盘点作业的步骤与方法.docx

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盘点作业的步骤与方法

四、盘点作业

货品因不断的进出库，在长期的累积下库存资料容易与实血数量产生不符的现象。

或者有些产品因存放过久、不恰当，致使品质机能受影响，难以满足客户的求。

为了有效的控制货品数量，而对各储存场所进行数量清点的作业，谓之盘点作业。

盘点结果的盈亏往往差异很大，若公司未能多加注意且适时、确实施行，对公司的损益将有重大影响。

1.盘点作业的目的

（1）为了确定现存量，并修正料帐不符产生的误差。

通常物料在一段时间不断接收与发放後，容易产生误差，这些误差的形成主因有：

（a）库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。

（b）库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。

（c）盘点方法选择不恰当，如误盘、重盘、漏盘等。

这些差异必须在盘点後察觉错误的起因，并予以更正。

（2）为了计算企业之损益。

企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又与库存量及其单O成正比。

因此为了能准确地计算出企业实血的损益，就必针对现有数量加以盘点。

一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。

（3）为了稽核货品管理的绩效，使出入库的管理方法和保管状态变得清晰。

如呆、废品的处理状况，存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策。

2.盘点作业的步骤

图4-1盘点作业的步骤

（1）事先准备

盘点作业的事先准备工作是否充份，攸关盘点作业进行的顺利程度，为了使盘点得在短促的时间内，利用有限的人力达到迅速确实的目标，事先的准备工作内容如下：

（a）明确建立盘点的程序方法

（b）配合会计决算进行盘点

（c）盘点、复盘、监盘人员必须经过训练

（d）经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单

（e）盘点用的表格必须事先印制完成

（f）库存资料必须确实结清

（2）盘点时间的决定

一般性货品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦，故也很难经常为之。

事实上，导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程，可能是因出入库作业传票的输入，检查点数的错误，或是出入库搬运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之增加。

所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实施一次盘点即可。

但以物流中心货品流动速度狻快的情况下，我们既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍於可用资源的限制，因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在有建立商品别ABC管理的公司，我们建议：

•A类主要货品：

每天或每周盘点一次

•B类货品：

每二、三周盘点一次

•C类较不重要货品：

每月盘点一次即可

而未实施商品别ABC管理的业者，至少也应对较容易损耗毁坏及高单。

之货品增加其盘点次数。

另外注意的，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短，以2—3日内完成较佳。

至於选择的日期一般会选择在：

（a）财务决算前夕一一因便利决算损益以及表达财务状况。

（b）淡季进行——因淡季储货量少盘点容易，人力的损失相对降低，且调动人力较为便利。

（3）决定盘点方法

因盘点场合、求的不同，盘点的方法亦有差异，为符合不同状况的产生，盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至於其细节於下节中加以叙述。

（4）盘点人员之组训

为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至於由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练，使每位参与盘点的人员能适切发挥其功能。

而人员的组训必须分为两部份：

（a）针对所有人员进行盘点方法训练。

其中对盘点的精神程序、表格的填写必须充份解，工作才能得心应手。

（b）针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。

因为复盘与监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，以利盘点工作之进行。

（5）储存场所之清理

（a）在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有数，如已验收完成属本中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序属厂商，应划分清楚避免混淆。

（b）储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。

（c）储存场所整理整顿完成，以便计数盘点。

（d）预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。

（e）帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。

（f）储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并加以预防。

（6）盘点工作

盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正确性，除人员组训时加强宣导外，工作进行期间应加强导与监督。

（7）差异因素追查

当盘点结束後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应追查差异的主因。

其著手的方向有：

（a）是否因记帐员素质不足，致使货品数目无法表达。

（b）是否因料帐处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。

（c）是否因盘点制度的缺点导致货帐不符。

（d）盘点所得的数据与帐簿的资料，差异是否在容许误差内。

（e）盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责，

（f）是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。

（g）盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低料帐差异的程度。

（8）盘盈、盘亏之处理

差异原因追查後，应针对主因适切的调整与处理，至於呆废品、不良品减O的部份与盘亏一并处理。

物品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些货品在O格上会产生增减，这些变迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及。

目增减更正表（表4-1）修改。

表4-1货品盘点数量盈亏O目增减更正表

年月曰

货品编号

货品名称

单

位

帐面资料

:

