农商银行会计档案管理办法Word格式文档下载.docx
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（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第十一条满足本办法第七条规定条件，网点从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第十二条会计档案归档的基本要求
（一）分类组卷
会计档案立卷应采用“年度／保管期限／档案类别”的分类方法，即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷，并形成分类索引。
（二）整理与装订
1.会计档案装订要规范、牢固整齐,装订时不得压字和掉页。
会计年度终了后,会计经办人员应将装订好的会计凭证、账簿、报表移交给会计主管,由会计主管按要求对会计凭证、账簿、报表分别进行立卷编号。
经过整理立卷的会计档案,由会计主管分别按凭证、账簿、报表,登记《会计档案登记簿》。
会计经办人员对破损的凭证、账簿、报表要进行修补。
2.会计凭证的整理与装订。
（1）凭证应每日整理装订。
业务凭证整理应按照柜员业务办理流水号顺序排列，无柜员流水号的所有凭证单独重新编号，同时柜员自制传票封面，并在传票封面顶部加盖业务公章，底部加盖个人名章。
在业务凭证小计栏填列业务凭证张数及附件张数，在其他凭证栏分别填列无流水号凭证及附件张数，在合计栏分别填写汇总凭证及附件总张数。
凭证整理顺序应为：
传票封面—柜员当日流水清单—业务凭证及附件—无流水号凭证及附件—柜员轧差表—柜员尾箱清单—其它。
（2）原则上每册凭证不超过350页张凭证（含附件）或厚度不超过3厘米。
凭证过少的可将同一月份若干日凭证（但不得超过5日）按日顺序合并装订，并用封面隔开，在第一张封面前增加汇总封面。
按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，添加封面和封底后，以凭证上沿和左侧为准墩齐后包角并在装订线上加贴封签。
凭证过多的可分若干册装订。
（3）会计凭证封面上的总编号为全年总册数的顺序号，一日多册的应分别注明共几册第几册，加盖装订人员和会计主管私章。
每册会计凭证（含附件），自封面后第一张起至封底前最后一张止，编制一组凭证顺序号。
（4）会计凭证装订后，使用黑色墨水笔，逐项填写封面内容，编写顺序号，注明日期、保管期限及档案号，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容。
（5）已装订成册的会计凭证，应在装订线上加贴封签与封面或封底的接缝处加盖装订人员和会计主管的私章，并装入规范的凭证盒（袋）内，及时入库（柜）保管。
（6）会计凭证一经装订，不得拆封。
因特殊原因需要拆封时，须经会计主管同意，并在封底注明经办人、理由及拆封日期。
（7）其他系统打印凭证由支行根据业务量，与业务凭证一同装订或单独装订。
不适合装订的会计凭证如自助设备交易流水等单独编号保管。
3.会计账簿的整理与装订。
（1）各种登记簿应分类别、保管期限按年分类整理。
信息系统打印的登记簿和手工活页式登记簿、申请表按季或年整理装订，如开销户登记簿、银行卡开销卡登记簿、内部账余额清单等按月定期打印，按季度及时装订，账页过多可分册整理装订，同时留存电子档备查。
各种销讫卡片账根据销账日期按月或季整理装订。
在年度中间更换或结清账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理装订。
符合电子会计档案保管要求的，可以电子形式保存。
（2）整理装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管在加封处签章。
4.会计报表的整理与装订。
业务状况表（日）按月整理留存电子档，全科目表（月、季、半年、年报）、余额表按年整理装订纸质档并留存电子档，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管在加封处签章。
（三）保存会计档案资料的磁盘或其他介质，也应按照档案资料的“年度／保管期限／类别”加以分类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签及介质封套上签章。
（四）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。
第十三条会计档案的保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件。
双备份的会计档案应异地存放。
第十四条会计档案应定期检查，对非纸质会计档案至少一年检查一次，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理，并对处理情况进行记载存档。
对永久保管非纸质会计档案应实行双备份。
第十五条经过整理立卷的会计档案，由会计档案管理人员按保管期限分类整理，进行登记，妥善管理，防止火烧、失窃、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证其完整无缺。
第十六条会计档案应及时入档（柜），并由专人负责统一保管。
总行（含机关，下同）的会计档案由指定专人保管，各网点的会计档案由会计主管负责保管，撤并网点的会计档案由支行根据实际情况安排保管。
出纳人员（含实行综合柜员制的营业机构办理现金收付的柜员）不得兼管会计档案。
第十七条机构分立，原机构存续的，其会计档案应由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案；
