酒店管理系统需求分析说明书Word文档格式.docx
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根据我们的调查，酒店管理系统大致分为基础设施、业务管理以及房态管理三大模块，其中再分成若干子模块。
采用Delphi快速开发工具进行界面的开发制作，进入测试与维护阶段。
1.4定义
会员：
酒店经常接触的顾客，办理会员可以享受一定的优惠策略，并且可以提供一定的免费服务。
氛围普通会员何VIP会员两种。
经理控房：
用于在酒店经营淡季的时候，保留一部分房间不出售，留做自用。
不出售的原因是出售的话得到的利润不能支付所花的开销，或者所得利润不大，不值得出售。
1.5参考资料
《数据库系统基础教程》——（美）JefferyD.UllmanJenniferWidom著
岳丽华龚育昌等译
机械工业出版社
《delphi程序员成长攻略》——蒙祖强龚涛等编著
中国水利水电出版社
2项目概述
2.1系统总流程
首先，传统的酒店业务流程如图所示：
其具体的业务流程如下：
预定系统可随时查询30天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。
对常客可使用系统的客历资料预定及陪房，可大大减少资料的输入。
客人一旦入住酒店，酒店就会详细记录客人的资料，将允许客人先消费（签单），后付帐（使用一卡通）。
团体入住后除了每个团员有自己的帐外，系统还自动产生该团的主帐号，操作员每一个消费记入成员帐还是记入团体帐，该团成员的房租将自动记入团主帐。
每一个客人从预定房间起系统（一卡通系统）内已自动产生了该客人的帐号，住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分签单，这将刺激客人的消费心理，增加酒店的收入，记帐功能主要加入酒店暂无连网的那些消费场所和诸如赔偿、日租、特别消费等。
酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。
前台收银系统的埋单又与其他营业场所不同，前台的埋单允许客人一帐多单，分期埋单，分类别埋单，退房时能自动检测。
转帐功能也具有万能分帐的功能，既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号，也可把某一帐号特定时期特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。
2.2系统各流程分析、DFD图和数据字典
下面我们以客人为中心，建立客人从入住到离店的数据流图和数据字典：
2.2.1系统总流程设计
系统总流程数据字典（系统总流程的数据流图见上）
数据流名：
登记
组成：
{客户信息}+{房间信息}+{预付款}+时间
数据项：
客户信息
备注：
个人或团队
顾客编号+姓名+性别+年龄+住址+人数+顾客单位+联系电话+会员编号
组织：
顾客编号
客房信息
客房编号+类型编号+楼层编号+额定人数+现有人数+是否拼房+状态+备注
客房编号
状态
取值：
空房
住房
自用
维修
将到
将离
预付款
预订金+入住押金+入住租金
取值：
现金
信用卡
转帐支票
挂帐
免费
时间
预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间
离店凭据
指客人办理手续后，所持有的酒店开出的票据
住店发票+其它消费票据
2.2.2后台子系统
后台子系统主要是牵涉到基础设施的管理，不直接与客户发生关系主要支持经理查询、库房管理、数据的备份以及财务上的管理。
在详细设计的时候会有具体的介绍。
2.2.3前台子系统
按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。
客人通过预订，也可直接到酒店登记住宿。
客人预订后，也可能取消预订。
客人分为个人与团体两类。
（1）个人预定
个人预定的DFD图如下：
优惠项目表
其数字字典如下（仅列出几个重要的数据字典项，下同）：
数据处理名：
房间查询
简述：
根据客人的预订要求，查询客房预订信息表，确定是否有空房
输入：
客户信息，来源：
外部实体“客人”
输出：
[1]无客房，去处：
[2]有客房，预订登记表，去处：
“客人信息”
数据流名称：
预订登记表
在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息
