人事工作流程指导工作Word文件下载.docx

人事工作流程指导工作Word文件下载.docx

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纸质OFFER一式两份，均需人力资源部经理签字，新员工签字后一份员工本人留存，一份人力资源部收回存档。

发放体检预约卡时要告知新员工体检注意事项和及时开具体检财务发票，转正时体检费用可以凭财务发票去财务部报销。

3、通知行政部和用人部门

新员工入职，需至少提前三天将新入职员工的基本信息（包括部门、岗位、姓名、性别、入职时间、联系方式等）邮件通知给行政部门负责人和用人部门负责人，告知及需准备的电脑和其他日常办公用品。

邮件发送时需标明邮件主题：

关于XXX（部门、岗位）同志新入职通知

另需抄送的部门：

人力资源部、财务部、行政部、公司邮箱负责人（上海、沈阳）

邮件通知模板：

部门，职位，姓名（联系方式），性别，XXX（日期）入职，请知悉，并请协助办理电脑及其他日常办公用品。

谢谢！

示例2：

3、办理员工餐卡及考勤卡

新员工入职前如有需要，需提前办理好员工餐卡和考勤门禁卡。

1）餐卡办理

餐卡办理地点为水务大厦一楼，办卡时需携带经公司盖章的介绍信，办卡工本费15元，办卡给付的工本费事后可以去财务部报销；

示例3：

2）考勤卡办理（）

4、准备入职资料

新员工入职时人力资源部至少要提前一天准备好员工入职当天需要签订的材料。

员工当天要需签订的材料如下：

《新员工入职引导指南》、《入职承诺书》、《保密协议》、《劳动合同》一式2份；

这些材料电子模板存储路径：

\新松新\siasun\人事表格模板\入职模板

三、新员工入职报到

员工入职当天，若入职材料携带齐全，方可办理入职手续，否则不予办理。

特殊情况，可以征得人力资源经理同意后才可以办理入职手续。

1、员工入职当天需提交的入职材料如下：

1）毕业证书、学位证书原件及复印件；

2）身份证复印件2张（正、反面在一张纸上）；

3）一寸彩照4张；

4）原单位的离职证明原件；

5）指定医院体检报告；

以上复印件均要求员工本人在背面签字确认，人力资源部负责对员工提交的材料进行真伪辨别，经核实无造假后，证书原件归还员工本人，其余材料一并装袋存档。

2、新员工入职材料提交齐全后，新员工填写《入职承诺书》、《保密协议》、《劳动合同》一式二份，人力资源部发放餐卡、考勤卡以及员工入职引导指南。

3、新员工填写完上述材料后，人力资源部将入职材料一并回收，装袋存档。

两份劳动合同经盖公司公章后一份随同装袋存档，另一份在员工转正时发给员工本人。

4、员工入职手续办理完成后，人力资源部将新员工带至用人部门。

4、新员工入职后

新员工办完入职手续后，需及时为新员工申请公司内部邮箱和更新相关的人事电子表格：

《员工花名册》、《员工电子档案》、《社保台账》、《员工加班汇总表》等。

1、电子邮箱建立

1）公司电子邮箱账户申请流程

✍填写电子邮箱申请表--✍任总签字---✍将扫描件扫描给沈阳邮箱负责人，沈阳那边回复邮箱账号和密码后，邮箱账号申请完成。

公司内部电子邮箱账户一般格式：

”

电子邮箱申请模板存储路径：

\新松新\siasun\人事工作\邮箱申请

示例5：

2）电子邮箱建立步骤（参见）

2、更新人事电子表格里面的相关信息

《花名册》、《员工电子档案》存储路径：

\新松新\siasun\人事工作\人事

《社保台账》存储路径：

\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金

《加班汇总表》存储路径：

\新松新\考核

员工转正流程工作指导模板

1、转正前提

员工转正需要通过公司为期2个月的试用期，然后经过用人部门、人力资源部门和分管领导层层审批，最终经总经理在转正审批表上签署转正意见后方可转正。

2、转正办理流程

1、发布转正评价通知

新员工转正，人力资源部需至少提前7天通知员工本人，告知填写《员工转正申请表》，并在规定的时间期限内交回人力资源部。

邮件主题：

转正评价通知

邮件需抄送的部门：

用人部门和人力资源部门

《员工转正申请表》存储路径：

\新松新\siasun\人事表格模板

自2012年X月X日至今，您为期2个月的试用期即将结束，请及时填写员工《转正申请表》（见附件），于X月X日之前交回人力资源部（505办公室）。

示例1：

2、转正考核

新员工转正时会涉及到一系列的考核人，所以在新员工转正时人力资源部要及时通知相关考核人组织做好转正员工的考核准备工作，在员工转正前三天完成转正考核工作。

：

1）入职导师

通知入职导师组织做好转正员工试用期转正考核工作，商定转正员工《试用期考核表》的考核人，完成《新员工试用期培训计划表》中“指导人评价”和“入职导师鉴定”部分，以及《转正申请表》中“适宜性评价”栏部分，

