行政人员素质测评.docx

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行政人员素质测评

行政人员素质测评

第一节行政人员素质测评指标和测评方法

一、行政人员基本素质构成

（一）生理素质

从生理素质方面来说，行政人员除了应具备良好的体质和旺盛的精力之外，还应在年龄、身高、视力、听力等个人身体条件方面达到一定的要求。

（二）心理素质

1．个人能力

行政人员的个人能力是影响其工作效率的基本心理素质，具体体现在以下两个方面。

（1）–般能力倾向

行政人员应具备较好的行政职业能力，包括数量关系能力、常识判断能力、判断推理能力、言语理解与表达能力、资料分析能力等。

（2）特殊能力倾向

首先，文书能力倾向即知觉速度与准确性是行政人员的必备能力之一。

其次，创新能力对行政人员工作效能的提高也很重要。

2．人格特征

行政人员的人格特征主要体现在职业道德、职业兴趣、个性倾向三个方面。

（1）职业道德

行政人员应忠于职守、恪守信用、严守秘密、善于合作、文明礼貌，并能够实事求是。

（2）职业兴趣

职业兴趣倾向也会影响行政人员的工作效率。

以霍兰德职兴趣为例，行政人员的职业兴应倾向于常规型，顺从、谨慎、稳重、关注细节，喜欢从事稳定、系统、有秩序、有条理的工作。

（3）个性倾向

行政人员的性格倾向应是内外向相结合，既活泼开朗又沉着冷静、既敏锐大胆又谨慎细心、既自信热情又自制勤奋。

（三）知识素质

1．专业知识

行政人员应掌握的专业知识包括行政管理知识、秘书学知识、公文写作知识、文书档案知识、会务及人际关系知识等，还应包括行政人员所在部门的具体岗位方面的专业知识。

2．相关辅助知识

行政人员应对政治、哲学、语文、外语、数学、管理、统计、法律等各学科的知识都有一定程度的了解，甚至还包括历史、地理、艺术修养类知识。

3．专业技能知识

行政人员还应具备熟练的专业技能才能胜任工作岗位，具体包括速记、打字、写作、文档编辑、归档、统计、办公自动，化等技能，有的高级行政人员还需具备驾驶技能。

二、确定行政人员素质测评要素

根据行政人员的基本素质构成，可以分析如表9-1所列的测评要素。

表9-1行政人员素质测评通用要素一览表

素质结构

测评要素

测评内容

生理素质

体质

身体健康状况

身体条件

身高、视力、听力、形象

心理素质

一般能力倾向

数量关系能力、常识判断能力、判断推理能力、言语理解与表达能力、资料分析能力

特殊能力倾向

文书能力倾向（知觉速度与准确性、创造力倾向、人际交往倾向

性格特质

职业兴趣倾向、内外向性、责任倾向、情绪稳定性、严肃谨慎性、环境适应性、自律性

知识素质

行政专业知识

办公自动化、网络、秘书学、公文写作、文书档案、会务及人际关系、外语、礼宾接待等知识

专业技能

打字、速记、写作、阅读概括、编辑校对、文档管理、统计分析、自动化办公技能

沟通协调能力

文书表达力、语言表达能力、人际交往意识与技巧、协调能力

自我管理技能

织计划能力、事务执行能力、学习适应能力、应变与自我情绪控制能力

三、选择行政人员素质测评方法

行政人员素质测评方法可以分别从生理、心理、知识素质三个角度来考虑。

表9-2列出了行政人员素质测评通用的方法。

表9-2行政人员素质测评通用方法一览表

素质结构

测评维度

测评内容

测评方法（测评工具）

生理素质

体质

身体健康状况

体检或分析体检表

身体条件

身高、听力、视力

体检或分析体检表

形象、仪表

面试

心理素质

智力

智商水平

心理测试（成人智力量表）

一般能力倾向

详见表9-1

心理测试（GATB量表、国家行政人员职业能力测试题）

特殊能力倾向

文书能力倾向

心理测试（明尼苏达文书能力测评量表）

创造力倾向

心理测试（威廉斯创造力倾向测评量表）

人际交往倾向

心理测试（自行编制）、面试

性格特质

职业兴趣倾向

