1档案管理讲解.docx
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1档案管理讲解
1根本要求
公路竣工档案是公路工程工程建设的重要组成局部，真实反映了公路建设工程的全过
程，各参建单位对竣工文件的收集、整理、编制应予高度重视，编制竣工文件要做到组织
落实、制度健全、措施到位，确保竣工资料的收集整理与公路建设同步，保证形成的竣工
文件具有完整性、真实性、系统性和科学性。
公路竣工档案应按照?
云南省公路工程竣工文件编制实用范本?
〔以下简称“范本〞〕
相关章节进行分类编制。
建设单位职责。
公路建设工程竣工文件的编制和归档，工程法人为第一责任人，把竣
工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成局部，纳入工程管理工作。
工程法人在与施
工单位、监理单位签定合同时，在合同中应当把竣工文件编制的责任和要求加以明确。
在
工程开工初期，催促各参建单位应成立竣工文件编制领导小组，对竣工文件的收集、整理、
编制进行部署和组织培训，并根据工程工程的特点，统一标准编制竣工文件的各项工作。
1.4监理单位职责。
监理单位应按“范本〞的要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，
还需催促、并定期检查各施工单位竣工文件的收集、整理工作。
对施工单位竣工文件编制
的质量负监理责任。
竣工文件编制完成前，总监理工程师、高级驻地监理工程师及负责整
理编制竣工文件的监理人员均不得离开本工程岗位。
在施工单位报请初验竣工文件时，必
须先经监理单位审查合格前方能签认。
1.5施工单位职责。
合同段工程经理为竣工文件编制的第一责任人，工程建设过程中，要将
施工阶段形成的竣工资料的收集、整理及存放工作落实到专人负责。
施工过程中，对已办
理分项工程中间交工验收的，应及时将资料整理后，按归档要求分类存放，做到每完工一
项，就完成一项收集整理存放工作。
竣工文件编制完成前，各合同段工程经理、总工及整
理编制竣工文件的经办人员均不得离开本工程岗位。
2竣工文件组卷及档号
竣工文件的组卷
竣工文件的整理及编制应做到内容完整、整理标准、立卷组册科学。
既保证按交通
运输部规定的?
关于印发公路建设工程文件材料立卷归档管理方法的通知?
〔交办发〔2021〕
382号〕、?
公路工程竣（交）工验收方法实施细那么?
〔交公路发〔2021〕65号〕<附件2公路
工程工程文件归档范围>内容的完整性，又表达自然形成资料的系统性、层次性，便于整理
和编制，便于查找，便于全省统一的网络管理。
为保证竣工文件资料的层次性，竣工文件按册、分册、卷进行整理编制。
-1-
（1）竣工文件按竣工文件编制内容设立的册号进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。
册以下设分册，分册以下设卷。
（2）每册资料超过一盒的设分册，只有一盒的不设分册；每分册资料超过一盒的设卷，只有一盒的只设分册，不设卷。
如每册缺乏一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明。
（3）分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册。
（4）“范本〞中“竣工文件编制内容〞一览表所规定的内容不是目录，在组卷时应根据资料的篇幅进行整理，按卷内材料内容进行“文件材料内容提炼〞。
（5）卷内文件排序：
案卷内封面——扉页——卷内目录——文件材料——备考表。
（6）文件材料组卷厚度：
应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大
盒少装和小盒超装〔如4厘米厚的档案盒，一般宜存放300页左右A4纸张，或100页左右
A3纸张〕。
（7）工程质量资料整理的根本原那么：
以工程单元划分为根底，以里程桩号前进方向，从下〔根底〕到上〔上部〕，从左到右的顺序。
竣工文件组卷格式
竣工文件的整理、编制、立册组卷应严格国家、部、省厅关于档案管理的规定执行，
使我省高速公路形成的竣工文件统一、标准，从根底资料到格式实行标准化管理。
案卷外封面、脊背、内封面、扉页、备考表用Word文档制作，总目录、案卷目录、
卷内目录用Excel电子表格制作。
案卷外封面格式标准
〔1〕案卷外封面粘贴在卷盒外表的图框内，其格式见图2-1。
〔2〕案卷外封面用Word文档制作，纸张规格以A4纸。
页边距：
上，下2cm，
左3.2cm，右。
参建单位编制外封面时，外框线不需要绘制，横线暂用细实线绘制，竣工文件审订验收后送交专业单位装订时，由装订单位对外框线和横线统一制作。
〔3〕外封面印制字体：
“档号、档案馆号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级〞用2号仿宋-GB2312字加粗。
工程工程名称〔如：
C56线云南保山至龙陵高速公路〕用30磅仿宋-GB2312字。
〔4〕档案馆号、密级竣工文件编制单位不填写。
〔5〕编制日期：
竣工文件编制日期应填写为交工验收日期或工程业主规定的日期。
〔6〕保管期限：
施工、监理单位竣工图表保管期限填写为永久，其它文件材料填写为
长期。
脊背格式标准
-2-
〔1〕参建单位编制的竣工文件，在验收审定前，脊背粘贴在卷盒脊背外表。
格式见图
2-2。
〔2〕案卷档案盒尺寸规格：
D为20、30、40mm，脊背贴纸的竖向长度为220mm；装订