邮件通知示例2：

2）用人部门

通知用人部门领导组织安排考核人，商定考核项目和考核内容，完善《转正申请表》中用人部门审核意见部分“业绩考核”栏和“部门综合意见”栏的填写。

邮件通知示例:

3：

3）人力资源部

人力资源部考勤员工负责转正员工试用期内的出勤情况和投诉情况汇总，人力资源部经理转正意见。

4）分管领导和总经理

入职导师、用人部门和人力资源部完成转正员工考核工作以后，由人力资源部将转正材料收齐一并交给分管领导和总经理进行转正审批。

3、发布转正通知

总经理在《转正申请表上》签署最终的转正意见后，员工才可转正，人力资源部才可以向转正员工发送转正通知邮件。

邮件通知示例4：

3、转正样表填写

1、试用期培训计划表

2、试用期考核表

3、新员工转正申请表（正、反）

5）样表存储路径：

《新员工试用期考核表》路径：

\新松新\siasun\人事表格模板\转正

《新员工试用期培训计划表》路径：

《员工转正申请表》路径：

员工离职手续办理流程指导

一、离职流程办理

1、提出离职申请

公司正式员工离职需提前一个月向用人部门提出离职书面申请，填写《离职申请表》，试用期员工离职只需提前一周提出离职申请。

2、离职面谈

离职员工提出离职申请后，由人力资源部组织离职面谈，形成离职面谈记录存档。

3、离职审批

离职面谈后，如果员工还是要执意辞职的，由员工本人拿着《离职申请表》报相关领导审批后交由人力资源部存档。

4、工作交接和办公用品移交

员工离职审批完成以后，用人部门根据该岗位性质安排人员交接，或由人力资源部招聘新人后进行交接。

1）工作交接

员工离职当天做工作交接需填写《工作交接单》，并由交接人、接交人、监交人三方签字确认后方可视为交接完成。

2）办公用品移交

员工离职当天做办公用品的移交需填写《离职交接清单》，由用人部门、财务部、行政部、人力资源部经办人和负责人在移交内容栏签字确认后，方可视为移交完成。

5、办理离职手续

员工离职当天，人力资源部根据《离职申请表》、《工作交接单》、《离职交接清单》（三表缺一不可）给离职员工办理离职手续，开具离职员工解除劳动合同证明（一式两份），并将员工个人《养老保险手册》交给离职员工本人。

