推荐采购过程中经办人精选word文档 14页Word文档格式.docx

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4.1物资采购的计划、申请与审批

4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。

4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。

4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。

4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。

4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。

4.2采购比价

4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；

在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。

4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；

10万元以上的必须采取招标方式采购。

4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；

如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。

4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。

4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。

全面点的采购管理制度

4.3采购实施及物资验收

4.3.1公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。

4.3.2供应部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。

4.3.3供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。

在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。

4.3.4采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。

4.4结算

4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。

4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可

付款。

4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。

4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。

五、责任

5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。

5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。

5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。

提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；

或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；

经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。

5.4物品使用部门（车间）必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。

填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。

采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。

对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

5.5供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。

并对采购物品的品质、货款结算安全负责。

若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。

特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。

5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。

若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。

严禁品质不符的外购物品入库。

因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。

5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。

若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。

对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。

六、本制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。

采购管理制度及操作流程

一、目的

为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

二、工作程序

（一）采购原则

1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

3.一般日常办公用品及其它消耗用品由总务后勤人员负责采购；

4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

（二）采购申请

1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2.紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3.若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成不必要的损失。

（三）采购流程

1.采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2.各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

3.采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

（四）采购经办人职责

1.建立供应商资料与价格记录。

2.做好采内参市场行情的经常性调查。

3.询价、比价、议价及定购作业。

4.所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

5.做好平时的采购记录及对帐工作。

（五）采购方式

1.集中计划采购：

凡属日常办公用品必须集中计划购买。

2.长期报价采购：

凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

3.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。

（六）采购实施

1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。

2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。

篇二：

采购部管理制度

1.目的

为保障公司生产经营活动所需物品的正常供应，确保采购质量，降低采购成本，提高采购效率，防范采购过程中的舞弊行为，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司与生产经营有关的生产原材料、周转材料、设备设施、生产工具、备品备件、消耗品、劳保用品、办公用品等各种物料的采购活动。

3.基本原则

3.1“公平、公正、公开”原则：

采购信息对企业内部相关的人员要尽可能公开，接受监督；

对供应商的综合评价必须公平、公正。

3.2“监督问责”原则

3.2.1采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。

3.2.2在采购过程中，如遇到采购物资数量、价格等问题，相关人均可向采购部门提出异议。

3.2.3对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究（来自:

WwW.:

采购过程中,经办人）其法律责任。

3.3“最低价搜寻”原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

4.采购过程

4.1采购申请

4.1.1采购申请类别：

采购申请按照时间原则，划分为：

年度采购计划（预估、预测）、项目采购申请、月采购申请、周采购申请、紧急采购申请。

4.1.2采购申请内容：

采购申请单所填写的内容需含采购物料的名称、规格型号、单位、数量、用途、到货时间，提供相应的样品、图纸或技术资料等，特殊需要说明、备注等基本内容，若无法提供规格型号，则必须将使用时的具体情况、注意事项等描述清楚。

4.1.3采购申请的审核：

本环节主要审核内容为所提请采购物料的必要性，具体指标为：

可否通过

其他方法替代、使用范围及使用频率、其他部门是否已有该物料及使用频率等。

4.1.4采购计划编制：

经审核后的采购申请方可列入采购计划编制范围，未经确认的物料不予考虑。

4.1.5采购计划审批：

采购计划经具备采购计划审核、审批权限的领导签字确定后方具备执行效力。

4.2询价比价议价

4.2.1采购计划由经办人交接到采购部门，采购部门接收后，开始进行计划中物料的询价、比价、议价环节。

4.2.2每一种物品（物资）原则上需3家以上的供应商进行报价，应急购买的物品除外。

4.2.3采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询比价报告，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，各条件相同时，按低价原则进行采购。

