Word文档文字处理实用技巧大全Word格式.docx

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重复上一次的操作

　　F5：

编辑里的定位

　　F12：

选择"

文件"

菜单上的"

另存为"

命令

　　Shift+F2组合键：

复制文本

　　Shift+F3组合键：

改变字母大小写

　　Shift+F4组合键：

重复"

查找"

或"

定位"

　　Shift+F12组合键：

保存"

　　Ctrl+F2组合键：

打印预览

　　Ctrl+F4组合键：

关闭窗口

　　Ctrl+F12组合键：

打开"

　　Ctrl+Shift+F12组合键：

打印"

命令

关于字体及字号的快捷键

　　Ctrl+Shift+F组合键：

改变字体

　　Ctrl+Shift+P组合键：

改变字号

　　Ctrl+Shift+>

组合键：

增大字号

　　Ctrl+Shift+<

减小字号

　　Ctrl+]组合键：

逐磅增大字号

　　Ctrl+[组合键：

逐磅减小字号

　　Ctrl+Shift+C组合键：

复制格式

　　Ctrl+Shift+V组合键：

粘贴格式

　　Ctrl+1组合键：

单倍行距

　　Ctrl+2组合键：

双倍行距

　　Ctrl+5组合键：

1.5倍行距

　　Ctrl+0组合键：

在段前添加一行间距

　　Ctrl+E组合键：

段落居中

　　Ctrl+J组合键：

两端对齐

　　Ctrl+L组合键：

左对齐

　　Ctrl+R组合键：

右对齐

　　Ctrl+M组合键：

左侧段落缩进

　　Ctrl+Shift+M组合键：

取消左侧段落缩进

　　Ctrl+T组合键：

创建悬挂缩进

　　Ctrl+Shift+T组合键：

减小悬挂缩进量

　　Ctrl+Q组合键：

取消段落格式

　　Ctrl+Enter组合键：

分页符

　　Alt+Ctrl+C组合键：

版权符号

　　Alt+Ctrl+R组合键：

注册商标符号

　　Alt+Ctrl+T组合键：

商标符号

　　Alt+Ctrl+.组合键：

省略号

　　Shift+右箭头：

右侧的一个字符

　　Shift+左箭头：

左侧的一个字符

　　Ctrl+Shift+右箭头：

单词结尾

　　Ctrl+Shift+左箭头：

单词开始

　　Shift+End组合键：

行尾

　　Shift+Home组合键：

行首

　　Shift+下箭头：

下一行

　　Shift+上箭头：

上一行

　　Ctrl+Shift+下箭头：

段尾

　　Ctrl+Shift+上箭头：

段首

　　Shift+PageDown组合键：

下一屏

　　Shift+PageUp组合键：

上一屏

　　Ctrl+Shift+Home组合键：

文档开始处

　　Ctrl+Shift+End组合键：

文档结尾处

　　Alt+Ctrl+Shift+PageDown组合键：

窗口结尾

　　Ctrl+A组合键：

包含整篇文档

　　Ctrl+Shift+F8组合键，然后使用箭头键；

按Esc键取消选定模式：

纵向文本块

　　Alt+1

　　F8+箭头键；

按Esc键可取消选定模式：

文档中的某个具体位置

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★用Word绘图时如何选择多个对象

　　众所周知，Word具有强大的文本、图形混合排版功能。

当我们采用Word提供的绘图工具进行绘图时，需要将若干个基本图形对象（以下简称对象）选定后，再利用“绘图”工具栏提供的“组合”命令进行组合，这样才不至于在排版过程中，将插入到文本中的图形搞得面目全非。

为此，本文将对多个对象的选择技巧作一介绍：

　　1.当组成一个图形的对象比较少，并且对象容易被鼠标捕捉时。

　　我们可以将鼠标箭头移动到对象的上面，当鼠标出现十字箭头时，按下鼠标左键即可选定此对象，当选定多个对象时，只要按住Shift键，用同样的方法依次单击各个对象即可选中多个对象。

