OA系统需求Word文档下载推荐.docx

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系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。

3、实用性：

根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。

工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。

4、安全性：

系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。

5、易使用性：

主要体现在两个方面：

一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；

二是应提供联机的或脱机的帮助手段。

6、开放性：

为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。

7、有限开源性：

随着业务逻辑的改变，需要对系统进行维护、微调或二次开发。

对该系统的非核心代码，应该开放。

并提供规范的数据库设计，接口规范。

8、可扩展性：

该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；

当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。

软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。

9、可维护性：

系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。

四、系统功能需求

1、公共信息

公共信息用于实现公司各部门之间内部信息发布、交流和共享。

系统要支持不同风格的信息栏目的设置，可实现各类信息的编录、审核和发布，信息发布格式可自定义，不同层级用户可根据权限将信息发布到本部门办公平台。

各类公共信息由授予权限的栏目管理员统一管理和发布。

（1）公告

是单位内部的公告栏，以方便内部人员及时了解相关公告。

登记了新公告栏后，即可发布到首页的最新消息里。

支持传阅，把最新的公告传阅给相关人员。

（2）工作动态

特别注意，每个部门都可以发布本部门的工作动态，以方便内部人员相互通晓部门之间的工作。

首页的工作动态是各部门工作动态的集合。

（3）通知通报

同公告，但实现方式同工作动态。

也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目。

（4）意见箱

意见箱是单位内部人员发布意见、建议的地方，发布建议的时候，可以指定建议的读者，也可以通过传阅把建议发给相关人员，意见发布可署名也可以匿名发表，由发布者控制。

后台实际上增加字段控制是否显示发布人。

（超级管理员才可以查看匿名发表者的姓名）

（5）汇总。

根据供应商的设计方案，需要在首页设计出汇总的公共信息（如下面的“工作动态”），指定该栏目信息的来源，实现栏目信息的自动汇总。

或在首页增加一个通用的栏目，实现显示最新增加到OA系统的文档，而不管它来自哪个栏目中。

即使用户在一个很次要的栏目中发布了一个通知，那么，可以把该文档提取出来，并显示出名称、栏目、日期。

2、公文处理

公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用,它主要分为收文、发文和办文三大类。

（1）收文

收文包括：

公文签收、登记等处理流程。

系统支持两种收文方式：

一种是纸质文件，需实现扫描成图片文件输入并阅读浏览；

另外一种为电子文件，需支持较简单的从市局OA系统收取电子公文，一期为间接收文。

二期工程实现直接收文。

只有具备收文登记权限的人才能新建收文。

支持退文。

系统要具有对重要来文的安全处理方案。

收文处理的流转环节可灵活调整，流转环节数和流转过程可根据需要重新定义。

系统应具有杜绝“死文”发生，收文动态跟踪功能。

（2）发文

发文可按个人、集体、部室执行，并生成月度、年度发文登记表（分权限），包括：

拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校对、分发、归档等处理流程。

系统可以对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。

可以使用预先定义的公文模版（推荐使用word格式）进行拟搞。

并支持多个模版。

可根据发文字号自动生成发文文号。

可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出到word文件或其他格式后由用户打印）送领导批示。

发文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现发文会签功能。

（3）办文

办文包括拟办、批示、承办、分发、反馈、传阅、催办、归档等处理流程。

可实现公文的在线编辑，审批痕迹保留，常用语。

对于仅仅需要传阅的公文，提供并发机制，加快公文办理进度。

可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件处理表、退文单、延期申请单、正文等表单（输出word文件后由用户打印）送领导批示。

办文处理流程的流转环节可灵活调整，根据需要增减和重新命名，流转方向除向前传递外，也可回传或回撤，并且实现文件会签功能。

该用户已完成的公文能存储在系统中的个人文件夹中以便以后查找。

已办结的公文能通过归档的操作，归档到OA的电子资源数据库中，以供有权限的用户进行查询。

（4）督办催办

落实和跟踪各部室的办文情况与进度，按指定的时间段汇总各部室的办文情况与进度，可以在系统中使用预先定义的公文模版（word格式）起草交办通知、催办通知和督办通知等公文。

