物业的早期介入计划方案Word格式文档下载.docx

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3、前期沟通协调

物业管理企业应分析各相关部门和单位的作用及其与物业管理项目之间的相互管理，确定与各方面沟通协调的内容，建立沟通协调的渠道。

通过沟通协调建立的良好合作支持关系，不仅有利于前期物业管理工作的开展，也为后期的正常管理打下良好基础。

（二）、物业的承接查验

1、物业查验的主要内容

（1）、物业资料

1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；

2）设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料；

3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；

4）物业管理所必需的其他资料。

（2）、物业共用部位

按照《西安市物业管理条例》的规定，物业管理企业在承接物业时，应对物业共用部位进行查验。

主要内容包括：

1）主体结构及外墙、屋面；

2）共用部位楼面、地面、内墙面、天花、门窗；

3）公共卫生间、阳台；

4）公共走廊、楼道及其扶手、护栏等。

（3）、共用设施设备

共用设施设备主要查验的内容有：

低压配电设备、柴油发电机

组、电气照明、插座装置、防雷与接地、给水排水、电梯、消防水系统、通讯网络系统、火灾报警及消防联动系统、排烟送风系统、安全防范系统、采暖和空调等。

（4）、园林绿化工程

物业的园林植物一般有花卉、树木、草坪、花坛等。

（5）、其他公共配套设施

物业其他公共配套设施查验的主要内容有：

物业大门、值班岗

亭、围墙、道路、广场、社区活动中心、停车场、运动场地、物业标识、垃圾中转站、休闲娱乐设施、信报箱等。

2、物业查验的方式

承接查验是在物业建设单位竣工验收的基础上对建设单位移

交的物业资料，有关单项验收报告，以及对物业共用部位、共用设施设备、园林绿化工程和其他公共配套设施的相关合格证明材料，对物业公共部位配套功能设施是否按规划设计要求完成等进行核对查验。

