浅谈法律文书的注意事项讲解.docx
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浅谈法律文书的注意事项讲解
浅谈法律文书的注意事项—李炎良
制作行政执法文书，首先要坚持三个原则：
坚持实事求是的原则；坚持遵守法制的原则；坚持效率的原则。
在这三层原则指导下，还要努力做到以下四方面的要求：
文书主旨要鲜明；文书内容要规范；文书语言要准确；文书效力要稳定。
所以，作为一名执法人员，不仅要熟练掌握文书的制作，还应当认真学习法律法规条文规范，这样才能够不断地提高文书的制作水平和制作技巧，制作出符合法律要求的高质量的文书。
一、行政执法案卷：
它是质量技术监督行政执法案件卷宗的封面。
好像人的脸面一样，所以要整洁。
注意的事项有：
1、案由不清。
包括主体不清，如主体使用简称等。
违法行为不清，不反映出是何种性质的违法。
2、处理结果不分项填写。
或者只写罚款一项，不写其它处理决定。
3、自年月至年月，这空格填的日期是办案期限，有的同志误写为案卷的保管期限。
4、案卷的保管期限一般情况为3年，对于行政诉讼及行政复议及其它重要的案卷，根据具体情况保管期限延长。
5、归档号应该按当场处罚、一般程序处罚、行政诉讼及行政复议等处罚分开填写。
因有的单位大案较多，案卷较少，所以归档号由案卷管理人员填写。
二、卷内文件目录：
它是行政执法案件处理结束后，执法人员将案件处理过程中的全部材料进行归档时使用的文书。
此文书不编页码。
主要注意的问题有：
1、文书不按时间顺序排列。
2、有文件编号的文书未写编号。
3、未写文件日期；
4、缺少文件所在的页码。
三、现场检查笔录：
它是技术监督管理机关对涉嫌违法当事人的物品或涉嫌违法的场所依法进行检查时，对检查情况制作的书面记录，它是一种法定的证据形式，是一种十分规范的法律文书。
因此该文书可以直接作为行政复议和行政诉讼的标的，但是有些执法人员在制作现场检查时候，不仅现场检查笔录有空项，而且往往容易出现以下问题，从而造成现场检查笔录证据效力降低或者无效。
1、现场检查笔录有空项，也就是正文（检查情况）以上部分填写不全或不完整。
2、不记载出示执法证件及编号，表明执法身份的执法程序。
根据《行政处罚法》的规定，执法人员在对涉嫌违法当事人的物品或者现场进行检查时候，必须向当事人出示能够证明执法身份的行政执法证件，才能依法实施检查。
未记载出示执法证件、表明执法身份就是未遵守法定程序，提取的证据就是不具备程序合法性，当然就不能作为定案的证据。
3、现场检查时未记录被检查单位的代表人是否到场及有无见证人，使得记录的证据无效。
4、现场检查记录误作为行政处罚记录。
现场检查记录是证据的一种法定形式，只有和其他证据材料相互配合使用，才能判断当事人是否构成违法。
因此，现场检查笔录不应该记载诸如“不合格蛋糕50盒、假冒产品100箱等”并责令当事人现场销毁等行政处罚情况，这样，就使采集证据的过程变成直接进行行政处罚的过程，形成程序违法导致证据无效。
5、不记载采取的行政强制措施。
执法人员在对当事人的物品或现场实施检查时，对涉嫌违法的物品根据不同的情况采取相应的行政强制措施，是现场检查笔录应当记载的内容之一，但执法人员往往忽视对这一情况的记载，致使现场检查笔录未能反映对现场检查的全过程。
所以现场检查笔录应当对采取行政强制措施的种类、被采取措施物品的种类、数量以及法律文书是否当场送达当事人进行详细记载，以反应现场检查的全过程。
6、现场检查笔录没有当事人“以上情况属实”签字确认。
7、此文书增加续页时，但每一页结尾处，都应当有有关人员签字，且有年月日，并由行政相对人在重要处及修改处按手印及数页骑缝印。
8、为保持文书整洁，在文书背面及其它空白地方不要乱写，结尾空白部分应写明以下空白。
