时间管理发展历程Word格式文档下载.docx

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重点做哪一件，非重点做哪一件；

主要做哪些，次要做哪些；

做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。

若是依照重要程度的轴来标记横坐标，依照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以组成ABCD四个象限，A象限是又重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急可是不重要的事情，D象限是不重要也不紧急的事情。

如图1-1所示：

图1-1第三代时间管理象限示用意

A类工作：

又重要又紧急的事情

假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清楚的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这种工作一般属于突发事件。

当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。

例如119消防队接到警报，就要马上去向理现场。

【案例】

突发事件：

非典

2003年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处置时，那时规定各地政府的一把手都要把工作全数放下，集中所有的精力控制本地域的非典问题，这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。

B类工作和C类工作

当重要又紧急的突发事件被处置以后，接下来是应该处置C类紧急但不重要的工作，仍是B类重要但不紧急的工作？

有人以为C类工作很紧急，应先期处置，也有人以为B类工作很重要，应先期处置。

依照时间占用的顺序来划分，也就是依照时间的紧急程度来讲，专家以为应先处置B类工作。

为了对B类工作和C类工作完成时间进行分析，可通过度析假设不做C类工作，会致使整个时间管理出现如何的状况；

而若是不做B类工作，又会致使整个时间管理出现如何的状况。

透过这两种状况的不同比较，就可以够清楚地看到两种选择的不同。

B类工作重要但不紧急，若是不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，愈来愈紧急，直到冲破必然的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。

C类工作若是不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得愈来愈紧急，当越过必然的极限以后，C类工作就可能因为失去机会而消失，由此就会蒙受必然的损失，承担必然的责任，工作本身也可能会因此而消失。

不紧急

图1-2第三代时间问题分类示用意

例如，下午3点～4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可取得一袋洗衣粉，若是某人因故未参加工会慰问抽奖活动，4点钟以后，这个事情可能就已结束，由此，缺勤者将损失一袋洗衣粉。

若是在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，二者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。

【案例1】

热气球的难题

一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物和水，也带了很多笨重的实验仪器。

当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉很多东西，于是先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时，热气球仍是过重，需要捐躯一个人来拯救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同，只有依照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就可以够拯救两个瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。

在二者不可兼得的情况下，若是可以延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再循序渐进地处置B类工作，这样就可以够达到共赢的效果。

可是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为C类工作的数量太多，单个C类工作虽然花费的时间不多，可是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多领导人对于C类事件的处置只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海当中，迷失方向，只见树木，不见丛林。

【案例2】

抗战的泥潭

在抗日战争中，200万日军被中国人民艰苦卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海当中。

二战以后，斯大林讲到，“中国人民艰苦卓绝的抗日战争，是世界反法西斯战场不可缺少的组成部份，为还击德国法西斯博得了时间和空间”。

斯大林说，若是中华民国政府投降，结果将不堪假想。

因为中国政府不投降，中国人民虽然条件超级简陋，做出了庞大的捐躯，却拖住了200万日军，让他们抽不出军力北上配合德国夹击苏联，抽不出军力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚，乃至兼并澳大利亚和新西兰，这是中国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。

C类事件的描述有著名的帕金森定律，也称为爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，可是通过膨化以后有可能会变成一箩筐玉米花。

由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会致使C类工作数量庞大，以致无法完全完全地被解决。

但中国领导人面对一大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办”，于是就会踩踏原则，就会没有时间性，就是总把最紧急的事情拿来做，从不考虑这件事情的价值如何，不考虑时间的重要性程度。

【案例3】

箩筐任务测试

美国的专家曾经做过一个针对中国领导人时间管理大体状况的测试。

任务要求是：

一个箩筐中有10件工作任务，假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务，请中国的领导人进行挑选，并完成自己挑选出来的任务。

中国领导人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来很简单，所以这些工作很快完成了；

中国领导人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，可是这个工作尚未做完，测试的时间就到了。

箩筐中剩余了6件工作任务，而且尽是最重要的工作，可是这些工作都有一些类似的特点：

不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。

可是，这6件工作若是不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。

点评：

中国领导人在时间管理方面，普遍存在误区和弱点，即在问题的分类概念上模糊。

在工作中，属于B类工作的重要问题一般包括改良产能、发展集体、寻觅新客户、提升服务品质、提升员工技术、开发新市场、提升品质概念、成立完善工作流程等。

对个人而言，学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等都是很重要可是不紧急的事情，也就需要在当前多进行改善处置，例如多增加运动量、控制饮食、调整饮食结构等。

健康问题和学习的问题很重要，要把这些问题当做紧急的突发事件来处置，只有下这样的决心做事，才能避免将这些重要不紧急的事情转化为重要紧急的事情。

对于紧急不重要的事情，可以把它们安排在时间利用的后面，例如对于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等，必然不能使其占用B类工作的时间。

时间就像一根橡皮筋，要设按期限，不要把工作任务变成发面团，像爆米花一样膨胀，占有你的工作时间和空间。

如图1-3所示：

图1-3第三代时间管理事件分类示用意

4．第四代：

以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向

第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。

意大利经济学家帕累托以为，万事万物都可以分为重点的少部份和一般的大部份，这就是通常所说的二八定律，即80%的结果源于20%的尽力，也就是80%的结果是因为20%的关键因素所致。

