文件编写培训Word文档下载推荐.docx
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（见职能分配表）
4、组成文件编写小组，小组成员应满足以下条件：
1）、具备一定的专业知识；
2）、熟悉所在部门的运作方式；
3）、有相当的工作经历和工作经验；
4）、熟悉、理解和掌握相关QHSE标准条款；
5）、具有一定的写作能力；
6）、应获得相应的标准、资料及文件等。
5、建立程序文件（包括体系程序和运行控制程序）及作业指导书清单。
并明确分工（指编制人员的分工）。
（见清单）
6、资源的配备：
（人：
（文件编写小组；
）、财：
相关的经费；
物：
设备的保障—电脑、打印机、复印机、纸张等）
7、体系策划
策划前准备的工作：
我们前面开展的初始评审、过程识别与控制、危害因素识别与风险评价、环境因素与环境影响评价工作，都是为QHSE管理体系的体系设计做准备的。
策划：
首先确定体系文件的框架；
体系文件的结构
说明：
1、管理手册描述的是“面”，体系程序和运行控制程序描述的是“线”，作业指导书描述的是“点”；
2、体系程序是由省公司各职能部门按照职责分配的要求对本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条主线，并按分级管理的要求管理到分公司和控制到点，实现主线与支线、主线与点的结合；
3、运行控制程序是各分公司职能部门按其职责分配的要求，结合本部门所主控的QHSE标准要素如何实现管理和控制进行描述形成一条支线，并将管理和控制要求贯彻落实到点上，完成对上与主线联接，对下与点联接；
4、管理手册、程序文件、作业指导书在描述过程中都必须遵循“过程方法”和“PDCA”方法。
PDCA模式图的理解：
模式图，内审员应该会理解：
先看大圆圈内，四个是标准的第5、6、7、8章，箭头表示它们的关系。
圆圈内是质量管理体系的四大过程，它们之间用箭头表示彼此相连、相互的作用关系；
P（管理职责）表示管理者建立本组织的质量方针和目标，确定和提供实现目标的必要的资源；
D（资源管理）通过资源管理，保证产品实现等各过程获得必要的资源；
C（产品实现）产品应进行测量，确保合格品的提供；
A（测量、分析和改进）对测量数据和信息应进行分析，寻找改进机会，并提供给管理者做出改进决策。
通过持续改进，完成PDCA循环，使质量管理体系螺旋式提高和发展。
从横向看，顾客的需求和期望，是产品实现的输入，产品实现输出是最终产品，提供给顾客合格产品使顾客满意。
组织应对顾客满意程度进行测量和分析，顾客将满意程度的信息反馈给组织的测量、分析和改进过程，作为体系改进的一个依据。
领导职责过程：
领导在建立和改进质量方针、目标时，都应确定顾客的需求和期望，并把承诺和新的决策反馈给顾客。
所以，顾客要求与管理职责；
顾客满意与测量、分析和改进之间都有双向的虚线箭头表示双方的信息流。
通过测量、分析和改进，不断地循环，使体系总体持续改进，进入更高的阶段，用大箭头表示。
8、成立贯标领导小组；
9、确定管理者代表、确定安全总监；
10、确定手册、程序文件的编写人员；
四、怎样编制文件
1、文件编写的原则：
不同的企业的过程不同、活动的复杂程度不同、风险的不同，应而不强调管理体系结构的统一，以及文件结构的统一。
编制的体系文件应具有符合性、可操作性、可检查性和唯一性。
企业应确定其所需文件的多少和详略程度及使用的载体和媒体，取决于以下因素：
（1）企业的规模和类型；
（2）过程的复杂程度和相互作用，产品的复杂性；
（3）经证实的人员能力以及满足管理体系要求所需证实的程度；
（4）顾客、员工、社会及其他相关方要求，适用的法律法规要求；
文件能够沟通意图、统一行动，有助于：
（1）满足顾客、员工、社会及其他相关方要求；
（2）满足QHSE管理体系的改进；
（3）提供适宜的培训；
（4）满足重复性和可追溯性；
（5）提供客观证据；
（6）评价管理体系的有效性和持续适宜性；
2、QHSE管理体系文件的类型和层次
体系文件分管理手册、程序文件及作业文件三个层次，记录是一种特殊类型的文件。
（1）管理手册是QHSE综合管理体系的第一层次的文件，它向企业内部和外部提供QHSE综合管理体系的管理体系框架；
（2）程序文件是QHSE综合管理体系的第二层次文件，它是针对标准条款编制的管理文件，明确实施标准条款的步骤和方法；
（3）作业文件是QHSE综合管理体系的第三层次文件，是阐明要求和推荐方法的文件。
作业文件主要是为操作人员提供工作的依据，包括质量计划、健康安全环境作业计划书、环境和职业健康安全管理方案、各种规范、作业指导书、图样等；
（4）记录作为一种特殊类型的文件，是体系运行的证实材料，为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
3、QHSE综合管理体系文件的内容：
