学籍管理系统常见问题Word文档下载推荐.docx
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7、
如果学校已有本校学生的相关信息，是否还需要重新采集并经学生家长确认签字？
如果已有完整的学生信息，可以不再进行重新采集，但是建议需要家长确认签字，否则将来某学生信息一旦有错误进行追查，若找不出有家长签字的纸质表，学校可能要承担责任。
8、
不带星号字段是否可以不用填写？
教育部其他业务司局或者其他部委所需要的字段都是带星号的，该类字段基本满足中央统计使用，所以可以不用填写，但是根据各地实际情况，由当地教育行政部门决定是否采集不带星号的其他字段。
9、
职高的学生是否采集？
根据上级要求，职高学生不进行采集。
关于学校信息采集表指标
1、学校属地管理教育行政部门和学校所属主管教育行政部门的区别是什么？
学校属地管理教育行政部门：
指的是学校地址所在区县的教育行政部门；
学校所属主管教育行政部门：
指的是学校业务直接管理的教育行政部门。
如：
XX学校地址在XXX区县，但是业务上却是由XXXX市教育局直接管理，则该学校属地管理教育行政部门为：
XXX县教育局，学校所属主管教育行政部门为：
XXXX市教育局。
2、学校有两个校区，两个土地证号，填两个？
只填写主校区的土地证号即可，或者任意填写一个，具体由学校自行掌握。
3、一个学校只有一个ＩＤ号和密码，能在不同的机器上同时登陆采集信息吗？
不允许。
主要是考虑到学生数据需由专人负责，专人填报、专人审核，保证数据的安全。
4、民办小学的学生，省编码库中没有查到这些小规模的学校。
这些学生信息怎么采集？
由区县教育局指定该学校挂靠在公办学校下，作为该公办学校的分校进行处理。
[w1]
5、区县近期新增加的学校在系统中没有罗列也没有学校标识码、现在已经不存在的学校是否要在系统中给删除？
没有学校标识码或者近期新增加的学校还没有统计到教育事业统计中的作为分校区进行处理。
现在已经不存在的学校在系统中出现的不允许删除也不允许做任何的修改。
6、班级和年级的系统默认规则是什么？
在模版中需要录入吗？
答；
班级和年级是系统默认的，例如：
2011101表示的是小学2011级一年级一班。
其中2011是入学年份1代表是小学01是表示小学一班。
在模板中是需要录入的，在系统中是系统默认生成的。
7、给校区设置班级是的规则是什么？
给主校区分配好班级后，按照顺序给校区中的班级设置班号，如主校区某年级设置10个班后，那么分校区同年级的班号从11开始设置。
学校也可以按照某个数值段分配给某个校区的方式进行设置。
关于学生信息采集指标
1、在填写纸质采集表时，对一些字段，如性别、民族、是否留守儿童等有选择项的这些填数字还是汉字？
纸质采集表中，都需要填写汉字，在录入EXCEL模版的时候，根据模版中的选项进行选择。
2、在录入模版时，两个字的学生姓名，是否可以中间用空格，便于和其他学生对齐？
建议不用姓名中间空格，因为在导入系统后，系统会自动把空格取消。
3、纸质采集表中的出生地、户口所在地具体填写到哪一级？
在模版中如何录入？
纸质采集表中，出生地、户口所在地填写汉字，可具体到区县一级；
在模版中录入学生出生地、户口所在地行政区划，具体到区县一级。
行政区划代码为12位，前六位为省市县，后六位补六个0。
4、籍贯具体到哪一级，外籍学生的籍贯该如何填写？
中国籍学生的籍贯可具体到区县一级[w2]
；
外籍学生的籍贯可填写为“国外”。
5、如果学生所在民族不在56个民族中，该如何填写？
如果该类学生所在民族不在国标中的57个民族（注：
新增了“穿青衣人族”）中，则可填写“其他”。
6、学生的身份证件类型该如何填写？
可证明学生身份的证件类型：
1-居民身份证，6-香港特区护照/身份证明，7-澳门特区护照/身份证明，8-台湾居民来往大陆通行证，9-境外永久居住证，A-护照，Z-其他。
身份证件类型为Z-其他时，身份证件号可不填，但学校需提供学生“无身份证在校就读证明”（需要学生和家长签字，学校盖章，提交上级教育主管部门备案）。
除居民身份证外，如果学生持上述其他证件，建议学校扫描其证件，并需要学生或家长签字，学校盖章，提交上级主管部门备案。