时“档号〞及“案卷题名〞的字体采用小2号仿宋-GB2312字加粗，横线规格由装订单位按
格式统一绘制。
〔3〕“档号〞内容用4号仿宋-GB2312字分行横排打印，按二行排列。
〔4〕案卷题名栏中的“工程名称+XX第XX合同+合同段起迄桩号〞填写为第一列。
文件内封面及扉页
〔1〕封面及扉页在A4纸上纵向排版布局要合理、美观，封面格式见图2-3，扉页格式
见图2-4。
〔2〕对不设分册或卷的就不需在封面及扉页上编排“第XX分册、第XX卷〞。
〔3〕封面、扉页中“KXX+XXX～KXX+XXX〞是指：
施工、监理单位为合同段起讫桩号，
建设单位为整个建设工程的起讫桩号。
〔4〕对于建设单位编制的竣工文件内封面及扉页，取消“XX第XX合同段〞栏目。
内
封面中单位只保存建设单位，取消施工单位栏目，扉页中取消驻地高监一栏。
〔5〕对于监理单位编制的竣工文件内封面及扉页，“XX第XX合同段〞改为“XX施工
监理XX合同段〞，桩号为监理工程的起讫桩号。
内封面中取消施工单位栏目。
〔6〕封面、扉页文件材料的五大局部：
施工单位资料名称为“第四局部施工资料〞；
监理单位资料名称改为“第三局部监理资料〞。
建设单位资料名称改为“第一局部综合
文件或第二局部决算和审计文件及第五局部科技、新技术资料〞。
总目录格式标准
〔1〕总目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为竖向，格式见图2-5。
〔2〕页边距〔表格单元〕：
上1.7，下1.7，左2.5，右1.2。
〔3〕行高〔表格单元〕：
从上至下第1行行高54，第2-4行行高30，其余行高35；
〔4〕列宽〔表格单元〕：
从左至右第1-3列列宽5，案卷流水号列宽：
6；文件材料题名列宽47，备注栏列宽9。
〔5〕字体：
表头“总目录〞采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。
〔6〕表格外框线加粗。
案卷目录格式标准
〔1〕案卷目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为横向，格式见图2-6。
〔2〕页边距〔表格单元〕：
上，下，左，右。
-3-
〔3〕行高〔表格单元〕：
从上至下第1行行高45，第2-4行行高24，其余行高45；
〔4〕列宽〔表格单元〕：
从左至右序号栏：
5，档号栏：
15，案卷题名栏：
54，责任者
栏：
10，日期栏：
8，其他栏5。
〔5〕字体：
表头“案卷目录〞采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。
〔6〕表格外框线加粗。
卷内目录格式标准
〔1〕卷内目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为竖向，格式见图2-7。
〔2〕页边距〔表格单元〕：
上，下，左，右。
〔3〕行高〔表格单元〕：
从上至下第1-2行行高60，其余行高50；
〔4〕列宽〔表格单元〕：
从左至右序号栏：
5，文件编号栏：
11，责任者栏：
7，文件
资料名称栏：
37，日期栏：
7，其他栏5。
〔5〕字体：
表头“卷内目录〞采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。
〔6〕表格外框线加粗。
备考表格式标准
〔1〕备考表采用Word文档制作，纸张规格以A4纸，纸张方向为竖向，格式见图2-8。
〔2〕页边距：
上，下2cm，左3.2cm，右。
〔3〕字体：
表头“备考表〞采用2号仿宋字体加粗，其余采用4号仿宋字体。
〔4〕表格外框线加粗。
档案盒要求，案卷盒规格：
220mm×310mm×〔20mm、30mm、40mm〕，纸张纸质要求600g
及以上由业主或上级单位统一购置。
竣工文件装订
〔1〕卷内竣工文件资料存放顺序：
封面—扉页—卷内目录—文件资料—备考表。
〔2〕每个工程参建单位编制的竣工文件采取不装订形式，经验收审定后图文中心统一
装订。
〔3〕竣工文件资料使用的纸张，文件材料一般为A4纸，竣工图表为A3纸按297×210mm
折叠成手风琴式，纸张质量要求为80克。
-4-
填写内容为仿宋三
号字，加粗
档号
不填内容
档案馆号
工程名称
〔工程起止桩号〕
科学技术档案
案卷题名工程名称+合同段+合同段起迄桩号+
填写内容为仿宋三文件材料内容提炼
号字，加粗
编制单位
编制日期
保管期限
密级
图2-1案卷外封面例如
-5-
D
D
m
m
9
3
m
m
档号档号0
2
m
m
3
4
GL.XX.GL.XX.
案卷
m
案卷题名
m
2
0
题名
文
文
件
项
件
项
材目
材目
料名
料名
内称
内称
容
容
提+XX
提+XX
炼
第
炼
第
XX
XX
m
合
合
m
5
0
同
同
1
+
+
合
合
同
同
段
段
起
起
迄
迄
桩
桩
号
号
+
+
m
m
3
3
图2-2案卷脊背格式例如
D
档号
GL.XX.
案卷题名
文
件项
材目
料名
内称
容
提+XX
炼第
XX
合
同
+
合
同
段
起
迄
桩
号
+
-6-
XX线云南XX至XX公路
仿宋二号加粗
XX第XX合同段
（KXX+XXX～KXX+XXX〕合同段起迄里程桩号
仿宋三号字体加粗
竣工文件仿宋65号加粗
第四局部施工资料
仿宋二号加粗
册名
文件材料内容提炼
仿宋小二号加粗
仿宋
三号加粗
第XX册第XX分册第XX卷
建设单位：
工程法人单位全称（加盖公章）
仿
宋
监理单位：
监理工程法人单位全称
（加盖公章）
三
升级会员 