顾客编号+姓名+性别+年龄+住址+人数+顾客单位+联系电话+会员编号+预收款+房间数量
订房
根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否
确定具体房间。
订金收据，来源：
收银
预订证明表，去处：
外部实体“客人”
预订证明表
在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明
顾客编号+姓名+性别+年龄+住址+人数+顾客单位+联系电话+会员编号+房间数量、类别+时间
客人来店预订，服务员查询“客房预订信息表”，无空房则返回客人。
有客房则登记，并核对“会员名单表”及“优惠项目表”，无误后收取预订押金并记入“预订金入帐表”。
进行订房，将预订信息记入“客人预订信息表”，修改“客房预订信息表”的客房状态，给客人预订证明表。
预订完成。
（2）团体预定
团体预定的DFD图如下：
团队编号+团队名称+预定人+联系电话+人数+人员名单+房间数量+预收款
团队编号+团队名称+联系电话+人数+进店日期+离店日期+房间
数量+预收款
团体预订与个人预订基本一样，只是将团队预订信息记入“团体预订信息表”。
（3）取消预定
客人要取消预订，只需将“预订证明表”和“预订收据”交给服务员，经核对后退款并修改“客房预订信息表”及“团队或个人预订信息表”。
预订查询
核对客人的“预订证明表”。
预订证明表，来源：
预订收据，去处：
退款处理
（4）接待客人（未预订的客人）
空房查询
根据客人的住房要求，查询“目前房间占用信息表”，确定是否有空房
[2]有客房，住房登记表，去处：
“客人查询”
住房登记表
在房间查询有空房时所填的表，用于记载客人信息
顾客编号+姓名+性别+年龄+住址+人数+顾客单位+联系电话+会员编号
客人查询
根据客人的住房登记表，从“会员名单表”、“客人预定信息表”等多个表中查询核对。
住房登记表，来源：
查询空房
交款，去处：
收银处理
押金收据
在收银后所开出的证明，用于记载客人住房时交的押金
顾客编号+姓名+性别+年龄+住址+人数+顾客单位+联系电话+会员编号+预收款+房间数量+类别+入住时间+离开时间
（5）接待客人（已预定）
其数据字典如图示：
查询验证预订表
核对客人的预订表是否与数据库中的相符，是个人预定还是团体预定
登记表，去处：
查询客房
DFD图如下：
（6）离店收银
数字字典如下：
退房
在客人离店的时候，核实房间的物件等，同时更改“客房占用信息表”
客人请求退房，来源：
[1]有问题，去处：
[2]无问题，退房凭证，去处：
退房凭证
在房间核实无误后开给客人的允许结帐凭证
身份证号+姓名+性别+住房房间号+客房核实结果
根据客人的消费进行收取费用、退还押金。
将客人信息记入数据库备查。
退房凭证，来源：
离店发票，去处：
至此，基本的概要设计便完成了，下面就是各个功能模块的详细设计了。
2.3后台数据库的建立、E/R图及关系模型分析
关系模型：
楼层信息（楼层编号，楼层名称）；
客房类型（类型编号，类型名称，价格，拼房价格）；
客房信息（客房编号，类型编号，楼层编号，额定人数，现有人数，是否拼房，状态，备注）；
入住单（入住单号，顾客编号，抵店时间，离店时间，客房编号，是否含早餐，是否拼房，入住价格，入住人数，是否加床，加床价格，预收款，是否叫醒，叫醒时间，是否保密，备注，是否折扣，折扣原因，折扣大小，应收账款，是否结账，结账金额，结账日期，付款方式，操作员编号）；
预定单（预订单号，预订人编号，预定单位，抵店时间，预住天数，客房编号，是否拼房，入住价格，入住人数，是否加床，加床价格，预收款，操作员便号，备注）；
折扣信息（折扣原因，折扣大小）；
消费明细（消费单号，入住单号，消费号，消费时间）；
消费信息（消费号，消费名称，收费标准）
顾客（顾客编号，顾客类型，会员编号，姓名，性别，地址，联系电话，顾客单位）；
会员信息（会员编号，会员类型，姓名，性别，住址，联系电话）；
操作员（操作员编号，姓名，年龄，性别，住址）；
E-R图：
3.功能需求
（1）基础设置
首先，酒店的管理人员除了客人之外最主要的管理是对“基础设施”的管理。
而一个大型酒店的基础设施包罗万象，我们的系统针对的是酒店的整个管理体系而言的，因此我们将精力放在客房类型、客房信息等的管理上，对这些项目进行初始化设计，这而设置一般不宜轻易改动。
基础设施功能模块如下示：
“客房类型设置”用于设置本酒店的客房的分类信息，内容包括房类名称、客房价格、是否允许拼房、拼房价格、可预超订数。