注新现场笔录要求：
现场检查和制作现场检查笔录的要求：
现场检查笔录的正文部分，除按照常规的要求制作外，对下列关系量罚的事项应当做到：
（1）对当事人的资格、身份（如是否有法定的许可证、营业执照）要进行记录。
（2）对正在现场进行作业的人数或者涉及的人员（如使用的未成年人），要进行清点，并询问、记录有关情况。
（3）对违法的规模（如制假的设备数量）进行记录并拍照。
（4）对违法涉及的证据（违法使用或者制作的光盘、书刊、信件、假烟、假酒等），要清点数量，记明名称、规格、包装、标识、质量、数量、形状、颜色、质地等，并拍照。
（5）对执法人员制止后的情况（是否不听、是否仍在转移物品、是否对抗以及其他异常表现等）要加以记录。
（6）依法采取的查封、扣押情况，也要记录。
（7）涉嫌违法物品或者书刊要询问来源并记录。
（8）被调查人拒签注明拒签事由，见证人签名或盖章并注明其身份。
四、立案审批表：
是表述执法人员和部门负责人关于应当立案处理或移送其他部门处理的意见。
因此《立案审批表》部门负责人审批同意后，再进行调查程序。
这里需要指出的是：
1、此文书内的“案情摘要”中的时间、地点等主要情节要叙述明白，使得审批人看到此内容就知道是什么情况。
2、经办人意见中要有分析、要有理由。
不应该写明处罚方式和幅度。
3、如果在案件调查过程中，发现案件当事人发生变化，或者违法行为需重新确认时，应当以新确认的当事人或违法行为重新制作立案审批表。
﹡注：
立案审批表后增添案件主办人指定书
五、通知书：
它是质量技术监督部门在办理案件过程中，将涉及当事人权利、义务的事项通知当事人的法律文书。
按照《质量技术监督行政案件办理程序的规定》第十九条中的规定：
“对行政相对人作询问调查时，可以根据需要下达《通知书》”。
此《通知书》就是我们常用的《质量技术监督通知书》，在执法工作中可以多次使用。
其使用范围应当仅限于在通知执法程序事由时使用。
（在执法中对当事人作出实体权力、义务的决定时，是不能使用此文书）。
该文书对外使用，可以在行政复议或者行政诉讼中作为证据使用，但是不能单独成为行政复议或行政诉讼的标的。
按照《质量技术监督通知书》规定的格式内容，在填写时应当注意以下几点。
1、被通知单位的填写，虽然说《质量技术监督通知书》不能单独成为行政复议或行政诉讼的标的，但在行政复议或者行政诉讼中作为证据使用时，如果被通知单位填写与《行政处罚决定书》中的被处罚单位名称不一致，且在《调查笔录》中未作明确的交待，《质量技术监督通知书》作为证据使用时，其效力就会大大降低，甚至会影响到整个案件的成败。
所以在填写被通知单位时要以当事人提供的有效证照上注明的名称为准，如营业执照、企业代码、身份证等有效证照。
2、通知事由的填写，在填写时应当填写涉及当事人权利、义务的事项。
如在某企业执法检查时，发现该企业涉嫌未取得《全国工业产品生产许可证》擅自生产目录中产品的违法行为时，填写的内容为“你单位生产产品是否取得《全国工业产品生产许可证》有关事宜的调查”。
填写的内容不要使用肯定的语言，因为此《通知书》使用的目的是通知当事人在规定的时间内、到指定的地点接受调查，所以通知事由的填写不宜复杂，应简单明了。
（不能有通知事由表述不完整，使行政相对人无法准备，到达时无法提出听证、申辩理由，无法回答询问等）。
3、注意事项的填写，此时填写的内容可以说是《质量技术监督通知书》关键所在，往往也是我们最容易忽视的内容，如果说在行政复议或者行政诉讼中作为证据使用时，内容的填写是否完整，要求是否具体，直接关系到证据的效力。
如在上述案例中，根据通知事由的填写内容，在注意事项的填写时必须与通知事由的填写内容相关联，要求当事人提供《全国工业产品生产许可证》是必定内容，其次是生产、销售记录的提供。