7、学生还未取得身份证，但是有户口簿，是否可以填写户口簿号？
如果学生有户口，则在户口簿上有公安机关配备的身份证号，所以在采集该类学生信息时，证件类型为“居民身份证”，并要填写户口簿上的身份证件号。
8、身份证件有效期如何填写？
可根据身份证件中的有效期填写，如XXXX年—XXXX年，不能填写成“10年”“20年”等。
若学生没有户口，则“户口性质”“户口所在地”该如何填写？
该类学生的上述两项指标可填写父母一方的“户口性质”“户口所在地”，如果父母一方也属于黑户，则可以按照祖父祖母的属性填写。
学籍辅号是指什么？
是否需要填写？
学籍辅号指的是各省自建系统中，由各省分配的省属学籍号。
学生在采集数据的时候可不填写。
入学年月从什么时候算起？
如果是学期中途从外校（地）转过来的学生，在录入的时候入学年月怎么填？
无论学生如何转学，学生的入学年月的规则为：
小学从小学一年级算起，初中从初中一年级算起，高中按照高中一年级算起。
如果有地方分区域招生的学生，不属于该区域的学生，入学方式该如何填写？
义务教育阶段的入学方式分为：
就近入学和其他，如果不属于该片区，则入学方式可填写为“其他”。
借读的学生如何体现？
义务教育阶段没有“借读”的说法和概念，高中的学生来源分为：
正常入学、借读、其他。
关于就读方式的填写？
就读方式分为两类：
走读和住校，在义务教育阶段，是否住校是判断是否寄宿生的依据，所以要正确填写。
现住址、家庭住址、通信地址有何区别？
如何填写？
建议该三类住址在填写过程中能具体到门牌号，方便找到或者联系到该学生。
区别：
现住址：
学生目前所居住的地方，可能是亲戚家、租住房、学校等。
家庭住址：
监护人所住的地方，一般指户口所在地或者是一家人共同居住的地方。
通信地址：
能够联系或者信件能送递的地方，如父母所在的单位、学校等。
该三类地址可能是同一个地址，也可能不是，根据实际情况填写。
是否独生子女、是否孤儿、是否烈士或优抚子女在采集时如何填写？
根据什么判断？
在纸质采集表中，都需要填写“是”或否的汉字；
判断依据一般是相关部门出具的证明，如计划生育部门出具的独生子女证，民政部门出具的孤儿证明、烈士优或抚子女证明等。
留守儿童的概念是什么？
单、双亲留守儿童的概念是什么？
留守儿童：
是指外出务工连续三个月以上的农民托留在户籍所在地家乡，由父、母单方或其他亲属监护接受义务教育的适龄儿童少年。
双亲留守儿童：
父母双方都在外地打工，由其他亲属监护。
单亲留守儿童：
父母一方外出打工，由另一方监护或者其他亲属监护。
（特例：
若父母离异或者父母一方死亡的情况，监护人外出打工，则应属于单亲留守儿童）
10、
进城务工人员随迁子女的具体概念是什么？
进城务工随迁子女指户籍登记在外省（区、市）、本省外县（区）的乡村，随务工父母到输入地的地区、镇区（同住）并接受义务教育的适龄儿童少年。
前提条件：
从外县农村到本县镇区，并且和父母同在本县的学生。
具体表述为：
外边农村到本县农村——不属于
外县镇区到本县镇区——不属于
本县农村到本县农村----不属于
本县农村到本县镇区----不属于
外地乡村到本地县城——属于进城务工
11、
外来务工随迁子女是什么概念？
怎么统计？
外来务工是指户籍登记在外省（区、市）、本省外县（区），随父母到输入地的地区，并接受义务教育的适龄儿童少年。
这类学生由系统通过户籍所在地自动统计，不用填写。
12、
是否由政府购买学位是指什么？
是否由政府购买学位：
指学生在民办学校就读，但其所需学费部分或全部由当地政府承担。
公办学校的学生填写否，民办学校的学生根据实际情况填写是或否。
13、
现在需要填写“是否需要资助”和“是否享受一补”吗？
怎么判断？
在首次数据采集阶段，该字段可都填“否”，在系统正常运行后，由学校根据实际情况，在系统中维护该学生的信息，该字段的选择直接牵涉到后期资助系统的使用，资助系统根据该字段来抽取学生进行资助管理，所以一定要正确维护。
14、
上下学距离该如何填写？
上下学距离直接填写数字，精确到小数点后一位，如2.0公里，在纸质采集表中，可以填写单位“公里”，在录入模版的时候，一定不要填写单位，只填写数值即可。