所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上”，用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把事情干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。

同时，要调整生物钟，控制好工作的节拍，使得效能最高。

时间管理的六个概念

无论是中国传统的时间管理，仍是第四代时间管理，在时间管理中，以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。

1．消费与投资

消费与投资包括多个概念，时间若是用于工作、学习，就是一种投资，因为它是有回报的。

若是用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、完全放松，就属于消费，所以时间管理要多投资，少消费，达到投资和消费的平衡。

2．机缘与选择

在时间管理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动可以致使机缘，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时间利用的可能性发挥到极致。

3．应变与制变

应变就是当问题发生时，去被动地做出反映；

制变则是去控制住事情，能够主动地预先做出一些预防，让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。

4．效率与成效

在时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是背道而驰的结局。

5．紧要与重要

处置好紧要问题与重要问题的关系，具体做法如下：

对于重要且紧要的问题当即处置；

对于重要但不紧要的问题优先处置；

对于紧要但不重要的问题最后处置；

对于不重要也不紧要的问题则予以回避。

6．反映与预应

当问题发生后，能及时做出反映，采取必要的办法。

对于未发生的问题，则防患于未然，提前做出预防，使问题有良好的预警处置机制。

时间的杀手：

时间损失分析

时间哪里去了？

此刻很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？

”对于天天的24小时，对于每小时的60分钟，似乎都特别容易逝去。

时间的杀手究竟在哪里？

一般来讲，时间的损失不外乎以下几个方面的因素：

设定目标方面的时间损失；

制定计划方面的时间损失；

做出决定方面的时间损失；

在工作组织方面的时间损失；

工作开始时的时间损失；

每日安排上的时间损失；

在信息和沟通方面的时间损失。

耗时因素分析

（一）外因和内因的耗时

对时间损失因素的分析，也可以依照外因和内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类，大致将这些原因划归为以下几个方面：

1．外在因素耗时的类型

电话干扰；

不速之客；

沟通不良；

资料不全；

文件复杂；

工作搁置等。

2．内在因素耗时的类型

计划欠妥；

事必躬亲；

层次不清；

欠缺自律；

无力拒绝；

做事拖延等。

（二）有形和无形的浪费

在时间浪费中，有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时间则是在管理者毫无知觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现象可以依照有形浪费和无形浪费来区分。

1．有形浪费

开小差；

资源不足；

电话；

程序繁琐；

中断；

等待。

2．无形浪费

计划不周；

不懂说“不”；

拖延；

不懂授权；

不分轻重缓急。

时间管理困惑汇总

在领导人的时间管理中，时间老是被无数的突发事件和小问题所占用；

领导人做好了工作计划，但在实际的工作中，却根本不能依照自己的预定计划来完成这些工作；

领导人自己老是感觉时间不够用，而且这种不够用又不断地被加班和身心疲惫所加重。

时间管理的困惑可以归纳为以下几个方面：

工作无计划，忙忙碌碌不知道干了什么，老是感觉时间不够用；

计划常被突发事件、会议中断或打乱；

工作被小问题拖延；

工作时间超出原计划；

下属工作的突发事件多，无能力解决。

时间管理误区

（一）时间管理误区

在时间管理中，人们以为自己的时间属于自己的私人财富，似乎今天过了还有明天、今年过了还有明年；

或突然感觉自己时日不多了，自己的很多工作都堆在一路了，自己已无所适从了。

这种潜意识的循环论左右了人们的思维，也让人们在时间眼前惊惶失措。

人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面：

不尊重时间；

没有熟悉到时间为不可竭尽资源；

不了解重要性与紧急性；

没有时间管理系统。

（二）良好的时间安排

要走出时间管理的误区，需要熟悉时间的“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，并对自己的工作和生活进行计划性安排。

良好的时间安排应做到以下几个方面：

肯定事情优先顺序；

做好计划安排；

及时解决问题。

领导人的时间管理，最主要的是提高效率，要擅长集中时间，切忌平均利历时间，要时刻以帕累托定律提示自己增强时间管理的重要性，要擅长处置工作时间和生活时间的关系。

时间管理是领导人成功的前提，领导人的效率管理就是要明确效率的真理—对事不对人，要了解自己的生活节律，让自己的时间管理和自己的生理特征相一致。

【自检1-1】

分析自己的时间利用类型。

一般来讲，每一个人都有自己特定的时间利用特征，有人习惯在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，这样的人被称为晨间型。

有些人则习惯晚间工作，且晚间工作的效率比任何时候都高，这样的人被称为晚间型。

而有些人则在任何时候都能快速进入工作状态，这样的人被称为随时型。

请您按照自己的实际情况分析自己属于哪一类型。

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【自检1-2】

分派好一天的时间，不同时间利用者对工作时间的安排应有所不同，请按照上题的结论，并结合自己工作的性质和要求，尝试合理分派自己的时间曲线。

1．精力顶峰时，集中精力于：

工作1：

工作2：

2．精力集中时，专注于下列工作：

3．低效率时，可以处置：