如果说当事人未能按照注意事项的要求提供相关材料，即使是当事人在行政诉讼中提供相关材料，法院对当事人提供的相关材料依法是不予认可的。
另外根据《质量技术监督通知书》填写的注意事项在调查笔录中也要有交待，使之形成证据链。
4、收件人和收件时间的填写，此内容的填写是证明《质量技术监督通知书》所通知的内容已被当事人知道，如果当事人未能按照通知的要求履行义务，此《通知书》则在行政复议或者行政诉讼中可作为证据使用。
5、听证通知中要求行政相对人到达的时间在七日前。
六、调查笔录：
调查笔录是指对调查所得情况的书面记录。
它对于当事人和行政部门均具有法律意义，在行政复议、行政诉讼中，可以作为证据使用。
因此该文书搜集的证据须充分、扎实。
为证明违法事实的真实性，一个案件中会出现多份调查笔录时，应当互相印证其有效性。
调查笔录制作的质量如何，直接关系到案件的调查和处理，在案件的查处工作中起到了举足轻重的作用。
在制作调查笔录的时候要尽量避免以下问题：
1、避免案前准备工作不充分，没有拟好调查提纲。
有的执法人员认为做调查提纲麻烦，摸着石头过河，心中没有数，不知道先问什么后问什么，该问什么不该问什么，该记什么，不该记什么，有时候很简单的违法事实，调查的前言不搭后语，甚至一件小事情多次找当事人也询问不清，没有目的性，孰不知，我们面对的经济违法当事人是十分复杂的，调查笔录一次不清楚，下次再问，有可能什么也得不到，或者得到相反的结果。
因此好的调查提纲，能使执法人员对整个案件的调查脉络清楚，其调查提纲由两名执法人员共同起草，能够使两人在案件调查时做到互相沟通，在的时候，不论谁问谁记录，都能够按照同一思路调查、记录。
2、调查当事人的时候不表明身份。
办案人员在调查取证时，应当出示办案人员执法身份证件及行政管理机关的证明文件。
具体到执法办案过程中，主要是执法人员在对有关场所进行检查、调查当事人、证人之前必须向相对人表明身份。
但是在实践中，执法人员往往忽视了这个程序要求，直接进行现场检查或调查当事人、证人，从而影响到所制作的现场检查笔录、调查笔录的证明能力和执法的严肃性。
3、确定的调查人是否与本案有关，是否有法人代表委托书等，不使调查的证据失实。
4、要告知当事人有陈述申辩和对调查人员申请回避的权利。
5、避免违法当事人的姓名记述不清楚。
例如：
在调查笔录字头中写的是“林宏伟”，而在调查过程中却写成“林红炜”。
我认为在调查当事人姓名的时候，应该以当事人的身份证为准，并且当事人签字的时候也应该以其身份证为准，这样做才更加严谨。
6、避免调查笔录目的不强，证明力差。
在调查的过程中，由于案前没有做好准备工作，对案情没有充分了解，所以在调查的过程中，不能一针见血的将违法当事人的违法事实调查清楚，或者应该追根溯源的情况，却避而不问等等漏洞，造成笔录没有证明力。
7、避免调查笔录相互矛盾，不统一。
有的案件需要多次调查违法当事人，了解违法事实和违法商品的数量，所以，执法人员最好在下一次询问时候，仔细阅读当事人上一次的笔录，对进一步核实的违法事实、数字进行统计，作到心中有数。
那么，在调查过程中即使当事人回答的有出处，也能直接指出来，以便再一次确认，直到调查笔录最后达到统一。
现实中有些执法人员由于没有仔细阅读上一次笔录内容，对有些事实、数字模糊，造成了调查笔录之间的矛盾，给案件的查处、结案工作带来极大的不便。
8、在笔录中对具体的行政行为不能定性，因为执法人员没有这个权利。
9、文书的空白部分及背面不要乱写，以保证整个案卷的整洁，案卷结尾应写明以下空白。
被调查人对调查的情况要写“以上情况属实”且签字，不同意的要说明理由。
10、此文书增加续页后，在每一页结尾处，都应当有有关人员签字，且有年月日，并由行政相对人在重要处及修改处按手印及数页骑缝印。
要求：
调查要采取七何询问法，以便为合理裁量奠定基础：
1、何人，主要查清违法主体是谁（自然人、法人或者组织）及其基本情况。