解除劳动合同证明经公司盖完公章后，一份由人力资源部装袋存档，一份交给离职员工本人保留。

6、发送离职通知

员工办完离职手续后，人力资源部要第一时间将离职员工的基本信息和正式离职时间邮件发送给行政部、财务部相关负责人，告知该员工已离职。

邮件发送主题：

关于（部门岗位）XXX同志的离职通知

发送邮件时需抄送部门：

部门，职位，姓名，已于xxxx（离职时间）正式离职，请知悉。

示例1：

5、停用/删除离职员工公司邮箱

员工离职后，人力资源部要第一时间通知上海、沈阳公司邮箱负责人，帮忙删除或者停用离职员工的公司邮箱，具体是删除/停用/还是修改邮箱登陆密码，应视用人部门要求决定。

发送邮件时，写明邮件主题，邮件内容应包括员工离职信息，离职员工公司邮箱账户。

示例2：

二、离职表单样表（按顺序）

1、《离职申请表》

2、《工作交接单》

3、《离职交接清单》

4、《解除劳动合同通知书》

三、离职材料模板存储路径

《离职申请表》存储路径：

\新松新\siasun\人事表格模板\离职模板

《离职交接清单》存储路径：

《解除劳动合同证明》存储路径：

社会保险开户及参保、停保指导工作模板

一、开户的前提

公司工商注册完成、税务登记领取、开户银行已经开户完成。

二、社会保险开户需准备资料

1、填写《萧山区用人单位社会保险登记表》,写明要参加的险种

2、提供：

税务登记证、开户银行证、营业执照副本、组织机构代码证的原件及复印件、

3、经办人身份证；

4、公司公章；

三、社会保险开户表单样板按顺序

1、《萧山区社会保险登记表》

2、《组织结构代码证》

3、《营业执照副证》

4、《开户银行证》

四、社会保险参保、停保、转移（每月24日之前）

（一）参保

填写《萧山区社会保险参保花名册》（一式二份）并加盖公司公章。

填写时需详细写明参保人员姓名、身份证号码、用工性质、户口类型、申请缴费时间、月平均缴费工资（元）（职工社会保险账号省外人员及新增人员由社保中心缴纳时生成，省内调动人员则社保账号为原社保账号）

（二）停保

填写《萧山区社会保险费停缴通知单》（一式二份）并加盖公司公章，填写时需详细写明停保人员姓名、身份证号码、停止缴费时间、停缴理由。

（注意：

萧山区社保退保实行“停一补一”政策，即当月如有人停保，需同时有等于或多于人数参保，如当月有人停保但无新人参保，需持《萧山区社会保险费停缴通知单》去临江工业园区劳动社保站盖章。

）

（三）转移

社保转移共有以下四种情况：

1、社保关系区内转移：

填写《萧山区社会保险关系转移通知单》（一式三份），写明转移人姓名、身份证号码、用工性质、当年核定月缴费工资,转出单位、转入单位、社保中心三方盖章盖章。

填报《萧山区社会保险关系转移通知单》，调出单位免报社保减少表，调入单位免报社保投保名册。

2、社保关系转往省内：

（1）办理时随带资料：

①转移人的《职工养老保险手册》；

②转入地社保经办机构的《基本养老保险转移接收联系函》（以下简称《联系函》）；

③本人身份证。

（2）办理流程：

①原工作单位办理停保手续；

②参保人员去转入地社保经办机构开具《联系函》；

③由本人或代办人携带上述资料，到区社保中心二楼办事大厅或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处办理；

④区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处业务科室在资料齐全的情况下，当即办理转移手续，打印《基本养老保险转移接续信息表》（以下简称《信息表》），并将此表交办理人，同时将《个人帐户基金转移情况表》在5个工作日内交社保中心财务科办理基金转移，社保中心财务科在5个工作日内办结个人账户基金转出手续。

⑤由本人或代办人携《信息表》前往转入地社保经办机构，并按照转入地社保经办机构要求提供相关资料，办理有关转入手续。

3、社保关系转往省外：

（1）办理时随带资料：

②本人身份证；

（2）办理流程：

①原工作单位办理停保手续后，参保人员到区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处打印《参保缴费凭证》；

②参保人员在新就业地按规定建立基本养老保险关系和缴费后，向转入地社保经办机构出示《参保缴费凭证》，提出转移接续的书面申请；

③转入地社保经办机构在15个工作日内，审核转移接续申请，对符合规定条件的，向萧山区社保中心发出《联系函》，并提供相关信息；

对不符合转移接续条件的，由转入地社保经办机构向参保人员作出书面说明；

④萧山区社保中心业务科室在收到《联系函》10个工作日内办理好转移接续的各项手续，向转入地社保经办机构寄发《信息表》，同时上报中心财务科办理养老保险基金转移，社保中心财务科在5个工作日内办结养老保险基金转出手续。

⑤转入地社保经办机构在收到萧山区社保中心寄出的该参保人员的《信息表》和资金后，应在15个工作日内办结有关手续，并将确认情况及时通知参保人员。

（3）办理人员：

除①、②两项需本人前来办理外，其他均由社保中心联系办理。

4、社保关系省内转入：

（1）办理时随带资料：

①转移人在萧山的《职工养老保险手册》；

②本人身份证。

①参保人员在萧山区范围内建立基本养老保险关系和缴费后，向区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员咨询，符合条件的给予打印《联系函》；

②参保人员凭《联系函》去转出地社保经办机构办理转出手续；

③转出地社保经办机构办理好转移接续的各项手续，并将《信息表》等有关资料交给参保人员；

④参保人员将转出地社保机构出具的《信息表》等资料交给区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员；

⑤区社保中心财务科在收到转入资金银行凭据后的5个工作日内完成信息录入工作，社保中心业务科或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员在收到《信息表》和资金到位信息后的10个工作日内，办结有关手续并短信通知转移人。

