电大基础会计电子教案五.doc

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第五章会计凭证与账簿

第一节会计凭证概述

一、会计凭证的概念

※企业日常发生的各项经济业务，为证明其发生的真实性和明确经办人员的责任，→需借助具有一定格式、事先印刷好的纸张加以记录；在已记录该经济业务的基础上，还应运用一定的会计方法（如：

设置账户、复式记账等）整理这一书面记录，为下一步登记账簿奠定基础。

会计凭证简称凭证，是记录经济业务的发生和完成情况，明确经济责任，并作为记账依据的书面证明。

二、填制、取得和审核会计凭证的意义（作用）

会计凭证是记录会计信息的重要载体，填制、取得和审核会计凭证是会计核算方法之一，是整个会计核算工作的开始环节，也是对经济事项进行反映和日常监督的重要手段。

（一）通过取得和填制会计凭证，可以客观及时地反映经济业务的发生及完成情况，确保会计核算资料的客观性和真实性，为记账提供直接和间接的依据。

（二）通过会计凭证的填制和审核，能够监督各项经济业务的合法性和真实性。

（三）填制和审核会计凭证，便于分清经办业务部门和人员的经济责任，可以加强经济管理中的岗位责任制。

三、会计凭证的种类

会计凭证最基本的分类是按其填制程序和用途不同，分为：

原始凭证和记账凭证。

原始凭证→由经办业务的部门、人员填制，用以证明经济业务的

发生和完成情况，明确经济责任，是登记账簿的原始依据。

记账凭证→由会计人员根据审核无误的原始凭证填制，借助于账

户和复式记账原理以确定会计分录，是登记账簿的直接依据。

第二节原始凭证

一、原始凭证的概念和分类

（一）原始凭证的概念

原始凭证又称单据，是指在经济业务事项发生时从外单位取得或自行填制的，用以记录和证明经济业务的发生或完成情况、明确经济责任，并作为记账原始依据的书面证明。

注意：

凡不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证，均不能作为进行会计核算的原始依据。

如签订的购销合同、编制的购料申请单、填写的派工单、编制的银行存款余额调节表等都不属于原始凭证。

（二）原始凭证的分类

1、按取得的来源渠道不同（或填制单位不同），分为：

外来原始凭证

自制原始凭证

①外来原始凭证（又称外部凭证）

含义：

是指同外单位发生经济业务往来事项时，本企业从外单位或个人处取得的原始凭证。

举例：

购货时从销货单位取得的购货发票（普通发票或增值税专用发票）、向对方单位交款时取得的收款收据、收到银行开具的收款或支款通知、上缴税金的缴款书、职工出差回来报销的车票等。

②自制原始凭证（又称内部凭证）

含义：

是指在经济业务事项发生或完成后，由本企业经办业务的部门或人员自行填制的原始凭证。

举例：

购入材料验收入库和各部门领用发出材料时由仓库保管员填制的收料单和领料单、本月完工产品入库和产品销售出库时由仓库保管员填制的产品入库单和出库单、职工出差前预借和出差回来报销差旅费时填写交由财务科的借款单和差旅费报销单、月末人事部门编制的职工工资计算单、月末根据生产车间上交数据由财务科编制的产品生产成本计算表和制造费用分配表等。