系统提供督办事项一览表，以便经办人能对其经办的所有督办事项有一个实时、全面的了解。

督办过程的电话催办等过程可详细记录备查。

（5）代理授权

当个人特别是领导出差或休假时，为了不延误其与相关人员或部门的工作，这就要求个人在出差或休假时，其工作得有人接管或代理。

授权可以是本人，也可以是系统管理员进行设置。

代理授权是为了解决个人出差或休假期间对公文处理权限的指定代理过程。

当出差或休假完成后，可以取消代理设置，并可以查阅其出差或休假期间代理人为其处理了哪些工作，代理情况如何等。

需考虑到实际情况，如一个人往往会一身多职，会有多种业务，因此可以设定多个代理人完成不同类型的工作。

（6）交办功能

某用户可以把自己的任务通过申请后交给某人接任，交办成功后，任何人对该用户发文时自动提醒该用户已经交给某人办理，并要求确定是否继续办理，交办完成后生成交办期间工作目录表。

某员工调职或离职后，其原来岗位的文件和任务能通过系统自动交办给接任人，使接任人能立刻接手其岗位的工作。

（或权限的克隆）

（7）查询统计

可以根据管理权限和指定条件查知当前公文处理情况和领导批示，可根据发文单位、时间等组合查询，并提供个人或部门在一定的时间段内所办理过的公文情况汇总表，系统至少应能按月度、季度和年度为当前用户或部门生成办文统计报表，并打印等辅助功能。

（8）流程监控

实现对公文处理的流转情况监控，用户可以查看本人所参与办理的公文的运作情况，领导可以查看本单位所有人参与办理的公文的运作情况。

3、综合事务管理

综合事务管理主要包括：

会议管理、领导日程、字典管理（文号管理、来文单位）、通讯录和人事管理等等。

3.1领导日程

领导是一种角色，设置为公司领导即需要进行日程安排。

通过按时间、活动内容为序的领导日程汇总表，以便了解各项活动有哪些领导参加。

领导日程汇总表显示在首页。

领导日程通常由领导自行填写，并可以灵活选择需要参与工作的人员（即建立多个常用的私有组）。

领导日程安排应能通过权限设置，使具有权限的用户能对领导日程进行维护和管理，有权限用户在为领导安排日程时，可以通过选择任何领导为其安排工作日程。

同时用户可以根据领导日程安排生成每天、每周和每月的活动安排表。

3.2文号管理

文号是公文管理过程中必不可少的，但是，由于不同的单位其文号的编制或管理的方式可能不同，为了适应不同单位文号管理机制，为用户提供了通过先定义，后使用的方式的文号管理模式，只要用户按照本单位的公文文号编制原则：

“文件字＋[年号]＋文件号”定义好，那么在公文处理过程中，系统就可以根据用户定义的原则自动地生成所需要的文号。

公文文号支持多个编号方式。

文号一般只能由系统管理员或授权用户进行维护和管理，其维护管理包括：

增加、修改、删除。

文号管理不仅提供以上维护管理，而还提供了补号和预留文号的功能，其目的为了防止用户在进行公文管理时，某些公文因为操作错误而废除公文时，文号没有被使用，而产生文号漏号或者因为某篇公文需要使用某个文号而无法获取。

3.3来文单位

在公文管理过程中，收文一般都是外单位发来的公文，为了在进行收文办理过程中，方便用户填写主、抄送单位，也为了更加规范对主、抄送单位的命名，为用户建立了来文单位的管理，只要用户在使用收文管理之前，将可能的来文单位定义在系统中，则用户在使用收文管理功能时，就可使用系统定义好的来文，在需要填写主、抄送单位时，选择使用，为方便用户，系统同时允许用户直接录入新的单位信息。

来文单位的维护管理一般只提供给系统管理员或已授权的用户，其管理操作包括：

：

3.4通讯录

公用电话本记录公司和与外部进行联系的有关信息，部门电话本记录本部门人员的电话，个人名片是个人的可以公开的资料。

公用电话本公开给所有人查阅和使用，但只有有权人员才能管理维护。

通讯录应能灵活的模糊查询，能由电子表格（Excel）导入数据。

公用电话本的管理应提供如下维护管理的操作：

（1）编辑操作（增、删、改）；

（2）查询操作，可以对任何数据项进行模糊查询，如：

电话号码（各种电话号码）、单位、姓名、职务。

3.5人事管理

实现全公司正式及聘用人员个人基本信息的自动统计和管理。

解决目前个人信息较分散，手工统计、查阅不方便的问题。

（1）工号作为OA系统的帐号管理中人员帐号的依据。

（2）人员基本信息、工资、奖金等。

能够处理工资调整（普调和特别调整）

（3）能够完成统计汇总，手工设置查询条件，特别注意年龄段的问题。

（4）报表中心可以提取相关数据，如学历分布图等。

3.6车辆管理

能对公司的车辆进行档案管理，违章及事故管理，费用管理，综合查询报表统计，系统维护，车辆维护期限提醒，并根据要求生成相应报表。

重点是各部门的车辆费用（修理，油费等），各部室能将其计入自己的成本。

用车登记，车辆调度在二期工程中实现。

3.7物品管理

实现全公司日常办公用品、标准物质、药品等低值易耗品申购、入库、领用的精细化管理。

包括物品入仓登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用查询，并能生成相应的表格（按部门，月汇总）。