2、何时，即违法行为发生的时间、持续进行的时间以及查处的时间。
3、何地，指违法行为发生的地点、位置。
4、何事，指构成何种违法行为。
5、何情节，指违法行为涉及的物品、违法所得和销售情况，违法的过程、手段等。
6、何故，指违法的原因、动机、目的。
7、何果，即造成了怎样的危害后果。
8、被调查人阅核后签注“询问笔录上述内容，记录属实。
”
﹡案件调查终结报告应注意：
1、违法行为等次应根据违法事实、性质、情节和社会危害程度，将违法行为确定为轻微、一般、严重或者特别严重。
2、受行政处罚的依据和种类：
依据的法律条文要全文引出。
3、违法的证据应以“1、2、3、”的形式列举。
4、本格式只提供样式，具体制作时因案情不同可长可
七、行政案件审理记录：
它是记录质量技术监督行政部门行政执法案件审理工作情况的文书。
主要审理以下内容：
1、执法主体是否正确；
2、违法事实是否清楚，证据是否确凿；
3、适用的法律法规是否准确；
4、处罚种类和幅度是否适当；
5、文书是否完备，调查取证是否符合法定程序；
6、当事人陈述和申辩的理由是否成立。
7、经审查发现违法事实不清、证据不足或者调查取证不符合法定程序时，应当通知承办人员补充调查取证或者依法重新调查取证。
审查终结后，主管机构负责人应当根据不同情况，分别提出以下处理意见：
（1）违法事实不能成立，应当撤销案件；
（2）违法行为轻微的，可以免予行政处罚；
（3）违法事实成立，决定给予行政处罚；
（4）法律、法规和规章规定由各级人民政府有关部门实施处罚的，应当将案件移送有关部门处理；
（5）违法行为涉嫌构成犯罪的，应当将案件移送司法机关处理。
制作此文书时还应注意以下几点：
1、此文书是内部所用的文书，对外不具有法律意义，亦不具有法律上的执行能力。
因此不允许随便查阅，更不能向别人提供。
2、在记录该文书时，应当客观、全面记录案件的审理情况，实事求是记录；
3、对于较复杂的案件，向行政相对人告知处罚意见后，可能会出现二次审理的情况，二次审理时，应当增加行政相对人的陈述申辩及听证的内容，重新制作案件审理记；
4、审理案件时，案审委员会须三分之二以上人员参加。
八、行政处罚告知书：
此文书是质量技术监督部门将行政处罚决定事先告知当事人的法律文书。
所以在使用此文书时应注意以下几点：
1、该文书应直接送达被告知人，被告知人下落不明的，必要时可采取公告送达。
公告送达仍无音信的，应当记录在案，自公告发出之日起60日后视为送达。
（并可以视为放弃陈述、申辩及听证的权利）。
2、告知当事人听证的权利时，即使当事人不要求听证的权利，要记录在案，签字画押。
3、告知相对人较大数额罚款的额度,根据（《河南省行政机关执法条实施办法》第二十条规定：
对非经营活动中的违法行为实施罚款一次达到或者超过1000元的；对无违法所得的经营性违法行为实施罚款一次达到或者超过10000元的；对有违法所得的经营性违法行为实施罚款一次达到或者超过30000元的。
）。
此文书一式二份，正本送达当事人，正、副本应有骑缝章；
4、计量案件实施罚款10000元以上须经河南省质量技术监督局批准。
5、如果当事人委托其他人作为被告知人，应当出具当事人的委托书。
6、对被告知人陈述、申辩的记录可增加续页，续页空白处应写以下空白。
九、行政处罚决定书：
此文书是质量技术监督部门对违法当事人给于行政处罚此文书决定的法律文书。
1、此文书采用打印制作，不得使用手填写的方式制作。
2、此文书应当与《质量技术监督责令改正（更正）通知书》配合所用。
3、被行政处罚人：
是法人或其他组织的,写明其全称；是公民的,写明姓名；是委托人的，写明委托人姓名并将相关资料附案卷。
4、地址：
应填写清楚。
是公民的为其住所地或经常居住地；是法人或其他组织的，为其法定住所地或经常营业地。