　　2.当组成一个图形的对象比较多，并且比较集中时。

　　我们只要单击“绘图”工具栏的“选择对象”工具按钮，在对象区域外侧的适当地点按住鼠标左键，然后拖动鼠标出现一个矩形的虚线框，待欲选定的对象或全部对象位于矩形虚线框内时释放鼠标左键，便可选中多个或者全部对象。

3.当要选定的对象比较分散，并且对象不易被鼠标捕捉时。

　　首先单击“工具”菜单栏，单击“自定义”命令。

在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选择“绘图”选项，用鼠标将“命令”列表框中的“选中多个对象”拖放到“绘图”工具栏中，单击“关闭”按钮。

当在Word工作区内绘制了多个对象时，单击“绘图”工具栏建立的“选中多个对象”工具按钮，在弹出的“选中多个对象”对话框中列出了所有对象，在“对象”列表框中用鼠标单击欲选定的各个对象，选择完毕后单击“确定”按钮，即可选中多个对象。

★绘图技巧

　　1.不打折画直线技术

⑴画一般直线：

点击绘图工具栏上的“直线”命令，然后按住Shift键拖动；

⑵画极短直线（例如坐标轴上的刻度线段）：

单击绘图工具栏上的“矩形”命令，按住鼠标左键拖出矩形，然后选中矩形，单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中单击“设置自选图形格式”命令，将“高度”设为0，宽度设为0.1。

　　2.旋转技术：

选中对象，单击工具栏的“自由旋转”命令，用环型箭头指针套住一绿控点，牵引对象绕其质心旋转，如图Word1.7.40-2若需以15°

为角度改变单位旋转，可在牵引同时按住Shift键。

　　3.微移技术：

为更轻松地绘出细节，或控制对象以极微小步距移动，可以采用下面的方法：

⑴按住Alt键拖动；

⑵将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小，即0.01字符和0.01行；

⑶将鼠标指针移动速度调小。

★综合利用各种艺术效果

　　Word中提供了多种艺术字格式，为用户创建漂亮的文档提供了帮助。

如果将“艺术字”功能与“三维”及“阴影”功能相结合，会使艺术字的形式更多样。

具体操作方法为：

　　首先把鼠标移动到需要插入艺术汉字的位置处，单击“插入”菜单栏，选择“图片”，单击“艺术字”命令，在编辑界面中插入需要的艺术字；

　　接着再用鼠标单击艺术字让艺术字处于选中状态，然后将艺术字作为图片进行编辑，例如对艺术字进行三维或阴影效果处理，是不是比直接使用艺术字效果要好啊？

　　如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、颜色等不满意，可点击三维（阴影）效果按钮，并选择三维（阴影）设置。

★自定义新符号

　　虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如要作弧线，这时就只有通过自己来定做了。

定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文以定做弧线为例简单地说明其过程。

　　首先单击“插入”菜单栏，选择“对象”，然后在弹出的对话框中选择“新建”栏中的“MicrosoftWord图片”项，单击“确定”，这样就到了图片的编辑区中，下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。

在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就可以了。

　　另外，在选择制作Word图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。

依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。

如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。

★2字变13字的进化

　　在文档中输入需要定义为自动图文集的所有内容如“中华人民共和国中央人民政府”。

　　小提示：

自动图文集既可包含文字，又可包含图形、表格以及它们的组合。

将那些希望定义为自动图文集的文本或图形、表格及它们的组合定义为块。

　　单击“插入”菜单栏，选择“自动图文集”子菜单中的“新建”命令，打开“自动更正”对话框；

　　单击“自动图文集”选项卡；

　　此前用户在文档中所定义的块就会出现在“自动图文集”选项卡的“预览”框中，在“请在此键入自动图文集词条”框中输入自动图文件的名称如“中央”；

　　在“有效范围”栏中选择“所有活动模板”选项，以便今后可在任何情况下使用该自动图文集；

　　复选“显示有关自动图文集和日期的‘记忆式键入’提示”选项。

　　该选项的作用在于，只要用户在文档中输入了某个自动图文集的名称，系统就会显示出该自动图文集的完整内容，并允许用户快速将其插入到Word文档中，这就可加快在文档中插入自动图文集的速度。

