文书档案员工作职责Word下载.docx
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指一般来客的接待。
三、接待场所管理
（一）公司接待场所设在三楼、四楼会议室、各部门的指定接待办公室。
（二）其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必须在指定处进行。
四、接待职责分工
（一）接待工作是塑造企业良好形象、提升企业整体素质的首先窗口，具有十分重要的意义。
各相关部门及人员必须高度重视且规范执行。
（二）接待内容包括：
迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。
（三）总经理工作部主任对接待工作负有全面责任。
五、接待方式
（一）贵宾接待：
迎接来客于指定地点入座，公司领导陪客接待，以热茶、名烟招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于酒店就餐。
（二）业务接待：
相关部门主办人员迎接客户于指定地点入座，以烟、茶方式招待。
如须安排外出就餐，由公司领导指派人员陪同。
（三）普通接待：
业务部门接待并服务，以普通香烟、白开水方式招待，由部门指定人员陪同就餐。
六、接待规则
（一）接待一般程序
门卫值班询问来由后通报总经理工作部并指导路线。
接待经办人员请来客到专门接待室。
接待洽谈，总经理工作部安排食宿。
相关人员礼貌送客。
（二）接待礼仪要点
1.接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。
2.接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。
3.接待过程中遇有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。
（三）接待用品准备
1.通用备品：
烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。
2.特殊备品：
夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。
（四）环境标准
1.物品摆放整齐，且表面无灰尘；
2.地面干净无脏物，空气流通清新；
3.室温适度，灯光合适，电视调好；
4.备品齐全。
（五）参观规定
1.决定参观须请示公司领导批准。
2.参观介绍以相关业务部门为主，接待部门配合。
3.非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。
4.参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。
5.参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。
如有必要可礼貌示意。
公用小车驾驶员管理规定
一、驾驶员须自觉遵守公司规章制度和交通法规，服从工作安排，保持通讯工具畅通。
出车时，热情礼貌工作，谨慎驾驶，安全行车。
二、外出行车自觉遵守劳动纪律，不得夹带办私事，并自觉抵制乘车办事人员夹带办私事。
凡外出行车夹带办私事或未抵制乘车人员夹带办私事，发现或被举报核实，按劳动纪律考核规定处理。
三、外出行车出现违章，所受行政罚款，驾驶员自行承担。
四、不服从工作安排、私自驾车外出、未遵守门卫管理规定均按劳动纪律考核规定处理。
五、出车任务完成（包括长途出车）须按时返回，车辆停放厂区并入库。
未按规定执行，按劳动纪律考核规定执行。
六、油料申领按计划每周领油票一次，由主任签字核发；
每季度由车管人员检查考核一次，所领油料应与行车里程相符，不相符按有关规定考核处理。
（长途出车的油料和行车里程由车管人员核减。
）
七、车辆出现故障，应及时报告，按主任安排实行定点维修。
日常维修须事前申报检修项目，经主任同意，车管人员签证后，方可凭开据的维修单修车。
修理过程中需增加的修理项目，须报告主任同意。
未按规定办理手续，修车费用不予报销。
八、驾驶员每日须保持车辆洁净，市内不准在外洗车，不报销洗车费用。
汽车美容须经主任同意批准。
九、公休值班及节假日值班刷卡考勤，工作服从值班经理调配。
十、市内出车加班和公休值班实行调休制度，车管人员按加班情况发放调休票，驾驶员妥善保管，如需调休经主任同意批准，车辆交总经理工作部管理。
十一、市内出车的停车费等，由车管人员核对，经主任审核签字后按程序报销。
出长途发生的路桥费、油料费、停车费、车辆维修费，由车管人员核对和乘车人员证明签字，经主任审核签字后按程序报销。
十二、本规定解释权在总经理工作部，自即日起开始执行。
公用小车使用规定
一、使用范围