2、按填制手续和方法不同（或填制次数不同），分为：

一次原始凭证

累计原始凭证

汇总原始凭证

①一次原始凭证

含义：

是指只记录一项经济业务或同时记录若干项同类性质的经济业务，其填制手续是一次完成的原始凭证。

特点：

外来凭证都是一次原始凭证，自制凭证多数也是一次原始凭证。

举例：

收（领）料单、产品入（出）库单、差旅费（借款）报销单、工资计算单等。

②累计原始凭证

含义：

是指在一定时期内，在同一张凭证上连续记录不断重复发生的若干项同类性质经济业务的自制原始凭证。

特点：

累计原始凭证一般为自制原始凭证，它是随着经济业务的发生而分次登记使用的，可以简化核算手续，减少凭证数量，便于控制管理。

举例：

限额领料单、累计销售凭证

③汇总原始凭证

含义：

是指将一定时期若干项记录同类经济业务的多张原始凭证汇总编制的，用以集中反映某项经济业务发生情况的一张自制原始凭证。

举例：

收料凭证汇总表、发料凭证汇总表、工资分配汇总表等

＊3、按填制手段不同，分为手工原始凭证

机制原始凭证

＊4、按填制用途不同，分为通知原始凭证

执行原始凭证

计算原始凭证

＊5、按格式标准不同，分为统一原始凭证

专用原始凭证

二、原始凭证的基本内容

各种原始凭证虽其名称、格式和具体内容不完全一致，但作为记录经济业务的原始证据，都应具备一些共同的基本内容，主要包括：

1、原始凭证的名称

2、填制凭证的日期及编号

3、接受凭证的单位或个人名称

4、填制原始凭证的单位名称或填制人姓名

5、经济业务事项的名称、数量、单价和金额

6、经办人员的签名或盖章

＊凭证的联次说明→如增值税专用发票为一式四联，分别是存根联、发票联、记账联和抵扣联，以供同一凭证在不同单位的使用

＊凭证的附件→如职工差旅费报销单上应在“附件”一栏中填写出差时取得的各种车票、餐饮发票张数

以增值税专用发票为例，讲解原始凭证填制时应包括的基本内容。

※特殊原始凭证填制时包括的附加内容：

1、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章（财务专用章、结算专用章、发票专用章等），没有公章的原始凭证不能作为编制记账凭证的依据，但几种公认的特殊外来原始凭证例外，如火车票、汽车票等；从个人取得的原始凭证应有填制人的私章。

2、付款的原始凭证，必须要有收款单位和收款人开具的收款证明，而不能仅以支付款项的有关凭证做代替。

如购买一批办公用品，开出一张转账支票付款，则作为证明该购货业务发生的原始凭证必须包括转账支票存根和购货发票两项，而不能只有支票存根或只有发票一项。

防止舞弊行为的发生。

3、购买实物资产的原始凭证，必须有购货发票和购买人以外的第三方（仓库保管员）查证核实后出具的验收证明。

防止盲目采购、避免物资短少和流失。

4、销售货物发生退回并退还货款时，必须以退货发票、退货验收证明和购货方开具的收款收据或银行汇款凭证作为原始凭证，而不能仅以退货发票代替收款收据。

防止退货流失和发生舞弊行为。

5、职工公出借款填制的借款单，必须附在记账凭证之后；收回借款时，应另开收据或退还借款单副联，而不能退还原借款单。

因为借款和还款是有联系的两笔经济业务，须分别在账簿中单独反映。

6、经上级有关部门批准的经济业务事项，应将批准文件作为原始凭证的附件，若批文需单独归档的，应在原始凭证上注明该文件的批准机关名称、日期和文号。

三、原始凭证的填制方法

四、原始凭证的填制要求

（一）记录真实可靠

原始凭证的填制，要由填制人或经办人根据经济业务的实际执行和完成情况填写，不得弄虚作假、伪造或变造原始凭证。

（二）内容完整

原始凭证填制的内容必须完整、齐全。

凭证的填制日期、经济业

务的内容、数量、金额等都必须认真填写，不得遗漏。

有关单位、经办人员要签名盖章，做到手续完备。

（三）填制及时

各种原始凭证必须在经济业务发生、完成的当时当地及时填写或取得，并应按规定的程序及时送交财务部门，由财务部门加以审核并据以编制记账凭证。

（四）书写清楚

文字摘要应简练，数量、单价、金额计算要正确；各种凭证必须连续编号，以便查证；凭证如果已有预先编号的，在写错作废时，应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得销毁；书写要符合规定，按规定使用蓝黑、碳素墨水钢笔或水笔书写，字迹要工整、清晰，大小写数字规范，金额一致；各种原始凭证不能随意涂改、刮擦或挖补，应按正确方法更正。

