excel中分级显示操作方法Word下载.docx
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级别2包含每个区域中每个月份的总销售额。
级别3包含明细行(当前仅第11到第13行可见)。
要展开或折叠分级显示中的数据,请单击
和
您要做什么?
创建行的分级显示
创建列的分级显示
显示或隐藏分级显示数据
使用样式自定义分级显示
复制分级显示数据
隐藏或删除分级显示
创建含有图表的汇总报表
1.确保每列的第一行都具有标签,每个列中都含有类似的数据,并且该区域不包含空白行或空白列。
2.在该区域中选择一个单元格。
3.对各组中的列排序。
操作方法
1.在“数据”菜单上,单击“排序”。
随即会显示“排序”对话框。
2.在“排序依据”和“第二依据”框中,单击这些列,接着先按外部列排序,然后按下一内部列排序,依此类推。
在上面的示例中,该区域先是按“区域”排序,然后按“月份”排序。
这样,“东部”区域中“三月”和“四月”的明细行被分在一组,而“西部”区域中每个月份的行被分在一组。
3.根据需要选择任何其他排序选项,然后单击“确定”。
有关排序的详细信息,请参阅对区域排序。
4.插入汇总行。
要按行分级显示数据,必须插入汇总行,并使其包含的公式引用该组中每个明细行的单元格。
请执行下列操作之一:
使用“分类汇总”命令插入汇总行
∙使用“分类汇总”命令,可以在每组明细行的紧下方或紧上方插入SUBTOTAL函数,并自动为您创建分级显示。
有关详细信息,请参阅在工作表内的数据列表中插入分类汇总。
插入自己的汇总行
∙在每组明细行的紧下方或紧上方插入自己的带公式的汇总行。
1.指定汇总行的位置是位于明细行的下方还是上方。
1.分级显示数据。
自动分级显示数据
手动分级显示数据
返回页首
1.确保每行的第一列中都具有标签,每个行都包含类似的数据,并且该区域不包含空白行或空白列。
3.对各组中的行排序。
4.在每组明细列的紧右侧或紧左侧插入自己的带公式的汇总列。
注释
要按列分级显示数据,必须插入汇总列,并使其包含的公式引用该组中每个明细列中的单元格。
5.指定汇总列的位置是位于明细列的右侧还是左侧。
1.如果看不到分级显示符号
、
,请单击“工具”菜单上的“选项”,单击“视图”选项卡,然后选中“分级显示符号”复选框。
2.请执行下列一项或多项操作:
显示或隐藏组的明细数据
∙要显示组中的明细数据,请单击该组的
。
∙要隐藏组中的明细数据,请单击该组的
展开或折叠特定级别的整个分级显示
∙在
分级显示符号中,单击所需的级别编号。
处于较低级别的明细数据将变为隐藏状态。
例如,如果一个分级显示包含四个级别,则单击
可隐藏第四个级别,同时显示其他级别。
显示或隐藏所有分级显示的明细数据
∙要显示所有明细数据,请单击
分级显示符号中的最低级别。
例如,如果存在三个级别,请单击
∙要隐藏所有明细数据,请单击
对于分级显示行,MicrosoftOfficeExcel应用RowLevel_1和RowLevel_2等样式。
对于分级显示列,Excel会应用ColLevel_1和ColLevel_2等样式。
这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。
通过更改每个样式的定义方式,可以应用不同的文本和单元格格式,进而自定义分级显示的外观。
无论在分级显示的创建过程中,还是在创建完毕之后,都可以向分级显示应用样式。
请执行下列一项或多项操作:
自动向汇总行或汇总列应用样式
1.在“数据”菜单上,指向“组及分级显示”,然后单击“设置”。
2.选中“自动设置样式”复选框。
向现有汇总行或汇总列应用样式
1.选择要应用分级显示样式的单元格。
2.在“数据”菜单上,指向“组及分级显示”,然后单击“设置”。
3.选中“自动设置样式”复选框。
4.单击“应用样式”。
此外,您还可以使用自动套用格式为分级显示数据设置格式。
有关详细信息,请参阅为工作表数据应用或删除自动格式设置。
2.使用分级显示符号
可以隐藏不想复制的明细数据。
有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示数据部分。
3.选择汇总行所在的区域。
4.在“编辑”菜单上,单击“定位”。
5.单击“特殊”。
6.单击“可见单元格”。
7.单击“确定”,然后复制数据。
隐藏或删除分级显示时,不会删除任何数据。
隐藏分级显示
2.通过单击
分级显示符号中的最高编号显示所有数据。
3.单击“工具”菜单上的“选项”,单击“视图”选项卡,然后清除“分级显示符号”复选框。
删除分级显示
1.单击工作表。
2.在“数据”菜单上,指向“组及分级显示”,然后单击“清除分级显示”。
3.如果行或列仍处于隐藏状态,请拖动鼠标以选择隐藏行和隐藏列两侧的可见行或列的标题,接着指向“格式”菜单上的“行”或“列”,然后单击“取消隐藏”。
要点
删除分级显示时,如果明细数据处于隐藏状态,则明细行或明细列可能会一直保持隐藏。
要显示这些数据,请拖动鼠标以选择与隐藏行和隐藏列相邻的可见行/列的编号/字母。
在“格式”菜单上,指向“行”或“列”,然后单击“取消隐藏”。
假设您要为数据创建一个汇总报表,并在其中仅显示总计,同时附有这些总计的图表。
一般而言,您可以执行下列操作:
1.创建一个汇总报表。
有关详细信息,请参阅创建行的分级显示或创建列的分级显示部分。
2.通过单击分级显示符号
隐藏明细可以仅显示总计,如下面的行分级显示示例所示:
2.有关详细信息,请参阅显示或隐藏分级显示数据部分。
3.为汇总报表绘制图表。
1.选择要绘制图表的汇总数据。
例如,要仅为林丹和李小明的合计而非总计绘制报表,请选择单元格A1到C11,如上面的示例所示。
2.创建图表。
例如,如果图表是使用图表向导创建的,它将类似于下面的示例。
如果显示或隐藏分级显示数据列表中的明细,图表也会随之更新以显示或隐藏这些数据。
有关详细信息,请参阅创建图表和显示图表中隐藏的工作表数据。
(注:
可编辑下载,若有不当之处,请指正,谢谢!
)