借出档案时，档案管理人员须在办理借阅登记手续后方可借出；
⏹档案借出时间一般不得超过七天，特殊情况可协商具体时限并在借出登记薄上备注。
超过归还时限未还的，由档案室工作人员告知相关人员督促借阅人归还；
⏹经批准摘录复印的材料,要经档案室工作人员审查；
证明性材料,必须校对无误后盖章；
⏹档案借出时，档案室工作人员必须将档案进行分类整理；
⏹档案归还时，档案室工作人员要根据目录或借阅记录详细核查，核查后登录台帐，及时存入档案室。
⏹任何人不得查阅本人档案；
⏹查阅、借阅等业务办理所提供的手续资料要妥善保管备查。
1.4.4库房管理制度
⏹非档案室工作人员，不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经主管领导批准同意，由档案室工作人员陪同方可进入；
⏹库房内的档案要按编号统一存放，便于查找；
⏹库房内严禁吸烟，不得堆放与档案无关的材料文件等，严禁存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，要经常检查库房消防器材；
⏹做好库房内防盗、防火、防尘、防强光、防高温、防潮、防鼠虫蛀工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全；
⏹库房内温度应控制在14—24℃之间，相对湿度控制在45—60％RH之间；
每周二、五上下班各做一次记录，掌握温湿度变化情况并进行分析总结，必要时采取相应的治理措施；
⏹案卷查阅完毕要及时归还原处，出借案卷要经过批准，并办理好借阅登记手续。
⏹对档案室所藏档案要进行经常检查，做到帐物相符，对已破损和字迹退色的档案，应及时复核和复制；
⏹每逢节假日进行一次安全、保密检查，及时消除不安全因素；
⏹管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全；
⏹档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用，若发现遗失应予全部更换。
1.4.5档案管理人员职责
⏹保管职工档案，为国家积累档案史料；
⏹收集、鉴别和整理职工档案材料；
⏹办理职工档案的查阅、借阅、转递和统计；
⏹登记职工职务、工资的变动情况；
⏹为有关部门提供职工的情况；
⏹做好职工档案的安全、保密、保护工作；
⏹调查研究职工档案工作情况，制定规章制度，搞好职工档案的业务建设和业务指导；
⏹推广、应用职工档案现代化管理技术；
⏹定期向档案馆（室）移交死亡职工档案；
⏹办理其他有关事项。
1.4.6档案材料鉴别归档制度
⏹档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》中的要求，对档案材料进行鉴别是否需要存入职工档案；
属于归档的材料应真实，完整齐全，字迹清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入职工档案。
凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。
⏹归档案材料必须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色或纯蓝色墨水和复写纸书写。
1.4.7检查核对制度
⏹档案管理人员对接收的档案要进行档案材料登记，与职工进行交接；
⏹档案室工作人员接收档案进行编号时，要对档案材料登记表与实际档案材料进行检查核对，发现问题及时处理；
⏹档案室工作人员要每年对档案室存档情况进行一次排查，及时发现问题，做到无丢失、无遗漏。
1.4.8档案调入及档案调出
⏹工作人员应该先询问清楚员工档案具体是属于以下哪种情况：
（1）从其它人才市场或单位调入
（2）接收大中专毕业生档案
（3）档案在原单位买断工龄，现在找到了新工作单位，但是原单位或存档单位不允许档案调动的情况
（4）其它情况（档案在自己手中存放或者是成人高考、自考、函授等学籍材料、初中高中毕业无档案）
档案调入
（一）
⏹由其它人才市场或单位调入现单位
具体操作：
（1）市内调动:
职工首先在原档案所在地开具《市（县）内企业职工流动登记表》（三
联单）原单位盖章同意转出,职工持三联单到单位开具《商调函》并在接
收单位上加盖单位公章签署意见,同时在右侧劳动保障部门意见处加盖劳动部门认证章.