其参照表格如下示，当然，各个酒店可根据实际情况修改本酒店的价格设置：
客房类型编号
类型名称
价格
是否可拼房
拼房价格
1
普通房（双人）
120RMB/天
true
60RMB
2
标准房（双人）
160RMB/天
80RMB
3
套房
300RMB/天
false
4
豪华套房
500RMB/天
5
小时房
30RMB/时
6
单人间
250RMB/天
False
7
会议室
200RMB/天
1~6号客房均可加一张床，加床费用为50RMB
“客房信息设置”用于设置客房的初始化信息，包括房间号、房类编号、楼层、额定人数、额定床数、实际床数、房间特征、是否可拼房、状态和备注。
需要注意的是额定床数和实际床数的区别，有的客户可能是需要拼房，因此需要额外增加床数。
“消费信息设置”用于酒店提供给顾客的消费项目，如停车、洗衣服、一系列的客房服务、玩娱乐项目等。
对应的收费项目表如下：
消费号
消费名称
收费标准
停车
5RMB
洗衣服
10RMB
客房服务
20RMB
打保龄球
25RMB
打台球
“折扣信息设置”用于设置房价的打折信息，内容包括设置房间的打折信息，内容包括折扣名、折扣值、房类编号、打折后房价、开始时间、结束时间、备注。
如下：
折扣名
折扣值
打折后价
开始时间
结束时间
备注
VIP会员
8.5
340RMB
08.3.16
08.8.8
长期有效
普通会员
9
270RMB
开业酬宾
8
120RMB
08.3.25
周年庆典
240RMB
09.3.16
09.3.25
幸运抽奖
免费
08.8.18
幸运顾客
当然，酒店为了吸引广大顾客，增加客人的回住率，还可增加表项，设置更多的项目。
“会员资料设置”用于设置会员的资料信息。
酒店一般会在客人第一次入住的时候询问住客是否想成为本酒店会员，会在入住消费的时候给于一定的优惠。
其主要包括客人的会员编号、身份证号、姓名、性别+住址+联系电话。
将某些人列入酒店受欢迎的行列，在对待这些顾客的时候，我们可以根据其会员资格设定一定的优惠项目，其主要表项包括客户的身份证号、姓名、性别，。
（2）预定管理
预定管理的数据流图及数据字典见概要设计。
他包含的功能模块如下：
“个人预定”用于旅行社、订房公司、订房网络或者宾客本人等以客人单独身份预订房间。
个人预定要求输入房间类型、房间价格、折扣、抵店日期、离店日期、订房人、是否会员等个人信息。
“团体预定”用于旅游团、会议等成批客人且具有抵、离时间基本一致和集体统一付账的情况下预定一批房间。
团体预定要生成一个团住单，包括其具体预定的房间类别、房间数，大部分内容和个人预定时是一样的。
在设置预定单的时候，可将“个人预定”和“团体预定”两个单设置在一个功能页面，根据选项的不同进行进行区分。
生成统一的预定单号。
预定的增删查改模块用于查询客户的预定情况、修改其预定信息，或者增加、删除各种预定信息，对于操作员来说是最基本的功能。
经理控房主要用于经理控制销售的客房。
在酒店销售的旺季，为了防止房间无计划、低价地销售，利用“经理空房”功能来保留一部分房间，将这些房间状态设置为“不可用”，在适当的时候再进行销售。
对于“经理控房”这一功能在具体设计的时候可将其放在“房态管理”这个大的功能模块中设计，如果不想将此房销售，可以将此房间状态设置为“自用”
，而实际上的实现也放在“房态设置”模块中。
“房态表”用于查询当日酒店的实时房间状态，在个人或者团体预定的时候可以查询此房态表，从而获得可以预定的房间的信息，正确的反馈。
其实这是一个子功能模块，在具体编码时可以将其设计成按键调出的格式。
它主要是为了查询是否还有可用房间而设置的。
（3前台接待管理
前台接待管理用于管理客人的入住以及入住后的相关业务，包含的功能模块如图所示：
“客人入住”表示未预定的客人的入住，在实际制作的时候可以将“客人入住”和“预定入住”制成一个页面，将客人达到时的状况分为从“预订单中导入”或者直接添加入住单。
“预定入住”用于预定的客人抵达酒店后，根据客人的预定资料入住酒店。
预定入住又可分为两种情况，一是给已经预定的客人做了排房，即已经分配好了房间，此时调出客人的排房客单直接入住房间；
如果没有给预订单排房，此时调出客人的预定单，选择合适的房间居住。
注意：
这里我们考虑到了酒店的实际营业情况，当酒店营业很火的时候，可能接受到很多的预定单，但是不能保证有足够的房间排给这些预定单，于是酒店可以将这些预定单保留，等到有足够的房间分配的时候，再对这些单子进行排房。
