行政作业指导书.docx

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行政作业指导书

受控状态:

文件编号:

QI-AD-01

版本/修改号:

V1.0

批准:

生效日期:

分发号:

1目的

2范围

3部门职责

4部门管理规定与说明

办公用品管理流程

计算机管理流程

证照管理流程

5人员编制与架构

6输入/输出信息表

7职位职责及任职资格8部门文档管理一览表

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1目的

本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作，以确保部门的工作质量。

2范围

适用于行政后勤各项工作。

3部门职责

3（1行政事务管理

1）负责公司办公设备、办公用品的发放与管理;

2）负责公司固定资产的管理;

3）负责公司文件及档案的管理;

4）负责公司证照的管理及各种证件的办理;

5）负责公司员工宿舍的管理;

6）负责公司通讯系统的管理;

7）负责公司安全的管理。

8）负责公司车辆的使用和保养管理;

（2企业文化的建设3

1）负责企业文化的宣贯;

2）公司文化活动、会议的组织工作;

3（3部门体系文件管理

1）按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作;可根据实际运行情况按照相关程序

完善本部门的ISO9001文件;

2）负责本部门HSE体系的管理工作。

设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。

3（4其他

负责落实总经理及副总临时交办的工作。

4工作流程及说明

4.1宿舍水电计费流程

4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助

理。

4.2办公用品管理流程

4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握

正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。

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4.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。

如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。

4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数;如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。

4.3证照管理流程

4.3.1行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规划，提前对证照进行更新、年检

5人员编制与架构

行政后勤总编制12人

行政经理

（1）

保安（5）清洁工

（2）司机

（2）行政前台行政助理

（1）

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6输入输出信息报表

输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1来访接待统计表手机费用明细2信件收发登记统计表餐费扣款明细前台

1人事3快递账单统计报表住宿扣款明细4保安值班表住宿人员名单

行政专员5巡逻签到表每月行政费用报销明细

6清洁卫生检查表住宿接待费用报销明细

财务、总经办7车辆行驶统计表2办公用品采购明细8车辆加油费用统计表司机每月外部派车统计表9车辆保养统计表外租收款明细10名片制作统计表3办公人员短号使用明细财务11生活用品发放统计表4前台、司机、保安考核表人事

行政专员

12每月派车统计报表5行政通知各部门13每月办公用品发放统计表6固定资产管理明细财务、总经办

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7岗位职责与任职资格

前台文员岗位职责

岗位名称:

前台文员所在部门:

行政部岗位编号:

直接上级:

行政专员直接下属部门/岗位:

岗位定员:

1所辖人员数目:

1工资级别范围:

职系:

晋升方向:

版本/版次:

V1.0本职概述:

负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。

职责与工作任务:

职责描述:

前台电话接听、信件及周边卫生管理工作时间百分比:

50%

1、前台电话转接

电话铃响三声内必须接起话筒，并首先主动使用普通话自报公司名称:

您好，领

先康体～请问找哪位,请问贵姓找,有什么可以帮到您,遇到外语来电时前台应

回复:

Holdonplease!

然后将来电转接到海外部指定人员;如来电符合转接需求

（如来电不是推销或者无业务往来的）的可安排转接，转接过程中和对方说请稍

候～当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态，以便接听下次来电，

如当事人不在位置时可将来电信息（来电方单位名称，姓名，联系方式及来电内

容）及时发送给当事人并作登记。

如需离开岗位时应先进行电话交接，让下一位职责一工作电话接听者帮忙转接所有来电。

前台离开岗位时电话属于无人接听状态，电话响

任务三声后自动转到国内业务销售指定专人接听;

2、公司信件发放与接收

负责公司快递、信件、包裹的收发工作，公司各部门将外发的快递送到前台时，

前台应专设登记本，由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里，

收件人是谁等详细资料，前台签收。

并在五分钟内将物料归位，及时通知相关物

流公司，物流公司收件后应将单号及时知会相关人员，快件不得放在前台桌面，

收到快递后十五分钟内知会同事并作好登记工作，快递发放登记表，。

所有快递

文件或样品须按要求进行登记在册，避免遗失，且所有件统一放在指定区域。

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3、前台及周边卫生

保持前台清洁卫生，上班前对前台周边的环境进行清洁及整理，地面须做到无纸

屑、果皮及杂物，前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须无灰尘，并摆放整齐，工

作当中随时检查整理，要求前台的花草每周三浇水一次;对电梯右手边的会客桌

椅与前台左手边的沙发区进行维护，如会客后桌椅未按四角对等放置的、桌椅放

置歪斜的，桌上有烟灰的、水瓶的、纸屑等杂物的，客户离开后做到即时清理干

净，桌椅摆放整齐;

对一楼前台区域的杂物进行清理与管理，区域内禁止乱摆放物品（，如确实有需

要摆放的，只可临时放置在前台后面，但要明确取走的时间，对未经行政部同意

就乱摆放物品的，必须劝阻。

职责描述:

来访人员接待工作工作时间百分比:

50%

1、对来访客人做好接待、登记、引导，并安排洽谈地点。

业务部门将客户来访单

递交到前台，前台应在客户到来前30分钟先将来访公司名称或来访人员的姓名显

示在欢迎牌上，在客户来到大厅时应起立微笑并问好:

欢迎光临～离开时应起立微笑打招呼，其他人员来访时应及时通知被访人员，如有预约可先将来访人员带

到电梯旁或右侧沙发上等候，让其稍坐休息并及时通知被访人员，由被访人员带

往三楼。

当客人来到前台时应微笑询问:

您好～请问找哪位或有什么可以帮到您,

得到对方的回复后需及时作出适当的处理;

2、如有上门推销，无理取闹等无关人员应拒之门外;如自行处理不了时可立即通职责二工作

知保安或上级协助处理。

任务

3、遵守公司相关的各项规章制度;

4、负责上级交办的其他临时性事项