4.2.4比价时，对供应商的供应能力、交货时间、产品质量、服务质量进行比对确认。

4.2.5属下列情况者，无须进行比价、议价：

独家代理、独家制造、原厂零配件无替代用品，但仍需留下报价记录。

4.2.6若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4.3确认采购（采购合同签订）

4.3.1采购合同分为长期和单次，无论选择哪个模板均需经过公司法务部审核。

4.3.2合同签订及其规定

4.3.2.1如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

4.3.2.2拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

4.3.2.3为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；

4.3.2.4遇货物订购数量较多且价值较大或难清点、验收的情况时务必请供应商派代表来场协助清点、验收；

4.3.2.5质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求供应商延长产品质保期；

4.3.2.6详细约定发票的提供时间及要求；

4.3.2.7针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。

4.3.2.8与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

4.3.2.9违约责任一定要详细、具体；

4.3.2.10比价/招标汇总表会签完毕后，方可进行合同的签订工作；

4.3.2.11合同签定前，应按照公司要求对合同初稿进行会签审查；

4.3.2.12合同会签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

4.3.2.13签订的所有合同应及时报送财务部门。

4.4合同执行及进度跟催

4.4.1已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；

4.4.2若采购物品无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并告知需求部门及公司领导；

因为交付时间造成的损失，按照采购合同的约定进行索赔处理。

4.4.3已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

4.4.4合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

4.5验收入库

4.5.1采购物料到公司后，采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。

4.5.2采购到货后，采购部门负责组织验收工作；

采购员根据物料的不同，第一时间按照相应的验收流程，通知相应的质检验收人员进行验收。

4.5.3验收时，由采购员与库管员核对数量，由检验人员负责性能、外观检验，验收后，根据检验情况填写验收报告。

4.5.4验收合格的物料，按流程办理入库手续；

验收不合格的物料不得办理入库，由采购员组织重新采购；

特殊情况，为保障生产能够正常进行，经由领导批准后组织复检、维修整改，直至质检验收合格后方可办理入库并投入使用。

4.5.5质检验收时，无论检验结果是否合格，责任人必须及时出具质检单。

4.6付款规定

4.6.1所有已签订合同付款时，应参照公司采购付款及报销流程中的相关规定执行

4.6.2按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；

4.6.3按照合同约定，达到付款条件的合同在付款时应填写“付款审批单”，该审批单会签完毕后提交财务部付款；

4.6.4财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

4.6退货及索赔

4.6.1在采购过程中，供应商未按照采购合同提供物料时（如物资数量不足、质量有问题、延期供货等），采购部门应根据实际情况，要求供应商补足物资或退换货，并根据之前签订的采购合同，要求供应商进行相应的赔偿。

4.6.2因物料质量问题导致入库检验不合格，但又因生产关系无法进行退、换货处理的，则按照合同约定，及时通知供应商按照合同约定进行维修、整改。

4.7供应商管理

4.7.1供应商档案建立

采购部门要建立供应商资料档案，由采购部门安排专人进行录入和更新以下信息：

供应商的调查资料、招投标资料、有关证照（工商营业执照、法人代码证、税务登记证、质量体系合格证书）的复印件、采购合同及执行情况（采购价格、采购数量）、可供应物料清单、采购物料的使用情况、信誉度等。