当然有可能遇到这样的情况，就是在没有排房的时候预定的客人到达了酒店，这时候就需要立刻查询是否还有空余房间，如果没有空房了，就需要反馈给顾客。
“客人续住”用于登记住店客人的的续住业务。
在客人遇到特殊情况而不能按期离店时，需要对其住店资料进行修改，如修改离店日期、加收预付金等，确保酒店客房饿有效预定和控制跑帐。
在进行实际设计的时候，我们可以先将原入住单进行结帐，然后生成新的入住单，对客人的离店日期进行修改，当然了，如果客人想要换房或者进行别的修改也可以。
“客人换房”根据住店客人的要求进行换房，也可以用于两个客人互相兑换房间或是调整宾客的住房。
在进行实际设计的时候，也可以将客人的原先入住单进行结算，然后给客人进行换房处理。
（3）收银管理
收银管理用于管理客户相关的收银业务及客户退房业务，其功能模块如下：
“消费记账”是前台收银的基本工作，客人在酒店产生的所有消费都要计入客人的账务（借方记账），客人结帐或预付款也要计入客人的账务（贷方记账）。
房租、服务费等系统定义了自动入账的借方项目，系统将在最后的计算应收款项时自动计入客人的账务，最后统一结算客人应付总金额。
“收银退房”是客人离店时所进行的操作，包括向客房中心发退房信息、打印帐单、输入结帐方式以及最后完成退房等。
退房时计算某一入住单所对应的消费总额，从而一并结算。
“费用统计以及分析”这个模块用于统计总的一天中各种的消费金额数目。
总的来说，这个模块是为了了解一天中各种消费项目的收入情况，设计时，可以按照消费项目进行分门别类，直接在数据库中进行操作。
（4）客房及客史管理
这个模块主要用于管理客房的信息以及客户住宿历史的信息，其主要的功能模块如图：
“客房及客史管理”这个模块主要是为了方便查询一些客房以及在住客人的情况。
在具体设计的时候，在住客人报表和会员报表的设计其实可以简化，之需要列出客人的一些基本信息即可。
“房态管理”是整个系统中相对重要的一部分。
因为前面的预定管理和入住管理模块的设计都依赖于这个房态管理列出的房态表提供的房间信息。
房间状态一共设置了六种，分别是“空房”、“住房”、“自用”、“维修”、“将到”、“将离”。
其中“自用”用于“预定管理”中的“经理控房”模块，表示此房间暂时不出租出去。
“将到”是为了预定单所设置的信息，我们可以划分一时间范围，一旦进入这个时间范围，我们就将房间状态设置为“将到”，表示此房间马上将被占用。
同样，“将离”这个状态是针对马上将要结帐离店的客人所设置，表示此房间在一段时间后可被使用，同时，根据房间状态也可提醒客人留心，是准备结帐离开，还是再续住下去。
“在住客人报表”是为了方便管理客人而设置的，可以根据客人的名字为索引，列出一张表格，里面包含客人的一些基本信息即可。
可以用SQL语句直接在数据库中进行操作。
“会员报表”同样是为了方便管理会员而设置的，同样列出会员的基本信息，会员编号，会员类型，姓名，性别，住址，联系电话，其中的会员类型分为“普通”和“VIP”两种类型。
这里只需要简单的查询即可。
当然也可以修改会员的信息。
（5）模块整合
考虑到以上各功能模块的设计中存在重复的子模块，也是为了下面概要设计时的方便，将以上预定管理、前台接待管理、收银管理、客房及客史管理功能模块重新进行整合，将房态管理单独提取出来，如下：
4.运行需求
4.1用户界面
屏幕格式等采用Delphi中的标准窗体格式，其中由于许多组建是确定的，其风格已定，阅读本需求分析书的人员可具体参考有关Delphi中界面的书籍。
4.2硬件接口
需要一台服务器，基于WINDOWS2000平台、DBMS设计为SQLSERVER2000，采用的软件编写语言为Delphi，所以计算机上应安装BorlandDelphi7。
普通的台式计算机或者笔记本即可运行。
在delphi5环境下也可运行。
4.3软件接口
在WINDOWS操作系统下，首先安装好SQLSERVER2000和BorlandDelphi7。
运行本软件时需要将SQLSERVER2000服务管理器打开，将数据库添加进去，连接号以后方可运行。
4.4其他需求
4.4.1
可用性
可以定期的停止系统，进行数据库的维护和备份。
4.4.2
可靠性
<
未定>
4.4.3
效率
4.4.4
安全性
限定酒店管理系统中管理员的数量。
3.4.5
可维护性
可以对用户进行维护（增加、删除等）。
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