用户若不选择该选项，则只能通过菜单命令插入自动图文集，这就丧失了用自动图文集加快操作速度的初衷）；

　　单击“添加”按钮，将“中央”自动图文集添加到系统的自动图文件列表中；

　　单击“确定”按钮，关闭“自动更正”对话框；

　　这样，我们就定义了一个以“中央”命名的自动图文集。

此后我们只需在文档中输入“中央”字样，系统就会弹出一个浮动显示框，将该自动图文集的全部内容“中华人民共和国中央人民政府”显示出来，如图，我们只需按下回车（或F3）键即可将它们插入到文档中（按下其它各个键可继续输入其他内容而不插入自动图文集）。

另外我们也可利用“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的相应命令来达到同样的目的，操作常方便。

★怎样防止打印信封时打偏

　　在使用Word打印信封时，每次都要将信封放在打印机手动送纸盒的中间才能正确打印信封，可是由于手动送纸盒上没有刻度标，因此经常将信封打偏。

其实可以通过修改打印机的送纸方式，使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边这样就不怕打偏了，设置方法如下：

　　单击Word菜单栏上“工具”菜单，选择“信封和标签”，单击“选项”，在“选项”对话框中选择“打印选项”，选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式，单击“确定”即可。

★如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件

　　在日常办公中，常常要在另一台机器上打印本机Word文件，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台机器上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台机器上又未安装该字体，那么打印时就会遇到麻烦。

要想打印该字体，是不是也要在另一台机器上安装该字体呢？

　　其实大可不必。

首先，单击“工具”菜单栏，选择“选项”命令，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台机器上打开此文档时，即使这台机器没有安装创建此文档的字体，仍可用这些字体来查看和打印文档。

　　补充两点：

一是以上功能实现的前提，需要用户创建文档的字体必须是TrueType字体（这是微软公司和Apple公司共同研制的一种字型标准）；

二是当用户采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时，为减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”（此选项当选中“嵌入TrueType字体”时将被激活）。

★在Word中打印海报

　　有些用户以为打印机太小而不适合打印大海报？

其实，用户的打印机完全可以胜任。

　　将文字打在Word中，编辑完以后，取个临时性的名字（比如说china.doc）存好。

然后打开Excel空工作簿，估计用户需打印的实际大小，比如5×

5，即25张A4纸，在行号上拖动鼠标选中5行，单击“格式”，选择“行”，单击“行高”命令，输入行高的最大值409；

在列号上选中5列，同理设置“列宽”值为50，使行与列相匹配，这组数字是针对A4纸的长宽比设置的。

　　缩小显示比例以便在屏幕中全部显示出来，拖动鼠标选中所需部分，单击“文件”菜单栏，选择“打印区域”，单击“设置打印区域”命令，单击“视图”菜单栏，单击“分页预览”，便可看到带页码的分割视图了。

　　单击“插入”菜单栏，选择“对象”，单击“由文件创建”命令，然后单击“浏览”找到刚才存好的Word文档，单击“确定”，Word文档便出现在Excel工作簿中了。

将文档拖至打印范围内，选中文档，单击鼠标右键，单击“图片对象”选择“document转换”，将“输出类型”定为“MicrosoftWord图片”，然后将“图片”拖至适当的大小（如不进行转换，Word文档改变大小后格式也将跟着改变）。