4.7.2供应商分级

将对供应商根据考评结果进行分级，一般可分为合格、良好、优秀供应商；

对优秀的供应商可作为长期供应商，在采购时优先考虑。

4.7.3供应商黑名单制

采购部门应建立供应商黑名单，将有欺诈行为、贿赂公司采购人员、货品合格率低、服务差以及有严重质量问题的供应商列入黑名单。

凡列入公司黑名单的供应商，不仅自身永远丧失公司供应商资格，其实际控制人控制的其他企业也一并纳入黑名单。

4.8采购纪律

4.8.1公司采购人员应廉洁自律，禁止有任何损害公司利益的采购行为。

4.8.2不得向供应商透露不应透露的采购信息，编写具有倾向性的《采购询比价报告》；

4.8.3不得接受供应商馈赠的礼品（包括但不限于现金、购物卡等）,不管礼品价值大小，都必须在收受后的1个工作日内报备或上交给公司内审部；

4.8.4不得接受供应商的宴请，如确实无法推辞的，应报经部门负责人备案后方可参加；

4.8.5不得向供应商索要回扣及与业务无关的要求。

4.9处罚措施

4.9.1采购人员有违反公司相关规定的行为，一经查实，视情节轻重，给与内部警告或予以辞退。

4.9.2给公司造成损失的，要进行经济赔偿。

4.9.3公司保留依法追究已离职员工在职期间违反本办法构成犯罪的刑事责任以及民事赔偿的权利。

5．有关附件

5.1

6.本规定修订权和解释权归公司行政事务部。

6.本规定经董事长批准后，开始执行。

篇三：

日常采购流程及管理制度

第一章、总则

第一条、日常采购分类

办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）广告物料。

第二条、日常采购职责

办公用品、办公家具、礼品物料、维修配件、工具（汽修、日常设备家具损耗维修）、厨房用品（设备、工具、食材调料等）采购均由人力行政部负责；

广告物料采购由招标采购部负责。

第三条、日常采购定义

办公用品：

指本公司日常工作中所使用的辅助用品。

办公家具：

工作中为办公者或工作方便而配备的用具。

礼品物料：

指公司给予客户赠送的物品。

广告物料：

指在投放广告时所需要或所耗费的材料。

第二章、日常采购工作流程及管理制度

第一条、日常采购要求

申请人员根据需求提出日常物品需求后，根据具体使用要求确认采购（例如产品的型号、技术参数、材质、用途、到货日期等）。

需求的部门OA填写《物品申请单》列明事由、名称、规格型号、数量，审批通过，采购人员多方询价比对，填写购置单，注明采购物品的具体价格、品牌及到货日期等信息，采购人员严格按计划采购，未经审批不予采购。

第二条、供应商的开发及管理1、供应商开发

①通过多方信息渠道收集相关供应商资料，至少寻找3家（或以上）的供应商；

电话或

QQ、旺旺与这些供应商进行初步的沟通，索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供测试；

②初步比价后找相对合适的3家（或以上）作实质性沟通（对用量大或重要的物料必要时需进行实物考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《询价对比表》，并依此作为选用供应商依据；

③各项考察合格后可进行初步合作，打样、小批量采购等；

④跟踪样品到货及使用情况；

⑤初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准；

⑥凡经常性使用，且使用量较频繁的物料，采购部门应事先选定合格供应商，议定长期供应价格进行供应。

2、供应商管理：

①在采购过程中及时录入《供应商采购联系单》；

在双方相互信任的条件下，可建立长期合作关系，从而达到降低成本，提高工作效率的目的。

②定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估；

③按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、三级）：

A类为优秀，B类为合格，C类为不合格；

④对A类供应商保持良好的和作关系；

对B类供应商要加强沟通；

对C类供应商予以取消，终止合作关系。

采购人员应定期（每季度）对所有供应商在品质控制、价格、服务等多方面进行评估，市场调研，根据同行业价格进行参考、比对，发现问题及时调整或换供货商。

⑤根据物料采购的具体情况与供应商谈产品价格与付款周期（日常零星临时采购可随时付款，长期合作供货商可按周/月结付）。

第三条、日常采购作业注意事项

（一）采购经办人员接到通过审批（个别申请存在纸质版）“用品申请单”后应依采购物料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果填写至“用品申请单”价格表内，需附三家（或以上）的书面询价对比表，填写完成后请采购经办人部门总监审批，超出公共与职能汇编制度金额<

1000元审批至部门负责人，金额>

1000元审批至总经理。

需审批至总经理。

（二）采购过程中，所有采购物料，都应汇总到《采购工作进度表》，以便跟进交货进度和日后查阅。

（三）物料到公司由采购经办人签收并及时确认数量与质量。

（四）采购物料验收后，采购经办人持购货发票或收据到人力行政部办理入库手续，由资产管理员验收并开出入库单（入库单必须注名：

供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。

采购物品必须当天入库，如特殊原因未能入库的，采购人负责对未入库的物品做好安置及保管工作，遗失或损坏由采购人负责赔偿。

第四条、采购作业流程

第五条、日常采购报销流程

入库单必须通过采购经办人、仓库管理员签字后，方可填写报销单，报销单后附购货发票（合规发票）、用品申请单、入库单才可进行报销流程（报销流程由采购经办人部门总监签字，财务总监签字，超过201X元需总经理签字。

随后到财务部办理报销手续）。

第六条、日常采购借款注意事项：

如果备用金额不足购买产品，采购经办人员必须凭有部门总监和财务总监签字的借款单向财务部借款，超出201X元借款需审批至总经理。

第七条、采购工作整理

（一）寻价表（附表一）：

整理过程中所有了解的信息；

（二）采购工作进度表（附表二）：

了解发票与付款信息，跟踪订单的付款及发票到司情况，并及时