总经理工作用车、监事会主席、财务总监工作用车、部门人员办理业务用车、经总经理批准的经营层其他成员和部门长途出差用车。
其他经理层成员市内工作用车，原则上不安排公车。
二、派车规定
经营层用车，正常的工作时间由总经理工作部开具派车单，或告知总经理工作部；
部门业务用车，经分管经理批准，由总经理工作部开具派车单。
派车单须注明事由、办理业务地点、乘车人员姓名。
部门需紧急办理的业务，如无车辆安排，经总经理工作部批准，可乘用社会交通工具，费用经总经理工作部主任签字后按程序报销。
长途出车须经总经理批准。
档案管理办法
第一章总则
第一条为加强公司档案业务建设，进一步提高档案管理水平，更好地为公司的生产建设和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》等的要求和公司档案工作实际情况，制定本管理办法。
第二条本办法适用于襄樊安能热电有限公司档案管理。
第三条本办法规定了襄樊安能热电有限公司文件材料收集归档及档案保管、鉴定销毁、统计、借阅、档案管理现代化的管理内容。
第二章文件材料收集、归档
第四条行政部档案室负责对全公司科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、科技图书、资料进行集中统一管理，并对归档工作进行监督、检查和指导。
第五条凡各部门在各项业务工作中形成具有保存价值的文件材料都必须定期向档案部门移交归档，任何部门和个人不得据为己有。
第六条对归档文件材料的基本要求
（一）归档的材料必须准确地反映我公司基建、生产、科研、经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；
（二）归档的文件材料应为原件。
传真件不得作为原件归档，若无法取得原件，应由接收部门复印后，签字并加盖单位公章，可作为原件；
（三）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，正件与附件，印件与底稿，请示与批复，转发文与被转发文要放在一起，不得分开，文电应合一；
（四）归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张及文件格式符合规范要求。
书写材料要适于长期保存，使用蓝黑、炭素笔进行亲笔签字并盖章，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水；
（五）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存；
（六）归档文件中所盖单位的印章应完整无缺；
（七）归档的声像材料必须是原件，图像清晰、声音清楚。
底片与照片应相符，不能磨损，并附有文字说明，文字应简练，一般包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者；
第七条归档工作要求
（一）案卷及卷内文件不得重份，同一案卷内不同保管期限的文件该案卷的保管期限从长。
（二）归档文件材料不得涂改和涂抹，不得有用小刀刮改的现象。
（三）归档电子文件应采用不可擦除型光盘，文件采用PDF格式。
（四）归档文件纸质采用A4型纸，大于A4幅面的应折叠为A4规格，小于A4幅面的要托裱在A4规格的白纸上；
若归档文件破损、局部残缺，需进行修裱后进行归档。
（五）凡因公出国或在国内参观学习，考察和参加各种会议获得的各种文件材料均应及时归档，
（六）公司文书档案应在次年三月三十日前，将上年度应归档的文件材料收集齐全、整理完好归档。
（七）工程竣工项目资料在单位工程结束45日内，必须将二套（一正一副）竣工资料向档案室移交，并办理竣工资料移交相关手续。
零星工程的竣工资料在工程竣工后30日内移交档案室。
（八）设备开箱技术文件在设备开箱验收后，由物资采购部负责收集、整理并编制资料移交清单，于7日内按清单移交档案室；
急需安装的设备开箱技术文件需当日移交。
技术改造及大小修期间产生的技术文件，在项目完成后，由项目专工负责编制资料移交清单，于30日内整理移交档案室归档。
（九）当年形成的会计档案由财务部门编制会计档案清册后，交档案室统一管理。
（十）公司各种重要活动形成的声像档案，由总经理工作部编制移交资料清单，于次年三月份交档案室归档。
（十一）在各项业务活动中形成的实物档案，应由业务部门在一周内移交档案室。
（十二）所有归档的文件、材料纸质文件与电子文件一并归档。
（十三）归档的文件材料如不符合上述要求，档案室有权拒收，并要求有关人员重新进行整理和补充。
第三章档案保管
第八条凡需归档的秘密文件，必须存放在安全地方，按密级划分层次妥善保管，并经常检查保密情况。
第九条对经常使用的秘密文件用后应随时入柜加锁，个人不得保存秘密文件。
第十条 定期进行库存档案的清理工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案要及时修复，出入库房的档案必须仔细清点和登记。
