EXCEL小技巧Word文档下载推荐.docx

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Excel应用技巧七则

王东

一、利用Excel创建序列目录

这两天在翻看《电脑报》1999年的报纸，发现在第3期软件版中有一篇文章《克隆‘目录’》，它谈的是具有序列特征的目录的建立，如DISK001，DISK002...等，它介绍利用一个小软件来实现的方法。

我在工作中曾经遇到过种情况，我是利用Excel来实现这个功能的。

比如要建立Disk001到Disk020共20个目录。

打开一个Excel的空白工作簿，在A1输入md，在B1中输入Disk001；

选中A1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到A20，这样从A1到A20全为md；

选中B1，用鼠标拖动右下角的填充柄向下拉到B20，结果从B1到B20为Disk001到Disk020序列。

然后选择保存，在保存对话框中选择保存类型为MS-DOS文本文件，文件名为Test.bat，即批处理文件。

系统会提示你不能保存格式，不要理会它，选择“确定”即可。

退出Excel。

将Test.bat文件复制到你需要创建目录的地方，执行它，你的序列目录就自动创建好了。

二、在工作表的页眉或页脚中加上文件的全文件名（路径加文件名）

在工作簿的页眉或页脚中打印上文件的全文件名是一个查询文件位置的好办法。

可是在Excel中用常规的方法只能插入文件名，是不能实现像Word中页眉或页脚中插入文件的全文件名的功能的。

但是用VBA的方法就能做到。

请看一个在页脚左边插入全文件名的例子：

SubInsertFullName（）

ActiveSheet.PageSetup.LeftFooter=ActiveWorkbook.FullName

EndSub

如果改变其中的“LeftFooter”代码为“CenterFooter”或是“RightFooter”

就可实现在页脚中间或右边插入文件的全文件名。

如果你想将全文件名插入页眉的左边、中间或右边，可以修改其中的“LeftFooter”代码为“LeftHeader”“CenterHeader”或是“RightHeader”即可。

三、Excel表格中打印行号和列标

Excel中一般打印时是不会打印行号（数字）和列标（字母）

的。

但由于行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置，所以在有些特殊时候还是需要表格上标出行号行列标的。

要使行号和列标能打印机出来，你可以按以下步骤操作：

单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，选择其中的“工作表”选项卡，选中“行号列标”复选框即可。

预览一下，你就会发现带有行号和列标的表格了。

四、在多个工作表内输入相同内容

有时，我们会遇到因为某些原因要在同一个工作簿的不同工作表中某些单元格上输入相同的内容，你这时不必利用复制、粘贴，而直接采用下述方法即可：

1.在按下Ctrl键的同时，用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表，使得非当前工作表的标签变为白色，这样就为这些工作表建立了联系。

2.在其中的任意一个工作表中输入所需要的内容，这样数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

3.输入完成之后，按下Ctrl键，使用鼠标单击先前所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系。

这个方法可以在需要输入时反复使用，最适合于几个工作表中的内容既有相同的部分，又有不同部分的情况。

五、在Excel中编辑单元格中的超级链接

如果你的Excel单元格中有超级链接，你是否会认为编辑它是件很麻烦的事。

因为当你使用鼠标点击单元格时，其中的超级链接将自动打开Internet浏览器窗口，可那并不是你所希望的结果。

然而使用键盘会让你很容易编辑超级链接：

很简单，你只要先用键盘或鼠标定位到要编辑单元格邻近的单元格，然后用箭头键选择要编辑的单元格，再按下F2来编辑单元格内容。

编辑完成后，按ENTER键确认改动或者按ESC键取消改动。

其实对于任意的单元格来说，F2都是有效的，只不过对于编辑带有超级链接的单元格更有用处。

六、不用公式也可以进行快速计算

你也许会遇到这样的情况，随时想知道所选中的单元格中数值的和，或者是平均值之类的，又不想占用一格单元格来存放公式及结果。

如果选中的范围随时可能变化，用公式也处理不了这个问题。

Excel其实提供了这个功能，它的默认操作是“求和”。

你选中一些单元格，在状态栏中就会显示所选单元格的总和。

鼠标右击状态栏，在弹出的菜单中单击“平均值”，你就可以在状态栏中看到平均值了。

该方法可以计算选定单元格的平均值、总和、最小值、最大值。

你还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量（选中“计数值”），或者计算已填充单元格的数量（选中“计数”）。