15、
父母没有户口，如何填写监护人的身份证件类型和身份证号？
如果学生信息中有身份证号，则监护人可以不用填写身份证号，身份证件类型选择“其他”即可；
如果学生没有身份证号，则监护人必须填写身份证件号，如果父母没有户口，则可以填写祖父母或者外祖父母的身份证件。
16、
父母是军人或者是外籍公民，身份证件类型该如何填写？
如果监护人没有中国居民身份证件，则可以填写其他证件类型，但是需要提供证件扫描件，并签字确认，由上级主管教育行政单位备案。
17、
关系说明中不全，如果监护人是姑妈、舅舅等如何填写？
在系统中，只提供了父母、祖父母、外祖父母、其他，如果监护人不在该范围，则可以选择“其他”，然后再关系说明栏中，填写监护人关系。
18、
已经流失的学生的数据该如何采集？
请学校积极联系家长及学生，做思想工作，请学生回校读书。
如果经动员学生不返校就读，则视为辍学，不需要采集该生信息。
28、“学生家庭成员或监护人信息”有两种情况：
一种情况是：
父母双方有一方死亡，只填健在方可以吗？
另一种情况：
在福利院住的孤儿怎么填？
根据《民法通则》第十六条第三款的规定，没有第一款、第二款规定的监护人的，由未成年人的父、母的所在单位或者未成年人住所地的居民委员会、村民委员会或者民政部门担任监护人。
因此，民政局才是孤儿的监护人。
但孤儿院大多是民政部门的下设机构或由民政部门许可成立的福利机构，实践中，孤儿院这个机构就是孤儿的监护人。
双方父母由一方死亡或者离异的除了填写父亲或者母亲的信息以外，另外填写一位亲戚的信息。
29、学籍号是自动生成吗？
多少位？
学籍号的生成规则是什么？
学籍号是系统进行全国查重，并公安部身份证认证中心校验后，由系统统一生成，共十九位，规则如下：
个人标识码（学籍号）：
个人标识码（19位）为教育系统人员基础信息统一编码，由类型码（1位）及公民身份号码（18位）或个人标识自编码（18位）构成。
个人标识自编码（18位）是在教育个人暂无公民身份号码（第二代）或原公民身份号码不可用时，由教育部依据本规则赋予教育个人的教育身份号码，个人标识自编码（18位）是特征组合码，由十七位数字本体码和一位校验码组成。
排列顺序从左至右依次为：
六位数字地址码，八位数字出生日期码，三位数字顺序码和一位数字校验码。
30、请问转学是否属于正常入学？
正常转入的学生，学生来源字段值为“正常入学”。
31、如果孩子出生时领过独生子女证，但后来父母离异，重新组成家庭后又有个孩子，那这个孩子是不是独生子女？
根据政策，要父母双方都是初生第一胎才算独生子女。
所以上述情况的孩子不算是独生子女。
具体情况请咨询当地计生部门确认。
32、父母或者监护人如果是军人，则他们的户口所在地应该怎么填写？
基于这种情况，可填写父母或监护人所在部队的所属地区。
关于照片采集及其他
1、关于照片规格的规定。
1）淡蓝色背景颜色，近期正面免冠彩色头像数码照片。
2）照片规格:
260（宽）×
320（高）
，分辨率150dpi以上。
（即一寸照片即可，在采集时，只要相差不大就没有问题）
3）人像在相片矩形框内水平居中，头部占照片尺寸的2／3，常戴眼镜的学生应配戴眼镜，人像清晰，层次丰富，神态自然，无明显畸变。
4）数码照片要求为jpg格式。
5）照片文件大小应小于60K。
2、如果学校已有学生照片，但格式和要求不太一致，是否可以使用？
可以使用原有照片，但是建议如果条件允许，尽量重新采集，因为学生成长很快。
3、照片的命名规则是什么？
1）有身份证号的学生，其照片文件以身份证号命名，并按年级、班级分文件夹存储。
2）无身份证号学生，其照片文件命名规则为：
学校标识码_班号_姓名，并建立单独文件夹存储全校所有无身份证号学生的照片文件。
4、照片采集后，文件夹需要压缩才能进行导入，压缩的注意事项？
照片压缩后请查看压缩文件中是否包含除照片外的其他文件，如下图：
关于EXCEL模版及导入
1、班级和年级的系统默认规则是什么？
2011101表示的是小学2011级一年级一班
。
模板导入后处理结果为“待处理”该怎么办？
说明导入的该模板正在进行数据排队插入本省数据库，请耐心等待，无需任何处理。