第十一条 已经归档的文件材料不得修改。
第十二条存放档案有条不紊，排架科学合理。
第十三条档案库房的技术管理，应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，应有专人负责。
库房温湿度控制在规定范围之内，保管安全。
第十四条档案库房管理应做到“八防”，即：
防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水。
第十五条档案库房内保持清洁、整齐，严禁存放与档案无关的物品。
第四章档案鉴定与销毁
第十六条各种档案、文件、材料的鉴定、销毁，由“档案鉴定销毁委员会”负责定期进行鉴定销毁。
（一）由各鉴定小组把确无保存价值的文件、材料逐份清理核对、登记。
（二）应销毁的文件登记后，送到“档案鉴定销毁委员会”审核，主管公司领导审批后方可销毁。
第十七条根据国家档案局及有关部门的规定，档案保管期限分永久、长期（16—50年）和短期（15年以下）三种。
确定保管期限的基本原则是：
（一）有长远利用价值的档案应永久保存。
（二）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
（三）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第十八条保管期限的日常鉴定工作由总经理工作部档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。
第十九条库存档案的定期鉴定由委员会进行，鉴定间隔时间应每年一次。
第二十条对已到保管期限的档案进行直接鉴定，写出鉴定报告，并在备考表中注明鉴定意见，由档案鉴定销毁委员会负责人签名，并注明鉴定日期。
第二十一条销毁文件必须有两人以上（一人登记，一人复核）共同负责监销。
任何个人不得私自销毁文件。
第二十二条待销文件、材料，绝对不允许当废纸出售给废品收购部门，亦不得作包装、裱糊纸用。
第二十三条绝密文件由机要人员负责销毁。
第二十四条应销毁的档案，必须编制销毁清册，作为日后查考档案销毁的凭证。
第二十五条档案销毁清册一般应编制一式两份，一份留存档案室，一份备案。
第五章档案统计
第二十六条档案统计数据应保证真实准确，以求统计工作的高效率和高可靠性。
第二十七条对档案的接收、分发、保管、利用、销毁等情况要及时进行登记和统计。
第二十六条建立各分类档案明细帐（案卷目录、分类目录、全引目录等）。
第二十九条建立档案利用效果登记簿，及时填写，每年末统计一次。
第三十条统计电子档案访问明细清册。
第六章档案的借阅
第三十一条凡需借阅档案者，必须办理借阅登记手续，借阅者对所借档案要妥善保管，爱护档案，不准污损、涂改、转借。
第三十二条借阅档案严禁拍照、抽页、剪裁，要按时退还，不得留为私用。
第三十三条工作人员调动、离退休时，必须向档案室交还所借阅的档案。
第三十四条对需延长借阅时间的，须到档案室办理续借手续，一般不得超过1个月。
第三十五条本公司职工借阅涉密档案文件，由部室领导审核，公司主管领导审批后，档案人员方可办理借阅手续。
第三十六条复制秘密文件必须经领导批准，履行登记手续，并将复制件按原件管理。
第三十七条外单位人员借阅档案，需凭介绍信，经主管领导批准，方可到档案室阅览，未经批准不得摘录案卷内容。
第三十八条会计档案只提供本单位财务人员查阅，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，经主管领导批准，可提供查阅和复制。
所借档案不得拆散原卷册，严禁在会计档案上涂划、拆封和抽换，并应限期归还。
第三十九条严禁在照片等物件上涂改和作任何文字标记。
第四十条退还文件时，档案工作人员根据借阅登记薄检查核对无误后予以销帐。
第七章附则
第四十一条本办法的执行情况由公司行政部负责检查落实，并纳入月度经济责任制进行考核。
第四十二条本办法的文字解答由公司行政部负责。
第四十三条本办法按公司的有关规定进行解释。
公文管理办法
第一章总则
第一条本办法是根据《国家行政机关公文处理办法》，结合襄樊安能热电有限公司实际情况制定。
第二条公司的公文是公司在行政管理和经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体例格式的公务文书，其主体是文件。
行文应坚持少而精，注重实事求是，精简、高效的原则，必须做到准确、及时、安全。
公文处理是指公文的办理、管理、整理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条公文处理必须严格执行国家有关保密规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。