（3）参保人员原参保地若为低标准缴费的，需按有关标准补足后，方可办理相关转移业务，如绍兴县、诸暨市等。

（4）办理人员：

一般由本人前来办理。

若资料齐全，也可由他人代办。

5、社保关系省外转入：

（1）办理时随带资料：

③转出地社保机构开具的《参保缴费凭证》。

①参保人员在萧山区范围内建立基本养老保险关系和缴费后，向区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员出示《参保缴费凭证》，提出转移接续的书面申请；

②区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员在15个工作日内，审核转移接续申请，对符合规定条件的，向转出地社保经办机构发出《联系函》，并提供相关信息；

对不符合转移接续条件的，由区社保中心或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员向参保人员作出书面说明；

③转出地社保经办机构在收到《联系函》15个工作日内办理好转移接续的各项手续，向区社保中心寄发《信息表》，同时办理养老保险基金转移；

④区社保中心财务科在收到转入资金银行凭据后的5个工作日内完成信息录入工作，社保中心业务科或所属义蓬、瓜沥、临浦、市北办事处工作人员在收到资金转出地社保经办机构寄出的该参保人员的《信息表》和资金到位信息后的10个工作日内办结有关手续，并将确认情况及时短信通知参保人员。

除①项由本人前来办理外，其他均由社保中心联系办理。

（4）办理时间：

每月1～24日（双休日、法定节假日除外）办理相关转移业务。

五、社会参保、停保、转移相关表格模板存储路径

《萧山区社会保险关系转移通知单》:

\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金\社保

《萧山区社会保险参保花名册》:

《萧山区社会保险费停缴通知单》:

（以上表格样板也可以直接去社保中心拿取）

6、联系方式

公积金开户及缴纳指导工作模板

一、开户的前提

公司工商注册完成、税务登记领取、开户银行已经开户完成。

了解当地最低缴纳基数，确定公司的缴纳基数。

二、公积金开户需准备资料

1、填写《萧山区住房公积金缴存登记表》获得单位公积金账号，萧山地区单位开户必须缴纳2人以上方可进行开户。

营业执照复印件、组织机构代码证复印件、缴纳员工身份证复印件、公司设立核准通知书复印件。

3、选择缴存方式：

托收，银行账户名称、账号、开户银行。

4、了解当地最低缴纳基数，确定公司的缴纳基数。

5、经办人身份证原件及复印件

6、公司公章

7、银行托收：

同社保/公积金、银行签订三方协议（此协议一式三份，在公司公积金开户后先由公积金中心盖章、再由单位盖章、再到公司对外开户银行盖章，生成合同号后，再将协议给公积金管理中心一份、单位财务一份、人力资源部留存一份复印件以备查。

三、公积金开户表单样板按顺序

1、杭州市萧山区住房公积金汇缴单位登记表

2、一户通委托收款协议书

四、公积金缴纳、停缴、补缴、转移、提取

1、缴纳：

填写《杭州市萧山区住房公积金汇缴职工增加登记表》，需写明参保人员姓名、身份证号码、月工资基数、月缴交额（元）（职工账号新增人员由公积金管理中心缴纳时生成，调动人员则重新生成职工账号）

2、停缴：

填写《杭州市萧山区住房公积金会叫职工减少登记表》，需写明停保人员姓名、身份证号码、职工账号、停缴原因、月缴额（元）.经单位盖章。

3、补缴：

员工缴纳公积金原则上从与公司建立正式劳动关系以后当月或次月开始缴纳，因为某些原因未能即时缴纳需要补缴的填写《杭州市住房公积金职工补缴申报表》，并写明补缴人员公积金账号、姓名、补缴原因、起止年月、终止年月、月缴存额。

4、转移：

需先对参保人员进行“停缴”（见上面表单），再开具转移单至对方单位（必须有公积金开户，否则无法转移）

（市内转移）

（区外转移）

公积金可以在区外和省外转移，首先转移人在转入地进行公积金开户，转入地公积金中心开具公积金开户确认书，转移人员拿着公积金开户确认书和本人身份证去转出地办理转出全额手续。

5、提取：

员工本人因某些原因（必须是属于公积金提取范围）需要提取公积金的，填写《杭州市萧山区住房公积金提取申请表》（一式二份），写明申请人姓名、身份证号、联系电话、职工公积金账号、单位名称、单位公积金账号和提取原因，加盖公司公章，员工本人带齐有关材料去公积金中心自行办理即可。