七、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

大家都习惯用鼠标左键拖动单元格填充柄来自动填充数据序列。

其实，使用鼠标右键拖动单元格填充柄更加灵活。

当你在一单元格内输入数据后，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄一直到你所想要填充的范围，将会出现一个菜单，其中有三组命令选项。

第一组为“复制单元格”、“以序列方式填充”、“以格式填充”、“以值填充”；

第二组为“以天数填充”、“以工作日该充”、“以月该充”、“以年填充”；

第三组为“线性增长”、“几何增长”、“序列…”。

此时，你可以根据自己的需要选择一种填充方式。

用Excel合并会计报表

刘昌松

我看了《电脑报》2001年4月2日第13期《Excel在会计中的应用》一文，其中提到利用Execl汇总报表的方法，但每次都要把下属单位的报表数据手工输入子报表中，如果下属单位较多，每次都这样操作甚是麻烦。

下面介绍我在实际工作中摸索出的一种合并会计报表的方法：

利用Execl可以在不同的工作簿文件中建立链接关系的功能来合并报表。

这种方法可一劳永逸解决每次手工输入的问题，只要每次将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下，就轻松完成了报表合并！

应用此法的前提是：

所有的下属单位上报的报表都是Excel格式的工作簿文件，具体上报文件可以用磁盘或E-mail方式传送文件。

此法的思路是：

建立一个汇总工作簿，第一张表为汇总工作表，其后是各个下属单位的分表；

把下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中，再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单位的工作簿文件建立链接关系（将下属单位的报表数据引用到对应的分表中）；

最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中，形成汇总报表。

1.给每个单位上报的报表文件指定文件名。

如：

A1.xls、A2.xls……并把下属单位的报表文件存放在指定的目录。

2.建立汇总工作簿。

在其中建立1+N张工作表，“1”表示第一张是汇总工作表，“N”表示下属单位的个数，有N个下属单位就建立N张分表。

然后将下属单位报表的格式，用“选择性粘贴”→“格式”，复制到分表中。

这是为了防止在建立分表和对应的下属单位工作表的链接时，因两个工作表的格式不同，而在分表中产生链接值为零的单位格。

3.建立分表与各单位报表文件的链接关系。

先打开一个下属单位的工作簿文件，选中待汇总工作表中的有效单元格（注意：

不是工作表中所有的单位格，如果不幸你将分属不同文件的两个工作表中的所有单位格建立了链接关系，那么你的电脑必定死机！

）复制下来，再打开汇总报表工作簿中该单位所属的子表，在左上第一个单位格上单击右键，选择“选择性粘贴”，在弹出的对话框中点击“粘贴链接”，就建立了该单位报表与所属子表之间的对应链接关系。

链接的下属单位报表文件作了任何改变，都会立即在所对应的分表中反映出来。

然后，对其它的单位的报表和所属子表如法建立对应链接关系。

4.将分表数据汇总到汇总工作表中。

用《Excel在会计中的应用》一文中介绍的方法在第一张汇总工作表中建立汇总的函数关系。

（函数公式为：

“=SUM（'

A1:

An'

!

Xn）”：

“SUM”为求和函数，“A1”表示要汇总的第一张工作表名，“An”表示要汇总的最后一张工作表名，“Xn”表示要汇总的单元格。

）

这样，我们就完成了汇总报表的编制工作。

以后每月只要将下属单位上报的报表文件拷贝到指定的目录中，就轻松完成了报表的合并。

你也试试吧，只要开动脑筋，巧妙运用办公软件，就能提高工作效率，轻松实现办公自动化！

用MSOffice提高工作效率的三个途径

张翼

MS

Office是我们最常用的办公软件之一，我们在使用它的时候，如果能提高工作效率，就能在相同时间完成更多更好的工作，这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要。