机构分立，原机构解散的，其会计档案应经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。
第十八条机构合并，原各机构解散或者一方存续其他方解散的，原各机构的会计档案应由合并后的机构统一保管。
机构合并后原各机构仍存续的,其会计档案仍应由原各机构保管。
第十九条因业务移交其他机构办理所涉及的会计档案，应当由原机构保管，承接业务机构可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。
对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务机构保存，并按照规定办理交接手续。
第二十条机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案，由其上级管理机构或有关档案馆保管或代管。
法律、法规另有规定的，从其规定。
第二十一条会计档案的保管期限分为永久和定期两种。
定期保管期限一般分为10年和30年（各种会计档案的保管期限见附件）。
会计档案保管期限从会计档案发生年度终了后的次年1月1日起算，各网点可根据库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。
第二十二条同一介质有不同保管期限的，应按照长期限保管。
同一会计档案采用不同介质保存的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
第二十三条客户开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统有关会计核算系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。
银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5年。
第二十四条以前年度的会计档案，凡经过系统整理，能够满足利用需求的，可维持原状。
第二十五条会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。
第三章会计档案的调（查）阅
第二十六条调（查）阅会计档案应严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，登记《会计档案登记簿》，并按规定做好详细记录，调（查）阅会计档案的申请书及公函，应由专人保管。
第二十七条内部调（查）阅会计档案，会计档案未移交会计档案管理部门的，应由调（查）阅人提出申请，经营业机构负责人或其授权人批准后方可调（查）阅；
会计档案已移交会计档案管理部门的，应由调（查）阅人提出申请，经分管领导或会计档案管理部门负责人批准，并指定专人协同查阅。
调（查）阅的会计档案不得涂改、圈划、损坏、拆散原卷册，也不得擅自传抄、复制，用后必须及时归还。
第二十八条法律、法规授权的部门调（查）阅会计档案时，必须持有效证件和县（市）级以上主管部门正式公函（文件），经总行分管领导或其授权人同意，并指定专人负责陪同查阅，不得将会计档案交给调（查）阅人放任不管。
调（查）阅人对处理案件进行取证，可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封。
第二十九条会计档案一般不准外借，以防止丢失和泄密。
确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,必须持有效证件和县（市）级以上主管部门正式公函，经总行法定代表人或其授权人批准后方可借出，并指定专人保管，全程监督，在规定时间内及时归还。
第四章会计档案的移交
第三十条会计档案管理人员长期休假、调动应办理移交手续。
移交者应编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
第三十一条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由总行运管安保部负责监督。
交接完毕后，交接双方和监交人均应在会计档案移交清册上签名或盖章。
第三十二条纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。
电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。
特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
接收电子会计档案时，接交者应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第五章会计档案的销毁
第三十三条应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。
经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；
对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
会计档案鉴定工作应当由运管安保部牵头，组织计划财务部、稽核审计部、纪检监察部、内控合规部等共同进行。
第三十四条经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁:
（一）会计档案管理部门以网点为单位编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；
对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；