（1）管理手册是对企业管理体系概括性的描述，它对管理体系过程之间的相互作用予以表述。
内容包括：
质量健康安全环境的方针和目标；
企业结构、职能分配表和职责说明；
主要领导和部门职责的描述，关键工作的岗位职责、权限和相互关系；
标准条款的实施策划的描述；
相关文件的查询途径，使用的记录；
手册的评审、修改和控制；
附件（组织结构图、程序文件清单、职能分配表）。
（2）程序文件是针对管理过程制定的文件。
责任部门和相关部门的职责；
管理程序及步骤；
涉及的接口及相关文件；
明确将使用的记录。
（3）工作指南（操作规程）是针对作业过程指定的文件。
管理制度；
操作过程、规范、标准；
环境管理方案、应急计划；
检查表、工艺卡片。
（4）记录是管理过程和作业过程证实性的文件。
记录一般包括项目、名称、时间、编号、签名等。
4、QHSE综合管理体系文件编制程序
（1）确定体系文件结构、层次及清单；
文件数量以符合标准要求且满足实际活动需要为原则，同时考虑其实施的灵活性和可操作性。
（2）确定每份文件需规范的内容和区间，明确每份文件在体系中的位置及其于其他文件的接口关系、相关关系。
（3）确定每份文件编制的责任部门、责任人及配合单位。
按5W1H，即WHY为什么做、WHAT做什么、WHO谁来做、WHET什么时候做、WHERE在什么地方做、HOW怎么做。
（4）根据文件层次结构合理确定每份文件的完成时间。
（5）体系文件办公室审核文件的符合性。
（标准的要求、是否满足编制要求、是否与预先的计划或安排想吻合）
（6）由各相关执行单位和人员审核其可操作性。
（是否符合实际、是否合理、是否具有切实的可操作性）
（7）交企业主管领导审批。
每份文件通过符合性和可操作性审核后包授权人批准。
批准后由主管部门发布。
五、编制文件的要求（注意事项）
（1）体现完整性和系统性
从企业的整体出发，所有文件都应在统一的指导思想、统一规划、统一步骤下进行，反映了组织管理体系的特征，满足体系所有要求，体系要覆盖Q/标准的所有过程。
（2）体系文件的逻辑性
文件之间要做到层次清楚，接口明确，从一级文件可查询到相关的二级程序文件，从二级文件可查询到相关的三级文件，保证文件结构合理、协调有序、相互关联。
文件在必要时允许有交叉，但逻辑性要强。
（3）文件权威性和法规性
文件总体上妖孽遵守Q/—2001标准的要求，以及国家法律法规及其他要求，能体现方针合乎目标指标的要求，经最高管理者批准，是企业内部运行和实施的法规性文件，是指导组织一切活动的行为活动的规范和实施审核的依据之一。
（4）文件的充分性和有效性
文件体现组织质量环境和职业健康安全管理的特点、规模，特别是重要环境因素和重大危因素的运行控制，应对潜在的环境因素和风险如何控制作明确规定，防止环境污染和事故的发生。
体系文件还可作为客观证据，向第三方认证单位证实本组织管理体系的运行情况，能满足法律法规及其他要求以及相关方的合理控制。
环境和职业健康安全管理体系的运作有效，重要环境因素和危害因素得到有效控制，始终满足国家和地方的法律法规及其他要求，保证体系的充分性和持续适用性。
（5）体系文件编写的原则
写你所做；
做你所写；
记你所做；
即标准要求是要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。
（6）体系文件的兼容
质量、环境和职业健康安全管理体系在教育培训、文件控制、信息交流、内部审核、不符合纠正和预防措施、管理评审等条款要求方面比较接近，在文件策划和文件编写时，应尽可能将两个不同体系之间共同的内容结合兼容，不同的内容分别进行策划实施和规定。
六、文件编写的格式
管理手册：
封面：
包括文件编号、序号（分发号、控制号）、版本号、受控状态、发布日期、实施日期等内容
批准页：
编制、审核、批准
前言
组织概况
发布令（必须经最高管理者签字，注明生效日期和签署日期）
任命书
公司QHSE承诺、方针、目标
手册的管理
1范围
总则
应用
规范性引用文件
3术语和定义
4QHSE管理体系
总要求
文件要求
管理体系包括
a）
b）
c）
以下正文部分从5-8章与公司管理手册保持一致，但描述时应当有所区别，不能与公司管理手册雷同（即不照抄也不重复），重点是要说明在相关条款上与公司如何接口，对油库和加油站如何实现管理和控制，并为运行控制程序和作业指导书提供引索。
附录1：
《法律、法规及其他要求清单》
附录2：
QHSE管理体系组织机构图
附录3：
QHSE管理体系职能分配表
附录4：
QHSE管理体系程序文件一览表
附录5：
地域分布图（加图示）
附录6：
地理位置图（西安市某局部的位置）
附录7：
平面布置图（包括办公区、生活区）
附录8：
消防设施平面布置图（列器材明细表和图示）
附录9：
逃生线路图（办公区和生活区）
附录10：
重要环境因素清单
附录11：
重大危险源清单
程序文件：