5、违法事实和证据：
要求写明违法时间、地点、违法标的物的数额以及违法行为性质等。
要求完整叙述违法事实，不能过于简单，定性要准确。
以及立案时间、听证权利、告知时间以及是否要求听证和证据（如：
有现场检查笔录、照片几份、调查笔录、检验报告、销售账单几份等为证）。
6、违反法律及处罚依据。
要求写明违反（依据）法律的名称及违反（依据）法律的具体条款。
7、处罚决定：
根据依据作出的处罚决定内容要全面，不要漏掉每一项，避免引用法律条款不全（如责令停止生产销售；没收违法生产的产品；处货值金额二倍罚款多少元；没收违法所得多少元。
8、批准人。
要求由部门负责人批准。
9、告知行政相对人提起行政复议的部门或提起行政诉讼的法院名称。
10、印章。
要求加盖有执法权机构的印章。
11、写明处罚决定书制作日期。
12、此文书制作一式二份，正、副本间应有骑缝章，正本送达当事人，副本附案卷。
13、送达方式：
采用直接送达、留置送达、公告送达三种方式。
《送达回执》按表格的要求一一填写。
（注：
邮寄送达以挂号回执上注明的日期为送达日期）。
14、技术监督行政处罚案件自立案之日起，应当在3个月内结案。
特殊情况需要延长时间的，应当报上级主管机构批准并告知案件当事人。
十、当场处罚决定书：
他是指在违法行为发生或发现的现场，对当事人给予现场处罚的法律文书。
行政执法人员在进行现场处罚时，必须使用统一的、有预定格式、编有号码的《当场处罚决定书》。
在制作此文书时，需注意以下内容：
1、被处罚单位（人）要求写明行政相对人全称。
2、要求写明违法行为发生的具体地点。
3、要求写明违法事实。
根据《行政处罚法》和《技术监督行政案件现场处罚规定》的规定，给予现场处罚的，应当是情节简单，违法事实清楚，证据确凿，没有必要进一步调查取证的违法行为。
4、要求写明违反法律、法规的名称及违反法律的具体条款，一般是禁止性或义务性条款。
5、要求写明处罚依据的法律名称及处罚依据的具体条款。
一般是法律责任条款。
没有相应法律责任法律条款的不得处罚。
6、要求分项写明处罚方式和数额。
罚款数额应当用中文大写表述。
根据《行政处罚法》和《技术监督行政案件现场处罚规定》的规定，给予当场处罚的，应当是情节简单，处罚的方式只限于警告和一定数量的罚款，其他方式的行政处罚不能现场进行。
罚款的数额对公民不得超过50元，对法人或者其他组织不能超过1000元。
7、告知行政相对人如对当场作出的行政处罚决定不服，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼
8、执法人员签名或盖章。
9、行政相对人签名或押印。
10、加盖有执法权主管机构印章。
11、写明处罚日期。
12、当场处罚决定书应当当场交付行政管理相对人，按规定填写送达回证。
13、此文书一式二联，可以用复写纸复写。
14、行政执法人员必须向当事人出具财政部门统一制发的罚款收据，并将罚款自收缴之日起2日内，及时将罚款缴付指定的银行。
15、当场处罚执行完毕的案件，应当及时整理案卷、归档。
十一、结案报告：
他是指技术监督行政部门对具体的行政案件进行总结的文书。
因此在制作此文书时应注意以下几点：
1、该文书适用于一般程序中案件办理终结（决定给予处罚的，必须待执行程序结束）后，由案件的承办人负责填写。
2、写明“办案时间”。
3、当事人：
是公民的，填写姓名；是法人或其他组织的，填写其全称。
4、简要案情及调查经过：
简要案情应写明违法时间地点、违法内容。
调查经过应写明：
调查程序经历的几个阶段；调查取得并确认的证据及其证明的事实。
调查中发现的其他需要说明的情况。
5、处理情况应写明：