心理测试（霍兰德职业兴趣与价值观测评量表）

内外向性、责任倾向、情绪稳定性、谨慎性、环境适应性、自律性

心理测试（16PF测评量表）

知识素质

行政专业知识

知识测试、面试

专业技能

实际操作、面试

沟通协调能力

面试、评价中心技术

自我管理技能

面试、评价中心技术

第二节行政人员素质测评

行政人员一般包括行政秘书、前台文秘、文员、档案管理员等相关人员，主要从事一些文书、服务、协调及监督类的工作。

不同的行政岗位，其具体的岗位职责不同，要求行政人员应具备的素质水平也不同。

一、行政人员工作分析

（一）分析行政人员的工作职责

1．行政秘书工作职责

政秘书的主要职责是协助管理人员的工作，保证企业业务的良好运转；负责协助企业形象维护与公关活动；负责企业文化建设；负责出差管理和印章管理。

其主要工作内容如表9-3所示。

表9-3行政秘书工作职责一览表

职责项目

具体职责描述

协助制定工作计划、管理制度

1．协助组织相关人员参与讨论、研究和制定企业的长期发展规划

2．协助制定企业年度经营计划和部门工作计划

3．协助编制企业年度工作计划

4．协助制定和完善企业内部的管理体系和各项管理制度

5．协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督企业内部管理的规范性和有效性

协助管理层的工作

1．协助总经理的工作，提供决策支持

2．完成总经理交办的其他任务

会议管理

1．协助组织和安排管理层会议，起草会议文件，完成会议记录与整理工作

2．通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况

企业形象与文化建设

1．协助企业的形象设计和公关活动

2．负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触

3．协助组织并协调企业的公关危机处理

4．协助企业网站的建设与更新

5．协助组织企业内部员工活动，建立员工与管理层的沟通渠道

6．组织企业内部刊物的出版

安排差旅事宜

1．负责员工出差计划和预算审核

2．负责预定机票、火车票、客房等，负责差旅人员行程及联络登记

3．出差旅程记录审核、报销费用审核

其他相关事宜

1．依据印章管理规定实施印章管理

2．负责固定资产采购，采购、分发和控制办公用品

2．前台文秘的工作职责

前台文秘主要负责来客接待、企业总机管理、资料库管理等相关工作，其具体工作内容如表9-4所示。

表9-4前台接待人员工作职责一览表

职责项目

具体职责描述

接待工作

1．接待来访客人，记录并通知相关部门

2．接听总机电话，并做相应转接

电话管理

电话权限控制和电话清单结算，电话卡管理

信件、邮件、资料管理

1．负责管理报纸、杂志的订阅工作

2．信件、包裹的收发和登记，邮件的收、转、发与保管工作

3．资料增订、购买、登记、管理，资料借阅的登记和管理

前厅、接待区域的美化工作

1．负责维护前厅、接待区域内的整洁，放置、整理该区域内的报刊杂志

2．该区域内盆景植物的日常维护和保养工作

监督考勤刷卡

协助人力资源部对企业员工考勤的管理，监督员工执行上、下班刷卡制度

其他工作

记录、整理工作信息，打印备忘录、通信录及其他文档

3．行政文员工作职责

行政文员负责处理办公室内的一些日常例行工作，如档案资料的整理与保管、传真文件的收发与登记、文件复印与打印管理、打字记录、校对核对、装订函件、通知联络等相关工作。

表9-5列出了行政文员的主要工作内容。

表9-5行政文员工作职责一览表

职责项目

具体职责描述

传真文件管理

将来往传真按要求详细登记，并转达给相关人员

文件复印管理

操作、登记和控制复印，尤其是公司文件的复印

文件打印管理

负责相关文件的打印工作

办公用品管理

1．统计办公用品需求，报行政助理采购，并负责分发和库存控制

2．登记并统计各部门的办公用品消耗，控制办公用品支出