1目的
2范围
3职责
4工作程序
相关文件
6记录
支持性文件：
同上
作业指导书：
同范本
1、管理手册总体上可按“范本”编制（但不作任何删减），建议附件适当增加一些内容：
2、各地市公司建议编制“管理工作手册”与“管理手册”进行接口，其目录（或内容）如下：
发布令
分公司QHSE目标、指标和管理方案
管理工作手册（相当于分册）
以下正文部分从1-8章与公司管理手册保持一致，但描述时应当有所区别，不能与公司管理手册雷同（即不照抄也不重复），重点是要说明在相关条款上与公司如何接口，对油库和加油站如何实现管理和控制，并为运行控制程序和作业指导书提供引索。
附录部分与管理手册一致（包括建议部分）
3、体系程序和运行控制程序
原则可参照“范本”中提供的程序文件一览表组织编写。
但就“范本”而言，仍存在需要补充、完善的地方，比如监视和测量装置的控制，还需进一步细化，以明确相关的要求，包括化验室所使用的计量器具等。
又比如，在应急准备和响应控制中，尚未明确是否承担地方政府规定的抢险抗灾的要求，应急准备的物资储备和管理，以及相关急救和救护措施的实施所需配备的器材及药品等。
因此，建议在组织编写这部分文件时，还不能完全“范本”化，一定要依照标准要求，结合本公司实际把该做的和可以做或能做的写进去。
关于体系程序，详见附件《程序文件一览表》。
关于运行控制程序企业可按“范本”一览表中的提示确定内容。
4、油库及加油站作业指导书
原则可按“范本”提供的模式进行编制，“范本”中所提供的模式实际上就是“HSE”中所规定的“两书一表”（如何形成两书一表也应在相关程序中予以明确），但建议在作业指导书中的附录部分补充以下内容：
1）、主要设备一览表
2）、主要HSE设施一览表
3）、消防器材一览表
4）、消防器材及设施平面布置图（可在总平面图中一并标识）
5）、救护器材及医用药品一览表
6）、应急准备物资一览表
四、需要注意事项的提示：
1、需要编制一个体系文件编写计划，明确分工、责任到人、限期完成；
2、文件的编写必须坚持符合性（符合标准要求、符合法规要求、符合企业的运作方式）和适宜性（规定或措施适宜，具有可实施性和可操作性）；
3、文件编写过程中必然会引用或引出一些必要的支持性文件，比如某某管理办法和某某管理规定以及某某操作规程等，但不是越多越好，要把握一个“度”字，“够用、好用、管用”即可；
4、关于文件的审核，要充分发挥各级职能部门的作用，由部门负责人，特别是主要负责人一定要主持对本部门起草的文件进行符合性和适宜性审核，只有这样，后续的文件会审才会有意义，审核还要把好接口关，纵向的、横向的都要予以充分考虑；
5、确保必要资源的配置。
1）资源的管理指的是提供与管理两部分，涉及人员问题提出一个原则的规定，即可转到其它程序（）；
涉及设备设施的问题也一样；
该程序着重描述资金的提供和管理（包括如何保障QHSE管理体实施，如何保障目标、指标和管理方案的实施及新、改、扩项目的实施）。
另外，还应描述所涉及的工作环境提供和管理（包括办公室环境、作业环境、化验室环境等）以保证人体工效、照明、通风、采光、防危害等等方面所规定的要求等。
2）产品实现的策划应涉及两个方面的要求，一是正常状态下的产品实现策划，按标准规定的要求描述即可，二是特性产品过程中的描述，比如说特供油品、军供油品、大批量集中供油时，应制定QHSE计划书，以满足特定的、合同的、顾客的特殊要求。
3）在成品油的提供和服务提供过程中的控制在描述时应注意同时满足和两条款要求，特别应关注到，在过程中是否存在一些特殊过程，比如焊接，进入有限空间作业需要明确加以识别、确认和控制（包括通过培训，持证上岗，一定要有相应的操作规程等）。
4）监视和测量装置的控制应包括作业过程、过程设备设施、化验分析、巡检活动所涉及的监视和测量装置，要防止不要漏项。
描述时应强调，建立台帐、明确周检期限（计划）使用、维护、更新、报废、停用、封存及人员资格和环境条件等。
5）事故、未遂事故的管理控制，在描述时应强调事故或事件，无论大小都要报告，对隐瞒不报的要明确规定处罚要求，这是一条根本或原则性规定，必须要有很强的刚性。
其二，对事故的管理应包括报告、调查、分析、评价和处理等过程，具体描述时应全面描述清楚。
6）数据分析的控制要求在进行描述时应有很强的针对性，对进行数据分析所应用的统计技术应明确规定本企业采用的统计技术有几种，是哪几种，应用到什么方面以及如何应用等。
建议可先易后难，推荐使用调查表法（通用或专项）、直方图法（油品销量变化的控制）、控制图法（油品质量控制）和因果图法（原因分析、事故调查等）。
7）改进控制应包括持续改进要求；
纠正措施；
预防措施，不要偏废，一定要全面描述。
对于QHSE体系而言，也可理解为纠正和预防措施就是一种为削减风险而采取的削减措施。
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