本文要讨论的正是如何用MS

Office提高日常办公效率的问题。

典型办公环境的工作任务

尽管公司机构的业务、规模和管理千差万别，但是在典型的办公环境的工作中，主要可以概括为以下几个方面：

●文字处理：

各种报告、公文、信件等文档。

●数字处理：

统计报表、财务报表和其它数据分析。

●个人信息管理：

联系人、通信、日程等。

在不同的环境下，办公可能还包括数据库处理和网页制作。

所有这些工作，都可以通过最流行的办公套件MSOffice来完成。

MS

Office不仅功能强大，而且为提高办公效率提供了多种途径。

途径之一：

模板、样式和自动编号

在进行文字处理时，最可能影响效率的问题是：

重复输入、格式设置和编号问题。

针对这些问题，Word为用户提供了模板、样式和自动编号。

对于同一类的文档，会有很多相同的内容，如发文的字号和收文单位。

为了避免重复输入，可以把内容相同部分保存为模板，当再次撰写同类文档时，建立基于此模板的文档，就只须输入必须输入的不同的内容，其它内容相同的部分则由Word替你完成（Word的默认模板是Normal.dot）。

模板不仅可以记录内容，也可以记录格式和设置，以及页面设置、自动图文集和样式等。

通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息。

模板的制作非常简单，通常只要把一个普通的文档保存成模板即可。

通过“文件”菜单的“新建”命令即可建立基于选定模板的文档。

Excel同样具有模板，处理方式也类似于Word（Excel的默认模板是Personal.xls，又称个人宏工作簿，在将录制宏保存在其中之前是隐藏的）。

而在PowerPoint中，则是通过母板、设计模板、版式和配色方案共同来实现类似功能的（这些功能的目的是为了保持格式的一致性）。

在处理文档时，格式设置也是一件颇费精力的事，一些机构对于内部文档的格式有着严格的要求，格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面。

通过格式菜单中的样式命令可以自定义样式，并且可以保存到模板，这样不仅可以快速地应用各种格式（格式刷也是快速应用格式的方法，但无法将格式记录下来，且不如应用样式方便），而且可以应用到其它文档。

在文档中，如果出现3个以上标题，就应该进行编号。

除了一级标题外，还会出现二级标题和三级标题编号（Word共提供了9级标题）。

为了清楚起见，有不少用户喜欢在编号时引用上级标题编号（又称法律条文编号，形如1，1.1，1.1.）。

此外，文档中还可能会有图表编号，并且在正文中引用这些编号。

如果所有这些编号都是手工输入的，编号可能会成为一个最令人头疼的问题。

一旦标题或图表的相对位置发生变化，重新调整编号简直是一场噩梦；

而只要使用Word所提供的多级编号、题注和交叉引用等功能，则上述所有各种编号都将自动生成，并会根据相对位置显示编号，这样不仅仅是少输入了几个数字，你将永远不用再担心编号出错了。

