收发文管理制度文档格式.docx
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在收文登记后，填写《收文处理传阅单》（见附件2），呈综合部经理签批，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交相关部门办理。
公司有关部门或个人收到的涉及公司事务的公文，亦应在收到后２天内，转交综合部文书，由文书按上述程序办理。
2.3文件阅批与分转
综合部经理应及时签批，并根据公文内容、要求等确定公文的处理方式和程序，并在《收文处理传阅单》上签署意见。
综合部文书将签批的文件依据收文的处理方式和程序，送有关人员阅示、阅办及阅知。
为加速文件运转，综合部文书应在综合部经理签批的当天，将文件报送有关领导或部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅。
2.4 文件的传阅、催办、保管
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不准将传阅文件转借他人阅看，不得任意取走文件内任何文件及附件。
阅读文件应抓紧时间，当天阅完后，应在下班前将文件交回综合部文书，阅批一般不准超过2天，阅后应签名以示负责；
如领导有批示，应立即将文件交有关部门和人员领导批示办理。
文件阅完后，应及时交还综合部文书，不得私自传阅。
综合部文书负有催办督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理；
不得将文件压放分散，如需备查，经批准后可复印或摘抄。
文件办理完毕,应在《收文登记表》注明办理日期，并简要写明办理结果，且立卷归档暂存。
综合部应定期对公司收文的处理、归档情况进行检查、统计。
3发文管理
发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。
3.1拟稿、核稿及会签
拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。
公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
公司红头文件拟稿格式参考附件3，一般制度拟稿格式可参考附件4。
核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送综合部经理对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签，文种、公文格式是否正确等。
3.2签发、发文登记及缮印
签发：
一般事务性公文送分管领导签发，其他文件如重要请示、报告、制度及办法等一律送总经理签发，详见附件5《发文审批表》。
发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，并对待发文稿进行编注发文字号、设计版面格式等，将待发公文登记造册（见附件6），以备存查。
缮印是指按已签发的文稿进行缮写或打印，并由相关人员负责校对。
3.3用印、分发及存档
用印：
用印是指综合部对已缮印号的公文进行盖章。
分发：
分发是指由综合部文书把用过印并登记过的公文通过适当的方式（如邮寄、传真、电子邮件、专人递送、来人签收等）传递给收文单位。
存档：
在发文办理流程结束后，综合部文书按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。
4附则
4.1本制度由综合部负责解释、修改、完善。
4.2本制度自签发之日起开始执行，各有关部门按本制度办理收发文。
附件：
1、收文登记表
2、收文处理传阅单
3、公司红头文件格式
4、一般制度格式
5、发文审批表
6、发文登记表
附件1：
收文登记表
收文登记表
序号
收文日期
来文字号
来文单位
文件标题
份数/页码
处理情况
备注
附件2：
收文处理传阅单
收文处理传阅单
编号：
文件发布
单位
收文时间
年 月 日
密级
综合部领导
处理意见
领
导
阅
示
承办单位
公
文
处
理
结
果
附件3、公司红头文件格式
（宋体三号字空两行）
XXXXXXXX有限公司文件
XXXX〔〕号（居中仿宋三号字）
关于×
×
的通知（宋体2号字）
（宋体三号字空一行）
各有关部门：
（正文包括附件、日期均为仿宋3号字）
。
□□附件：
1.关于×
的通知
2.关于×
（此页无正文）
单位名称（附件下两行居成文日期中）
年月日□□□□（右空四字，用阿拉伯数字）
□□附注
（主题词黑体三号字）
主题词：
□×
□通知（宋体3号字）
□报送：
，×
□×
（仿宋三号字）
□抄送：
共印份（存档1份）□
□编制年月日印发□
编制：
审核：
制定日：
生效日：
附件4一般制度格式
XXXXXXXXXX制度
（标题：
宋体，四号，加粗）
1.总则（正文：
宋体，小四，加粗，下同）
1.1目的：
1.2适用范围：
2.事项一
2.1……
2.1.1……
a.……
2.2……
3.事项二
3.1……
3.2……
4.附则
4.1本办法由XXXX部起草，公司总经理签发。
4.2本办法由XXXX部负责解释说明。
4.3本办法自生效日起执行。
附件5发文审批表
发文审批表
标题
关于《XXX制度》
主要内容
报送单位
抄送单位
拟稿部门和拟稿人:
拟稿部门负责人:
XXX部门（发文管理部门）:
年月日
会签：
分管领导意见：
总经理意见：
打印份校对:
附件6发文登记表
发文登记表
发文日期
发文字号
编制部门
发放情况
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