盘点实存

数量盈亏

O目增减

差

异因素

负

责

人

备

注

数

量

单

O

金

额

数

量

单

O

金

额

盘盈

盘亏

增O

减O

数量

金额

数量

金额

单

O

金额

单

O

金额

3.盘点的种类与方法

3.1盘点的种类

就像帐面库存与现货库存一样，盘点也分为帐面盘点及现货盘点。

所谓「帐面盘点」又称为「永续盘点」，就是把每天入库及出库货品的数量及单O,记录在电脑或帐簿上，而後不断地累计加总算出帐面上的库存量及库存金额。

而「现货盘点」亦称为「实地盘点」或「实盘」，也就是实血去点数调查仓库内的库存数，再依货品单O计算出实血库存金额的方法。

因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。

如一旦存在差异，即是产生「料帐不符」的现象，究竟是帐面盘点记错或是现货盘点点错，则须再多费一层工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果及赋予责任归属。

3.2盘点的方法

（1）帐面盘点法

帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐，然後将每一种货品之入库与出库情况详加记载，不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查悉货品之存量，帐面盘点法的记载型式如表4-2。

通常量少而单O高的货品较适合采用此方法。

表4-2货品总帐

（2）现货盘点（实地盘点）法

现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为「期末盘点」及「循环盘点」。

期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法，而循环

盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。

（a）期末盘点法

由於期末盘点是将所有品项货品一次盘完，因而必要全体员工一出动,采取分组的方式进行盘点.一般来说，每组盘点人员至少要三人，以便能互相核对减少错误，同时也能彼此牵制避免流弊。

其盘点方法程序如下：

步骤1：

将全公司员工作分组。

步骤2:

由一人先清点所负责区域的货品，将清点结

果填入各货品之盘存单之上半部（盘存单如表4-3）。

步骤3:

由第二人复点，填入盘存单的下半部。

步骤4：

由第三人核对，检查前二人之记录是否相同且正确。

步骤5:

将盘存单缴交给会计部门，合计货品库存总量。

步骤6:

等所有盘点结束後，再与电脑或帐册资料进行对照。

表4-3盘存单

日期

盘存单号码

品项号码

存放位置

数量

盘点人

日期

盘存单号码

品项号码存放位置

数量

查核人

（b）循环盘点法

循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点，其目的除了减少过多的损失外，对於不同货品施以不同管理亦是主要原因，就如同前述商品别ABC管理的作法，。

格愈高或愈重要的货品，盘点次数愈多，。

格愈低愈不重要的货品，就尽量减少盘点次数。

循环盘点因一次只进行少量盘点，因而只专门人员负责即可，不动用全体人员。

循环盘点法最常用的单据为「现品卡」，形式如表4-4，其使用方式为：

每次出入库一面查看出入库传票，一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库存量登记在现品卡上，主要目的在於：

1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认知。

2.可协调进行出入库的分配管理，并在错误发生时能立即调查。

3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。

表4-4现品卡

货品编号

001

货品名称

肥皂

交货单位

存放位置

A1

包装单位

箱

月日

出入库地点

传票编号

入库数

出库数

库存数

6/1

转入

N123

100

200

6/5

转出

N200

50

150

然而现品卡的必要与否见仁见智，一般若不采用现品卡，只以单纯点数核对的方式进行循环盘点，其步骤如下：

步骤1:

决定当天欲盘之货品。

步骤2:

由专门人员负责，利用空档至现场清点这些货品之实血库存数。

步骤3:

核对盘点货品之电脑库存数。

步骤4:

对照的结果，如发现两库存数没有差异，则维持原状，若发现有差异，则调查原因，并马上作修正。

而若使用现品卡者，其除了在每一次货品出入库都要予以记载外，对於在盘点时的点数核对工作亦较详细，虽作法上较麻烦，但对於盘点差异原因的追溯却较为快速、正确。

以下

为使用现品卡的循环盘点方式：

[15]

R：

实血库存量

r:

现品卡上的库存量

K:

上月底的电脑库存量

k:

上月底的现品卡库存量

步骤1:

决定将要进行循环盘点的品项，并把上月底的电脑库存数K记录下来（记录於表4-5之循环盘点单）。

步骤2:

前往盘点货品的位置，记录现品卡中的上月底库存数k（记录於表4-5之循环盘点单）。

步骤3:

清点盘点货品，将实血库存数R以及现品卡中的库存数r记录下来。

（记录於表4-5之循环盘点单）。

步骤4:

进行R—r的运算。

当R—r=0—步骤6R—r工0—步骤5

步骤5:

检查现品卡的出入库及库存数的记录中是否有计算错误：

（I）若有错误，则修改。

（n）若无错误，再次计算实血库存Ro

步骤6:

计算上月底的电脑库存数K与同为上月底的现品卡库存数k间的差（K—k）:

当K—k=0—步骤8

K—kM0—步骤7