途径之二：

填充柄

Excel中的填充柄是选定区域右下角的一个小黑块，当鼠标位于填充柄上时，鼠标形状会由空心十字变为实心十字。

不要小看填充柄，它好比魔术师手中的魔棒，也是提高效率的最有力武器之一。

很多人都知道，拖动填充可以自动填充1，2，3……星期一，星期二，星期三……等序列。

用户还可以自定义序列，以完成自动填充。

除了简单的自动填充外，填充柄的自动填充还可以完成复杂的填充。

按住右键拖动填充柄，如果已填充的内容为数字或字符，可以选择复制单元格、以序列方式填充、仅填充格式、以值填充；

如果填充的内容为日期，则可以以天数填充、以工作日填充、以月填充或以年填充。

例如，输入某个月末日期，通过右键拖动填充柄，并选择以月填充，则可填充各月月末日期，遇到闰年2月还会自动填充2月29日。

公式的输入更是离不开填充柄，只要输入一个公式，拖动填充柄即可完成公式的复制（对于大块区域的输入，亦可采用快捷键“Ctrl+Enter”）。

默认情况下，公式采用的是相对引用，这意味着相同的公式只须输入一次。

如果你认为拖动填充柄复制公式的效率还不够高，那么试试双击填充柄，结果一定会让人看得目瞪口呆。

途径之三：

个性化设计

Office功能非常强大，以至于一些用户埋怨它的功能太多。

而且每次新产品推出，总要增加很多新功能。

微软公司经过多年的研究分析也发现，在Office的用户中，很多用户只使用了很少部分的功能。

为了方便用户迅速找到他们需要的功能，Microsoft

Office设计了个性化菜单和工具栏。

菜单和工具栏只显示最常用的功能，其它功能可通过扩展按钮打开，并为凹下状。

一旦这些菜单命令或按钮被使用，则会自动变化为常用状态。

而长时间不使用的菜单命令和按钮将被自动隐去（如图）。

经过一段时间，系统的菜单和工具栏就将以你的使用方式出现。

让你集中精力，快速找到所需功能，而不会受到其它不常用的命令或按钮的干扰。

类似的功能在常用文件的历史记录和常用函数等方面也有体现。

MSOffice是一个功能非常强大的应用系统，提高效率的设计在方方面面都有体现，这也是微软将其Office称作“今日效率之源”的重要原因。

用Excel函数计算年龄几法

张迎新

在Excel中利用系统时间和出生年月计算年龄是人事管理、工资统计中经常性遇到的工作，笔者由于工作关系对此有些研究，现将有关计算方法介绍如下，供读者朋友们参考：

一、利用DAYS360、CEILING和TRUNC函数

1.函数简介

①DAYS360函数

它能按每年360天（每月30天）计算出两个日期间的天数，作为计算工龄的工具非常方便。

它的语法为：

DAYS360（Start_date，end_date，method）

其中，Start_date是计算时间段的起始日期，end_date是计算时间段的结束日期，method用来指定计算方法的逻辑值（取FALSE或忽略使用美国方法，取TRUE则使用欧洲方法）。

另外，不同地方计算工龄的规则不尽相同。

有的按“虚工龄”计算，如1998年6月1日至2000年12月31日工龄为3年；

而有的则按“实工龄”计算，1998年6月1日至2000年12月31日工龄为2年；

对此可使用CEILING函数或TRUNC函数处理。

②CEILING函数

它的语法为：

CEILING（number，significance）

其中number为待计算的数值，significance确定取整计算的倍数；

该函数可将number沿着绝对值增大的方向，计算出一个最接近（或最小倍数significance）的整数。

③TRUNC函数

它的作用是将数字的指定部分截去，计算出一个最接近的整数或小数，语法为：

TRUNC（number，num_digits）

其中number为待计算的数值，num_digits用于指定小数部分的截取精度，取0时不保留小数、取1时保留一位小数（依次类推）。

2.计算公式

①“虚工龄”

根据计算要求和有关函数的特点，计算“虚工龄”的公式为：

“=CEILING（（DAYS360（A1，B1））/360，1）”。

公式中的A1和B1分别存放工龄的起止日期，“DAYS360（A1，B1）”计算两个日期间的天数，（DAYS360（A1，B1））/360则按一年360天计算出工龄。

由于工龄一般以年为单位，故用CEILING函数将上面的计算结果（沿绝对值增大的方向）取整，从而得出“虚工龄”。

②“实工龄”

计算“实工龄”的公式为：

“=TRUNC（（DAYS360（A1，B1））/360，0）”，公式中计算工龄天数的方法与上面的相同。

TRUNC函数将（DAYS360（A1，B1））/360的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。

如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“=TRUNC（（DAYS360（A1，B1））/360，1）”即可。

二、YEAR和RIGHT函数

①YEAR函数

它可以计算出日期序列数（如两个日期相减的结果）所对应的年份数，其语法为：

YEAR（Serial_number），其中Serial_

number为待计算的日期序列数，既可以是一个具体的数值，也可以是一个表达式。

②RIGHT函数

该函数用来提取字符串最右边的若干个字符，因为YEAR函数的计算结果带有19等字样，必须利用RIGHT函数将它过滤掉。

该函数的语法为：

RIGHT（Text，Num_chars），其中Text是待计算的字符串，Num_chars用来指定从右向左提取的字符串长度（忽略时取1），例如“=RIGHT（“电脑爱好者”，3）”的计算结果为“爱好者”。