※文字、数字的填写应按《会计基础工作规范》的要求填写：

·阿拉伯金额数字不得连笔书写并在其前书写币种符号，且不得留有空白。

·以元为单位的阿拉伯金额数字，除表示单价外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位应用“00”补位（如：

36.00），未印有金额栏的可写“—”（如：

36./）。

·汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得任意编造简化字（如：

“另”等简化字）。

·凡预印有大写金额数字位数的，应按预印的空格填写，实有大写金额的前一空位用“￥”或“×”注销不需用的空格。

·凡未预印大写金额数字位数的，应在“人民币”等货币名称之后书写大写金额，大写数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后写“整”字以断尾（如：

人民币叁拾陆元整、人民币叁拾陆元伍角整，但“人民币叁拾陆元伍角玖分”后面不需加写整字）。

·阿拉伯金额数字满拾元而不足二十元的，应在“拾”字前加写“壹”字（如：

人民币壹拾贰元肆角柒分）；阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额应写“零”字；连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字（如60054.16→人民币陆万零伍拾肆元壹角陆分），阿拉伯金额数字元位是“0”或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字（如1320.56→人民币壹仟叁佰贰拾元〈零〉伍角陆分）。

·各种原始凭证不能随意涂改。

原始凭证填写如有错误，要使用正确的改错方法更正，不得涂改、刮擦、挖补或用褪色水改。

更正处还应当加盖填制单位的公章。

五、原始凭证的审核

（一）原始凭证审核的内容

1、真实性和合法性审核：

是否如实、客观地反映了经济业务的本来面貌，有无漏记或有意隐瞒；是否符合财经政策法令、企业财务通则和会计准则、制度的有关要求，与企业的计划、预算和合同是否相符。

2、合理性审核：

业务是否符合厉行节约、反对浪费、有利于提高经济效益的原则。

3、完整性审核：

应填项目是否填写完整、全面，各项手续是否齐备，经办人员是否签章。

4、正确性审核：

有关数量、单价、金额的填写是否清楚，计算是否正确，大小写是否一致。

（二）原始凭证审核结果的处理

1、对审核中发现不真实、不合法、不合理的原始凭证→应拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，同时向有关领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任；

2、对于填写不齐全，手续不完备，书写不清楚，计算不正确的原始凭证→应责成经办人员补填齐全，补办手续，更正错误或更换原始凭证。

第三节记账凭证

一、记账凭证的概念和分类

（一）记账凭证的概念

记账凭证又称传票，是指由企业财会部门的会计人员根据已审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的、载有会计分录、并作为记账直接依据的书面文件。

填制程序→根据审核无误的原始凭证

概念的分解：

主要内容→会计分录（账户名称、金额、记账方向）

主要用途→登记账簿的直接依据

实际工作中，由于原始凭证来自不同单位，种类繁多、数量庞大、格式大小不一，不便于据此记账和查账。

因此，需将审核无误的原始凭证，按照登记账簿的要求先进行归类整理，指明账户的名称、记账方向和金额，并填制具有统一格式的记账凭证，然后将相关的格式不一、数量繁多的原始凭证附在其后面。

→这样操作既有利于原始凭证的保管，也便于账簿的登记和对账、查账和减少差错的发生。

（二）记账凭证的分类

1、按其适用的经济业务不同，分为：

专用记账凭证

通用记账凭证

①专用记账凭证

含义：

是专门用于记录某一类经济业务的记账凭证。

分类：

按所记录的经济业务是否与现金、银行存款收付有关，又分为：

收款凭证

付款凭证

转账凭证

·收款凭证→是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的记账凭证，是根据有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的。

·付款凭证→是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的记账凭证，是根据有关现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的。

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