第四条公司行政公文管理工作由总经理直接领导。
总经理工作部是公司行政公文的归口管理部门，配备专职人员负责公文处理工作，各部门设兼职文书，负责本总经理工作部门的公文管理工作。
公文管理应当做到统一、规范，由总经理工作部统一收发、批办、传送、用印和归档。
文秘人员应忠于职守、勤奋好学并具备相关专业知识。
第二章公文种类
第五条公司常用的公文种类和应用要点如下：
（一）决定――本级职权范围内，对某些重大问题作出安排，例如对重要的机构调整、人事变动、干部奖惩等做出的安排，用决定；
（二）通知――传达上一级领导部门的指示，部署工作，发布规章制度，转发上一级机关、同级单位和无隶属关系单位的公文，要求公司内部相关部室周知和共同执行的事项，任免和聘用管理人员，用通知；
（三）请示――向上级领导机关请示批示和批准事项，用请示；
（四）报告――向上一级领导机关汇报工作、反映情况、提出建议、陈述意见、答复查询等，用报告。
报告事项不得有“请示”的内容；
（五）通报――介绍工作经验和典型事例，表彰先进、批评错误、传达重要情况，用通报；
（六）函――同级单位以及无隶属关系的单位商洽工作和联系业务，询问和答复有关事项，用函；
（七）会议纪要――记载和传达会议议定事项、主要精神，要求有关部室共同遵守、执行的，用会议纪要。
主要有党委会议纪要、总经理办公会议纪要和专题会议纪要。
第三章公文格式
第六条公文格式一般由发文机关（文头）、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、文件标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期及核稿人、缮印人等组成。
具体要求是：
（一）涉及公司商业秘密的公文应当在公文的首页右上方标明“机密”、“秘密”、“内部事项”等级，其中，“机密”、“秘密”级公文还应当标明份数和序号；
（二）紧急程度。
对急需办理的公文，应视紧急程度分别标明“特急”、“急件”，凡加注“特急”的公文，应从核稿、审批、发文日起、印刷到分发、递送，按时限要求急速办理；
（三）发文机关文头应使用全称，联合行文主办单位应当排列在前；
（四）发文字号应当包括发文代字、年度、序号，几个单位联合发文，只标明主办单位的发文字号；
（五）文件标题一般应包括发文机关、事由和公文种类（有些文种发文机关可以省略），标题应当确切、简明扼要的概括行文内容，标题中除法规、规章名称外，一般不加书名号；
（六）主送机关，是指能够对公文内容作出批示、答复以及需共同办理或阅知受文机关，其应写全称或规范化简称，抄送机关是指需要了解公文内容的相应阅知机关；
（七）成文时间，一律以签发人签发日期为准，电报、传真已发出日期为准。
会议通过的文件应注明通过日期。
遇有特殊情况，签发日期与实际发出时间差距较大的，行政部应注明实际发出时间；
（八）附件，公文如有附件应在正文之后、成文时间之前注明附件的顺序与名称，附件可以省略原文号；
（九）主题词根据实际参照原国家电力公司制发的主题词表，标注主题词；
（十）公文落款，联合上报和联合下发的公文，必须署名发文机关并分别加盖印章，其中主办单位名称和印章排列在前。
其他公文落款处不再署名发文机关名称，只加盖主办机关的印章。
会议纪要不盖印章；
（十一）公文用纸采用国际标准A4纸型（210х297MM），左侧装订。
第四章行文规则
第八条凡属公司职权范围内的问题，不得越级行文请示和报告。
因情况紧急需越级行文时，应同时抄送越过的上级机关。
对无故越级请示和报告问题的公文，追究相关人员的责任。
第九条各部门如需对上级领导机关请示、报告事项时，必须以公司名义行上行文，须事先与相关职能部门和行政部联系，按公司发文程序办理。
第十条请示应一事一文，一般只写一个主送机关。
在上级机关批复或批转前不得将请示抄送同级或相关部室。
第十一条上行公文除上级领导直接交办的事项外，一般不写给领导者个人，特殊情况需写给领导个人的请示和报告，可以单位便函形式发送，同时要编号、加盖印章。
第十二条公司所属部门需以公司名义（加盖公司印章）答复问题的报告文，均应由行政部统一按正规途径处理，不得直接主送、抄送相关单位和个人。
第十三条公司内部各职能部门一般不直接对外行文，也不答复问题，但可以转发学习上级相关业务部门的专业性文件，可以和上级机关主要部室进行信函往来。
第十四条涉及福利事项、机构设置和人事任免、奖惩等问题需要行文时，可以以公司或总经理工作部的名义行文。
第五章公文处理程序
第十五条收文处理：
收文处理是指对收到上级和外单位对本公司的来文、来函、会议通知、电报、传真及其他资料的接收、办理的过程。
包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、办结、归档等程序。
其中，OA管理系统亦适用此程序。