由于YEAR和RIGHT函数的特点，它们组成的公式只能计算“实工龄”，具体形式为“=RIGHT（YEAR（A1-B1），2）”。

公式中的A1和B1分别存放工龄的截止和起始日期（正好与DAYS360函数相反），“YEAR（A1-B1）”计算出两个日期间的年份数，RIGHT（YEAR（A1-B1），2）则通过自右向左提取年份的后两位（工龄一般都是一位或两位数）。

计算出来的一位数工龄前有个“0”，与习惯不太相符，这是上述公式的缺点。

三、N和INT函数

①N函数

N函数属于信息函数之列，它可以完成单元格对象的转换。

就是将数值转换成数字，日期转换成序列值，TRUE转换成1，其它对象转换成0。

其语法为：

N（value），其中的value是待转换的单元格对象，它可以是数值、日期等数据，也可以是一个表达式。

②INT函数

该函数可以将一个数值向下取整为最接近的整数。

语法为：

INT（number），其中number是待取整的一个实数或表达式，用它将计算结果取整为“实工龄”非常方便。

由于INT函数的固有特点，用N和INT函数构成的公式只能计算“实工龄”，具体形式为“=INT（（N（A1-B1））/365）”。

公式中的A1和B1分别存放工龄的截止和起始日期，“N（A1-B1）”计算工龄的序列数（其实就是工龄的天数），（N（A1-B1））/365将N（A1-B1）的计算结果转换为工龄，由于工龄数一般是小数，于是通过INT函数将它向下取最接近的整数。

用ExcelXP轻松输入成绩

王志军

老师们最头疼的事是什么？

当然是录入学生成绩啦，虽然现在一直在“减负”，但必要的报表还是少不了的，要是只有一个班级还好，假如你有3个班甚至5个班，那成绩的输入可不是件容易的事，既麻烦又容易出错，今天，笔者就结合成绩输入的特点，介绍几个利用Excel

XP提高输入效率的技巧：

1.中英文输入自动切换

我们通常是在ExcelXP中（本文介绍的技巧在Excel

97中也同样适用）输入学生成绩，当然绝大部分时候都是输入数字，不过有的时候也会输入一些汉字，如考查科目的成绩一般是“优秀/良好/合格/不合格”四个等级，操作等级的考核一般是“优秀/良好/达标/暂未达标”，这些都是汉字。

因此，当你在输入不同类型的数据时，就不得不经常变换输入法，一会儿是英文、一会儿是中文，非常麻烦。

实际上，我们可以利用Excel

XP实现在不同单元格中进行输入法的自动切换。

首先选择需要输入汉字的单元格区域，然后从“数据”菜单中执行“有效性”命令，在“数据有效性”窗口中选择“输入法模式”标签页，在“模式”下拉列表框中选定“打开”模式（如图图1所示），然后点击“确定”按钮。

接着，再选择需要输入数字的单元格区域，同样打开“数据有效性”窗口的“输入法模式”标签页，不过此时是需要选择“关闭（英文模式）”模式，点击“确定”按钮结束设置工作。

如此设置后，当插入点处于不同的单元格时，Excel

XP就会根据你的设置情况在中文/英文输入法之间进行自动切换，这里自动选择的中文输入法取决于你在“控制面板/输入法”中的设置。

2.自动填充快速输入重复信息

输入学生成绩经常会有一些重复性或有规律性的工作，如学生的学号等，此时就可以利用ExcelXP的自动填充功能来完成。

首先在第一个单元格中输入起始数据如2000001，再在第二个单元格中输入第二个数据如2000002，选定这两个单元格，将鼠标移到选定区域的右下角，会看到一个细十字的光标，它就是我们常说的“填充句柄”，此时你只要沿着要填充的方向拖动填充句柄到最后的单元格即可，此时拖过的单元格区域会按照Excel

XP规定的序列号进行自动填充。

假如你是用鼠标右键来拖动填充句柄的话，那么会有更多的填充选择。

3.通过下拉列表快速输入数据

虽然我们可以通过复制、自动填充的方法来快速输入数据，但有时使用起来并不是很方便，要是能像网站上的填表页一样通过下拉列表来选择数据就好了。

其实，假如需要选择的数据不是很多时（如前面讲到的“优秀/良好/达标/暂未达标”），Excel

XP就可以实现这一功能。

先选取需要设置下拉列表的单元格区域，再从“数据”菜