（二）分析行政人员的任职资格

1．行政秘书的任职资格

根据行政秘书的主要工作职责，表9-6列出了行政秘书主要的任职资格。

表9-6行政秘书任职资格一览表

资格项目

具体资格描述

学历/专业

文秘、公共关系、行政管理、企业管理等相关专业大学专科及以上学历

必备知识

专业知识

文秘实务、公文写作知识、日常办公事务处理知识、行政事务处理知识、办公用品管理知识、档案管理知识

外语要求

国家英语六级，具有一定的英语听说能力

计算机及其他要求

熟练操作自动化办公软件及计算机、打印机、传真机、复印机等

经验知识|

工作经验

两年以上相关工作经验

培训经历

接受过行政管理、礼仪、公文写作、文秘等方面的专业培训

业务了解范围

掌握企业行政管理、公文写作、文档管理及公关礼仪等知识

了解企业内部情况及业务运作流程

掌握与媒体接触的技巧

能力

文书表达能力

较强的中文写作能力，熟悉公文写作，能够独立撰写各种事务性公文

沟通协调能力

与相关部门负责人及企业领导的沟通与协调，处理好日常办公事务

语言表达能力

良好的口头表达能力，准确传达上级的各项指示和会议精神

执行能力

准确、高效地执行上级交办的各项事务的能力

人际交往能力

富亲和力，较强的交往能力

危机处理能力

能应付日常突发的各种事件，反应灵活

人格特征

个性特征

性格外向、豁达乐观，主动积极、乐于助人，忠诚守信、保密意识强

职业素养

严谨敬业、责任心强，果断、有条理，保密意识强，具有团队合作精神

生理素质

身体健康、能够承受一定强度的工作，具有良好的形象和气质

2．前台文秘的任职资格

根据前台文秘的工作职责，其任职资格如表9-7所示。

表9-7前台文秘的任职资格一览表

资格项目

具体资格描述

学历/专业

文科类专业，大专及以上学历

必备知识

必备知识

办公环境管理知识、员工食宿管理知识

外语水平

国家四级及以上水平，具有简单的英语会话能力

计算机要求

具备基本的网络知识，一定的文字输入速度

自动化办公要求

熟练使用自动化办公设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等

经验知识

培训经历

受过行政管理、礼仪、公文写作、公共关系等方面的培训

工作经验

一年以上相关工作经验

能力

沟通能力

言语简明扼要，具有出色的谈话技巧，易于被人理解

倾听能力

注意倾听，力求明白

应变能力

待人处世较为灵活，处理问题的灵活应变能力

客户服务能力

知悉客户服务的标准规范

人格素零

个性特征

性格外向、豁达乐观、敏感灵活，富有亲和力，主动积极，乐于助人

职业素养

严谨敬业，果断、有条理，保密意识强，团队合作意识强

生理素质

身体健康，普通话标准，声音甜美，良好的形象和气质

3．行政文员的任职资格

根据行政文员的基本工作职责，其基本素质和技能应达到如下六项要求。

第一，工作主动、细致、热情，具有优质服务的观念和强烈的工作责任感。

第二，具有一定的协调能力。

第三，工作中具备较强的保密意识。

第四，具有较宽的知识面，具备较强的学习能力和表达能力，能从事基本的文书工作。

第五，了解公司产品的基本知识及部门具体业务所要求的基本技术知识。

第六，熟悉通用办公设备的使用及简单维护，精通常用办公软件的使用和基本的电脑操作与维护。

中英文打字不少于80字／分钟。

（三）行政人员测评要素的构成

根据对行政人员基本素质构成及任职资格的分析，可得出各类行政人员的测评要素，如表9-8所示。

表9-8行政人员测评要素一览表

人员类别

测评要素

行政文员

前台文秘

行政秘书

知识与经验

办公自动化知识、网络知识

办公自动化、网络、秘书学、公文写作、文书档案、会务及人际关系、外语、礼宾接待等知识

办公自动化、网络、秘书学、公文写作、文书档案、会务、及人际关系、外语、礼宾接待等知识

专业技能

打字、速记、校对、统计计算、自动化办