承接查验还应对设施设备进行调试和试运行，还应督促建设单位及时解决发现的问题。

查验的相关资料由建设单位提供，物业管理企业主要是进行必要的复核。

物业管理企业督促建设单位尽快安排验收。

建设单位无法提供相关合格证明材料，物业存在严重安全隐患和重大工程缺陷，影响物业正常使用的，物业管理企业可以拒绝承接物业。

1）感官查验

2）使用查验

3）检测查验

4）实验查验

3、承接查验所发现问题的处理

发生物业工程质量问题的原因，主要有：

设计方案不合理或

违反规范造成的设计缺陷；

施工单位不按规范施工或施工工艺不合理甚至偷工减料；

验收检查不细、把关不严；

建材质量不合格；

建设单位管理不善；

气候、环境、自然灾害等其他原因。

对于承接查验中所发现的问题，一般的处理程序是：

（1）、收集整理存在问题

1）收集所有的《物业查验记录表》；

2）对《物业查验记录表》内容进行分类整理，将承接查验所发现问题登记造表；

3）将整理好的工程质量问题提交给建设单位确认，并办理确认手续。

（2）、处理方法

从发生原因和处理责任看，工程质量问题可分为两类：

第一类是由施工单位引起的质量问题。

若质量问题在保修期内发现或发生，按建设部《建筑工程质量保修办法》规定，应由建设单位督促施工单位负责。

第二类是由规划、设计考虑不周而造成的功能不足、使用不便、运行管理不经济的问题。

这类问题应由建设单位负责做出修改设计，改造或增补相应设施。

（3）、跟踪验证

物业管理企业应安排专业技术人员分别负责不同专业的工程质量问题，在整改实施的过程中进行现场跟踪，对整改完工的项目进行验收，办理查验手续。

对整改不和要求的工程项目则应继续督促建设单位处理。

（三）、入住与装修管理服务

1、入住的准备

（1）、资料准备

1）业主房屋验收表

2）业主手册

业主手册主要内容：

Ø

欢迎辞；

小区概况；

物业管理公司以及项目管理单位情况介绍；

《业主临时管理规约》；

小区内相关公共管理制度；

物业装饰装修管理指南、物业服务流程等；

公共及康乐设施介绍；

服务指南及服务投诉电话；

其他需要说明的情况以及相关注意事项。

（2）、物业管理有关约定：

业主在办理入住手续时，物业管理单位要与业主签订有关物业管理服务的约定，进一步明确双方的权利和义务，在协议中应明确：

◆物业服务费收费面积、收费标准及金额；

◆物业管理费计费时段及缴费时间；

◆物业管理费收缴方式；

◆滞纳金及其计收比例；

◆调整服务费的条件或其他情况。

（3）、其他准备

1）入住时间、地点；

2）负责入住的人员及职责分工；

3）入住过程中使用的文件和表格；

4）入住手续办理和程序；

5）注意事项和其他情况

（4）、入住仪式策划

（5）、环境准备

（6）、其他准备事项

1）准备及布置办理入住手续的场地；

2）准备及布置办理相关业务的场地；

3）准备资料及预先填写有关表格；

4）准备办公工具；

5）制作标识牌、导示牌、流程图；

6）制定紧急预案。

2、办理入住手续

1、持购房合同、入住通知书等进行业主登记确认；

2、房屋验收，填写业主入住房屋验收表；

3、业主和物业管理单位签署物业管理的相关文件；

4、缴纳物业服务费及其他相关费用；

5、领取提供给业主的相关文件资料；

6、领取房屋钥匙。

3、装修管理

（1）、装修资料准备：

1）、房屋装修申请表

2）、装修施工许可证

3、留宿申请表

4）、关于拆改暖气承诺书

5）、房屋装饰装修服务协议

6）、装修守则

7）、装修承诺书

8）、动用明火申请表

9）、违规施工单

10）、装修巡查表

11）、装修申请登记表

（2）、办理装修的程序

1）、业主将装修所需用图纸、文件提交物业服务中心备案。

2）、物业服务中心会在递交材料三个工作日内提出意见及建议，并为您办理装修工作的相关手续。

3）、在未收到物业服务中心办理的《装修施工许可证》之前，业主不可开始装修工作。

4）、在装修施工期间物业管理处对施工装修进行监管。

5）、业主装修完后向物业处申请竣工验收，工程部负责查验。

6）、装修验收不合格业主进行二次整改后再次验收。

7）、装修验收合格，按规定退还装修保证金。

（四）、业主资料收集与档案管理

1、业主个人资料包括：

　　1）、业主入住信息表

　　2）、业主联系电话、紧急事故联系人及联系方式

　　3）、业主身份证件复印件

　　4）、业主一寸照片

　　5）、其他（如委托他人办理收楼：

委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片）

　　6）、家庭成员资料

　　7）、业主领取物品（资料）记录表

　　8）、钥匙托管书

　　9）、防火责任书

　10）、前期物业管理服务协议

　　11）、装修管理资料（申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单）

2、业主档案管理规定

　　1）、业主档案由行政部设专人统一负责管理，行政主管负管理责任。

　　2）、业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存。

　　3）、业主档案应保持完整、准确并及明更新。

　　4）、资料管理员其管理的业主档案文本资料应存入档案柜，且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等安全措施。

　5）、对业主档案的保管要按照“栋号、楼层号、房号”先后顺序进行编号、分类、集中存放。

　6）、业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主档案目录〉中，按照〈目录〉依次排列存放管理。

　7）、对保管的业主档案进行登记造册、编号，每月检查一次，发现缺少应立即查找，并确介档案的完整性。

　　8）、建立业主档案移交制度，交接双方应共同清点并签字留据。

　　9）、业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时，应将变化情况及时记录在业主档案中。

　10）、业主档案属保密档案，任何人不得外泄。

特殊情况如需查阅须经客服主管办理手续生方可查阅。

　　11）、业主档案应永久保存，并注意适时更新。

　　12）、业产档案应包括的内容（包括但不限于）：

业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、装修资料、物业使用资料等。