　　选中“图片”，单击鼠标右键，选择“设置图片格式”，单击“颜色与线条”命令，将填充颜色设为无填充色，将线条颜色设为无线条色。

　　双击“图片”还可以对“图片”内容进行编辑修改，因为它还是Word格式。

再单击“打印预览”，选择“设置”，点“工作表”，勾上“网格线”和“行号列标”，便可以看到每一页的实际情形了，而且每一页都有行列的标号，张贴的时候就不会贴错了。

　　如果预览的效果不十分理想，没关系，只要在“打印预览”的“设置”中对“页面”的“缩放比例”稍作调整就可以了，同时将页边距及页眉页脚都设为0，因为行列的标号处已足够用户粘贴了，不过用户须将纸张大小设得比较精确才行。

用户还可以利用Word的强大功能加上插图、花边和艺术字，如果用彩色打印机打印，那效果当然就别提了，当然用户也可以如法炮制来打印横幅和标语。

★Word的复印机缩放功能

　　当用户编辑了一篇Word文档，需要打印到A3（29.7×

42厘米）的纸张上，而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4（21×

29.7厘米）的幅面，怎么办呢？

　　其实，如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同，用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能，就是说用户可以通过“缩放”命令，让Word为文档设置格式，使其符合打印机的纸张尺寸。

操作步骤如下：

　　单击“文件”菜单中的“打印”命令，系统弹出“打印”对话框，在“缩放”下，在“按纸型缩放”下拉列表框中，选择要使用的纸型，比如我们选择A4纸型。

单击“确定”按钮。

　　这时，Word将调整文档的页面使其适合所选纸型，在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档，通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上，这类似于复印机的“缩小／放大”功能。

★将图片移到合适的位置

　　当用户在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。

如果需要精确地控制图片的放置位置，用户可以在拖动对象时按住“Alt”键，以暂时忽略网格。

用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。

　　如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。

为了确保该功能可用，请用户双击该图片，然后选择“版式”选项卡，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式，最后单击“确定”按钮即可。

★Ctrl在绘图中的作用

　　前面介绍了Shift键在绘图时的重要功能，它的“邻居”——Ctrl键也可以在绘图时发挥巨大的作用。

　　在拖动绘图工具的同时，按住Ctrl键，所绘制出的图形是用户画出的图形对角线的2倍；

在调整所绘制图形大小的同时，按住Ctrl键，可使图形在编辑中心不变的情况下进行缩放。

★去除绘图时出现的画布

　　用户在WordXP中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”，有的用户可能并不希望看到它，可以使用以下方法去除。

　　执行“工具”菜单上的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“常规”选项卡，去除“插入[自选图形]时自动创建画布”复选框的选择即可。

★如何对齐图形

　　按下Shift键，依次选取需要对齐的图形，然后按下绘图工具栏上的“绘图”按钮，在弹出地菜单中选择“对齐或分布”子菜单，然后再选择对齐方式即可。

★如何微调图形及图像的位置

　　在调整图形或图像的位置时，使用鼠标进行拖动不太精确，往往无法达到满意的位置，用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用←、↑、→、↓的方向键来进行精确微调。

★域锁定导致域结果不能正常更新

　　如果要更新域结果，可以先单击此域，然后按下“F9”键。

如果信息仍未更新，则可能是因为已经锁定了此域。

要解除对此域的锁定，请单击此域，然后按下Ctrl＋Shift＋F11组合键，然后再次按下F9键。

★打印出的日期有误

　　如果使用“插入”菜单栏中的“日期和时间”命令插入日期和时间，则除非选择自动更新日期和时间，否则Word不会更改所插入的日期和时间。

要使Word能够自动更改日期和时间，先单击“插入”菜单栏中的“日期和时间”命令，然后选中“自动更新”复选框。

在单击该域再按下F9键后，Word将会显示当前日期和时间。

　　如果将日期作为域插入，但未对其进行更新，也会显示错误日期。

此时可以更新域。

方法是：

单击此域，然后按下F9键。

　　打印时自动更新日期的方法是：

单击“工具”菜单栏中的“选项”命令，然后单击“打印”选项卡，选中“打印”选项框下的“更新域”复选框。

　　如果要跟踪创建、最后打印、最后保存文档的时间，可以单击“插入”菜单栏中的“域”命令，单击“类别”框的“日期和时间”选项，然后插入CreateDate、PrintDate或SaveDate域。

