接待管理规定制度Word下载.docx

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接待管理办法

一、目的

为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本制度。

二、范围

本标准适用于公司各部门接待工作。

三、组织与权责

1.申请部门：

申请人填写《接待申请表》所有选项，需经部门负责人及主管领导签字确认。

2.主管领导：

负责审核并审批接待申请表各选项内容的真实性、合理性，并对此负责。

3.行政部：

接待申请签字确认后按《接待申请表》准备接待各项事宜。

4.餐厅：

按《接待申请表》要求提供菜单，申请人确认菜单后餐厅主管按要求安排餐台、酒水、茶水、餐具等准备工作。

四、接待分级

一级接待：

接待对象为厅（局）级副职（含）以上政府领导或董事长重要客人。

二级接待：

接待对象为处级副职（含）以上政府领导，或集团重要战略合作伙伴。

三级接待：

接待对象为处级副职以下政府领导，或集团重要业务合作单位。

四级接待：

其他商务接待。

5、接待标准

接待级别

一级

二级

三级

四级

陪同人员

董事长及指定人员

总裁及指定人员

常务副总裁或副总裁及指定人员

副总裁或对口部门负责人及指定人员

审批权限

董事长

总裁

常务副总裁

副总裁

接待布置

根据需要制作横幅、欢迎牌、指示牌等，接待主会场准备席签、文件资料、纸笔、茶水、水果、香烟、鲜花等，调试好投影设备、摄影摄像设备。

接待主会场准备席签、文件资料、纸笔、茶水、水果、香烟等，调试好投影设备、摄像设备。

接待主会场准备文件资料、纸笔、茶水、香烟等，调试好投影设备、摄像设备。

接待主会场准备文件资料、纸笔、茶水等。

餐饮标准

菜品200元/人

飞天茅台

软中华

菜品150元/人

普装五粮液

苏烟或硬中华

菜品100元/人

仁酒

芙蓉王

菜品50元/人

普装六和液

住宿标准

500元/房间

400元/房间

300元/房间

150元/房间

参观旅游

征求客户意见，按董事长指示办理

征求客户意见，按总裁指示办理

一般不安排

礼品标准

按董事长指示办理

按总裁指示办理

按副总裁指示办理

说明：

1、接待标准为公司原则上指导意见，如需提高或降低接待标准，请及时与行政部沟通。

2、住宿费用一般由来宾自行承担，公司可协助安排。

如需公司负责住宿，需提前通知行政部。

3、招待烟、酒由行政部统一采购，按照招待标准发放，节余部分（整盒、整瓶）须及时返还行政部。

六、审批程序

1.接待申请部门经办人填写《接待申请表》。

注明拟定接待级别、详细接待时间、接待事由、接待客人级别、人数、接待标准、我方陪同人员、烟酒需求、是否需要定机票、是否需要礼品、是否需要安排客人司机用餐、是否需要安排行政司机接送客人等。

2.接待申请表按照接待级别审批权限报领导审批。

特殊情况下无法及时填写《接待申请表》的，应事先电话取得领导批准。

二级以上接待在约定到访时间至少提前1天报行政部，其他接待在约定到访时间至少提前2小时报公司行政部。

3.行政部根据接待申请表相关内容准备接待事宜，就餐原则上安排在集团餐厅接待。

确因特殊情况不能安排在集团餐厅接待的，须经常务副总裁审批后方可接待。

擅自在外接待以及未经审批私自安排的接待，经办人承担一切费用。

4.行政部对各项接待登记备案，根据登记记录持发票到财务报销接待费用。

七、注意事项

1.接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向客人说明。

2.接待中注意细节，按照商务接待礼仪接人待物，提升公司形象。

八、信息反馈

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息上报部门领导。

九、本办法自发布之日起生效，原《集团事务接待流程》同时废止。

1.接待申请表

2.接待管理流程

3.接待礼仪

附件

接待申请表

申请部门

申请人

接待日期

来访单位及人员

来访人员单位

来访人数

来访人员类别（标注为客户或领导访客）

来访目的

我方参加人员

接待要求

接待标准

接待形式

迎接

座谈及会议

接待

住宿

接待地点

接待时间

烟酒需求：

是否需要安排客人司机用餐：

是否需要安排行政司机接送客人：

是否需要定机票或住宿：

是否需要礼品（类别）：

是否需要参观游览（地点）：

备注（客人喜好及特殊要求）：

申请部门负责人签字

主管领导签字

综合办签字

董事长或常务

副总裁签字

可满足

招待完成

申请人整理

剩余物品

接待管理员登记入库

三睿公司

领取物品

常务副总裁审批

财务部经理审核

行政部经理审核

接待管理员填写领取单

实施招待

申请人领取招待物品

核对库存

招待物品

行政部接待管理员

分管领导

审批

部门负责人审核

申请人填写招待申请单

接待管理流程

要求：

1、本流程用于公司招待及用品领用审批。

2、集团律师顾问x、法务x郑重提示：

签字人承担审核注意义务，预测可能给公司带来的损失，并承担赔偿责任。

因签字人玩忽职守、渎职、损公肥私等行为给公司造成损失者，公司将追究其法律责任。

3、相关接待审核人因故外出无法签字者，可短信给出审核意见，返回后经办人半个工作日内交付补签，每超出1个工作日，对经办人处罚100元。

经办人可凭回复短信进行下一节点审核。

接待礼仪

一、基本礼仪

1、仪表：

面容清洁，衣着得体。

2、举止：

稳重端庄，从容大方。

3、言语：

语气温和、礼貌文雅。

4、态度：

诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：

要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：

要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：

通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：

要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：

客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：

根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

二、商务接待中的座次安排

（一）、关于会议主席台座次的安排

1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；

领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。

可灵活掌握，不生搬硬套。

如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。

另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：

上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。

这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。

4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。

领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。

如主席台人数很多，还应准备座位图。

如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。

还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

主席台人数为奇数时　

主席台人数为偶数时

（二）、关于宴席座次的安排

　　宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

中餐桌

西餐桌 

（三）、仪式的座次安排

签字双方主人在左边，客人在主人的右边。

双方其他人数一般对等，按主客左右排列。

（四）、关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。

（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。

中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

乘车座次安排

（五）、合影座次安排与主席台安排相同。

附：

会议座位安排

长条桌

注：

A为上级领导，B为主方席

沙发室

与外宾会谈

注：

A为主方，B为客方

与上级领导座谈

A为上级领导，B为主方领导