市外调动:
首先从单位领取《企业职工调转审批表》（六联单）,原单位及原单位的上级主管部门盖章后,接收单位、接收单位主管部门及接收单位的劳动保障部门签署意见后,开具调令（调档函）办理调动手续即可。
（2）职工持上述材料到原档案存放地调动档案，原档案存放地应当出具档案转递通知单、行政及工资介绍信、婚育证明，同时依据接收单位当地条件，办理社会保险、户籍关系、党员关系转移等手续。
（3）工作人员在接到职工档案后，一定要当面拆开档案，检查档案材料是否齐全，如果齐全，则可直接接收入档案室，如果不齐全，需退回档案并开具《补充档案材料告知书》例明档案中缺少材料的名称告知客户回原档案所在地补齐。
档案调入
（二）
⏹大中专毕业生分配（就业协议书）
接收毕业生范围：
择业期内（即毕业时间开始两年以内）
市属中专毕业:
生源地为石家庄市及十八个市区的
省属中专毕业:
生源地为河北省的
专科及以上学历毕业:
生源地不限
（以上条件以石家庄市人劳局现行政策调整为依据）
（1）用人单位在《就业协议书》上填写单位意见及加盖单位公章
（2）所属上级人事局在《就业协议书》上加盖毕业生调配专用章
（3）市人事局在《就业协议书》上加盖市人事部门毕业生调配专用章
（4）学生将协议书交回学校，领取报到证，办理档案转递及党员、户口关系
（5）学校根据协议书中档案转递地址将档案转递档案接收单位
（6）学生持协议书及报到证到市人事局办理报到盖章手续
档案调入（三）
⏹其它情况（档案在自己手中存放或者是成人高考、自考、函授等学籍材料、初中高中毕业无档案）
现在有许多档案存放在了个人手中，并且个人也不明白档案的重要性，在使用的时候不能够正常流转，才开始着急办理，实际上在个人手中存放的档案属于死档，原则上不是允许接收和流动的。
（1）办理招工手续（工人身份）
（2）办理录聘干手续（干部身份）
如何办理招工手续？
⏹办理条件：
户口性质为农业户口或石家庄市城镇户口（不含市十八个县）的，初中、高中、成人高考、自学考试、电大、函授、网络教育等未办理过录用手续的职工。
⏹提交材料：
提供职工身份证、户口页原件及学籍材料原件、1寸彩色照片两张、用人单位及职工双方签字盖章的劳动合同（一式二份）、《就业失业证》（有就业前培训成绩）。
⏹办理流程：
填写《企业录用劳动合同制工人审查备案表》、《录用劳动全同制工人备案名册》、《河北省就业训练学员结业登记表》、《石家庄市就业前培训结业学员花名册》在单位所属上级劳动部门的招工备案处办理审批手续。
备注：
办理招工手续，必须参加过就业前培训，即办理《就业失业证》要求必须参加过培训，怎样办理？
办理《就业失业证》：
在户口所在地的公共就业服务中心办理，需提交1张1寸彩色照片、1张身份证复印件等（依据办证当地要求为准）
就业前培训：
石家庄市培训中心或各区县属培训中心可办理（具体培训时间与安排以当地要求为准）。
如何办理录、聘干手续？
城镇户口，原则上毕业5年内未正式参加工作的、未列入国家招生计划，取得国家承认学历的成教脱产班、自学考试、电大、职大、夜大、学历文凭、网络教育等非在职的毕业生；
自费出国留学回国的本科生、研究生、硕士生、博士生；
超过择业期限、未办理毕业生报到手续的普通大中专院校毕业生；
年龄需28周岁以下；
提供学籍档案、毕业证、户口本（如是石家庄以外户口还需提供户口页首页复印件）、身份证原件及复印件、1寸彩照2张；
填写《大中专毕业生录干审批表》及《就业推荐表》（一式两份），人才中心报上级人事部门审批
党校、部队院校不能够办理录聘干手续。
档案调入（四）
⏹档案在原单位买断工龄的，如何办理档案调入。
目前，对于以前原单位买断工龄的，档案均由市劳动局委托双利劳动保障事务所存档，一些买断工龄的职工，在未找到新单位，又需要继续缴纳保险的，均到双利劳动保障事务所去办理保险续缴，原则上档案封存不允许流动。
但是如果职工找到新工作单位，新工作单位没有档案又上不了保险，那么职工可以凭借市劳动局开的买断工龄证明信，由新工作单位向劳动局提出办理招工手续，待职工退休时两份档案合并办理退休。
档案调出
⏹首先，要问清楚员工档案要转到哪里去？
是否具有档案保管权。
⏹提供具有人事档案保管权的部门出具的商调函办理调档手续。
（如不确定接收单位
升级会员 