凡发给公司及公司总经理工作部的函件，一律由总经理工作部负责签收、拆封；
发给党委的函件，由党委秘书签收、酌情拆处；
发给领导个人以及部门的函件，一律由有关领导和总经理工作部秘书、部门兼职文秘签收、酌情拆处,其中属主送公司的公文，拆分后应及时送总经理工作部按程序登记分阅。
各部门自行收到的办文凡未经总经理工作部登记的，公司不予办理。
未经允许其他人员不得随意拆封。
第十六条文件分文、交办规定如下：
（一）凡经公司总经理工作部登记的公文，由总经理工作部根据文件内容，酌情分呈（或通过OA发送）公司主管领导阅示，或批请有关职能部门限期办理和阅知；
凡上级领导的重要批件，先经公司领导阅批，再送有关职能部门按领导批示办理。
（二）收文应随文附加“文件处理笺”，并进行登记编号，注明收文日期，凡需公司研究、承办、批复的文件，由总经理工作部提出拟办意见分请有关领导批示和批请有关部门办理。
凡属公司领导或部门阅知的文件，由总经理工作部提出拟办意见，批请有关领导和部门阅。
（三）经批示的文函，由总经理工作部文书呈送有关领导和部门，领导之间、部门之间不应横传文件。
（四）送领导批示及交部门办理的公文，文书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，及时将办理情况向领导汇报。
（五）承办部门收到应办文件后，应于当天进行登记，及时送交有关经办人员办理，不得拖延积压,更不能将公文的附件私自取下。
（六）特急件，已规定办文时限的，应在规定时限内将文件办理完毕；
未规定时限的，要在3个工作日以内办完；
一般公文应在1—5个工作日以内办完；
涉及项目审批的，时限可适当延长；
凡预计在较长时间内办不完的，要及时将有关情况报告行政部。
（七）凡涉及几个部门办理的公文，应明确主办、协办单位；
办理中出现有关方面意见不一致时，应如实向总经理工作部或公司领导反映情况，不得擅自处理，也不允许借口有不同意见而延长办理时间扣压不办。
（八）承办部门确需延长处理时间或采取其他途径办理时，应告知总经理工作部。
同时，总经理工作部应负责定期催办，并适时通报公文办理情况。
（九）OA管理系统均适用以上收文处理程序。
（十）对于国家有关部门下发的文件资料、密码电报，送公司领导传阅，要严格履行签收手续，保证安全，防止丢失；
要速传速阅，一般不得超过2天，并注明传出时间。
特急件应随到、随传、随阅，必要时可集体传达。
（十一）明传电报，要按当时要求办理。
第十七条发文处理：
（一）以公司名义对外行文，应按照拟稿、核稿、会签、签发、编号、打印、用印、分发、递送、归档、立卷等程序办理。
同时，为了提高工作效率，拟稿人员需在OA管理系统中提交拟稿，由拟稿部门领导进行审核后提交总经理工作部主任核稿。
发文应贯彻精简原则，凡能当面请示、报告、商洽的事项，一般不要行文；
凡可以用电话、现场办公、直接对话方式处理的问题，一般也不要行文。
各部门的内外业务联系一般不印发公文。
（二）草拟公文应注意符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司发布的各项制度和办法。
公文中有关人名、地名、数字、引文要务求准确。
文稿涉及的有关文件、附件应齐全。
用词用字必须准确、规范。
文内使用简称时，一般先用全称注明简称后，再用简称。
（三）草拟公司公文稿，应用公司发文稿纸。
稿纸首页各项应认真填写。
如联合发文，应在签发栏内划出定格，注明联名单位，便于签发人签批。
如需外部单位会签，应在会签栏加画横线分开，横线上方写公司内会签单位，下方写外部会签单位。
文稿第二页开始应使用公司A4方格稿纸或打印件。
草拟会议纪要，应用公司会议纪要签批处理单。
（四）公文内容要做到观点明确，表达清楚，层次分明，反映情况准确，文字通顺精炼，书写工整，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。
（五）文稿送签时，若有需要向主管领导说明的事项，应在首页附加“签报”纸书写简要说明，并随文稿一并送审。
（六）本公司各职能部门不能以部门名义跨部门发通知、通报（纯事务性工作除外）。
职能管理部门需要以襄樊安能热电有限公司名义发布通知。
（七）拟稿和批发文件时应使用钢笔（只能使用碳素墨水或蓝黑墨水）、毛笔或签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。
第十八条核稿规定：
（一）核稿程序：
凡以公司名义发文，都应经过公司总经理工作部秘书核稿，各部门主办负责人要负责本部门文稿核稿前的审核把关。
不经总经理工作部秘书核稿就直接送公司领导的公文，文秘人员不予传递，领导不予签发。
（二）核稿要求：
总经理工作部秘书核稿主要进行是否需要行文，是否符合国家的有关方针政策及
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