可以使用这些域的选项来实现只打印日期或时间，也可以二者都打印。

★超级链接的直接插入

　　利用中文Word提供的“插入”功能直接在文档中插入一个超级链接是创建超级链接最基本的方法，其具体的操作步骤为：

　　将光标移至希望插入超级链接的位置，单击“插入”菜单栏中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“链接到”列表框中选择适当的链接范围（如“本文档中的位置”、“新建文档”、“Web页”等），这里我们选择“原有文件或Web页”选项。

在“要显示的文字”栏中输入超级链接的名称（如“首都在线”）。

在“请键入文件名或Web页名称”栏中输入超级链接的网址（这里应输入首都在线的网址）。

单击“屏幕提示”按钮，打开“设置超级链接屏幕提示”窗口。

输入系统对该超级链接的屏幕提示（如“263”）。

单击“确定”按钮，关闭所有对话框。

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　　这样，首都在线的网址就会作为超级链接插入到用户正在编辑的文档中，它在默认情况下会采用蓝色、并加下划线方式显示“首都在线”几个字样，我们只需将鼠标放到该超级链接上，系统就会显示出用户设置的屏幕提示“263”，而单击该链接则可启动系统默认的浏览器打开首都在线的网址（链接其他文档或网址的效果与此完全一样），使用十分方便。

★利用自动更正功能将网址转化为超级链接

　　利用中文Word的自动更正功能，我们只需直接在文档中输入有关Internet网址或电子邮件地址，系统就会自动将它们转换为超级链接（如我们在文档中输入之后，系统就会自动将其转换为超级链接），然后我们就可以通过单击该链接直接启动浏览器打开相应网址，使用非常方便。

如果用户在输入有关Internet网址之后，系统不能自动将其转换为超级链接，则有可能是系统的自动更正功能处于关闭状态所致。

为此，我们只需执行“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框并单击“键入时自动套用格式”选项卡，最后复选“键入时自动替换”下的“Internet和网络路径替换成超级链接”选项，激活系统自动更正的超级链接功能即可。

★清除超级链接的下划线

　　我们在文档中插入超级链接之后，系统会自动在每个超级链接的下面显示一个下划线，这本来是为了让用户更好的区分超级链接与普通文本而设置的，不过打印该文档时这个额外的下划线就会影响文档的打印效果，我们可以在保持其超级链接特征的前提下取消这个下划线。

　　选中超级链接，单击“格式”菜单栏中的“样式”命令，在“样式”中选择“超级链接”，单击“更改”按钮，

　　在“更改样式”对话框中，单击“格式”按钮，选择“字体”命令。

　　在“字体”选项卡中，单击“下划线”下拉菜单，选择“（无）”，单击“确定”即可。

★更改超级链接文字的外观

　　通常情况下，Word会将用户在文档中插入的超级链接显示为蓝色带下划线的形式，而将已经访问过的超级链接显示为紫色带下划线的形式，这就与正文的显示方式不太一样，起到了醒目的作用。

不过有些用户可能会对Word这种默认的超级链接外观感到不满意，而希望对其进行修改。

为此，我们只需使用Shift+左右光标键将超级链接定义为块，然后执行“格式”菜单的“字体”命令，打开“字体”对话框，最后我们就可以利用它对超级链接的外观（包括字体、字号、颜色、下划线的种类等）进行设置了，使用非常方便。

★取消超级链接的转换

　　当我们在Word文件中键入网址或信箱的时，默认的情况下系统会自动为我们转换为超级链接，只要点击一下这些链接，便可以启动Windows默认的浏览器打开链接的页面或启动系统默认的邮件处理软件来撰写新邮件。

但通