用带表单的工作流实现申请购置功能。

物品的领出归还与事务流程进行联动，即在物品调拨流程中进行物品领出时，物品库中数量自动减少；

反之当物品调拨流程中的物品归还时，物品库中数量自动增加。

各部门可以查询领用的物品，个人可以查询自己领用的物品。

3.8设备管理

实现全公司办公、检测设备等固定资产从申购、验收、登记、发放到报废全流程的精细化管理。

解决目前设备管理采用人工方式带来的申购周期较长和工作量大的问题。

重点关注：

（1）资产管理。

（申购、验收、登记、领用、维护、维修、报废、划拨等）

（2）量值溯源。

（周期、单位、费用、备注等）

（3）资产折旧。

（各部门可以查询自己的折旧情况）

（4）每个人可以查询自己保管的资产情况，每个部门可以掌握自己的资产情况。

（5）部分数据能展现在报表中心，如设备分布图等。

3.9财务管理

独立于财务软件的简单财务管理功能，实现各部门收入与成本、人员工资的即时查询。

有利于增加透明度，激发各部门采取有效的方式创收和进行合理的成本控制。

（1）按日录入各中心的检测收入，每天扎帐后可以录入当日数据。

（2）各部室的开支，仅仅考虑计入成本的部分，以便部门掌握自己的开支情况。

数据来源于财务部门的报销数据，以及折旧等。

（3）严格控制查看的权限。

3.10事务管理

通过自定义工作流引擎，设备及办公用品申请采购审批、用款审批流程、出访审批、报销审批、人员请假等事务流程，能通过系统进行控制与管理，并能生成相应的表格。

3.11值班管理

日常值班，节假日值班管理，并生成值班登记表。

自动发布到公告牌中。

4、后台管理

4.1用户管理

实现统一的用户管理平台，其中包括实现灵活地对机构、组和人员的管理。

系统要求用户管理应以对象树（相似于Windows的资源管理器）及相对不同的对象类型（机构即部门、组、人员均应有相应的编辑界面）的表现形式提供给用户，并进行相应用户权限的设置。

请注意，不同的用户可以建立多个私有组，把不同的人归入相应的组。

4.2流程表单管理

管理员根据实际工作需要在工作流引擎中制定公文管理的相关审批工作流程。

支持使用表单生成器中制作各类表单的显示界面，如文件呈批表、文件呈阅表等。

提供图形化的流程定义和制作工具，管理和维护人员可利用它对页面样式方便快捷的进行编辑和管理。

流程中某些环节的修改不能影响其他环节的正常运行，并且不影响之前公文的正常流转，并且可以根据需要随时更改，即时生效。

某表单修改后能实现对其他相关联的表单的对应项自动进行相关的修改。

4.3表单权限管理

管理员能根据不同流程和表单的需要设置某一流程表单的各项权限，如是否可编辑、是否可打印、是否可跳转流程，是否加锁等。

权限的设置界面与表达要简明易懂，能通过简单的培训使管理员了解各项表单权限的功能与设置方式。

4.4公文管理

管理员能改变公文实例的当前状态，对产生的公文实现结束、挂起、锁定、恢复、删除等操作。

4.5日志管理

能记录用户在使用系统过程中，对系统所做的操作。

4.6基础数据管理

任何公文在办理过程中，都需要定义说明公文密级和速级，文号的分类，提醒的方式，基础数据管理是根据系统在实施过程中，用户对公文基础输入数据的要求而设计的功能。

其目的一是为了方便用户输入，二是为规范这些数据的输入标准。

4.7在线用户监控

在线用户监控就是系统管理员，可以通过此功能监视使用系统的所有用户，如果统管理员发现某在线用户可疑并经查实，确认其非法时，则中断该用户的使用权。

4.8数据的备份与恢复

能通过系统的管理页面设定时间周期，系统自动完成系统数据库和相关配置文件的备份，并能使用光盘等媒介进行数据的异地备份。

能通过系统的管理页面简单地进行系统数据库和相关配置文件的恢复。

5、系统接口

本系统在总体设计思路上采用分布式多层架构。

为实现公文上传下达、信息交互、资产管理、会议通知下达等核心功能，系统要预留各种必要的接口，系统接口主要包括：

（1）CA认证系统接口；

（2）电子公文交换系统接口；

（3）电子印章系统接口；