采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档案编号、名称等内容；
（二）分管领导、档案管理部门负责人、计划财务部负责人、纪检监察部负责人、稽核审计部负责人、会计档案所属部门或支行负责人、档案管理部门经办人、计划财务部经办人等在会计档案销毁清册上签署意见；
（三）会计档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与计划财务部等共同派人现场监销。
监销人在会计档案销毁前，应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，在会计档案销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签名或盖章。
销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由会计档案管理部门、计划财务部门和有关技术部门等共同派人监销。
第三十五条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第六章附则
第三十六条各网点应严格执行有关会计档案法律法规和办法，做到会计档案的妥善保管，有序存放，方便查阅，切实防止会计档案的毁损、散失、泄密。
第三十七条违反本办法规定的，按照《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律规定追究有关人员的责任。
第三十八条本办法由XXXX农村商业银行股份有限公司负责解释和修订。
第三十九条本办法自下文之日起施行。
附件：
1.会计档案的保管期限分类
2.会计人员及会计档案移交清册
3.会计档案销毁清册
附件
会计档案的保管期限分类
一、永久保管的会计档案
（一）年度财务报告（含附表及说明）；
（二）资本金、股金及股权明细；
（三）客户挂失申请书、登记簿；
（四）会计档案保管登记簿、鉴定意见书及销毁清册；
（五）存、贷款开销户登记簿；
（六）机构变动交接清册；
（七）有权机关查询、冻结及扣划书；
（八）账销案存记录；
（九）房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、
购建房屋契约、征税收据和公证书等）；
（十）表外核销；
（十一）置换登记簿；
（十二）个人久悬账户转损益清单、对公久悬户转损益清单、对公账户转久悬清单、对账公账户久悬确认清单、批量结转就选损益登记簿；
（十三）需要永久保管的其他会计档案和有关资料。
二、保管30年的会计档案
（一）会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件）；
（二）综合核算和明细核算的各种账、簿、卡；
（三）会计人员及会计档案移交清册；
（四）全科目月（季、半年）报表及汇总全辖月（季、半年）报表；
（五）重要单证和印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿；
（六）需要保管30年的其他会计档案和有关资料。
三、保管10年的会计档案
（一）月度、季度、半年度财务会计报告；
（二）社内往来、同业往来、联行往来的对账及查询、查复书；
（三）对账回单；
（四）纳税申报表；
（五）存款余额调节表；
（六）已处置固定资产卡片；
（七）计息科目余额表；
（八）辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报
表（含附表及说明）；
（九）全科目日报表；
（十）计算机应用系统运行日志；
（十一）流水账；
（十二）不定期报表；
（十三）现金查碰库登记簿；
（十四）大额取现、授权登记簿；
（十五）需要保管10年的其他会计档案和有关资料。
会计人员及会计档案移交清册
根据湖南资兴农村商业银行股份有限公司的人事安排，____支行委派会计____的工作由____接任，____年____月____日至____年____月____日的所有账务由____同志负责，____年____月____日以后的所有账务由____同志负责，经接、交双方核对帐务相符，现将移交具体事项说明如下：
一、移交时间：
年月日
二、移交内容：
1、对截止年月日现金、重要空白凭证、代保管有价单证、表内外存贷款所有账务进行核对，经双方清点后，账款、账实、账账、账据核对相符。
（详细清册见附件）
2、所经管的会计凭证、账簿、会计报表、金融许可证、营业执照正本、代保管抵质押品、代保管表内外贷款借据、散户台账、股金台账、钥匙、对公账户开户资料、固定资产及低值易耗品台账、其他____________________________等。
3、其他事项
三、未尽事宜：
四、本移交清册一式三份，一份交总行运管安保部，一份交支行存档，一份由移交人保管。
移交人：
监交人：
接交人：
移交清册目录
序号
清册名称
数量
文件所在页码
备注
1
机构扎帐清单、库存重空明细
1页
2
全科目表（日）
页
3
会计档案移交明细（10年、30年）
4
会计档案移交明细（永久保管）
5
实物保管移交明细表
6
抵、质押品移交明细
7
表内贷款借据移交明细
8
表外核销贷款借据移交明细
9
表外央行置换不良贷款借据移交明细
10
股东购买贷款移交明细
11
散户台账
12
股金台账
13
固定资产及低值易耗品移交明细
14
对公账户开户资料移交明细
15
钥匙及印章移交明细
......
会计档案
名称
卷号
册数
档案
编号
起止年度、日期
应保管期限
已保管期限
实物保管移交明细
保管人
实物名称
日期
存放地点
金融许可证
1份
营业执照正本
安全防范设施合格证
钥匙
XX印章
升级会员 