办理完成以后，《提取表》公积金中心一份，另一份员工带回来交到人力资源部存档，

六、公积金缴纳、停缴、补缴、转移、提取表格模板存储路径

E:

\新松新\siasun\人事工作\社保及公积金\公积金

七、联系电话

员工档案及落户办理指导工作模板

一、应届生档案及户籍、党组织关系办理

1、公司和应届生签订就业协议，并加盖公司公章；

2、人事专员携带就业协议至萧山人事局进行鉴定并盖公章；

3、将盖好公章的就业协议公司留存一份，其余应寄回应届生本人；

4、应届生毕业后携带报到证、就业协议书及户籍页至人事局办理人事代理和党组织关系转移事项（其中党组织关系萧山区外转移介绍信抬头写：

萧山区委组织部）；

5、应届生办理完人事代理后，需带人事局开具的同意落户意见书去城厢街道派出所办理落户手续，并将户籍页带回人事局存档。

（注：

除了落户需要本人办理外，档案办理材料齐全的话可以由公司人事专员代办。

二、非应届毕业生办理

非应届毕业生，需满足萧山区人才引进条件方可办理。

办理时参照人才引进流程办理，如下：

①单位向人事局提出书面申请—②提供申报材料—③人事局中心审核—④开调档函、政审函—⑤办理转入手续

三、办理人才引进需准备的资料

1、只办理人事关系转入需提供的材料：

（1）用人单位书面申请，内容包括单位简介、引进理由、引进人员情况、是否迁户口等，即《人才引进申请报告》,经公司盖章。

（2）填写《人才引进登记表》，需经引入单位盖章；

（3）引进人员政审调查表，需单位盖章；

（4）引进人员的学历证书、职称证书等原件和复印件；

（5）引进人员劳动合同和参保记录（个人社保清单，去社保中心凭介绍信、引进人员身份证复印件）；

（6）引进人员系流动人员的需提供辞职、解除劳动合同等证明文件和当地人才交流机构的人事代理证明。

注：

如果引进人员档案所在的原单位是在萧山，此时只需要办理人事关系过户手续即可。

办理时须提供的材料：

《杭州市萧山区专业技术人员和管理人员聘用登记表》（两份，聘用单位栏需经公司盖章）、劳动合同、引进人员的社保清单。

2、人事关系和户口同时转入

（1）用人单位书面申请，内容包括单位简介、引进理由、引进人员情况、是否迁户口等）

即《人才引进申请报告》,经公司盖章。

（2）填写《人才引进登记表》，须经引入单位盖章、人事局盖章；

（3）引进人员政审调查表，需单位盖章；

（4）引进人员计划生育调查表，需调出单位和调出单位所在的镇、或街道盖章；

（5）引进人员的学历证书、职称证书等原件和复印件；

（6）引进人员及随迁人员的户籍证明或户口本；

（7）引进人员劳动合同和参保记录（凭单位介绍信和引进人员身份证复印件去社保打印个人社保清单）；

（8）引进人员系流动人员的需提供辞职、解除劳动合同等证明文件和当地人才交流机构的人事代理证明（可以为人事代理合同、开具的人事关系证明）。

五、办理人才引进表单样板（按顺序）

1、《人才引进申请报告》

2、《人才引进登记表》（正反面）

3、《萧山区政审调查表》

4、《杭州市萧山区专业技术人员和管理人员聘用登记表》（正、反面）

5、《计划生育调查表》

6、户籍证明或者户口本

7、人事代理关系证明

五、办理人才引进表格模板存储路径

人才引进办事指南:

\新松新\siasun\人事表格模板\转档

《人才引进登记表》：

《人才引进申请报告》：

《萧山政审调查表》：

《引进人员技术生育调查表》：

六、联系方式

考勤机使用流程指导工作模板

一、新增考勤用户

1）双击桌面考勤软件图标，如下：

2）点击“人员维护”，在弹出的人员维护对话框中，点击新增员工对应的部门如“技术部”，点击菜单栏中的“增加”，得到如下图所示的界面：

在上述对话框中，输入新增员工的基本信息和对应的考勤卡号，点击菜单栏中的“保存”按钮，则新增员工的考勤卡信息就在系统中新增完成。

3）智能排班

新增员工的考勤信息录入完成以后，需要对新增员工考勤进行智能排班。

点击“人员排班”，选中新增员工所在的行