3、模板导入后处理结果为“失败”该怎么办？
如果显示为“失败”，说明模板填写有误，点击上传失败的文件名，列表中会显示在模板文件中的哪一行，哪个数据项填写不规范或者填写错误。
只需在模板中修改对应出错的数据，再重新导入一次即可。
4、模版中录入数据后，在进行校验时，提示学生年龄错误，是否会影响数据的导入？
如果在校验时提示其他错误信息，且不进行修改，能否导入系统？
年龄错误信息只是提示学籍管理员该学生不具备入学资格，但不影响数据的导入；
其他错误信息必须要进行修改，如不修改，在导入时会出现报错，影响数据的导入。
5、学生查重无问题以后该如何操作？
为什么学籍注册学校审核里没有学生信息？
学生数据系统查重无问题后，学校即可进行审核、上报工作。
学校审核分为在校生、新生、来华归国三个页签审核，根据需要选择相应的页签进行审核，目前在首次数据采集阶段，需要选择“在校生”页签即可看到学生数据信息。
关于问题学籍处理
1、有问题学籍怎么办？
问题学籍现在分为三种：
一种是两个或两个以上身份证号码重复，一种是姓名性别出生日期三项重复，还有一种是身份证号错误。
您可以在“问题学籍处理”中根据实际情况进行处理。
2、问题学籍需要上传的证明材料是什么？
证明材料的内容需要根据本省教育部门的要求进行上传。
但系统限定只能上传DOC、RAR、JPG格式的文件，文件大小不能超过2M！
3、问题学籍的处理方式有哪些？
问题学籍的处理方式有以下三种方式：
佐证——学校学籍管理员补充信息并上传证明材料电子附件，发起问题学籍处理流程。
变更——学校管理员修改学生重复或者错误信息并上传证明材料电子附件，发起问题学籍处理流程。
删除——学校管理员发起删除学籍申请，系统自动审核通过，但是区县和学校可以查看到删除的数据。
4、为什么我明明用的户口本上的身份证号，系统仍旧提示“身份证号错误”？
户口本上的身份证号码不一定是正确的，有些甚至是15位或者16位的。
建议到当地派出所进行进一步的核实。
如仍有疑问，可到公安部“全国公民身份证号码查询服务中心”网站（
5、为什么有的问题学籍我没操作，他就自动做了“佐证”处理，并且区县审核通过了？
应教育部要求，系统设计为同一组问题学籍下如果有N条记录，其中的N-1条已经“删除”或者进行“变更”操作，并且教育局审核通过，那么最后一条系统将默认做“佐证”处理并默认审核通过。
6、为什么我刚刚处理完的问题学籍又变成了问题学籍？
因为现在系统中的数据是在不断录入的，只要有新的数据进入系统，那么原来的数据就有变成问题学籍的可能，因此，只需要按照步骤重新处理即可。
关于关键数据变更
1．关键数据变更受控字段未设置：
关键数据变更功能使用前，需要省、市、县三级管理部门在【系统管理】->
【学籍业务管理】->
【受控字段设置】菜单下对“受控字段”进行设置。
2.发起关键数据变更申请后，该学生为什么进入问题学籍了？
因为学校对学生发起关键数据变更申请之后，系统会将该学生变更后的信息再次进行查重。
如果该学生变更后的信息和系统中的信息有重复则该学生会进入问题学籍。
3.有些信息项在关键数据变更模块不能修改，怎么办？
只有上级部门设置的受控字段才能在关键数据变更修改，其他信息项可以在学籍数据维护进行修改。
关于异动管理
1、为什么我办理转学申请的时候查不到学生？
由于异动申请的查询中的学校名称默认的是本学校，发起转学流程时，首先要将学校名称选择对方学校，然后再通过姓名来查找需要办理转学的学生。
2、为什么转学申请我无法审核？
转学申请列表中有一列是“当前处理单位”，请注意此处的信息是否是自己的，如果不是，那么将无法审核。
3、转学申请教育局迟迟不审核怎么办？
学校可以线下联系教育局学籍管理员进行审核。
如果无法联系，可通过“强制干预”功能，将此业务直接上报至省厅，由省厅学籍管理员进行审核。
4、学生休学后为什么学生花名册管理、在校生查询都查不到该学生？
学生做了休学异动之后，其在校状态改为非在校生。
学生花名册管理和在校生查询中查询的都是在校生。
可在学籍异动中通过“复学”申请，将“休学”的学生恢复为在校生。
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