作出决定的过程；处理依据（依据《法律法规》第几条几款）和决定内容（根据《法律法规》作出，如违法行为轻微，不予处罚；违法事实不成立，撤销立案；情节严重，给予多少元罚款）；行政复议情况；行政诉讼情况。
6、执行情况：
对于能够正常执行的案件，案件结束后制作结案报告；对于决定延期的案件，其结案报告应当将就延期执行的原因及延长的期限等作出说明。
延期执行应当报上一级部门批准；对于行政部门决定减、免处罚的案件，应当写明减、免处罚的原因，并待减、免的处罚执行完毕后，制作此文书。
减、免处罚的决定，由本部门案件审理委员会审理决定；对于无法执行，或者已执行一部分，但无法继续执行下去的案件。
应当说明无法执行或无法继续执行的原因，经本部门案件审理委员会审理决定后，经部门负责人批准后进行结案；对于“强制执行”的案件，应写明强制执行法院、强制执行时间及执行的基本情况。
7、承办人签名：
由承办的执法人员签名并签署提交日期。
8、批准人签名：
由作出决定的原批准人签名并签署日期，该日期即为结案日期。
本人所谈法律文书的注意事项，是自己在工作中总结出来的一点体会，也有经验也有教训，肯定有很多不当之处，仅供大家参考，并请同志们提出宝贵意见，共同提高。
谢谢大家。
质量技术监督执法文书是质量技术监督行政部门按照法定的执法程序，在执法过程中所制作、发布的反映执法活动每个环节的有法律效力或者有法律意义的非规范性法律文件。
法律文件按其针对的对象不同，可以分为规范性法律文件和非规范性法律文件。
规范性法律文件是指针对不特定的对象发布的，非规范性法律文件是针对特定的对象发布的。
技术监督执法文书均是针对特定的对象，因此是非规范性法律文件。
有的具有明显的法律效力和处置性，如行政处罚决定书；有的虽没有直接的法律效力或处置性，但也是对执法活动的如实记录，也有明显的法律意义，特别是在诉讼过程中其法律性表现的更为突出，如调查笔录、现场检查笔录等。
因此，要求每一个执法人员必须掌握文书的制作要求，以保证办案质量。
制作质量技术监督执法文书必须遵守以下基本要求：
一、文书必须齐备。
立案办理的案件在归档时，除案卷封面、卷内目录外，必须使用的文书还有9种，缺少任何一种，都属于文书不齐备。
根据具体案情应该具备的文书，对于该案也是必备文书。
只有文书齐备，才能保证办案程序合法。
二、文书使用必须正确。
每个文书的制作都有明确的目的，比如行政处罚决定书就是要向行政相对人表明对其作出的处罚内容及理由、依据。
调查笔录就是要把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录下来，使之成为认定事实和进行处理的依据。
现场检查笔录则是要把执法人员检查中发现的情况作如实记录，现场检查笔录中记录的必须是执法人员现场检查中发现的内容，不能包括执法人员对情况作的推断，在现场对相对人询问所获得的信息应及时制作调查笔录，而不能直接记入现场调查笔录。
如“现场发现XX于X年X月X日开始销售的XX”的记录是不应该出现在现场检查笔录中的。
调查笔录和现场检查笔录不应该混用，因为两者的作用不同。
三、文书的语言表达，应当做到语言准确，文字简练。
禁止使用模糊含义的词语。
禁止随意简化单位名称或物品名称。
四、文书的书写必须做到字迹清楚、工整，符号正确。
禁止使用不规范的简体字。
禁止出现错别字。
要求使用法定的计量单位。
五、叙述事实必须做到事实清楚、因果明确、详略得当、重点突出。
禁止在叙述事实时任意推断臆测、夸大事实、牵强附会。
要保证事实的绝对真实性、事实要素的完整性（包括主体、时间、地点、标的物等）特别是关键情节要交代清楚，记叙要具体。
六、阐述理由必须有充分证据，有说服力，有法律依据，要保证事实、理由、结论的一致性。
七、运用法律必须正确、准确、明确、完整。
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